Автоматизацията в счетоводството се разраства – промяна в счетоводството

Бъдещето на работата: Работни места в счетоводството, на които да завиждаме?

Covid принуждава компаниите да променят ежедневните си процеси. Автоматизацията вече не се разглежда като скъп и сложен начин одиторите да загубят работата си. Напротив, тя е неотложна необходимост и носи множество ползи.

Covid разкри две истини, за които счетоводните експерти отдавна подозираха: първо, старомодните ръчни процеси, които преобладаваха преди пандемията, не бяха подходящи за целта и нямаше да издържат на внезапен и силен шок в системата. И второ, счетоводните екипи, които работят с автоматизация, са много по-добре подготвени за неочаквани събития.

Автоматизацията като катализатор на промените в счетоводството

Как счетоводните екипи се възползват от автоматизацията:

1. Премахване на хартията, намаляване на ръчните процеси

Една от най-очевидните причини да инвестирате в автоматизация е да намалите ръчните усилия, свързани с всички процеси. Covid превърна това отдавнашно желание в неотложен приоритет: Проучване на Ardent Partners от 2021 г. сред професионалисти в областта на счетоводните задължения установи, че най-големите предизвикателства са, че одобряването на фактурите и плащанията отнема твърде много време, че изключенията по фактурите са многобройни и че има голям брой оправдателни документи.

Чрез автоматизиране на фактурирането компаниите могат да делегират досадните и отнемащи време стъпки на процеса. Например чрез използване на изкуствен интелект (AI) с машинно обучение за кодиране и одобряване на фактури.

Компаниите могат гъвкаво да увеличават и намаляват нивото на автоматизация. Това им дава пълен контрол върху всички процеси. Проучване, проведено малко след избухването на пандемията, установи, че 63% от компаниите, използващи автоматизация в счетоводството си, смятат, че са се справили добре с въздействието на COVID: Те успяха да преминат безпроблемно от офис към дистанционна работа.

2. Пестене на време, намаляване на грешките и намаляване на разходите

Коя фактура е по-вероятно да бъде получена от предприятията: тази, която е разпечатана и изпратена до офиса по пощата, или тази, която е изпратена по електронен път? Отговорът е ясен: електронните фактури и цифровите процеси са не само бързи, но и по-надеждни от традиционните процеси, базирани на хартиени документи.

Благодарение на автоматизацията в облака отделите за задължения могат да съхраняват цялата информация, свързана с фактурите и плащанията, на едно централно и сигурно място. Това улеснява достъпа до данните и извличането на подробна информация. В същото време компаниите могат да персонализират работните си процеси, правилата и ограниченията, за да преминат автоматично към етап на одобрение на фактурите.

Друго предимство е по-голямата точност. Автоматизацията е полезен инструмент, особено когато става въпрос за проверка на съдържанието на фактурите и съгласуването им с поръчките за покупка. Тя намалява човешкото влияние върху процеса, като на практика елиминира скъпоструващите и отнемащи време изключения от фактурите.

Дружествата се възползват и от икономии на разходи: В неотдавнашно проучване IOFM изчислява, че автоматизацията намалява средните разходи за обработка на една фактура от 6,30 долара на 1,45 долара и че одиторските екипи могат да обработват два пъти повече фактури за същото време. Други емпирични данни показват още по-значителни икономии, например, че средните разходи намаляват от 11 на 2 долара, а времето за обработка се съкращава от осем на три дни.

3. Поставяне на счетоводството в центъра на бизнес стратегията

Защо отделът за счетоводни задължения не е начело на компанията? В края на краищата това е най-големият източник на парични потоци за компанията (с изключение на заплатите). Една от причините за това е, че светът говори за стратегическата стойност на големите данни и анализите от повече от десетилетие, но изглежда, че те напълно са заобиколили счетоводния отдел.

Това вече се променя. Както посочва Джес Шер (Jess Scheer), старши редактор в Института по финанси и мениджмънт (IOFM), финансите стават все по-стратегически. Според нея екипите по счетоводни задължения вече не са само хората, които плащат сметките. Те са експерти в областта на нормативната уредба. Те управляват парични средства. Те трябва да извършват повече анализи на големи данни и често са последната линия на защита срещу измами.

Въпреки всички приказки за това, че роботите отнемат работни места, това е ясен пример за това как автоматизацията повишава значението на работниците и им дава възможност да извършват друга, по-отговорна работа с добавена стойност. Това ще допринесе за премахване на една от най-големите критики към професията – че не се ползва с уважението и статута, които заслужава. Така че може да се окаже, че най-големият ефект от автоматизацията за служителите, отговарящи за счетоводните задължения, е този, който не може да бъде измерен: повече гордост и удовлетворение от ролята, която има реално значение за бизнеса.

Автор: Джонатан Лаверенц (Jonathan Laverentz), ръководител на отдела за цифрови иновации, Tradeshift

Tradeshift ist im Bereich E-Invoicing und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sowie im Bereich B2B-Marktplätze und Zugang zu Lieferantenfinanzierung tätig. Seine Cloud-basierte Plattform unterstützt Einkäufer und Lieferanten, den Einkauf und die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren sowie die Arbeitsabläufe in Beschaffung und der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren und schnell zu skalieren. Das Tradeshift-Netzwerk umfasst eine schnell wachsende Gemeinschaft von Einkäufern und Lieferanten, die in mehr als 190 Ländern tätig sind. Weitere Informationen: Tradeshift.com/de

Comments are closed.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More