Política de Trabalho Remoto para Empresas – 7 Passos para uma Política Nómada Digital
Explication et mise en œuvre des politiques relatives aux nomades numériques afin d'accroître l'attractivité de l'employeur.
Este artigo é sobre o trabalho remoto oferecido pelas empresas. Analisamos o tema de diferentes ângulos e mostramos porque é que cada vez mais empresas optam pelo trabalho à distância, com base em estudos. Descubra como o trabalho à distância influencia a atractividade do empregador e que condições de enquadramento têm de ser criadas para se poder mudar com sucesso para o trabalho à distância. Dar-vos-ei também uma visão sobre uma variante que será utilizada por muitas empresas em 2023.
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Política Nómada Digital: Um Impulso para a Marca do Empregador
No local de trabalho actual, é essencial ser inovador e adaptável a fim de atrair e manter empregados talentosos. Uma forma bem sucedida de o fazer é dar aos empregados mais liberdade para escolherem onde trabalham. As empresas que oferecem esta opção melhoram a sua atractividade como empregador (leia mais: employer branding). A oferta de trabalho à distância leva a um aumento no recrutamento de sucesso e na construção de uma reserva de talentos. Além disso, os empregados beneficiam de um melhor equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e de uma maior satisfação profissional.
Estudos relacionados com o trabalho remoto
De acordo com o estudo anual de Buffer sobre o Estado do Trabalho Remoto, que pesquisa cerca de 2.000 trabalhadores remotos em todo o mundo, mais de metade dos nómadas digitais em 2022 serão provenientes dos EUA. Um incrível 16,9 milhões de trabalhadores americanos descrevem-se actualmente como nómadas digitais, um aumento de 131% desde 2019, o ano anterior à pandemia. De acordo com o Statista, 83% dos nómadas digitais são independentes, 66% são proprietários de empresas, 34% são freelancers ou trabalhadores gigantes e 17% são empregados por uma empresa (Buffer 2023). Neste contexto, um estudo actual da Áustria por karriere.at e um estudo da Slack & Statista para a Alemanha também são interessantes. O estudo é um inquérito sobre opções de escritório em casa, que pode ser interpretado como os primeiros passos para uma “política de normalização digital”. Entretanto, 47% dos inquiridos recusariam um emprego se, por exemplo, não fossem oferecidas opções de escritório em casa (karriere.at 2022). Para a Alemanha, o estudo da Slack e Statista mostra que dois terços de todos os participantes gostariam de um modelo híbrido – ou seja, trabalhar em parte no escritório e em parte de casa ou noutro local (Slack & Statista 2021).
No seguimento e conclusão dos estudos acima mencionados, confirmam que existe uma forte correlação entre a atractividade do empregador e uma política nómada digital. Embora a maioria dos nómadas digitais trabalhem por conta própria, os empregadores podem reforçar a sua marca patronal introduzindo uma política nómada digital e assim satisfazer as necessidades dos seus empregados para poderem determinar eles próprios o local de trabalho. É tempo de as empresas aproveitarem a oportunidade para se adaptarem aos actuais nómadas.
Vantagens da política de trabalho remoto
Para além dos benefícios óbvios, tais como aumentar a atractividade do empregador e melhorar a satisfação e lealdade dos empregados, existem também benefícios financeiros para as empresas que optam pelo trabalho à distância. Por exemplo, os custos de energia e de escritório podem ser reduzidos através da redução do espaço de escritório e da utilização de um modelo de secretária partilhada. Um conceito de trabalho à distância devidamente aplicado aumenta a flexibilidade e agilidade da empresa, o que por sua vez tem um impacto positivo na produtividade e reduz os custos ao mesmo tempo.
Potenciais desafios das políticas de trabalho à distância
O trabalho à distância leva a uma redução na colaboração presencial. É portanto necessário desenvolver modelos de gestão adequados para reforçar a ligação com a empresa. Caso contrário, isto pode levar a uma maior rotatividade de pessoal. Além disso, o trabalho à distância aumenta os riscos de segurança informática, uma vez que os ciberataques podem ser realizados mais facilmente a partir do exterior. Uma preparação abrangente é, portanto, crucial.
7 passos para implementar adequadamente uma Política Nómada Digital
Seguem-se sete primeiros passos para implementar o trabalho remoto na empresa.
1. Análise da situação da empresa e do grupo-alvo.
A fim de desenvolver uma política de normalização digital, uma análise é o primeiro passo. Para este efeito, podem ser realizadas pesquisas na Internet, bem como entrevistas directas com empregados, a fim de se familiarizar com o tema do “trabalho à distância”. É importante analisar o status quo, bem como as oportunidades, desafios e objectivos. Isto porque não só as circunstâncias legais, mas também aspectos como a comunicação, hardware e segurança informática devem ser tidos em conta, a fim de criar as condições-quadro adequadas.
Questões importantes que devem ser colocadas neste contexto:
- Que membros do pessoal podem utilizar a Política da Normad Digital?
- Já existem análises, políticas, protocolos e procedimentos existentes?
- Há hardware necessário, tais como computadores portáteis, tablets, etc.?
- Existe a infra-estrutura de software para trabalho remoto, incluindo conectividade à Internet, VPNs, etc.?
- De que países devem os empregados poder trabalhar?
- Quanto tempo devem poder trabalhar a partir do estrangeiro?
2. Esclarecimento jurídico & apoio externo
Para a implementação de uma política digital nómada no estrangeiro, há também numerosos aspectos jurídicos a considerar, especialmente no direito laboral, da segurança social, da residência e fiscal. É aconselhável procurar aconselhamento jurídico. O guia Bitkom (Bitkom 2022) oferece muitas informações úteis sobre este tema.
3. Elaborar uma política digital nómada por escrito
Para tirar o máximo partido do trabalho remoto, é necessária uma política de empresa digital poderosa! Mais adiante, quais os elementos importantes que devem ser incluídos numa política nómada digital.
4. Comunicar a política internamente
Uma vez escrita a Política Nómada Digital, é tempo de a comunicar internamente. Para tal, todos os funcionários precisam de ser informados sobre a nova política e de compreender o que ela significa para eles. Uma forma eficaz de o conseguir é através de uma combinação de comunicação escrita e reuniões presenciais com a equipa de gestão e contactos-chave.
5. Hardware, software de topo – equipamento técnico
Para permitir a melhor experiência de trabalho à distância possível, as empresas precisam de fornecer ou optimizar hardware e software. Isto inclui, por exemplo, o fornecimento de computadores portáteis, tablets, etc., mas também o fornecimento de software, tais como sistemas de videoconferência, VPNs e soluções de nuvem.
6. Formação de pessoal e gestão
Um último passo importante é a introdução da formação. É importante formar o pessoal para que este esteja familiarizado com as novas ferramentas e tecnologias e siga as melhores práticas necessárias. Além disso, a gestão precisa de ser treinada para que todos se unam para que a transição para o trabalho remoto seja suave.
7. Avaliação e adaptação regulares
Para assegurar que a política digital da empresa está sempre actualizada e satisfaz as necessidades dos empregados, é essencial uma avaliação e adaptação regulares. As empresas devem controlar o cumprimento da política e procurar obter feedback dos empregados. Isto permitir-lhes-á avaliar se a política satisfaz efectivamente as necessidades dos empregados e se são necessários ajustamentos para facilitar o trabalho a partir de casa ou do estrangeiro.
12 Elementos importantes para escrever a Política Nómada Digital
Uma Política Nómada Digital escrita define as condições-quadro para o trabalho remoto. A política completa deve ser disponibilizada aos empregados e actualizada de modo a estar sempre actualizada.
Aqui está uma lista de conteúdos recomendados para uma Política para Nómadas Digitais:
- Critérios de localização (por exemplo, listas de países, zonas de perigo)
- Duração da estadia
- Posição do empregado
- Procedimentos de candidatura e aprovação
- Ferramentas e tecnologias para trabalho à distância
- Horas de trabalho esperadas
- Requisitos de segurança online
- Reembolso das despesas de viagem
- Contactos ou procedimentos de emergência
- Obrigações fiscais e legais
- Processos de avaliação de desempenho
- Directrizes para a colaboração de equipas remotas
Com estes elementos em mente, as empresas podem criar uma Política Nómada Digital personalizada e considerar os aspectos mais importantes do trabalho à distância.
Exemplo prático – 30 dias no estrangeiro
Algumas empresas oferecem trabalho à distância com uma duração de 30 dias. A razão para tal reside na legislação fiscal, uma vez que a duração de 30 dias elimina largamente o risco de estabelecimento permanente no respectivo país. Um estabelecimento permanente, a propósito, é uma actividade económica de uma empresa no estrangeiro que é tão forte que o Estado estrangeiro pode tributar a empresa. Um estabelecimento permanente já pode ser assumido após um período de tempo mais curto, o que pode levar a consequências legais e fiscais. Durante um período de até 30 dias, a actividade no estrangeiro é ainda considerada temporária, o que significa que um exame individual da situação fiscal no respectivo país pode não ser necessário.
Conclusão e resumo
Trabalhar num escritório em casa ou no estrangeiro como nómada digital é mais popular do que nunca. As empresas que permitem aos seus empregados trabalhar de forma flexível têm um impacto positivo na marca do seu empregador. Uma política nómada digital pode não só melhorar o ambiente de trabalho, mas também fortalecer a marca patronal. O meu conselho na perspectiva da marca do empregador é implementar uma política de nómadas digitais o mais rapidamente possível. Fiscalmente fácil de implementar é a possibilidade de oferecer 30 dias de trabalho no estrangeiro. A sua empresa tornar-se-á um membro da revolução digital e abalará o mundo do trabalho! Então, de que está à espera? Comece já a implementar a sua Política Nómada Digital e deixe a sua empresa tornar-se um ponto de acesso!
Fontes
karriere.at 2022: https://www.ots.at/presseaussendung/OTS_20220518_OTS0046/karriereat-umfrage-fast-die-haelfte-will-keine-jobs-ohne-homeoffice-annehmen-bild.
Slack & Statista 2021: https://spaces.statista.com/225a142b985d4e4b8f85ea137f037fab.pdf
Bitkom 2022: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Remote-Work-aus-dem-Ausland
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