50:50 – La motivation dans le bureau à domicile est autant l’affaire des employés que des dirigeants
Comment te motiver et motiver tes employés au bureau à domicile ?
Pour pouvoir se motiver eux-mêmes, les employés ont besoin d’un haut niveau d’auto-organisation. En outre, dans l’idéal, un environnement aussi peu perturbé que possible est utile. Les points forts individuels ont également beaucoup à voir avec la manière dont nous réussissons à nous motiver dans le bureau à domicile. Ce n’est plus un secret : la motivation est la clé de la réalisation des objectifs et de la santé mentale (pas seulement) dans le bureau à domicile.
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1/3 de notre temps de vie est consacré au travail
Dans le contexte professionnel, nous passons environ 1/3 de notre temps de vie total. Seul le sommeil « coûte » généralement plus de temps. Il n’est donc pas étonnant que les interactions sociales occupent une place importante sur le lieu de travail. Un environnement de travail motivant est donc directement lié à notre performance au travail.
La motivation est un facteur de réussite décisif dans le travail à domicile.
Auparavant, il était normal de quitter la maison pour aller travailler. Aujourd’hui, pour beaucoup, le lieu de travail se limite physiquement – du moins temporairement – à ses quatre murs. Lors de la pandémie, l’un des plus grands thèmes était le manque de contacts sociaux qui en résulte – on entend toujours parler d' »isolement » ou de « solitude » dans le bureau à domicile.
Dans ce contexte, le thème de la motivation devient passionnant. Dans la littérature sur le management, il est souvent dit que le manager est responsable de la motivation de ses collaborateurs. Mais tout aussi souvent, cette affirmation a été mise en doute. Probablement que la vérité se trouve, comme souvent, au milieu. Le fait est que peu d’employés et de cadres peuvent simplement « appuyer sur un bouton » et travailler à domicile 1:1 comme au bureau.
Pour se motiver, il faut un haut niveau d’organisation personnelle, idéalement un environnement le moins perturbé possible. De plus, les tâches sont utiles et valorisantes. Les points forts personnels ont également beaucoup à voir avec la manière dont nous réussissons à nous motiver dans le bureau à domicile. Et la motivation est la clé de la réalisation des objectifs et de la santé mentale – et pas seulement dans le home office.
Identifier les freins à la productivité et à la motivation dans le home office
L’équipement technique et la maturité numérique de l’entreprise, mais aussi de l’employé individuel, ont une grande influence sur la productivité et la motivation. Il y a encore des entreprises qui ne fournissent pas d’équipement adéquat aux collaborateurs travaillant à domicile. Et les conditions spatiales ne sont pas toujours réunies à la maison. Certains traînent encore sur la table de la cuisine avec leur ordinateur portable. La réalisation du travail et la participation aux réunions d’équipe deviennent alors pénibles. Les effets sur la motivation sont sous-estimés. Si l’on ajoute à cela une mauvaise connexion Internet, l’employé peut avoir besoin de 20 minutes pour effectuer des tâches qui prenaient 5 minutes au siège de l’entreprise.
Utiliser les logiciels à bon escient et établir des règles du jeu contraignantes
Un autre sujet est le logiciel utilisé et son utilisation. Quels outils sont disponibles pour construire des structures d’information raisonnables ? Dans quelle mesure les collaborateurs sont-ils formés à l’utilisation des programmes ? Des questions pragmatiques qui doivent être résolues. Ce que l’on oublie toujours, ce sont les accords et les règles du jeu au sein de l’équipe. D’autres processus nécessitent de nouveaux accords. Qui informe comment (média, rythme) et sur quoi ? Où chacun peut-il se rendre compte de la réalisation actuelle des objectifs ? Où le membre de l’équipe reçoit-il du soutien, que faut-il coordonner ? Les incertitudes et le manque de clarté entraînent des malentendus. Et malheureusement, ils sont souvent reconnus trop tard dans la collaboration virtuelle.
A ce sujet : 88+ outils pour les entreprises, le bureau à domicile et le travail à distance et 8 outils open source pour le bureau à domicile et le travail à distance.
Comment influencer sa propre motivation ?
Tout est une question d’attitude : nous nous comportons en fonction de nos forces personnelles dominantes. Nos points forts déterminent ce dont nous avons besoin pour être motivés et avoir de l’élan dans l' »isolement » du bureau à domicile. Et comment réussir à maintenir la motivation tout au long de la journée. Si une personne a besoin d’un échange social, ce besoin est en général automatiquement satisfait sur le lieu de travail. Au plus tard à la machine à café. Dans le bureau à domicile, c’est différent. Il n’est pas utile de se sentir frustré en espérant que le collègue à l’autre bout de la connexion Internet remarque que j’ai besoin de parler.
La responsabilité personnelle est le mot magique : cela signifie que chacun est responsable de contacter son collègue ou son patron de manière proactive. Obtenir ce dont on a besoin pour bien travailler. Il en va autrement pour une personne qui aime travailler sur des sujets sans être dérangée et qui tire sa motivation de ses propres progrès. Dans ce cas, il est utile de communiquer clairement à l’équipe quand on n’est pas disponible et quand on peut « déranger ». La confrontation avec soi-même, ses besoins, ses propres points forts mais aussi ceux des autres membres de l’équipe a une grande influence sur la motivation personnelle.
Assumer sa propre responsabilité
L’une des erreurs les plus fréquentes est de prendre les situations et les émotions pour acquises. Se retirer dans une coquille en espérant qu’un autre membre de l’équipe t’aidera. Chercher la communication de manière proactive et orientée vers la solution. C’est un facteur important pour une collaboration réussie et la motivation dans le bureau à domicile.
Optimiser la structure de la journée pour plus de motivation dans le bureau à domicile
Celui qui quitte la maison pour aller au bureau suit automatiquement une routine qui donne une structure et donc un soutien. On s’habille consciemment et on se prépare mentalement aux défis de la journée. Cela disparaît volontiers lorsque le trajet se limite au passage de la chambre à coucher au lieu de travail en passant par la salle de bain. La transition entre le privé et le professionnel est fluide. Les frontières s’estompent.
Pour certaines personnes, il est beaucoup plus difficile de se déconnecter et de laisser le travail derrière soi après avoir terminé leur travail à la maison. C’est pourquoi il est avantageux de planifier des horaires de travail tout aussi clairs et de terminer la journée en toute conscience. Les phases de récupération sont importantes pour la santé et la motivation. Comme le nombre de réunions virtuelles a considérablement augmenté, il est souvent plus difficile de traiter les tâches qui s’accumulent. Le niveau de stress augmente facilement à la fin de la journée de travail, car il reste encore beaucoup à faire.
Tu peux éviter cela en créant un bon plan hebdomadaire et quotidien qui est orienté vers les objectifs. En outre, le fait de pouvoir cocher des tâches est très bon pour la motivation. Il est également utile pour la motivation de planifier la journée suivante à la fin de la journée et d’apprécier les succès de la journée de travail précédente.
Réduire les distractions et définir un temps de travail ciblé
Notre quotidien est marqué par des distractions. Ici un mail, là un SMS ou un appel. En parallèle, il y a le chat dans MS Teams ou une nouvelle entrée sur le tableau d’affichage du projet. Et si les médias nous laissent respirer un instant, le chat saute sur nos genoux. Ou les voisins pensent que tu as le temps de parler un peu, parce que tu es à la maison et non au bureau. Ce ne sont que quelques exemples qui détournent notre attention de la réalisation de tâches importantes. Dans ce cas, il est utile de créer un environnement le moins perturbant possible. Et un peu de courage pour faire une pause : Désactiver les notifications lorsqu’il faut se concentrer. Le cerveau a besoin d’une phase d’échauffement lorsque nous voulons nous plonger dans les tâches. Toute perturbation annule le flow.
Les petits cadeaux entretiennent l’amitié
Les petites récompenses pour les tâches accomplies maintiennent la motivation. Il est important de rendre les petites réussites visibles pour soi-même. La plainte du client enfin gérée avec succès ? Le client est satisfait et a laissé une bonne évaluation pour la résolution du problème ? Eh bien, si ce n’est pas une raison pour se faire plaisir, alors quoi ? L’important est que le cerveau enregistre l’expérience positive et que nous puissions aborder le cas suivant avec beaucoup plus de motivation. Le type de récompense est ici secondaire. Car la récompense, tout comme la motivation, est très individuelle.
4 points pour créer un environnement de bureau à domicile motivant
1. Créer des structures et permettre une collaboration efficace
Mettre à disposition des outils pour l’échange. Les outils de collaboration conviennent ici pour une collaboration synchrone et asynchrone. Dans un lieu central, tous les documents et informations doivent pouvoir être consultés et trouvés par tous à tout moment. De même que des calendriers communs ou bien entretenus pour visualiser les disponibilités et les absences. Les éléments du travail agile peuvent également être utiles. Un exemple est le daily stand-up. A l’heure convenue, tous les membres de l’équipe se retrouvent virtuellement dans la salle de réunion. 15 minutes pour l’humeur, les objectifs du jour, les défis particuliers et les informations importantes, le besoin de soutien. Court, percutant, concis.
2. Visualiser les objectifs et la réalisation des objectifs
Quel est notre rôle dans l’entreprise ? Pourquoi existons-nous ? Quelle est notre contribution ? Ces questions sont élémentaires pour la motivation dans une équipe. Il est donc important de rendre la vision/l’orientation stratégique et les objectifs concrets de ton domaine transparents pour tous. En outre, visualiser les progrès collectifs sur la voie de la réalisation des objectifs.
3. Permettre/encourager la rencontre personnelle
Créer un espace pour les personnes de l’équipe. Les réunions informelles autour d’un café ou les déjeuners d’équipe ont fait leurs preuves : tous ceux qui le peuvent à l’heure convenue viennent à la réunion avec une tasse de thé/café ou un snack. Règle importante : pas de discussion sur le contenu, pas d’ordre du jour. Il s’agit uniquement d’un échange social, de rire ensemble. L’espace pour les choses personnelles.
4. Communication, communication, communication
Le manager doit s’assurer d’entretenir un contact régulier avec tous les membres de l’équipe et de sentir où se trouvent les gens. La communication est la clé de voûte lorsque tout le monde est assis dans le bureau à domicile. La fréquence des contacts ainsi que la qualité des points de contact sont importants. Être présent virtuellement signifie chercher activement le contact, poser des questions et bien écouter.
Ensemble, on n’est pas seul
La motivation dans le bureau à domicile est à la fois une tâche individuelle et un projet collectif. Les collègues, le patron et notre propre comportement déterminent si nous pouvons bien travailler dans le bureau à domicile ou si nous sommes mieux au bureau.
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