Digitalisierung für KMU
Wie kleine Betriebe sich gegen große Konzerne behaupten können
Digitale Technologie im Unternehmen zu nutzen ist heute keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit geworden, um konkurrenzfähig zu bleiben. Dies bekommen vor allem Klein- und Mittelbetriebe (KMUs) in den letzten Jahren immer stärker zu spüren.
Index
Die Herausforderung für KMUs zu Digitalisieren
KMUs haben es aufgrund mehrerer Ursachen schwerer Bereiche des Unternehmens zu digitalisieren verglichen mit einem großen Unternehmen oder gar Konzern. Der offensichtlichste Unterschied ist das Budget.
Neue Technologien bringen hohe Risiken mit sich und verlangen oftmals hohe Investitionen. Geschieht ein Fehler oder scheitert ein Projekt, schreibt ein Konzern dies einfach ab. Durch die hohe Anzahl an Mitarbeitern bei großen Unternehmen ist es auch nicht sonderlich störend, wenn ein Team ein paar Monate an etwas gearbeitet hat, das keine Früchte trägt. Für ein KMU jedoch kann der Verlust eines größeren Geldbetrags und auch möglicherweise essenzieller Arbeitskraft über den Projektzeitraum hinweg breits Schwierigkeiten zur Folge haben.
Viele Entscheider von KMUs haben auch oft keine konkrete Idee, wo genau man bei der Digitalisierung ansetzen sollen. Es wird auchimmer schwieriger, das Thema tatsächlich zu durchblicken. Digitalisierung ist mittlerweile zur Mode geworden und der Begriff wird gern als Füllwort verwendet. Ein klarer Ansatz, an dem man sich orientieren kann, ist damit nur schwer zu finden. Jene Informationen, die für ein breites Publikum zugänglich sind, widersprechen sich oft oder lassen einen enormen Spielraum bei der praktischen Umsetzung. Kompetente Partner oder Berater bei der Umsetzung zu finden für ein vernünftiges Budget gestaltet sich ebenfalls als schwierig.
Die Fallstricke entlang einer digitalen Transformation sind dabei aufgrund der Komplexität besonders für kleinere Unternehmen mannigfaltig. Tagtäglich entstehen deshalb von Unternehmen, die sich dem Thema annähern, gravierende Fehlentscheidungen. Monatelange Arbeit war bei diesen gescheiterten Versuchen in vielen Fällen umsonst und mehrstellige Geldbeträge wurden oft verschwendet. Die Beteiligten am Prozess sind oft frustriert, man sucht in den schlimmsten Fällen nach Schuldigen für das Scheitern und das Thema der Digitalisierung im Vertrieb wird zu Grabe getragen. Doch das muss nicht sein.
Die Gefahren für nicht digitalisierte KMUs
Für viele kleinere Unternehmen ist besonders in den Zeiten zunehmender Globalisierung, rapider Preis-Leistungs-Vergleiche von oft weltweit ansässigen Anbietern und sich ständig änderndem Kundenverhalten das Problem entstanden, dass altbewährte Arbeitsweisen nicht mehr die gewünschten Ergebnisse liefern.
Große Konzerne, die es sich leisten konnten, haben oft ihre eigene Produktion nach Übersee verlegt, um am heimischen Markt billiger anbieten zu können. Kleinere Unternehmen wie KMUs verfügen hingegen in der Regel nicht über die Möglichkeit, einfach ihr Werk in einem weit entfernten Land weiter zu betreiben. Besonders Produktionsbetriebe mit ihren hohen Lohnkosten stehen deshalb einem Preisdruck durch Konkurrenz aus Osteuropa oder Fernost in fast allen Marktbereichen gegenüber. Die betroffenen KMUs werden nun regelrecht gezwungen, zu handeln, um sich gegen diese Konkurrenz durchzusetzen und nicht in Bedrängnis zu geraten. Dabei ist innovative Digitalisierung die erfolgversprechendste Antwort, da sie die Möglichkeit auf exponentielles Wachstum bietet und damit ein Unternehmen viel effizienter wirtschaften lässt.
Digitalisierung hat dabei auch die Spielregeln in vielen Märkten verändert. Nicht mehr länger sind billige Offshore Produktion oder fehlende Umweltabgaben der Wettbewerbsvorteil, sondern rasche Lerneffekte im Unternehmen, Anpassungsfähigkeit und ständige Neudefinition des eigenen Geschäftsmodells. Die dabei entstehenden Wettbewerbsvorteile sind exponentiell größer als einfach nur billige Preise eines Endproduktes. Diese neuen, digitalen Prinzipien kann man unabhängig vom Standort umsetzen, womit auch kleinere Betriebe wieder eine entscheidende taktische Möglichkeit in die Hand bekommen.
Richtig eingesetzt, lassen sich durch Digitalisierung und neue agile Geschäftsmodelle damit langfristige Wettbewerbsvorteile oder sogar disruptive Innovationen erzeugen. Besonders erfolgreiche Unternehmen trifft dieser schnelllebige Wandel, unabhängig von deren Größe. Laut Richard Foster von der Yale University hat sich die durchschnittliche Lebensspanne eines Fortune-500-Konzerns von 67 Jahren in den 1920ern auf nur 15 Jahre in der Gegenwart reduziert. Diese Lebensspanne wird zunehmend kürzer und wird in den kommenden Jahren noch geringer ausfallen. Dies bedeutet, selbst die erfolgreichsten Unternehmen in der heutigen Zeit können in kurzer Zeit von einem innovativen Start Up verdrängt werden. Genau diese rasante, technologische Entwicklung gibt dem kleinen Unternehmen eine nie dagewesene Chance in die Hand, um sich gegen größere Konkurrenten zu behaupten.
Die Vorteile eines KMUs bei der Digitalisierung
Ein KMU hat aber auch eine Reihe von Vorteilen, die es hinsichtlich der Digitalisierung ausspielen kann. Einer der wichtigsten dieser Vorteile ist die flache Hierarchie und damit die Möglichkeit, schnell Entscheidungen zu treffen und auf Trends oder technologische Veränderungen reagieren zu können. Digitale Technologie und ihre Anwendungsmöglichkeit wachsen exponentiell. Eine Taktik, die heute effektiv und gewinnbringend ist, kann schon nach kurzer Zeit wieder unbrauchbar werden. Trends entwickeln sich immer wieder neu, Algorithmen ändern die Systematik von digitalen Plattformen über Nacht, etc. Um bei diesem technologischen Fortschritt mithalten zu können, sind schnelle Entscheidungen notwendig ohne viel Bürokratie.
Während in einem Konzern eine Änderung im Unternehmen zuerst von HR, diversen Managern oder der Rechtsabteilung abgesegnet werden muss und wochenlange Debatten mit sich ziehen kann, kann ein KMU schneller und agiler reagieren. Vor allem dadurch können kleine Unternehmen die großen Konzerne im Markt ausmanövrieren. Entscheidungen lassen sich schneller treffen und damit auch schneller umsetzen. Ein KMU gewinnt damit einen wichtigen Vorteil gegenüber der größeren und sonst überlegenen Konkurrenz.
Weiterer Artikel: Wie digitalisiert man richtig? – Einfache Regeln für die Transformation
Cloud Lösungen für KMUs
Lange Zeit war digitale Technologie für Konzerne vorbehalten. Vor 10-20 Jahren wurden die meisten Systeme von Beginn an für jedes Unternehmen einzeln programmiert und erstellt. Diese ersten ERP- oder CRM-Systeme kosteten zig-Millionen, benötigten Jahre an Entwicklungszeit und am Ende funktionierten sie meist nicht wie sie sollten. Heute kann ein KMU auf vorgefertigte Cloud-Lösungen in fast allen Bereichen zurückgreifen.
ERP Systeme, CRM Systeme, CMS Systeme, etc. All dies steht heute nach dem Plug & Play Prinzip bereit – und muss nur angepasst und für das eigene Unternehmen nutzbar gemacht werden. Die Kosten sind dabei nur ein Bruchteil des eigentlichen Herstellungsaufwandes, weil viele Unternehmen über die gleiche Plattform arbeiten können. All diese Tools zur Effizienzsteigerung stehen heute dem KMU mit 30 Mitarbeitern genauso zur Verfügung wie dem Konzern mit 3.000 Mitarbeitern. Kleine Unternehmen können sich somit fast alle benötigten IT Ressourcen und Infrastruktur mieten oder als Service nutzen. Diese lassen sich mit viel weniger Aufwand betreiben und erlauben eine effiziente Skalierung des Betriebes.
Letztendlich können durch schnelle Entscheidungsprozesse und die heute bereitstehende Infrastruktur kleine Unternehmen sich viel schneller entwickeln als Konzerne. Kundenfeedback kann in Echtzeit gesammelt werden, Produkte entwickelt und verbessert werden, etc. Innovationen lassen sich viel schneller umsetzen und zeitaufwendige Arbeitsschritte größtenteils automatisieren. Dadurch können mit weniger Personal und weniger Kosten- und Zeitaufwand bessere Ergebnisse erreicht werden. Richtig angewandt können KMUs damit viel wirtschaftlicher und nachhaltiger arbeiten und nicht nur langfristig deren Marktposition verbessern, sondern auch gesellschaftlich einen höheren Nutzen bringen.
Wie beginnt man zu digitalisieren als KMU?
1. Aufteilung in kleinere Arbeitspakete
“Wie isst man einen Elefanten?” – Ein Stück nach dem anderen.
Wenn man vor einer hochkomplexen und zeitintensiven Angelegenheit steht, die im Gesamten fast unmöglich erscheint, ist es am besten, sich nur einen kleinen Teil des gesamten Unterfangens herauszusuchen und diesen zuerst als Aufgabenpaket abzuarbeiten.
Erst nachdem dieser erste Schritt im Unternehmen erfolgreich digitalisiert ist, beispielsweise eine digitale Leadgenerierung durch effizientes Onlinemarketing, beginnt man mit der nächsten Aufgabe. Damit bleibt bei einer Digitalisierung der Aufwand an Kosten und Zeiteinsatz stets überschaubar. Auch kleine Unternehmen können dadurch sofort beginnen digitaler und effizienter zu arbeiten, indem heute der Start für einen kleinen Teil des Gesamtprojektes gestartet wird.
2. Best practices
Nicht jedes Unternehmen steht in Sachen Digitalisierung alleine da gegen den Rest der Welt. Die Anforderungen sind für betroffene Unternehmen oftmals sehr ähnlich. Es gibt Modelle, wie es funktionieren kann. Es gibt konkrete Handlungsanweisungen, die einen Stück für Stück näher an den gewünschten Erfolg heranbringen können. Es gibt Muster, es gibt Prozesse, es gibt Best Practices anderer Unternehmen, an denen man sich orientieren kann. Selbst wenn die Digitalisierung in einem Unternehmen und bislang noch vollständig ausgeblendet wurde, kann man heute auf eine systematische Weise beginnen, diese langsam zu implementieren und die daraus entstehenden Vorteile für sich zu nutzen.
Andere haben es erfolgreich vorgemacht und wir können uns von ihnen wieder ein Stück abschneiden. Es gibt zwar keine garantiert erfolgreiche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur digitalen Transformation, sehr wohl aber gewisse Eckpfeiler eines solchen Unterfangens, an denen man sich orientieren kann. Diese Grundsätze lassen sich für das eigene Unternehmen adaptieren und anpassen, um eine maximale Erfolgswahrscheinlichkeit und Individualität zu erreichen. KMUs können ihre Arbeitsprozesse und Unternehmensbereiche damit in Rekordzeit digitalisieren – auch wenn bis dato noch gar nichts in diese Richtung umgesetzt wurde.
3. Biggest Domino
Wenn man eine Vielzahl von Projekten in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens starten kann, welches ist dann das richtige um zu starten? Welches hat oberste Priorität und welche können wir später erledigen?
Um diese Frage zu beantworten, suchen wir nach dem “größten Domino” in unserem Unternehmen. Fast immer gibt es einen zentralen Prozess, eine Aufgabe, die einer Lebensader im Unternehmen gleichkommt – von dieser Kernaufgabe ausgehend entsteht alles weitere im Unternehmen. Alle weiteren Aktivitäten wie Buchhaltung, Kundenservice etc. gibt es nur deshalb, weil diese zentrale Aufgabe zuerst erfolgreich erfüllt wird.
In den meisten Fällen hat dieser größte Domino mit dem Vertrieb zu tun. Dieser Prozess bringt beispielsweise neue Kunden und damit auch das notwendige Geld in ein Unternehmen, damit alle weiteren Schritte folgen können. Produktion, Montage, Kostenrechnung, IT oder HR Abteilung können erst dann erfolgreich deren Aufgaben erledigen, wenn vorher ausreichend Produkte verkauft werden. Deshalb ist dies für viele Unternehmen ein beliebter Startpunkt für eine digitale Transformation.
4. Gezielte Experimente
Die Auswahl an digitalen Plattformen, Systemen und Möglichkeiten ist in den letzten Jahren selbst für Experten überwältigend geworden. Fast täglich entstehen neue Softwarelösungen, die mehr Gewinn und Automation versprechen. Jedes digitale Tool, das mehr Effizienz bringen soll, kostet jedoch vorher Zeit und Geld, um es für das eigene Unternehmen anzupassen und einsatzbereit zu sein. Erst wenn das System oder digitale Tool im Alltag eingesetzt wird, lässt sich beurteilen, ob das System wirklich für den eigenen Markt, das eigene Produkt, die eigenen Kunden geeignet ist. Nur ist es dann meist zu spät. Ein IT System zu wechseln ist meist mit enormen Aufwand und Kosten verbunden. Wie lässt sich also sicherstellen, dass man von Beginn an nicht auf das falsche Pferd setzt und die Transformation dadurch ins Stocken gerät?
Die Antwort liegt darin, nicht eine einzige, bahnbrechende Technologie zu suchen, die das gesamte Unternehmen neu aufstellen soll. Stattdessen sucht man nach mehreren passenden Lösungen, wertet diese nach deren Eignung aus und testet diese anschließend in wohl kalkulierten Experimenten. Diese Experimente haben ein klares Limit beim Budget, Arbeitsaufwand und der Zeit, die investiert wird. Damit kann auch ein KMU mehrere Plattformen oder Softwarelösungen zuerst nur in Teilbereichen des Unternehmens testen und die Ergebnisse in der Praxis messen.
Und wenn ein Experiment keine Ergebnisse bringt? Dann bleiben wir stets neugierig, versuchen zu verstehen, warum es nicht funktioniert hat und widmen uns dem nächsten Projekt. Denn Tools und digitale Plattformen gibt es genug. Wir müssen nur diejenigen finden, die auch unser Unternehmen effizienter und erfolgreicher machen können.
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