Rapid Robotic Process Automation (RPA) – Ein Praxisbeispiel

Der nachfolgende Artikel beschreibt das Konzept „Rapid Robotic Process Automation“ sowie einen konkreten Use Case, der damit umgesetzt wurde. Das Konzept bietet die Möglichkeit Robotic Process Automation schnellstmöglich zu evaluieren um zeitnah die damit verbunden Mehrwerte nutzen zu können.

Das Konzept von Rapid Robotic Process Automation

Ich bin in zahlreichen Gesprächen häufig auf Argumente gestoßen wie „Das Tagesgeschäft nimmt uns gerade voll ein, wir haben keine Zeit das mal auszuprobieren“, „Wir wachsen gerade zu schnell, wir sind hauptsächlich mit dem Einlernen der neuen Mitarbeiter beschäftigt. Ich kann niemanden  Erfahrenen entbehren.“ oder „Ich plane den Proof of Concept für Mitte nächsten Jahres und dann schauen wir mal weiter“. Diese Aussagen sind natürlich nachvollziehbar, jedoch sind sie auch Teil des Problems. Robotic Process Automation könnte vermutlich zu den meisten hier genannten Herausforderungen Lösungen bieten, jedoch wird inbesondere die Evaluation der Technologie aufgrund der schon bestehenden Herausforderungen immer weiter aufgeschoben.

Ich hatte die letzten Jahre sehr viel mit Prozessautomatisierung und insbesondere mit Robotic Process Automation zu tun und in letzter Zeit mehrere Artikel zu diesem Thema veröffentlicht. Nach einem Gespräch mit einem befreundeten CEO, der sich schwer tat Zeit für die Einführung von Robotic Process Automation in seinem Unternehmen zu finden, kam mir die Idee dies einmal auf eine andere Art und Weise anzubieten. Das Konzept zu „Rapid Robotic Process Automation über das Wochenende“ entstand.

Die Idee

Es ist nicht leicht während des schon laufenden Geschäftsbetriebes Zeit für Innovationen/Neuerungen finden. Wie wäre es also dies einfach außerhalb der üblichen Geschäftszeit zu tun? Das genau ist die Idee hinter Rapid Robotic Process Automation. In diesem Format ist das Ziel einen Use Case über das Wochenende zu automatisieren und zu zeigen an welchen Stellen Robotic Process Automation eingesetzt werden kann. Das Ziel ist es Potentiale sehr greifbar aufzuzeigen und ein Gefühl dafür zu geben wo Robotic Process Automation eigesetzt und was damit erreicht werden kann. Es wird dabei ersichtlich wie mit Hilfe von Robotic Process Automation ein Prozess in Zukunft ablaufen könnte und welche Vorteile dies bringen würde. Sollte das Ergebnis überzeugen, kann der erarbeitete Prozess schon bald im Unternehmen eingesetzt werden.

Ablauf eines Automatisierungswochenendes

Die Übergabe des Prozesses erfolgt am Freitag in Form eines Videocalls oder in einem persönlichen Gesprächs. Zu Beginn wird in der Regel nochmal das Potential von Robotic Process Automation erläutert, was es eigentlich ist und welche Mehrwerte erbracht werden (Robotic Process Automation (RPA) – Definition und Einführung). Mit Hilfe eines Quick Checks wird geprüft, ob der Prozess die Anforderungen für eine Automatisierung erfüllt (9 Punkte für erfolgreiche Robotic Process Automation (RPA) – Welche Prozesse sind automatisierbar?) und es wird gemeinsam ein Click Manual und eine Ablaufdokumentation erstellt. Falls benötigt müssen in diesem Gespräch auch benötigte Zugangsdaten für Systeme ausgetauscht werden.

Am Samstag und Sonntag geht es dann in die Entwicklung des Prozesses. Dabei werden die einzelnen Prozessschritte in einzelnen autonomen Einheiten, sogenannten ‚Microbots‘ automatisiert und am Ende wie ein Puzzle zum Gesamtprozess „zusammengesteckt“. Die Entwicklung des Prozesses findet in einem sehr erfahrenen 2-3er Team statt und als Motivation stehen Kaffee und italienische Teigwaren zur Verfügung.

Am kommenden Montag wird dann der automatisierte Use Case vorgestellt und in einem gemeinsamen Workshop das Thema Robotic Process Automation nochmals fundiert aufgegriffen, das Potential besprochen und geplant, wie weiter vorgegangen werden soll.

Soviel zum theoretischen Vorgehensmodell, im Nachfolgenden beschreibe ich anhand von einem Use Case der letzten Wochen, wie ein klassischer Sales Follow Up Prozess an einem Wochenende automatisiert werden kann.

Der Use Case

Nachdem ich die im vorherigen Teil beschriebene Idee an einem Donnerstagnachmittag auf LinkedIn vorgestellt hatte, bekam ich Freitagmorgens schon eine Rückmeldung von Tim Cortinovis, der sehr interessiert war und gerne einen seiner Prozesse übers Wochenende automatisiert haben wollte.

Freitag – Das Vorgespräch, Requirements Engineering & Sign Off

Wie wir herausfanden, befanden wir uns beide zufälligerweise in derselben Stadt, sodass wir auf den Videocall verzichten konnten und uns persönlich zu einem Mittagessen inkl. Projektbesprechung treffen konnten. In dieser Projektbesprechung stellte sich heraus, dass das Ziel die Automatisierung eines Follow Up Prozesses im klassischen Sales sein sollte. Der Ablauf des Prozesses sollte folgendermaßen aussehen:

1. Es wurde eine Visitenkarte mit einem interessanten Kontakt ausgetauscht und via Mail an eine Sammeladresse gesendet.
2. Die Visitenkarte wird ausgelesen und ein Kontakt in Outlook angelegt.
3. Der Kontakt wird anhand seines Namens sowie seines Unternehmens bei LinkedIn und Xing gesucht und wenn gefunden, wird eine Kontaktanfrage.
4. Es wird eine Follow Up Mail an den neuen Kontakt sowie eine Statusmail an Tim versendet.

Dieser Prozess ist gerade für einen PoC sehr interessant, da verschiedenste Systeme involviert sind. Der Roboter muss in Outlook Emails auslesen und Kontakte anlegen, er muss eine Webautomatisierung auf Xing und Linkedin realisieren und er muss zum Schluss noch zwei Emails versenden.

Nachdem der Prozess besprochen wurde und das Essen beendet war, startete die eigentliche Entwicklung am Samstag und Sonntag.

Samstag & Sonntag – Entwicklung der Robotic Process Automation Lösung

Zuerst wurde eine repräsentative Entwicklungsumgebung geschaffen. Es wurde also eine neue Mailadresse eingerichtet und ein Testaccount auf LinkedIn und Xing erstellt. Ein Zugriff auf die Systeme von Tim war in diesem Beispiel nicht erforderlich. Anschließend wurde der Prozess in kleine Teilautomatisierungen aufgeteilt, die für sich unabhängig von den anderen Abschnitten sind.

Dann konnte schon die eigentliche Entwicklung beginnen. Dabei machte insbesondere die Extraktion qualifizierter Daten aus dem Bild einer Visitenkarte Probleme, da es kein standardisiertes Format von Visitenkarten gibt. Jedoch konnten wir mit Hilfe einer API die Daten dennoch extrahieren und qualifiziert zur Verfügung stellen. Am frühen Sonntagnachmittag war die eigentlich Entwicklung des Prozesses abgeschlossen und es war sogar noch Zeit für eine kurze Test & „Get-Well“ Phase. In dieser Phase wird der Prozess auf Herz und Nieren geprüft und „robuster“ gegenüber Sonderfällen gemacht.

Montag – Präsentation & Workshop

Am Montagnachmittag stand dann die Präsentation des Prozesses sowie der Robotic Process Automation-Workshop an. Dazu trafen wir uns noch einmal und schauten uns gemeinsam den laufenden Prozess an und besprachen welche weiteren Potentiale Robotic Process Automation dem Unternehmen bieten kann. Außerdem verwendeten wir den Prozess direkt für einige Visitenkarten, die Tim über das Wochenende gesammelt hat.

Alles in allem war das ein sehr erfolgreiches Wochenende, welches aufgezeigt hat, welches Potential Robotic Process Automation bietet und wie schnell Vorgänge automatisiert werden können! Von kleinen Aufgaben bis zu komplexen Prozessen, Robotic Process Automation kann erheblich Zeit und damit Geld sparen. Ebenfalls hat das Wochenende wieder mal gezeigt, dass Rapid Robotic Process Automation eine Möglichkeit ist, die Technologie für sich und sein Unternehmen besser kennen zu lernen und zu eine Eignung zu evaluieren. 

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.