Política de trabajo a distancia para empresas – 7 pasos para una política de nómadas digitales

Explicación y aplicación de políticas sobre nómadas digitales para aumentar el atractivo de los empleadores.

Este artículo trata del trabajo a distancia que ofrecen las empresas. Analizamos el tema desde distintos ángulos y mostramos por qué cada vez más empresas optan por el trabajo a distancia, basándonos en estudios. Descubra cómo influye el trabajo a distancia en el atractivo de las empresas y qué condiciones marco hay que crear para pasar con éxito al trabajo a distancia. También le daré una idea de una variante que utilizarán muchas empresas en 2023.

Política para nómadas digitales: un impulso para la marca del empleador

En el mundo laboral actual, es esencial ser innovador y adaptable para atraer y retener a empleados con talento. Una forma eficaz de hacerlo es dar a los empleados más libertad para elegir dónde trabajar. Las empresas que ofrecen esta opción mejoran su atractivo como empleador (más información: employer branding). Ofrecer trabajo a distancia aumenta el éxito de la contratación y la creación de reservas de talento. Además, los empleados se benefician de un mejor equilibrio entre vida laboral y personal y de una mayor satisfacción en el trabajo.

Estudios relacionados con «Trabajo a distancia

Según el estudio anual State of Remote Work de Buffer, que encuesta a unos 2000 trabajadores remotos de todo el mundo, más de la mitad de los nómadas digitales en 2022 son de Estados Unidos. Un increíble 16,9 millones de trabajadores estadounidenses se describen actualmente como nómadas digitales, un aumento del 131% desde 2019, el año anterior a la pandemia. Según Statista, el 83% de los nómadas digitales son autónomos, el 66% son propietarios de negocios, el 34% son freelancers o gig workers y el 17% son empleados de una empresa (Buffer 2023). En este contexto, también son interesantes un estudio actual de Austria realizado por karriere.at y un estudio de Slack & Statista para Alemania. El estudio es una encuesta sobre las opciones de home office, que puede interpretarse como los primeros pasos hacia una «política de normad digital». Mientras tanto, el 47% de los encuestados rechazaría un trabajo si, por ejemplo, no se ofrecieran opciones de home office (karriere.at 2022). Para Alemania, el estudio de Slack y Statista muestra que dos tercios de todos los participantes desearían un modelo híbrido, es decir, trabajar en parte en la oficina y en parte desde casa o en otro lugar (Slack & Statista 2021).

Siguiendo y concluyendo con los estudios mencionados anteriormente, confirman que existe una fuerte correlación entre el atractivo del empleador y una política de nómadas digitales. Aunque la mayoría de los nómadas digitales trabajan como autónomos, los empleadores pueden reforzar su marca de empleador introduciendo una política de nómadas digitales y satisfacer así las necesidades de sus empleados de poder determinar ellos mismos el lugar de trabajo. Ha llegado el momento de que las empresas aprovechen la oportunidad de adaptarse a los actuales cambios de juego.

Ventajas de las políticas de trabajo a distancia

Además de los beneficios obvios, como el aumento del atractivo como empleador y la mejora de la satisfacción y la fidelidad de los empleados, también hay ventajas económicas para las empresas que optan por el trabajo a distancia. Por ejemplo, los costes energéticos y de oficina pueden reducirse reduciendo el espacio de oficina y utilizando un modelo de escritorio compartido. Un concepto de trabajo a distancia bien aplicado aumenta la flexibilidad y agilidad de la empresa, lo que a su vez repercute positivamente en la productividad y reduce los costes al mismo tiempo.

Retos potenciales de las políticas de trabajo a distancia

El trabajo a distancia conlleva una reducción de la colaboración cara a cara. Por tanto, es necesario desarrollar modelos de liderazgo adecuados para reforzar el vínculo con la empresa. De lo contrario, esto puede provocar una mayor rotación. Además, el trabajo a distancia aumenta los riesgos de seguridad informática, ya que los ciberataques pueden llevarse a cabo más fácilmente desde el exterior. Por lo tanto, es crucial una preparación exhaustiva.

7 pasos para aplicar correctamente una política para nómadas digitales

A continuación se indican siete primeros pasos para implantar el trabajo a distancia en la empresa.

1. Análisis de la situación de la empresa y del grupo destinatario.

Para desarrollar una política de normad digital, el primer paso es un análisis. Para ello, se pueden realizar búsquedas en Internet y entrevistas directas con los empleados para familiarizarse con el tema del «trabajo a distancia». Es importante analizar el statu quo, así como las oportunidades, los retos y los objetivos. Y es que no sólo hay que tener en cuenta las circunstancias legales, sino también aspectos como la comunicación, el hardware y la seguridad informática para crear las condiciones marco adecuadas.

Preguntas importantes que deben plantearse en este contexto:

  • ¿Qué miembros del personal pueden utilizar la Política de Normad Digital?
  • ¿Existen ya análisis, políticas, protocolos y procedimientos?
  • ¿Se dispone del hardware necesario, como ordenadores portátiles, tabletas, etc.?
  • ¿Existe la infraestructura de software necesaria para el trabajo a distancia, incluida la conectividad a Internet, VPN, etc.?
  • ¿Desde qué países deben poder trabajar los empleados?
  • ¿Durante cuánto tiempo podrán trabajar desde el extranjero?

2. Águilas jurídicas: clarificación jurídica y apoyo externo

Para aplicar una política de nómada digital en el extranjero, también hay que tener en cuenta numerosos aspectos jurídicos, especialmente en materia de legislación laboral, de seguridad social, de residencia y fiscal. Es aconsejable buscar asesoramiento jurídico. La guía Bitkom (Bitkom 2022) ofrece mucha información útil sobre este tema.

3. Establecer por escrito una política para nómadas digitales

Para sacar el máximo partido del trabajo a distancia, necesitas una sólida política de empresa digital. Más adelante veremos qué elementos importantes deben incluirse en una política para nómadas digitales.

4. Comunique la política internamente

Una vez redactada la política para nómadas digitales, es hora de comunicarla internamente. Para ello, todos los empleados deben estar informados sobre la nueva política y entender lo que significa para ellos. Una forma eficaz de conseguirlo es mediante una combinación de comunicación escrita y reuniones cara a cara con el equipo directivo y los contactos clave.

5. Hardware de alta tecnología, software puntero – equipo técnico

Para permitir la mejor experiencia posible de trabajo a distancia, las empresas deben proporcionar u optimizar el hardware y el software. Esto incluye, por ejemplo, la provisión de portátiles, tabletas, etc., pero también de software como sistemas de videoconferencia, VPN y soluciones en la nube.

6. Formación del personal y la dirección

Un último paso importante es la introducción de la formación. Es importante formar al personal para que se familiarice con las nuevas herramientas y tecnologías y siga las mejores prácticas necesarias. Además, hay que formar a la dirección para que todos colaboren para que la transición al trabajo remoto sea fluida.

7. Evaluación y adaptación periódicas

Para garantizar que la política digital de la empresa está siempre actualizada y satisface las necesidades de los empleados, es esencial evaluarla y adaptarla periódicamente. Las empresas deben supervisar el cumplimiento de la política y recabar la opinión de los empleados. Esto les permitirá evaluar si la política satisface realmente las necesidades de los empleados y si son necesarios ajustes para facilitar el trabajo desde casa o en el extranjero.

12 Elementos importantes para redactar la Política del Nómada Digital

Una Política para Nómadas Digitales escrita define las condiciones marco para el trabajo a distancia. La política completa debe ponerse a disposición de los empleados y actualizarse para que esté siempre al día.

Aquí tienes una lista de contenidos recomendados para una Política para Nómadas Digitales:

  • Criterios de localización (por ejemplo, listas de países, zonas peligrosas)
  • Duración de la estancia
  • Cargo del empleado
  • Procedimientos de solicitud y aprobación
  • Herramientas y tecnologías para el trabajo a distancia
  • Horario de trabajo previsto
  • Requisitos de seguridad en línea
  • Reembolso de gastos de viaje
  • Contactos o procedimientos de emergencia
  • Obligaciones fiscales y legales
  • Procesos de evaluación del rendimiento
  • Directrices para la colaboración en equipos remotos

Teniendo en cuenta estos elementos, las empresas pueden crear una Política para Nómadas Digitales personalizada y considerar los aspectos más importantes del trabajo a distancia.

Ejemplo práctico – 30 días en el extranjero

Algunas empresas ofrecen trabajo a distancia con una duración de 30 días. La razón está en la legislación fiscal, ya que la duración de 30 días elimina en gran medida el riesgo de establecer un establecimiento permanente en el país respectivo. Un establecimiento permanente, por cierto, es una actividad económica de una empresa en el extranjero que es tan fuerte que el Estado extranjero puede gravar a la empresa. Un establecimiento permanente ya puede asumirse tras un periodo de tiempo más corto, lo que puede acarrear consecuencias jurídicas y fiscales. Para una duración de hasta 30 días, la actividad en el extranjero sigue considerándose temporal, lo que significa que puede no ser necesario un examen individual de la situación fiscal en el país respectivo.

Resumen

Trabajar desde casa o en el extranjero como nómada digital es más popular que nunca. Las empresas que permiten a sus empleados trabajar de forma flexible tienen un impacto positivo en su marca de empleador. Una política para nómadas digitales no sólo puede mejorar el entorno de trabajo, sino también reforzar la marca del empleador. Mi consejo desde la perspectiva de la marca como empleador es aplicar una política de nómadas digitales lo antes posible. Fiscalmente fácil de aplicar es la posibilidad de ofrecer 30 días de trabajo en el extranjero. Su empresa entrará a formar parte de la revolución digital y revolucionará el mundo laboral. ¿A qué espera? Empieza ya a aplicar tu Política de Nómadas Digitales y ¡deja que tu empresa se convierta en un hotspot!

Fuentes

karriere.at 2022: https://www.ots.at/presseaussendung/OTS_20220518_OTS0046/karriereat-umfrage-fast-die-haelfte-will-keine-jobs-ohne-homeoffice-annehmen-bild.

Slack & Statista 2021: https://spaces.statista.com/225a142b985d4e4b8f85ea137f037fab.pdf

Bitkom 2022: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Remote-Work-aus-dem-Ausland

I am Johanna Ehses, I am an expert in employer branding. My focus is on supporting SMEs in attracting and retaining talent and strengthening the corporate culture. With my clients, mainly from IT and consulting, I work both internally on the development of the corporate culture and EVP - and externally on aspects such as the career site and social media. My approach is strategic and data-driven in order to use resources effectively and optimally. As I am passionate about Employer Branding, I also want to share my knowledge and promote the topic in Europe and beyond.

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