A automatização na contabilidade está a aumentar – mudança na contabilidade
Futuro do trabalho: Trabalhos de contabilidade a invejar?
A Covid está a forçar as empresas a alterar os seus processos diários. A automatização já não é vista como uma forma dispendiosa e complicada de os auditores perderem os seus empregos. Em vez disso, é uma necessidade urgente e traz uma multiplicidade de benefícios.
Covid trouxe à luz duas verdades de que os peritos em contabilidade há muito suspeitavam: primeiro, os processos manuais antiquados que prevaleciam antes da pandemia não eram adequados ao objectivo e não resistiriam a um choque súbito e severo para o sistema. E, em segundo lugar, as equipas de contabilidade que trabalhavam com automatização estavam muito melhor preparadas para acontecimentos inesperados.
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A automatização como catalisador de mudança na contabilidade
Como as equipas de contabilidade beneficiam da automatização:
1. Eliminar o papel, reduzir os processos manuais.
Uma das razões mais óbvias para investir na automatização é reduzir o esforço manual associado a todos os processos. Covid transformou este desejo de longa data numa prioridade urgente: Um inquérito realizado em 2021 a profissionais de contas a pagar pela Ardent Partners revelou que os maiores desafios são que as facturas e os pagamentos demoram demasiado tempo a aprovar, que as excepções às facturas são elevadas e que há uma torrente de papelada de apoio.
Ao automatizar a facturação, as empresas podem delegar as tediosas e demoradas etapas do processo. Por exemplo, utilizando inteligência artificial (IA) com aprendizagem de código e aprovação de facturas por máquinas.
As empresas podem escalar de forma flexível o nível de automatização para cima e para baixo. Isto dá-lhes o controlo total sobre todos os processos. Um inquérito realizado pouco depois do surto da pandemia revelou que 63% das empresas que utilizavam a automatização na sua contabilidade consideravam ter lidado bem com o impacto da COVID: Conseguiram uma transição sem problemas do escritório para o trabalho remoto.
2. Poupar tempo, reduzir erros, cortar custos.
Que factura são as empresas mais susceptíveis de receber: uma que é impressa e enviada por correio para o escritório, ou uma que é enviada electronicamente? A resposta é clara: as facturas electrónicas e os processos digitais não só são rápidos, como também mais fiáveis do que os processos tradicionais baseados em documentos em papel.
Com automatização baseada na nuvem, os departamentos de contas a pagar podem armazenar todas as informações relacionadas com facturas e pagamentos num único local central e seguro. Isto facilita o acesso aos dados, bem como a recuperação de informação detalhada. Ao mesmo tempo, as empresas podem personalizar os seus fluxos de trabalho, regras e restrições para mover automaticamente as facturas para a fase de aprovação.
Outra vantagem é uma maior precisão. A automatização é uma ferramenta útil, especialmente quando se trata de verificar o conteúdo da factura e de a reconciliar com os pedidos de compra. Reduz a influência humana no processo, praticamente eliminando excepções dispendiosas e demoradas às facturas.
As empresas também beneficiam da poupança de custos: Num estudo recente, a IOFM calcula que a automatização reduz o custo médio de processamento por factura de $6,30 para $1,45 e que as equipas de auditoria podem processar o dobro do número de facturas no mesmo espaço de tempo. Outros dados empíricos mostram economias ainda mais significativas, por exemplo, custos médios que descem de 11 dólares para 2 dólares e tempo de processamento reduzido de oito para três dias.
3. Colocar a contabilidade no centro da estratégia empresarial.
Porque é que o departamento de contas a pagar não se situa no topo de uma empresa? Afinal de contas, é a maior fonte de saída de dinheiro para uma empresa (para além dos salários). Uma razão é que o mundo tem vindo a falar sobre o valor estratégico dos Grandes Dados e das análises há mais de uma década, mas parece ter passado completamente ao lado da contabilidade.
Isso está agora a mudar. Como Jess Scheer, editor sénior do Instituto de Finanças e Gestão (IOFM), salienta, as finanças estão a tornar-se mais estratégicas. De acordo com ela, as equipas de contas a pagar já não são apenas as pessoas que pagam as contas. São especialistas em regulamentação. Eles são gestores de caixa. Precisam de fazer mais análises de Grandes Dados e são muitas vezes a última linha de defesa contra a fraude.
Para toda a conversa sobre robots que tiram empregos, este é um exemplo claro de como a automatização está a elevar a importância dos trabalhadores e a criar espaço para que estes façam outro trabalho mais responsável e de valor acrescentado. Isto contribuirá muito para eliminar uma das maiores críticas da profissão – o facto de não lhes ser dado o respeito e estatuto que merecem. Assim, pode revelar-se que o maior impacto da automatização dos escriturários de contas a pagar é aquele que não pode ser medido: mais orgulho e satisfação num papel que faz uma verdadeira diferença para o negócio.
Autor: Jonathan Laverentz, Chefe da Inovação Digital, Tradeshift
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