L’automatisation de la comptabilité prend de l’ampleur – Mutation de la comptabilité
Future of Work : des emplois dans la comptabilité à faire pâlir d'envie ?
Covid oblige les entreprises à modifier leurs processus quotidiens. L’automatisation n’est plus considérée comme une méthode coûteuse et compliquée qui fait perdre leur emploi aux auditeurs. Au lieu de cela, elle est devenue une nécessité urgente et présente de nombreux avantages.
Covid a mis en lumière deux vérités que les experts comptables soupçonnaient depuis longtemps : premièrement, les processus manuels à l’ancienne qui prévalaient avant la pandémie n’étaient pas adaptés et ne résisteraient pas à un choc soudain et sévère du système. Et deuxièmement, les équipes comptables qui travaillaient avec l’automatisation étaient nettement mieux préparées aux événements inattendus.
Index
L’automatisation comme catalyseur du changement dans la comptabilité
Comment les équipes comptables tirent profit de l’automatisation :
1. Supprimer le papier, réduire les processus manuels
L’une des raisons les plus évidentes d’investir dans l’automatisation est de réduire la charge de travail manuel associée à tous les processus. Covid a transformé ce souhait de longue date en une priorité urgente : Une enquête menée par Ardent Partners auprès de comptables fournisseurs en 2021 a révélé que les principaux défis étaient la lenteur de l’approbation des factures et des paiements, le nombre élevé d’exceptions de facturation et l’avalanche de documents d’accompagnement.
En automatisant la facturation, les entreprises peuvent déléguer les étapes fastidieuses et chronophages du processus. Par exemple, en utilisant l’intelligence artificielle (IA) avec l’apprentissage automatique pour coder et approuver les factures.
Les entreprises peuvent faire évoluer le niveau d’automatisation vers le haut et vers le bas de manière flexible. Elles obtiennent ainsi un contrôle total de tous les processus. Une enquête menée peu après le début de la pandémie a révélé que 63 % des entreprises utilisant l’automatisation dans leur comptabilité estimaient avoir bien géré l’impact de COVID : Elles ont pu passer sans transition du bureau au travail à distance.
2. Gagner du temps, réduire les erreurs, diminuer les coûts
Quelle facture les entreprises ont-elles le plus de chances de recevoir : une facture imprimée et envoyée par courrier au bureau ou une facture envoyée par voie électronique ? La réponse est claire : les factures électroniques et les processus numériques sont non seulement rapides, mais aussi plus fiables que les processus traditionnels basés sur des documents papier.
Grâce à l’automatisation basée sur le cloud, les services de comptabilité fournisseurs peuvent stocker toutes les informations liées aux factures et aux paiements dans un endroit central et sécurisé. Cela facilite l’accès aux données ainsi que la récupération d’informations détaillées. Parallèlement, les entreprises peuvent adapter leurs flux de travail, leurs règles et leurs restrictions et ainsi faire passer automatiquement les factures en phase d’approbation.
Un autre avantage est la précision accrue. L’automatisation est un outil utile, notamment lorsqu’il s’agit de vérifier le contenu des factures et de les comparer aux commandes. Elle réduit l’influence de l’homme sur le processus, ce qui élimine pratiquement les exceptions de facturation coûteuses et chronophages.
Les entreprises bénéficient également d’une réduction des coûts : Dans une étude récente, l’IOFM calcule que l’automatisation réduit le coût moyen de traitement par facture de 6,30 dollars à 1,45 dollar et que les équipes de vérification des factures peuvent traiter deux fois plus de factures dans le même temps. D’autres expériences montrent des économies encore plus significatives, par exemple que le coût moyen passe de 11 à 2 dollars et que le temps de traitement passe de huit à trois jours.
3. Placer la comptabilité au centre de la stratégie de l’entreprise
Pourquoi le service des comptes fournisseurs ne se trouve-t-il pas au sommet de l’entreprise ? Après tout, c’est la plus grande source de sortie d’argent d’une entreprise (à l’exception de la paie). L’une des raisons est que le monde parle depuis plus de dix ans de la valeur stratégique du big data et de l’analyse, mais que cela semble être passé complètement à côté de la comptabilité.
Cela est en train de changer. Comme le souligne Jess Scheer, rédacteur en chef de l’Institute of Finance and Management (IOFM), la finance devient de plus en plus stratégique. Selon elle, les équipes de comptabilité fournisseurs ne sont plus seulement des personnes qui paient les factures. Ce sont des experts en réglementation. Ce sont des gestionnaires de trésorerie. Ils doivent effectuer davantage d’analyses de big data et sont souvent la dernière ligne de défense contre la fraude.
Avec tous les discours sur les robots qui prennent des emplois, c’est un exemple clair de la façon dont l’automatisation augmente l’importance des travailleurs et leur laisse de la place pour d’autres travaux plus responsables et à plus forte valeur ajoutée. Cela contribuera grandement à éliminer l’une des principales critiques de la profession, à savoir qu’ils ne reçoivent pas le respect et le statut qu’ils méritent. Il pourrait donc s’avérer que le plus grand impact de l’automatisation pour les comptables fournisseurs est un impact qui ne peut pas être mesuré : une plus grande fierté et une plus grande satisfaction dans un rôle qui fait une réelle différence pour l’entreprise.
Auteur : Jonathan Laverentz, responsable de l’innovation numérique, Tradeshift
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