50:50 – A motivação no escritório em casa é uma questão tanto para os empregados como para os gestores

1/3 da nossa vida é trabalho

Passamos cerca de 1/3 do nosso tempo de vida num contexto profissional. Só o sono “custa” mais tempo. Por isso, não é surpreendente que as interacções sociais sejam de grande importância no local de trabalho. Um ambiente de trabalho motivador está, portanto, diretamente relacionado com o nosso desempenho profissional.

A motivação é um fator de sucesso crucial no escritório em casa

Antigamente, era normal sair de casa e ir trabalhar. Agora, para muitos, o local de trabalho está fisicamente confinado – pelo menos temporariamente – às suas próprias quatro paredes. Na pandemia, um dos maiores problemas foi a falta de contactos sociais – ouve-se repetidamente falar de “isolamento” ou “solidão” no escritório em casa.

Neste contexto, o tema da motivação torna-se excitante. Afinal, na literatura sobre gestão, diz-se frequentemente que o gestor é responsável por motivar os trabalhadores. No entanto, com a mesma frequência, esta afirmação é posta em causa. Provavelmente, a verdade está no meio, como é frequentemente o caso. O facto é que muito poucos empregados e gestores podem simplesmente “ligar um interrutor” e (podem) trabalhar 1:1 no escritório em casa como o fazem nas instalações da empresa.

Para se motivar, é necessário um elevado grau de auto-organização e, idealmente, um ambiente tão livre de perturbações quanto possível. Além disso, as tarefas são significativas e criam valor. Os pontos fortes pessoais também têm muito a ver com o sucesso da auto-motivação no escritório em casa. E a motivação é a chave para atingir objectivos e para a saúde mental – não apenas no escritório em casa.

Reconhecer os travões de produtividade e motivação no escritório em casa

O equipamento técnico e a maturidade digital da empresa, mas também do empregado individual, têm uma grande influência na produtividade e na motivação. Ainda há empresas que não fornecem equipamento razoável aos empregados no escritório em casa. E nem todas as casas têm o espaço necessário. Algumas pessoas continuam a sentar-se à mesa da cozinha com os seus computadores portáteis. Fazer o trabalho e participar em reuniões de equipa torna-se então aborrecido.  Os efeitos sobre a motivação são subestimados. Se a isto juntarmos uma má ligação à Internet, o trabalhador pode precisar de 20 minutos para processos que demoram 5 minutos na empresa, o que é desnecessariamente frustrante.

Utiliza o software de forma sensata e estabelece regras vinculativas para o jogo

Outra questão é o software utilizado e a forma como é utilizado. Que ferramentas estão disponíveis para criar estruturas de informação sensatas? Como é que o pessoal está formado para utilizar os programas? Estas são questões pragmáticas que precisam de ser esclarecidas. O que é frequentemente esquecido são os acordos e as regras no seio da equipa. Outros processos exigem novos acordos. Quem informa como (meio, tempo) e sobre o quê? Onde é que todos podem obter uma visão sobre a realização atual dos objectivos? Onde é que o membro da equipa obtém apoio, o que tem de ser coordenado? As incertezas e as ambiguidades conduzem a mal-entendidos. E, infelizmente, estes são normalmente reconhecidos demasiado tarde na cooperação virtual.

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Como influenciar a tua própria motivação?

É tudo uma questão de atitude: comportamo-nos de acordo com os pontos fortes pessoais que são dominantes. Os nossos pontos fortes determinam o que precisamos para abordar as tarefas com motivação e dinamismo no “isolamento” do escritório em casa. E como conseguir manter a motivação elevada ao longo do dia. Se uma pessoa precisa de intercâmbio social, esta necessidade é normalmente satisfeita de forma automática no local de trabalho. No máximo, na máquina de café. No escritório em casa é diferente. Não ajuda nada esperar com frustração que o colega do outro lado da ligação à Internet repare que estou a precisar de conversar.

Responsabilidade pessoal é a palavra mágica: isso significa que cada um é responsável por contactar proactivamente o seu colega ou chefe. Para obteres o que precisas para trabalhar bem. Por outro lado, é diferente para alguém que gosta de trabalhar em temas sem ser incomodado e que retira motivação do seu próprio progresso. Neste caso, é útil comunicar claramente à equipa quando não estás disponível e quando te é permitido “incomodar”. O confronto consigo próprio, com as suas necessidades, com os seus pontos fortes, mas também com os dos outros membros da equipa, tem uma grande influência na sua própria motivação.

Assume a responsabilidade pessoal

Um dos erros mais comuns é tomar as situações e as emoções como garantidas. Retirar-se para uma concha e esperar que outra pessoa da equipa te ajude. Procura uma comunicação proactiva e orientada para a solução. Este é um fator importante para o sucesso da cooperação e da motivação no escritório em casa.

Optimiza a estrutura diária para uma maior motivação no escritório em casa

Quando sais de casa para ires para o escritório, segues automaticamente uma rotina que te dá estrutura e, portanto, estabilidade. Veste-se conscientemente e prepara-se mentalmente para os desafios do dia. O mesmo já não acontece se a deslocação se limitar à mudança do quarto para a casa de banho e para o local de trabalho. A transição do privado para o profissional é fluida. As fronteiras tornam-se difusas.

Para algumas pessoas, é muito mais difícil desligar e deixar o trabalho para trás quando acabam de trabalhar no escritório em casa. Por isso, é vantajoso planear horários de trabalho igualmente claros e terminar o dia de forma consciente. As fases de recuperação são importantes para a saúde e para a motivação. Como o número de reuniões virtuais aumentou significativamente, é muitas vezes mais difícil trabalhar com as tarefas acumuladas. É fácil que os níveis de stress aumentem no final do dia de trabalho, porque ainda há muito para fazer.

Podes evitar isto criando um bom horário semanal e diário orientado para os teus objectivos. Também é muito bom para a motivação se as tarefas puderem ser verificadas. Também é útil para a tua própria motivação planear o dia seguinte no final do dia e apreciar os sucessos do dia de trabalho anterior.

Reduzir as distracções e definir o tempo de concentração

A nossa vida quotidiana é caracterizada por distracções. Aqui vem um e-mail, ali um SMS ou uma chamada telefónica. Ao mesmo tempo, há um chat no MS Teams ou uma nova entrada no pinboard do projeto. E se respirarmos um pouco dos meios de comunicação, o gato salta para o nosso colo. Ou os vizinhos pensam que temos tempo para uma conversa de circunstância porque estamos em casa e não no escritório. Estes são apenas alguns exemplos que desviam a nossa atenção da realização de tarefas importantes. Neste caso, ajuda a criar um ambiente tão livre de perturbações quanto possível. E alguma coragem para fazeres uma pausa: Desliga as notificações quando é necessário concentrar-se. O cérebro precisa de uma fase de aquecimento se quisermos mergulhar nas tarefas. Qualquer perturbação estraga o fluxo.

Pequenas prendas mantêm a amizade viva

Pequenas recompensas por tarefas concluídas mantêm a motivação. É importante tornar os pequenos sucessos visíveis para ti próprio. A reclamação do cliente foi finalmente resolvida com sucesso? O cliente está satisfeito e deixou uma boa classificação para a solução do problema? Bem, se isso não é motivo para te mimares, o que é? O importante é que o cérebro armazena a experiência positiva e podemos abordar o próximo caso com muito mais motivação. O tipo de recompensa é secundário. Porque a recompensa, tal como a motivação, é muito individual.

4 pontos para criar um ambiente motivador no teu escritório em casa

1. Cria estruturas e permite uma cooperação eficaz

Disponibiliza ferramentas de intercâmbio. As ferramentas de colaboração para colaboração síncrona e assíncrona são adequadas neste caso. Todos os documentos e informações devem estar acessíveis e localizáveis por todos, a qualquer momento, numa localização central. O mesmo se aplica a calendários partilhados ou bem mantidos para visualizar a disponibilidade e as ausências. Os elementos do trabalho ágil também podem ser úteis. Um exemplo é o stand-up diário. A uma hora combinada, todos os membros da equipa se encontram virtualmente na sala de reuniões. 15 minutos para falar sobre o estado de espírito, objectivos diários, desafios especiais e informações importantes, necessidade de apoio. Sê breve, rápido e conciso. 2.

2. Visualiza os objectivos e a sua concretização

Qual é o nosso papel na empresa? Porque é que existimos? Em que é que contribuímos? Estas perguntas são fundamentais para a motivação de uma equipa. Por isso, é importante tornar a visão/orientação estratégica e os objectivos concretos da tua própria área transparentes para todos. Além disso, visualiza o progresso coletivo no caminho para atingir os objectivos. 3.

3. Permite/incentiva os encontros pessoais

Cria espaço para as pessoas da equipa. Os encontros informais para o café ou os almoços de equipa têm-se revelado eficazes: todos os que podem comparecer à reunião à hora combinada trazem uma chávena de chá/café ou um lanche. Regra importante: não discutes o conteúdo, não tens ordem de trabalhos. A única coisa que importa é a troca social, o riso partilhado. Dá espaço ao pessoal.

4. Comunicação, comunicação, comunicação

O líder deve assegurar-se de que mantém um contacto regular com todos os membros da equipa e de que sabe qual é a posição de cada um. A comunicação é o ponto fulcral quando todos estão no escritório em casa. Tanto a frequência como a qualidade dos pontos de contacto são importantes. Estar virtualmente presente significa procurar ativamente o contacto, fazer perguntas e ouvir com atenção.

Juntos não estás sozinho

A motivação no escritório em casa é simultaneamente: uma tarefa individual e um projeto conjunto. Os colegas, o chefe e o teu próprio comportamento determinam se consegues trabalhar bem no escritório em casa ou se estás melhor no escritório.

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Sandra Dundler

Wenn Menschen gemeinsam auf einem Trampolin springen, können sie sich gegenseitig beschleunigen oder ausbremsen. Das ist in Teams und Organisationen genauso. Als Trainerin, Coach, Team- und Kulturentwicklerin begleitet Sandra Dundler die Menschen digital und analog dabei, die Herausforderungen der Transformation zu meistern. Sie war selbst lange Jahre Mitarbeiterin in einem Konzern auf unterschiedlichen Führungsebenen.