A auto-organização como a chave para uma mudança rápida e organizações ágeis
O truque do self-made ou: a Liga dos Campeões para projectos de mudança
Digitalização é mais do que apenas tecnologia. Pelo contrário, a organização deve também ser capaz de pensar a digitalização. Para muitos, isto equivale a uma verdadeira e profunda mudança cultural! Uma mudança cultural com as melhores perspectivas para o futuro, mas uma mudança de cultura geralmente é morosa e demorada. Sempre estas resistências …! Ou? Mas o que seria, se a organização simplesmente se reconstruísse a si própria? E se não dependesse do povo? E se tudo já estivesse no lugar e só precisasse de ser activado? O que ajuda é o ‘truque’ da auto-organização!
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A visão científica da auto-organização
Auto-organização é um desses termos coloquiais que todos entendem imediatamente. Infelizmente, todos o entendem de forma diferente. Para evitar mal-entendidos, uma breve descrição científica:
No seu âmago, a auto-organização tem a ver com a forma como os sistemas abertos, constituídos por subsistemas autónomos, exibem novas propriedades em saltos e limites.
Os sistemas abertos englobam assim todo o tipo de organizações em que se coloca algum contributo e (esperemos) que algo de grande surja. Porque todas as organizações são constituídas por pessoas que são autónomas – ou seja, fazem o que querem por agora – a auto-organização acaba por descrever simplesmente o que tem de acontecer para que qualquer organização se reorganize fácil e rapidamente e “esperançosamente melhor”. Exactamente o que queremos …
Vamos pedir auto-organização: Como é que as organizações mudam rapidamente?
Há apenas duas coisas que precisam de acontecer para que as organizações mudem rapidamente e mudem elas próprias:
- A organização deve ter a liberdade/espaço para mudar e
- tem de haver um sinal que faça sentido suficiente para que todos se agarrem a ele.
Bastante abstracto? Mas funciona de forma bastante simples:
#1 Libertem a capacidade!
Sem capacidade livre, pode esquecer-se de qualquer tipo de mudança. Uma organização que quer mudar a si própria deve, portanto, ter capacidade livre – mas de onde tirá-la, se não roubá-la? Mais sobre isto no artigo gémeo “O factor de sucesso para uma digitalização rápida“. Muito poucas organizações sabem quanta capacidade estão de facto a dar diariamente com multitarefas e outras loucuras. Se conhecer o estrangulamento e o gerir correctamente, é fácil fazer 30 a 50% (e muitas vezes até mais) mais – sem pressão e sem custos adicionais. Portanto, a capacidade está lá, só precisa de ser levantada. Assim, o requisito #1 é cumprido.
#2 O sinal que faz sentido!
Quando já ninguém está sobrecarregado, deve ficar claro o que é urgente neste momento. Mas não subjectivamente urgente, mas objectivo e justo, para que ninguém possa sentir-se sobrecarregado.
Aqui, também, há um truque universal – algo muito simples:
É quase como travar num semáforo. Estamos a conduzir em direcção a um semáforo vermelho, temos uma ideia aproximada de quão longe está e de quão difícil precisamos de travar. Se a distância está a diminuir mais rapidamente do que estamos a travar, não é bom e temos de travar com mais força. Se travarmos mais depressa do que a distância diminui, tudo está bem. Talvez o amortecedor nos permita mesmo soltar um pouco os travões. Assim, formamos uma relação de progresso (travagem) para a distância (tampão) na nossa cabeça – e, dependendo disto, controlamos especificamente.
Este princípio pode ser aplicado muito bem a projectos, iniciativas ou tarefas – ágeis ou clássicas. Faz-se um plano aproximado e retira-se uma parte da reserva de tempo de cada tarefa para a colocar no final – num tampão. Todos os dias observa e avalia o progresso e, portanto, como está a progredir na cadeia crítica de tarefas. E porque nem tudo corre bem todos os dias, perde-se sempre algum amortecedor. Se for consumido mais tampão do que o progresso é gerado? Então é uma questão de ser criativo e investir toda a atenção e apoio. Se o progresso for mais rápido do que o tampão é consumido, tudo está bem e, se necessário, pode ajudar outros (projectos, departamentos, colegas) que tenham encontrado dificuldades.
O grande problema é que este princípio é tão simples e universal que funciona sempre. Em projectos, mas também para libertações ágeis – na verdade em todo o lado onde o progresso e o consumo do tampão são mensuráveis.
Ao tornar visível a todos o consumo e o progresso do buffer, todos têm a mesma informação e podem ver imediatamente quais as tarefas, passos de processo, ou projectos que estão actualmente mais desprovidos.
E claro que faz todo o sentido ajudar os outros em apuros – ou então de onde virá a ajuda quando as suas próprias tarefas correrem mal?!
O que é que a auto-organização tem de especial?
Provavelmente pensou: “Sim, faz sentido aliviar a organização, é lógico, eu sei-o…”. Provavelmente também pensou: “Sim, o progresso e o consumo de tampão é claro. Se o meu projecto é ‘vermelho’ e alguém me ajuda, então eu também ajudo se for ‘verde’. Faz sentido, afinal somos uma empresa, e só somos bem sucedidos na digitalização se todos os projectos forem concluídos bem e a tempo …”.
E esse é exactamente o truque da auto-organização! É tão simples, e todos o sabem pela sua vida privada. Não é preciso explicar nada a ninguém – pode simplesmente fazê-lo imediatamente!
Porque é que nem todos fazem isto?
A auto-organização só funciona se fizer ambas – libertar capacidade e enviar um sinal – quase simultaneamente. Deve haver apenas alguns dias ou semanas entre a libertação da organização e o sinal diário. Caso contrário, o antigo sistema assume novamente – e é só isso.
Além disso, todos os envolvidos devem ser capazes de reconhecer o sinal e aderir absolutamente a ele. Se não, então sim, o sinal simplesmente não faz sentido.
Auto-organização é a Champions League of Changes
Após 20 anos de experiência com mudanças auto-organizadas, posso dizer com convicção que não há nada mais rápido ou melhor. Organizações que apoiei com as minhas equipas relatam que dois a cinco vezes mais projectos ou tarefas são entregues em menos tempo com os mesmos recursos. Ao mesmo tempo, a mudança leva frequentemente apenas algumas semanas e é impulsionada pela própria equipa.
É claro que o truque da auto-organização não é mágico. Qualquer pessoa pode fazê-lo, mas – como um bom jogo de futebol – é preciso preparação. E a equipa tem de estar por detrás disso: Precisa de um plano rápido e de uma boa adesão. Mais sobre isto no artigo gémeo “Ajuda, precisamos de um plano“.
Uma empresa auto-organizadora reinventa-se uma e outra vez – a propósito
Sempre que surge um problema num projecto, ele fica ‘vermelho’, todos têm a indicação de que é necessário agir. A primeira coisa a fazer é salvar o projecto – claro. Mas, passado algum tempo, reconhece padrões: onde é que ele paira uma e outra vez?
Se como gestor conseguir agora implementar soluções através de departamentos, desenvolve-se uma organização em que departamentos, papéis e estruturas têm pouca importância. Uma organização que se está constantemente a reinventar e a adaptar-se às realidades do mercado e dos clientes. Ou, em suma: nada mais do que uma organização de rede digital.
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