La automatización de la contabilidad va en aumento – cambio en la contabilidad

El futuro del trabajo: ¿trabajos contables que envidiar?

Covid está obligando a las empresas a cambiar sus procesos diarios. La automatización ya no se ve como una forma costosa y complicada de que los auditores pierdan su trabajo. Por el contrario, es una necesidad urgente y aporta multitud de beneficios.

Covid sacó a la luz dos verdades que los expertos en contabilidad sospechaban desde hacía tiempo: en primer lugar, los procesos manuales y anticuados que prevalecían antes de la pandemia no eran adecuados para su propósito y no soportarían una sacudida repentina y grave del sistema. Y en segundo lugar, los equipos contables que trabajaban con la automatización estaban mucho mejor preparados para los imprevistos.

La automatización como catalizador del cambio en la contabilidad

Cómo se benefician los equipos contables de la automatización:

1. Eliminar el papel, reducir los procesos manuales

Una de las razones más obvias para invertir en automatización es reducir el esfuerzo manual asociado a todos los procesos. Covid ha convertido este antiguo deseo en una prioridad urgente: Una encuesta realizada en 2021 por Ardent Partners entre los profesionales de las cuentas por pagar reveló que los mayores retos son que las facturas y los pagos tardan demasiado en aprobarse, que las excepciones a las facturas son elevadas y que hay una avalancha de papeles justificativos.

Al automatizar la facturación, las empresas pueden delegar los tediosos y largos pasos del proceso. Por ejemplo, utilizando la inteligencia artificial (IA) con el aprendizaje automático para codificar y aprobar las facturas.

Las empresas pueden aumentar o disminuir el nivel de automatización de forma flexible. Esto les da un control total sobre todos los procesos. Una encuesta realizada poco después del estallido de la pandemia reveló que el 63% de las empresas que utilizaban la automatización en su contabilidad consideraban que habían afrontado bien el impacto del COVID: Pudieron pasar sin problemas de la oficina al trabajo a distancia.

2. Ahorre tiempo, reduzca errores y reduzca costes

¿Qué factura es más probable que reciban las empresas: una que se imprime y se envía a la oficina por correo, o una que se envía electrónicamente? La respuesta es clara: las facturas electrónicas y los procesos digitales no sólo son rápidos, sino también más fiables que los procesos tradicionales basados en documentos en papel.

Con la automatización basada en la nube, los departamentos de cuentas por pagar pueden almacenar toda la información relacionada con las facturas y los pagos en una ubicación central y segura. Esto facilita el acceso a los datos y la recuperación de información detallada. Al mismo tiempo, las empresas pueden personalizar sus flujos de trabajo, reglas y restricciones para pasar automáticamente las facturas a la fase de aprobación.

Otra ventaja es la mayor precisión. La automatización es una herramienta útil, especialmente cuando se trata de comprobar el contenido de las facturas y conciliarlo con las órdenes de compra. Reduce la influencia humana en el proceso, eliminando prácticamente las costosas y lentas excepciones a las facturas.

Las empresas también se benefician del ahorro de costes: En un estudio reciente, el IOFM calcula que la automatización reduce el coste medio de procesamiento por factura de 6,30 a 1,45 dólares y que los equipos de auditoría pueden procesar el doble de facturas en el mismo tiempo. Otros datos empíricos muestran un ahorro aún más significativo, por ejemplo, que los costes medios bajan de 11 a 2 dólares y el tiempo de tramitación se reduce de ocho a tres días.

3. Poner la contabilidad en el centro de la estrategia empresarial

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¿Por qué el departamento de cuentas por pagar no está en la cima de una empresa? Al fin y al cabo, es la mayor fuente de salida de efectivo de una empresa (a excepción de las nóminas). Una de las razones es que el mundo lleva más de una década hablando del valor estratégico del Big Data y la analítica, pero parece que ha pasado completamente por alto el departamento de contabilidad.

Esto está cambiando. Como señala Jess Scheer, redactor jefe del Instituto de Finanzas y Gestión (IOFM), las finanzas son cada vez más estratégicas. Según ella, los equipos de cuentas por pagar ya no son sólo las personas que pagan las facturas. Son expertos en regulación. Son gestores de efectivo. Necesitan hacer más análisis de Big Data y suelen ser la última línea de defensa contra el fraude.

A pesar de todo lo que se dice sobre que los robots se llevan los puestos de trabajo, este es un claro ejemplo de cómo la automatización está elevando la importancia de los trabajadores y haciéndoles un hueco para realizar otras tareas más responsables y de mayor valor añadido. Esto contribuirá en gran medida a eliminar una de las mayores críticas a la profesión: que no se les da el respeto y el estatus que merecen. Así que podría resultar que el mayor impacto de la automatización para los empleados de cuentas por pagar es uno que no puede ser medido: más orgullo y satisfacción en un papel que hace una diferencia real para el negocio.

Autor: Jonathan Laverentz, Director de Innovación Digital, Tradeshift

Tradeshift ist im Bereich E-Invoicing und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sowie im Bereich B2B-Marktplätze und Zugang zu Lieferantenfinanzierung tätig. Seine Cloud-basierte Plattform unterstützt Einkäufer und Lieferanten, den Einkauf und die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren sowie die Arbeitsabläufe in Beschaffung und der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und schnell zu skalieren. Das Tradeshift-Netzwerk umfasst eine schnell wachsende Gemeinschaft von Einkäufern und Lieferanten, die in mehr als 190 Ländern tätig sind. Weitere Informationen: Tradeshift.com/de

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