Automatisierung in der Buchhaltung nimmt zu – Wandel im Rechnungswesen
Future of Work: Jobs im Rechnungswesen zum neidisch werden?
Covid zwingt Unternehmen ihre täglichen Abläufe umzustellen. Automatisierung wird nicht mehr als eine kostspielige und komplizierte Methode angesehen, mit der die Rechnungsprüfer ihren Job verlieren. Stattdessen ist sie eine dringende Notwendigkeit und bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich.
Covid hat zwei Wahrheiten ans Licht gebracht, die Buchhaltungsexperten schon lange vermutet hatten: Erstens waren die altmodischen, manuellen Prozesse, die vor der Pandemie vorherrschten, nicht zweckmäßig und würden einem plötzlichen und schweren Schock des Systems nicht standhalten. Und zweitens waren Buchhaltungsteams, die mit Automatisierung arbeiteten, deutlich besser auf unerwartete Ereignisse vorbereitet.
Index
Automatisierung als Katalysator für Wandel im Rechnungswesen
Wie Buchhaltungsteams von der Automatisierung profitieren:
1. Papier abschaffen, manuelle Prozesse reduzieren
Einer der offensichtlichsten Gründe für eine Investition in die Automatisierung ist die Verringerung des manuellen Aufwands, der mit allen Prozessen verbunden ist. Covid hat diesen lang gehegten Wunsch in eine dringende Priorität verwandelt: Eine Umfrage von Ardent Partners unter Kreditorenbuchhaltern aus dem Jahr 2021 ergab, dass die größten Herausforderungen darin bestehen, dass die Genehmigung von Rechnungen und Zahlungen zu lange dauert, dass die Zahl der Rechnungsausnahmen hoch ist und dass eine Flut von Begleitpapieren anfällt.
Mit der Automatisierung der Rechnungsstellung können Unternehmen die mühsamen und zeitaufwändigen Prozessschritte delegieren. Zum Beispiel indem sie Künstlicher Intelligenz (KI) mit maschinellem Lernen einsetzen, um Rechnungen zu kodieren und zu genehmigen.
Unternehmen können den Grad der Automatisierung flexibel nach oben und unten skalieren. Sie erhalten so die vollständige Kontrolle über alle Prozesse. Eine kurz nach Ausbruch der Pandemie durchgeführte Umfrage ergab, dass 63 Prozent der Unternehmen, die Automatisierung in ihrer Buchhaltung einsetzen, der Meinung waren, die Auswirkungen von COVID gut bewältigt zu haben: Sie konnten nahtlos vom Büro in die Fernarbeit übergehen.
2. Zeit sparen, Fehler reduzieren, Kosten senken
Welche Rechnung erhalten Unternehmen eher: eine, die ausgedruckt und per Post an das Büro geschickt wird, oder eine elektronisch verschickte? Die Antwort ist eindeutig: Elektronische Rechnungen und digitale Prozesse sind nicht nur schnell, sondern auch zuverlässiger als herkömmliche Prozesse, die auf Papierdokumenten basieren.
Mit Cloud-basierter Automatisierung können Kreditorenbuchhaltungsabteilungen alle rechnungs- und zahlungsbezogenen Informationen an einem zentralen und sicheren Ort speichern. Das erleichtert den Datenzugriff sowie den Abruf detaillierter Informationen. Gleichzeitig können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe, Regeln und Einschränkungen anpassen und somit Rechnungen automatisch in die Genehmigungsphase überführen.
Ein weiterer Vorteil ist die höhere Genauigkeit. Gerade wenn es um die Überprüfung der Rechnungsinhalte sowie dem Abgleich mit Bestellungen geht, ist die Automatisierung ein nützliches Werkzeug. Sie verringert den Einfluss des Menschen auf den Prozess, wodurch kostspielige und zeitraubende Rechnungsausnahmen praktisch ausgeschlossen werden.
Unternehmen profitieren auch von Kosteneinsparungen: In einer kürzlich durchgeführten Studie errechnet IOFM, dass die Automatisierung die durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Rechnung von 6,30 US-Dollar auf 1,45 US-Dollar senkt und dass die Rechnungsprüfungsteams die doppelte Anzahl von Rechnungen in der gleichen Zeit bearbeiten können. Andere Erfahrungswerte zeigen noch deutlichere Einsparungen, zum Beispiel, dass die durchschnittlichen Kosten von 11 auf 2 Dollar sinken und die Bearbeitungszeit sich von acht auf drei Tage verkürzt.
3. Buchhaltung in den Mittelpunkt der Unternehmensstrategie rücken
Warum sitzt die Kreditorenabteilung nicht an der Spitze eines Unternehmens? Immerhin ist sie die größte Quelle für den Geldabfluss eines Unternehmens (mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung). Ein Grund dafür ist, dass die Welt seit über zehn Jahren über den strategischen Wert von Big Data und Analysen spricht, aber das an der Buchhaltung scheinbar völlig vorbeigegangen ist.
Das ändert sich jetzt. Wie Jess Scheer, leitender Redakteur beim Institute of Finance and Management (IOFM), betont, wird das Finanzwesen immer strategischer. Laut ihr sind Kreditorenbuchhaltungsteams nicht mehr nur die Leute, die die Rechnungen bezahlen. Sie sind Regulierungsexperten. Sie sind Cash-Manager. Sie müssen mehr Big-Data-Analysen durchführen und sind oft die letzte Verteidigungslinie gegen Betrug.
Bei all dem Gerede über Roboter, die Arbeitsplätze wegnehmen, ist dies ein klares Beispiel dafür, wie die Automatisierung die Bedeutung der Arbeitnehmer erhöht und ihnen Raum für andere verantwortungsvollere und wertschöpfendere Arbeiten schafft. Das wird einen großen Beitrag dazu leisten, einen der größten Kritikpunkte des Berufsstandes zu beseitigen – nämlich, dass sie nicht den Respekt und den Status erhalten, den sie verdienen. Es könnte sich also herausstellen, dass die größte Auswirkung der Automatisierung für Kreditorenbuchhalter eine ist, die man nicht messen kann: mehr Stolz und Zufriedenheit in einer Rolle, die einen echten Unterschied für das Unternehmen macht.
Autor: Jonathan Laverentz, Head of Digital Innovation, Tradeshift
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