Online-Boards richtig nutzen und aussuchen – Argumente für bessere Kollaboration

Online zusammenzuarbeiten, hat sich etabliert: nicht nur zum Gespräch, sondern auch spielerisch auf einer gemeinsamen Wiese. Mit Miro, Mural & Co bieten sich Tools für die Zusammenarbeit im analogen, hybriden und distant Setting an, das mit seinen multiplen einfachen Funktionalitäten überzeugt. 

Bemerkenswert ist: das Arbeiten in Agilität und in Digitalität bringt erstaunlich einfache und analoge Handlings mit sich. Es erweckt altbekannte Techniken wieder zum Leben: da wird gemalt, geknetet und allerhand Zeichnungen werden an die Wand geklebt. Mit Farben wird hervorgehoben, was wichtig ist und mit Dekorationen Stimmung gemacht. Das kommt nicht von ungefähr, denn Kreativität hat nun mal etwas mit visueller Auslegeordnung zu tun. 

In Corona-Lockdown-Zeiten haben sich allerhand Tools zum virtuellen Treffen, Brainstormen und Zusammenarbeiten herauskristallisiert. Diese kann man auch in hybriden Zeiten nutzen. Tools wie Miro, Mural und im weiteren Sinn Concept Board und Padlet bieten sich hier an. Sie dienen als  Flip-Chart, Kollaborations-Spielwiesen, Wandtafel und auch als Lagerraum, Bibliothek oder einfach als Mindmap oder Priorisierungs-Instrument.

Zunächst schauen wir doch einfach noch einmal, weshalb wir überhaupt visuelle Instrumente beim Zusammenarbeiten nutzen:

Was sind die Vorteile eines Flip-Charts?

Der Blick wendet sich darauf und damit der Fokus und die Konzentration. Das weiss jede gute Moderation, denn das lenkt ab von persönlichen Befindlichkeiten, vom Nachbarn oder von sonstigen abdriftenden Gedanken. Es bietet sich also an, dass man hier zusammenarbeitet und genau wie analog beispielsweise moderiert.

Was sind die Vorteile der visuellen Darstellung? 

Unser Hirn dankt es uns:  seit kurzem ist nachgewiesen, dass es ein Navigation gibt, das es ermöglicht, visuell wahrzunehmen. Fast hätte man es schon vermutet: Wir nehmen nicht nur „lesend“ linear top-down-auf, sondern halt eben räumlich. So begründet sich letztlich die Wirkungsweise von Kunst oder einfach nur einem schönen Bild. Unser Hirn nimmt dreidimensional auf. Es «denkt» auch visuell, nimmt räumlich wahr und verarbeitet auch Bilder, Landschaften und Abstraktes. 

Wie vermittelt man erfolgreich?

Unterricht und Didaktik und erfolgreiche Moderatoren nutzen schon lange visuelle Mittel. Untersucht ist inzwischen auch, dass man mehr lernt, je mehr Mittel man erlebt. Das beginnt beim Lesen und endet beim Selbst-Machen. Die Spanne dazwischen können gute Moderatoren und Vermittler nutzen. Kurz: am wenigstens lernt man, wenn man bloss liest. Am meisten lernen Menschen, wenn Sie mehrere Kanäle gleichzeitig präsentiert bekommen: etwas zum Lesen, etwas zum Hören und etwas zu Sehen. Dies erklärt, warum sich Power-Point-Präsentation nach wie vor halten.

Und für die Projektplanung?

Wir unterscheiden hier der Komplexitätsvermeidung halber die Tools mit Board-Funktion von solchen, die die konkrete Projektmanagement-Zusammenarbeit ermöglichen. Boards unterscheiden sich hier, denn für die Abbildung von Workflows eignen sich andere Tools, die es weniger auf ein gemeinsames Blatt anlegen. Von diesen gibt es mittlerweile ebenfalls viele wie Asana und Dropbox Paper. 

Zur Auswahl der jeweils geeigneten Tools empfiehlt sich ein Abtasten der eigenen Stakeholder-Welt. Welche Tools sind schon vorhanden, beispielsweise durch Microsoft Office und welche zusätzlichen Features benötigt man? Welche Instrumente sind im eigenen Betrieb schon bekannt bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und welche Tools nutzen Partner-Institutionen? Hier lohnt es sich auf die Reduktion von Schnittstellen zu achten und darauf, genau den nötigen Aspekt, weshalb ein Board benötigt wird, zu erfassen. Klar ist auch, die hier vorgestellten Funktionen von Boards unterscheiden sich von den blossen Scratch-Funktionen der Online-Kommunikationstools, die im Wesentlichen auf einem beweglichen Stift basieren. Allerdings lohnt sich auch die Überlegung, ob man Wert darauf legt, mit Stiften arbeiten zu können statt mit der Tastatur. Die Boards ermöglichen diese Funktion in der Regel, genauso wie sie neuere Features im Gleichschritt einführen wie die Lock- oder Hide-Funktionen, von denen weiter unten die Rede ist.

Doch nun mehr zu den Features der Boards und Entscheidunghilfen für die Auswahl:

Auswahlkriterien für die richtigen Online-Tools

1. Kontenstruktur und Export-Möglichkeiten 

Für Einsteiger gibt es erstmal Entwarnung. Die grossen Boards – die wie eine Leinwand beliebig ausziehbar sind – Miro und Mural bieten eine Gäste-Funktion an; eingeladenen Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind mit dem Link auf dem Board. Ob sie bloss ein Symbol sind oder sich namentlich zu erkennen geben können, unterscheidet sich jeweils in der kostenlosen Version und der Bezahlversion. Ob der Link auf das Board auch wieder löschbar ist, unterscheidet sie Boards ebenfalls (Mural: ja). 

Unterschiede User-Features haben beide Boards; etwas komplizierter ist die Struktur von Mitgliedern, Administratoren und so fort bei Miro, fällt aber nicht ins Gewicht, da die Boards unterschiedliche Fan-Gemeinden haben. Mural geniesst hohe Akzeptanz mittlerweile im Webinarbereich, auch von Hochschulen. Miro ist in der agilen Szene wiederum sehr beliebt. Die Wahl, der beiden kann sich durchaus daran festmachen. Auch sollte man sich vergewissern, ob man die Boards exportieren möchte als .pdf. Erfahrungsgemäss reicht aber oft das Board selber und sonst gibt es noch den bewährten Screenshot.

Achtet man auf Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung, so wird Concept Board im Vorteil sein, denn es wird in Deutschland gehostet. 

2. Intuitive Nutzung

Das Schöne an den Boards ist, dass sie weitgehend intuitiv funktioniert: klicken bedeutet erstmal einen Post-it-Zettel zu erstellen und der Rest erklärt sich dann ganz einfach von selbst. Von links zieht man Formen und templates in das Board. Material heraufladen funktioniert ebenso über einfaches Hineinziehen.

Andere Funktionen erschließen sich einem ebenfalls schnell: mit dem Mauszeiger lassen sich nicht nur Elemente, sondern bei Bedarf ganze Teile des Boards verschieben. Richtig Freude macht die Vergrösserungsfunktion mit Ziehen: an jedem Rand lässt sich das Board wie eine Tischdecke in die Länge ziehen. Das wünschte man sich oft bei einem Papier-Flipchart. Deshalb ist als reine Moderationshilfe Padlet sehr beliebt. 

Concept Board geniesst Akzeptanz wegen seiner DSGV-Konformität, ist allerdings in der Anwendung etwas weniger intuitiv zu nutzen als Miro und Mural, weil es zwei Bedienmodule hat; einmal eine Handfunktion und einmal ein Zeigertool. Entsprechend ist Concept Board auch eher in traditionellen Firmen verbreitet. 

3. Die Tools gibt es auch als App

Für Sitzungsverantwortliche, aber auch mitarbeitende Gäste vereinfacht es die Arbeit enorm, wenn die Boards auch als App genutzt werden können. Allerdings gilt es auch hier zu beachten, ob zusätzliche Kosten entstehen. Diese lässt sich auf dem Smartphone auch erstaunlich gut bedienen, dies gilt besonders auch für das französische Klaxoon, das sonst aber im Handling etwas anspruchsvoller ist. Somit ist immer die Möglichkeit gegeben, eine Idee oder noch ein Feature noch rasch einzubauen. Das ermöglicht rundum kreatives und unabhängiges, sprich: agiles Arbeiten.

4. Komplette und bequeme Regie für die Owner des Boards

Die Boards sind schier grenzenlos belastbar und schlucken alles anstandslos: Filme, Dateien, Links, Bilder. Das macht die bestechende Attraktivität aus: Alles steht zur Verfügung, was man nutzen oder zeigen will. So werden die Boards auch zu einem Lagerraum, denn weiteres Zwischenspeichern in eigenen Ablagen entfällt. Ermöglicht wird dies durch die Hide/Verberg-Funktion, die der Board-Owner hat. Man kann Material für später verbergen und im dramaturgisch richtigen Moment zeigen. 

Ebenfalls zur Regie-Funktion gehört die Möglichkeit, Inhalte zu fixieren bzw. zu locken. Dadurch können sie von den Mit-Kollaborateuren nicht irrtümlich verschoben werden. Damit sind eigentlich schon die wichtigsten Elemente von gemeinsamem Arbeiten oder von Unterrichten abgedeckt. Und schließlich erlauben die Tools auch virtuelle Arbeitsräume. 

5. Kosten

Die Funktionalität, die Mural verspricht, lautet: „Put imagination to work“.  Diese Funktion ist mit 12 Dollar pro Monat nicht überteuert. Allerdings sind alle Tools auch in kostenlosen Versionen erhältlich. Genauer anschauen sollten man sich jedoch die Preismodelle auf jeden Fall, denn je nachdem verlangt Miro Beiträge pro Teilnehmerin auf dem Board. Last but not least sind alle Boards gut erforscht und vermittelbar durch zahllose Blogs und Videos und in Bezahlversion persönlich gestalteten Kundenservice. 

Was es noch braucht zum Loslegen

Obzwar die Boards weitgehend intuitiv funktionieren, kann es als netter Kundenservice verstanden werden, wenn die Mit-Kollaborateure oder Kunden ein kleines Einführungsvideo erhalten. Diese kann man selber drehen oder sich eines aus dem Netz herunterladen. Da die unmittelbare Aufmerksamkeitsspanne nach drei Minuten endet, sollte ein entsprechend kurzes gewählt werden. 

Dr.Ursula Meyerhofer Fahlbusch

Besser Zusammenarbeiten - besseres Onboarding mit Wissenstransfers - unlösbar scheinende Probleme mit Moderation zu einer Lösung führen - Speaker - Inspirationsquelle für Geschäftsleitungen