50:50 – Motivation im Home Office ist sowohl Sache der Mitarbeitenden als auch der Führungskräfte
Wie es gelingt sich selbst und die Mitarbeitenden im Home Office zu motivieren
Um sich selbst motivieren zu können, benötigen Mitarbeiter ein hohes Maß an Selbstorganisation. Außerdem ist im Idealfall ein möglichst störungsfreies Umfeld hilfreich. Auch die individuellen Stärken haben viel damit zu tun, wie gut uns die Eigenmotivation im Home Office gelingt. Längst kein Geheimnis: Motivation ist der Schlüssel zur Zielerreichung und zur psychischen Gesundheit (nicht nur) im Home Office.
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1/3 unserer Lebenszeit ist Arbeit
Im beruflichen Kontext verbringen wir rund 1/3 unserer gesamten Lebenszeit. Nur der Schlaf „kostet“ in der Regel mehr Zeit. Da verwundert es nicht, dass soziale Interaktionen einen großen Stellenwert am Arbeitsplatz einnehmen. Ein motivierendes Arbeitsumfeld steht somit im direkten Zusammenhang mit unserer Arbeitsleistung.
Motivation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Homeoffice
Früher war es normal, das Haus zu verlassen und zur Arbeit zu gehen. Inzwischen beschränkt sich bei vielen der Arbeitsplatz – zumindest zeitweise – physisch auf die eigenen 4 Wände. In der Pandemie war eines der größten Themen, dass dadurch die sozialen Kontakte fehlen – immer wieder hört man von „Isolation“ oder „Vereinsamung“ im Home Office.
Spannend wird in diesem Zusammenhang das Thema Motivation. Hieß es doch oft in der Managementliteratur, dass die Führungskraft dafür zuständig ist, die Mitarbeitenden zu motivieren. Genauso häufig wurde jedoch an dieser Aussage gezweifelt. Vermutlich liegt die Wahrheit wie so oft in der Mitte. Fakt ist, dass die wenigsten Mitarbeitenden und Führungskräfte einfach „einen Schalter umlegen können“ und im Home Office 1:1 so arbeiten (können) wie am Firmenstandort.
Um sich selbst zu motivieren, braucht man ein hohes Maß an Selbstorganisation, im Idealfall ein möglichst störungsfreies Umfeld. Zudem Aufgaben, die sinnvoll und wertstiftend sind. Auch die persönlichen Stärken haben viel damit zu tun, wie gut uns die Eigenmotivation im Home Office gelingt. Und Motivation ist der Schlüssel zur Zielerreichung und zur psychischen Gesundheit – nicht nur im Home Office.
Produktivitäts- und Motivationsbremsen im Home Office erkennen
Die technische Ausstattung und die digitale Reife des Unternehmens, aber auch des einzelnen Mitarbeiters haben einen hohen Einfluss auf Produktivität und Motivation. Immer noch gibt es Unternehmen, die Mitarbeitenden im Home Office kein vernünftiges Equipment zur Verfügung stellen. Und nicht in jedem Zuhause sind die räumlichen Voraussetzungen gegeben. Manch einer dümpelt noch immer am Küchentisch mit dem Laptop vor sich hin. Die Ausführung der Arbeit und die Beteiligung an Teammeetings wird dann mühsam. Unterschätzt werden hier die Auswirkungen auf die Motivation. Kommt noch eine schlechte Internetverbindung dazu, braucht der Mitarbeitende für Vorgänge, die am Firmenstandort 5 Minuten dauern nun vielleicht 20. Das frustriert unnötig.
Software sinnvoll einsetzen und verbindliche Spielregeln aufstellen
Ein weiteres Thema ist die eingesetzte Software und deren Nutzung. Welche Tools stehen zur Verfügung, um vernünftige Informationsstrukturen aufzubauen? Wie gut sind die Mitarbeitenden für den Einsatz der Programme geschult? Pragmatische Fragen, die zu klären sind. Was immer weider vergessen wird, sind Absprachen und Spielregeln innerhalb des Team. Andere Abläufe erfordern neue Absprachen. Wer informiert wie (Medium, Taktung) und worüber? Wo kann jeder Einblick auf die aktuelle Zielerreichung nehmen? Wo bekommt das Teammitglied Unterstützung, was muss abgestimmt werden? Unsicherheiten und Unklarheiten führen zu Missverständnissen. Und die werden im virtuellen Miteinander leider meist viel zu spät erkannt.
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Wie die eigene Motivation beeinflussen?
Alles Einstellungssache: Abhängig davon, welche persönlichen Stärken dominant sind, verhalten wir uns. Unsere Stärken bestimmen was wir brauchen, um motiviert und mit Elan in der „Isolation“ des Home Office an Aufgaben heranzugehen. Und wie es gelingen kann, die Motivation über den Tag hinweg hochzuhalten. Wenn ein Mensch den sozialen Austausch braucht, dann wird dieses Bedürfnis am Standort in der Regel automatisch bedient. Spätestens an der Kaffeemaschine. Im Home Office ist das anders. Es hilft nicht frustriert darauf zu hoffen, dass die Kollegin am anderen Ende der Internetverbindung merkt, dass ich gerade Gesprächsbedarf habe.
Eigenverantwortung ist das Zauberwort: Das heißt jeder ist selbst dafür verantwortlich den Kollegen oder die Chefin proaktiv zu kontaktieren. Sich das zu holen, was man braucht, um gut arbeiten zu können. Anders ist das dagegen bei einem Menschen, der gerne ungestört an Themen arbeitet und sich die Motivation aus dem eigenen Fortschritten zieht. Hier ist es hilfreich im Team klar zu kommunizieren, wann man deswegen ggfs. nicht erreichbar ist und wann man gerne „stören“ darf. Die Auseinandersetzung mit sich selbst, den Bedürfnissen, den eigenen Stärken, aber auch denen der anderen Teammitglieder hat großen Einfluss auf die eigene Motivation.
Eigenverantwortung wahrnehmen
Einer der häufigsten Fehler ist es, Situationen und Emotionen als gegeben hinzunehmen. Sich zurückzuziehen in ein Schneckenhaus und darauf zu hoffen, dass einem ein anderer aus dem Team helfen wird. Proaktiv und lösungsorientiert die Kommunikation suchen. Das ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Zusammenarbeit und Motivation im Home Office.
Tagesstruktur optimieren für mehr Motivation im Home Office
Wer das Haus verlässt um ins Büro zu fahren, folgt automatisch einer Routine, die Struktur und somit Halt gibt. Man kleidet sich bewusst und bereitet sich mental auf die Herausforderungen des Tages vor. Das entfällt gern, wenn der Arbeitsweg sich auf den Wechsel vom Schlafzimmer über das Badezimmer zum Arbeitsplatz beschränkt. Der Übergang von Privaten zum Beruflichen ist fließend. Die Grenzen verschwimmen.
Manchen Menschen fällt es nach getaner Arbeit im Home Office deutlich schwerer abzuschalten und die Arbeit hinter sich zu lassen. Deshalb ist es von Vorteil, sich genauso klare Arbeitszeiten zu planen und bewusst den Tag abzuschließen. Erholungsphasen sind wichtig für die Gesundheit und das Auftanken der Motivation. Da die Anzahl der virtuellen Meetings deutlich angestiegen ist, fällt es oft schwerer die auflaufenden Aufgaben abzuarbeiten. Leicht steigt gegen Ende des Arbeitstages der Stresslevel, weil noch so viel zu tun ist.
Dem kann man vorbeugen, indem man sich einen guten Wochen- und Tagesplan schafft, der an den Zielen orientiert ist. Außerdem tut es der Motivation ungemein gut, wenn Aufgaben abgehakt werden können. Hilfreich für die eigene Motivation ist es zudem, am Ende des Tages den nächsten zu planen und die Erfolge des vergangenen Arbeitstages zu würdigen.
Ablenkungen reduzieren und Fokusarbeitszeit definieren
Unser Alltag ist geprägt von Ablenkungen. Hier kommt eine Mail, dort eine SMS oder ein Anruf. Parallel läuft der Chat in MS Teams oder ein neuer Eintrag auf der Projektpinnwand. Und lassen uns die Medien kurz durchatmen, springt die Katze auf den Schoß. Oder die Nachbarn meinen man hat Zeit für ein bisschen Small Talk, weil man ja eh zuhause und nicht im Büro ist. Das sind nur ein paar Beispiele, die unsere Aufmerksamkeit vom Erledigen wichtiger Aufgaben ablenken. Hier hilft es sich ein möglichst störungsfreies Umfeld zu schaffen. Und etwas Mut zur Lücke: Die Benachrichtigungen abschalten, wenn Konzentration ansteht. Das Gehirn benötigt eine Warmlaufphase, wenn wir uns in Aufgaben vertiefen möchten. Jede Störung macht den Flow zunichte.
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft
Kleine Belohnungen für erledigte Aufgaben erhalten die Motivation. Wichtig ist, die kleinen Erfolge für sich selbst sichtbar zu machen. Die Kundenbeschwerde endlich erfolgreich gemanagt? Der Kunde ist zufrieden und hat eine gute Bewertung für die Problemlösung hinterlassen? Na wenn das kein Grund ist, sich etwas zu gönnen, was dann? Wichtig ist, dass das Gehirn das positive Erlebnis abspeichert und wir den nächsten Fall deutlich motivierter angehen können. Die Art der Belohnung ist dabei zweitrangig. Denn Belohnung ist ebenso wie Motivation sehr individuell.
4 Punkte um ein motivierendes Home-Office-Umfeld zu schaffen
1. Strukturen schaffen und effektives Zusammenarbeiten ermöglichen
Tools für den Austausch bereitstellen. Hier eignen sich Kollaboration-Tools für synchrone und asynchrone Zusammenarbeit. An einem zentralen Ort müssen alle Dokumente und Informationen für alle jederzeit abrufbar und auffindbar sein. Ebenso wie gemeinsame oder gut gepflegte Kalender, um Erreichbarkeiten und Abwesenheiten zu visualisieren. Elemente aus dem agilen Arbeiten können ebenso hilfreich sein. Ein Beispiel ist das Daily Stand-up. Zur vereinbarten Zeit treffen sich alle Teammitglieder virtuell im Meetingraum. 15 Minuten für Stimmung, Tagesziele, besondere Herausforderungen und wichtige Infos, Unterstützungsbedarf. Kurz, knackig, prägnant.
2. Ziele und Zielerreichung visualisieren
Was ist unsere Rolle im Unternehmen? Warum gibt es uns? Was tragen wir bei? Diese Fragen sind elementar für die Motivation in einem Team. Wichtig deshalb: Die Vision/strategische Ausrichtung und die konkreten Ziele des eigenen Bereiches für alle transparent machen. Darüber hinaus den kollektiven Fortschritt auf dem Weg zu Zielerreichung visualisieren.
3. Die persönliche Begegnung ermöglichen/fördern
Raum für die Menschen im Team schaffen. Bewährt haben sich ungezwungene Kaffee-Meet-ups oder Teamlunches: Jeder der zur vereinbarten Zeit kann, kommt mit einer Tasse Tee/Kaffee oder einem Snack ins Meeting. Wichtige Regel: Keine inhaltlichen Diskussionen, keine Agenda. Es geht einzig um den sozialen Austausch, das gemeinsame Lachen. Der Raum für Persönliches.
4. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
Die Führungskraft sollte sicherstellen, dass sie einen regelmäßigen Kontakt zu allen Teammitgliedern pflegt und ein Gespür dafür bekommt, wo die Menschen stehen. Kommunikation ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn alle im Home Office sitzen. Dabei kommt es sowohl auf die Kontakthäufigkeit, als auch auf die Qualität der Kontaktpunkte an. Virtuell Präsenz zu zeigen bedeutet aktiv den Kontakt zu suchen, Fragen zu stellen und gut zuzuhören.
Gemeinsam ist man nicht alleine
Die Motivation im Home Office ist beides: Einzelaufgabe und Gemeinschaftsprojekt. Kolleginnen, Chef und das eigene Verhalten sorgen dafür, ob wir im Home Office gut arbeiten können, oder doch besser im Büro aufgehoben sind.
Dazu empfehle ich noch folgenden Artikel: Mitarbeiter im Home Office – Begleiten und Coaching ist Führungsaufgabe!
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