4 Arten von Robotic Process Automation (RPA) im Spotlight

In meinen letzten Artikeln habe ich beschrieben, was Robotic Process Automation (RPA) ist, wie man es am besten einführt und ich habe aufgezeigt, welche Kriterien ein Prozess erfüllen muss um für eine Automatisierung geeignet zu sein. In diesem Artikel möchte ich nun verschiedene Robotic Process Automation-Prozessarten definieren, welche verschiedene Arten der Implementierung von Robotic Process Automation sind.

9 Punkte für erfolgreiche Robotic Process Automation (RPA) – Welche Prozesse sind automatisierbar?

Dabei soll dieser Artikel nicht nur bei der Klassifikation von Prozessen unterstützen, sondern auch als Inspirationsquelle für die Identifikation von automatisierbaren Prozessen dienen.

Vier Arten zur Klassifikation von Robotic Process Automation (RPA) Prozessen 

Zu Beginn ist es daher notwendig zu erläutern was unter einer Prozessart in diesem Artikel verstanden wird. Eine Prozessart in diesem Artikel ist eine Gruppierung von Prozessen, welche sich durch eine Ähnlichkeit in ihrer Struktur, in der Regelmäßigkeit ihrer Ausführung oder in Komplexität auszeichnen. 

Es gibt die verschiedensten Arten von Prozessen in Unternehmen. Auch bei der Automatisierung kann man zwischen verschiedenen Arten von zu automatisierenden Prozessen unterscheiden. Die nachfolgende Klassifikation hilft sowohl bei der Identifikation von zur Automatisierung geeigneter Prozesse als auch bei der Einschätzung der Komplexität und der mit der Automatisierung einhergerhenden Kosten. 

Dieser Artikel unterscheidet zwischen vier verschiedenen Arten von Prozessen, welche sich in ihrer Häufigkeit und in ihrer Komplexität differenzieren:

1. Reaktionär

2. Regelmäßige

3. Integrativ

4. Next Level/Intelligent Process Automation (IPA)

Reaktionäre Robotic Process Automation Prozesse

Die erste Art von Robotic Process Automation Prozessen sind die reaktionären Prozesse. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie klar definierte Geschäftsregeln haben und alltägliche Aufgaben übernehmen. Ein klassischer Fall ist die Übertragung von Daten in ein System sobald sie im Unternehmen eingehen. Das kann zum Beispiel die Anlage von Rechnungen im Buchhaltungssystem nach dem Erhalt sein oder die automatisierte Erstellung einer Rechnung nach dem Empfang einer Stundenabrechnung. Dadurch lässt sich die Skontonutzung im Unternehmen optimieren oder die Geschwindigkeit der Rechnungslegung. 

Als reaktionär bezeichnet man die Prozesse, da sie auf etwas wie zum Beispiel das Eintreffen einer Email reagieren und daraufhin Tätigkeiten ausführen. Diese Prozesse sind zumeist äußerst einfach zu realisieren, verhaltnismäßig kurz in ihrer Durchführungszeit und haben das Potential viel monotone, zumeist nicht direkt wert schöpfende, Arbeit im Tagesgeschäft zu automatisieren.

Regelmäßige Robotic Process Automation Prozesse

Die zweite Art sind die regelmäßigen Robotic Process Automation Prozesse. Diese bestehen ebenfalls aus klar definierten Geschäftsregeln, treten aber nicht so häufig wie die Art der reaktionären Geschäftsprozesse auf. Außerdem zeichnen sie sich durch wesentlich komplexere und umfangreichere automatisierte Aufgaben aus. Ein weiteres Beispiel aus der Buchführung ist der Prozess zum Monats- oder Jahresabschluss. Diese Prozesse sind sehr stark standardisiert und zumeist sehr arbeitsintensiv. Hier helfen die „regelmäßigen“ Robotic Process Automation Prozesse, weil sie trotz des nicht so häufigen Vorkommens immer gleich vorgehen (Stichwort Compliance) und die Arbeiten zuverlässig in einem Bruchteil der benötigten Zeit erledigen. Außerdem sind diese Prozesse zumeist nicht wertschöpfend und von daher ein guter Kandidat für die Automatisierung.

Integrative Robotic Process Automation Prozesse

Diese Prozessart ist geeignet um erste Erfahrungen mit Robotic Process Automation zu sammeln und einen direkten Mehrwert zu erbringen. Die integrativen Prozesse verbinden mehrere Systeme und sorgen für synchroner Datenhaltung. Diese Prozesse gibt es in den meisten Systemen und zumeist handelt es sich lediglich um Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen, welche häufig durch Sachbearbeiter manuell durchgeführt wird. Ein Beispiel ist der Übertrag von Rechnungsdaten aus dem ERP System in ein Buchhaltungssystem. Viele Unternehmen führen diesen Prozess noch heute manuell durch. zwar lässt sich dies bei einer Vielzahl von Systemen mittlerweile über eine Schnittstelle realisieren, aber dennoch gibt es Ausnahmen oder Engpässe an verfügbaren Entwicklerkapazitäten. Diese fehlende Kapazitäten werden in vielen Untenrehmen von Mitarbeitern ausgefüllt, die die Aufgabe der manuellen Stammdatenpflege haben. Diese manuellen Prozesse führen häufig zu Fehlern, asynchronen Datenbeständen und demotivierten, gelangweilten Mitarbeitern. Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit solche Prozesse zu automatisieren. Man spricht dabei dann von den Integrativen Robotic Process Automation Prozessen.

Next Level/Intelligent Process Automation Prozesse

Diese Prozesse sind ein gutes Beispiel für das Potential, welches Robotic Process Automation für die Zukunft hat. Nach Definition spricht man bei diesen Prozessen nicht mehr von Robotic Process Automation, sondern von Intelligent Process Automation. Bei der Automatisierung dieser Prozesse wird sowohl auf die klassischen Mittel von Robotic Process Automation gesetzt, welche dann durch Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz und insbesondere von Machine Learning ergänzt werden. Die Kombination bedeutet dabei, dass der automatisierte Prozess von historisierten Daten, welche er entweder selbst erfasst oder zur Verfügung gestellt bekommt, lernt und sich im Laufe der Zeit verbessert und selbstständig Entscheidungen trifft oder mit Hilfe von Bilderkennungsalgorithmen belegdaten automatisiert von Rechnungen extrahiert. Ein Prozesse indem fortgeschrittenes Robotic Process Automation eingesetzt wird, können Kundenprozesse aus dem CRM sein. Dabei schlägt der Prozess aufgrund der Analyse der Vergangenheitsdaten gewisse Maßnahmen vor und kann Aufschluss darüber geben, wie erfolgreich welche Methode in der Vergangenheit war. Z.B. beim Eingang einer Kündigung eines Geschäftskunden kann der Roboter als Maßnahme das Angebot eines Discount Codes oder den Anruf eines Servicemitarbeiters vorschlagen. Zusätzlich kann er angeben, wie oft welche Maßnahme bei dieser Art Kunde in der Vergangenheit zu Erfolg geführt hat. Der Bearbeiter kann dann eine entsprechende Maßnahme auswählen. Wenn es sich um eine handelt, die der Roboter ausführen kann (wie. z.B. das Zusenden eines Discount-Codes), wird diese sofort ausgeführt oder dem zuständigen Mitarbeiter die entsprechende Aufgabe per Workflowmanagementsystem bzw. per Mail zugestellt. Aus der Reaktion des Kunden lernt das System dann, ob die Maßnahme erfolgreich war und gibt in Zukunft eine entsprechende Empfehlung. Dadurch lernt das System über die Zeit dazu und kann zunehmend die Entscheidung selbst treffen. Bei solchen Prozessen,  die  die komplexesten Robotic Process Automation Prozesse darstellen, bietet sich viel Potenzial für die Zukunft. Diese Prozessart bezeichnen wir daher als next-Level Robotic Process Automation bzw. Intelligent Process Automation

Fazit zu den Arten von Robotic Process Automation (RPA)

In diesem Aritkel wurden die vier verschiedenen Arten von Robotic Process Automation Prozessen vorgeschlagen. Auf dieser Basis können zur Automatisierung vorgeschlagene Prozesse eingeschätzt werden, aber auch Prozesse im Unternehmen identifiziert werden. Die Prozessarten können in Zukunft durch weitere Klassifikationen ergänzt werden. Ein guter Kandidat dafür sind die Extrahier Prozesse, welche Daten aus einem System in einem anderen System zur Verfügung stellen. Hiermit ist insbesondere die Datenextraktion für die anschließende Auswertung mit Analytic Tools gemeint. Aber auch andere Prozessarten sind denkbar.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.