La autoorganización como clave para el cambio rápido y las organizaciones ágiles
El truco de la autogestión o: la Champions League de los proyectos de cambio
La digitalización es algo más que la tecnología. Más bien, la organización debe ser capaz de pensar en la digitalización. Para muchos, esto equivale a un verdadero y profundo cambio cultural. Uno con las mejores perspectivas de futuro, pero un cambio cultural suele parecer largo y prolongado. ¡Siempre estas resistencias …! ¿O? ¿Pero qué sería, si la organización simplemente se reconstruyera a sí misma? ¿Y si no dependiera de las personas? ¿Y si todo estuviera ya en su sitio y sólo hubiera que activarlo? ¡Lo que ayuda es el «truco» de la autoorganización!
Índice
Ta visión científica de la autoorganización
La autoorganización es uno de esos términos coloquiales que todo el mundo entiende inmediatamente. Desgraciadamente, todo el mundo lo entiende de forma diferente. Para evitar malentendidos, una breve descripción científica:
En su esencia, la autoorganización trata de cómo los sistemas abiertos, formados por subsistemas autónomos, exhiben nuevas propiedades a pasos agigantados.
Los sistemas abiertos engloban, por tanto, todo tipo de organizaciones en las que se introduce alguna información y (con suerte) sale algo grande. Dado que todas las organizaciones están formadas por personas que son autónomas -es decir, que hacen lo que quieren por ahora-, la autoorganización, en última instancia, simplemente describe lo que tiene que ocurrir para que cualquier organización se reorganice fácil y rápidamente y «ojalá sea mejor». Exactamente lo que queremos …
Preguntemos a la autoorganización: ¿Cómo cambian rápidamente las organizaciones?
Sólo tienen que ocurrir dos cosas para que las organizaciones cambien rápidamente y se cambien a sí mismas:
- La organización debe tener la libertad/el espacio para cambiar y
- tiene que haber una señal que tenga suficiente sentido para que todos se adhieran a ella.
¿Muy abstracto? Pero su funcionamiento es muy sencillo:
#1 Libere su capacidad.
Sin capacidad libre, puedes olvidarte de cualquier tipo de cambio. Por lo tanto, una organización que quiera cambiarse a sí misma debe tener capacidad libre, pero ¿de dónde sacarla, si no la roba? Más información al respecto en el artículo gemelo «El factor de éxito de la digitalización rápida«. Muy pocas organizaciones saben cuánta capacidad están regalando realmente a diario con la multitarea y otras locuras. Si se conoce el cuello de botella y se gestiona adecuadamente, es fácil hacer entre un 30 y un 50% (y a menudo incluso más) más, sin presión y sin costes adicionales. Así que la capacidad está ahí, sólo hay que levantarla. Así, se cumple el requisito nº 1.
#2 ¡La señal que tiene sentido!
Cuando nadie se sienta sobrecargado, debe quedar claro qué es lo urgente en este momento. Pero no subjetivamente urgente, sino objetivo y justo, para que nadie pueda sentirse sobrecargado.
También aquí hay un truco universal, algo muy sencillo:
Es casi como frenar en un semáforo. Estamos conduciendo hacia un semáforo en rojo, tenemos una idea aproximada de la distancia que hay y de la fuerza con la que tenemos que frenar. Si la distancia disminuye más rápido de lo que frenamos, no es bueno y tenemos que frenar más fuerte. Si frenamos más rápido de lo que disminuye la distancia, todo está bien. Puede que el amortiguador nos permita incluso soltar un poco los frenos. Así que nos formamos en la cabeza una relación entre el progreso (de la frenada) y la distancia (del amortiguador), y en función de esto, controlamos específicamente.
Este principio puede aplicarse muy bien a los proyectos, iniciativas o tareas – ágiles o clásicos. Haces un plan aproximado y sacas una parte de la reserva de tiempo de cada tarea para ponerla al final – en un buffer. Cada día observas y evalúas el progreso y, por tanto, cómo vas avanzando en la cadena crítica de tareas. Y como no todo va bien cada día, siempre se pierde algo de buffer. ¿Si se consume más búfer del que se genera progreso? Entonces es cuestión de ser creativo e invertir toda la atención y el apoyo. Si se avanza más rápido de lo que se consume el búfer, todo va bien y, si es necesario, se puede ayudar a otros (proyectos, departamentos, compañeros) que hayan tenido dificultades.
Lo mejor es que este principio es tan sencillo y universal que siempre funciona. En los proyectos, pero también en los lanzamientos ágiles; en realidad, en todos los lugares en los que se puede medir el progreso y el consumo del búfer.
Al hacer que el consumo y el progreso del buffer sean visibles para todo el mundo, todos tienen la misma información y pueden ver inmediatamente qué tareas, pasos del proceso o proyectos están actualmente más desajustados.
Y, por supuesto, tiene todo el sentido del mundo ayudar a los demás con problemas, porque si no, ¿de dónde vendrá la ayuda cuando tus propias tareas se estropeen?
¿Qué tiene de especial la autoorganización?
Probablemente hayas pensado: «Sí, tiene sentido aliviar la organización, es lógico, lo sé…». Probablemente también pensaste: «Sí, el progreso y el consumo de búferes está claro. Si mi proyecto está en ‘rojo’ y alguien me ayuda, entonces yo también ayudaré si estoy en ‘verde’. Tiene sentido, al fin y al cabo somos una empresa, y sólo tenemos éxito en la digitalización si todos los proyectos se completan bien y a tiempo…»
Y ese es exactamente el truco de la autoorganización. Es muy sencillo, y todo el mundo lo sabe por su vida privada. No hay que explicar nada a nadie: ¡se puede hacer de inmediato!
¿Por qué no lo hace todo el mundo?
La autoorganización sólo funciona si se hacen ambas cosas -liberar la capacidad y enviar una señal- casi simultáneamente. Sólo debe haber unos días o semanas entre la liberación de la organización y la señal diaria. De lo contrario, el viejo sistema vuelve a tomar el control, y eso es todo.
Además, todos los implicados deben ser capaces de reconocer la señal y atenerse absolutamente a ella. Si no, entonces sí, la señal simplemente no tiene sentido.
La autoorganización es la Champions League de los cambios
Después de 20 años de experiencia con el cambio autoorganizado, puedo decir con convicción que no hay nada más rápido ni mejor. Las organizaciones a las que he apoyado con mis equipos informan de que se entregan de dos a cinco veces más proyectos o tareas en menos tiempo con los mismos recursos. Al mismo tiempo, el cambio suele durar sólo unas semanas y es impulsado por el propio equipo.
Por supuesto, el truco de la autoorganización no es mágico. Cualquiera puede hacerlo, pero -como un buen partido de fútbol- requiere preparación. Y el equipo tiene que estar detrás de ello: Necesita un plan rápido y una buena aceptación. Más sobre esto en el artículo gemelo «¡Ayuda necesitamos un plan!«.
Una empresa que se autoorganiza se reinventa una y otra vez, por cierto
Cada vez que surge un problema en un proyecto, se pone en «rojo», todo el mundo tiene la indicación de que hay que actuar. Lo primero que hay que hacer es salvar el proyecto, claro. Pero después de un tiempo, reconoces patrones: ¿dónde se cuelga una y otra vez?
Si usted, como gestor, consigue aplicar soluciones en todos los departamentos, se desarrolla una organización en la que los departamentos, las funciones y las estructuras tienen poca importancia. Una organización que se reinventa constantemente y se adapta a las realidades del mercado y de los clientes. O, en definitiva: nada más que una organización de red digital.
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