50:50 – La motivación en la oficina doméstica es una cuestión tanto de empleados como de directivos
Cómo motivarte a ti mismo y a tus empleados en la oficina en casa
Para poder motivarse, los trabajadores necesitan un alto grado de autoorganización. Además, lo ideal es un entorno lo más libre posible de perturbaciones. Los puntos fuertes individuales también tienen mucho que ver con el éxito de la automotivación en la oficina doméstica. No es ningún secreto: la motivación es la clave para conseguir objetivos y para la salud mental (no sólo) en la oficina en casa.
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1/3 de nuestra vida es trabajo
Pasamos aproximadamente 1/3 de toda nuestra vida en un contexto profesional. Sólo dormir suele «costar» más tiempo. Por tanto, no es sorprendente que las interacciones sociales tengan una gran importancia en el lugar de trabajo. Por tanto, un entorno laboral motivador está directamente relacionado con nuestro rendimiento laboral.
La motivación es un factor de éxito crucial en la oficina en casa
Antes era normal salir de casa para ir a trabajar. Ahora, para muchos, el lugar de trabajo está físicamente confinado -al menos temporalmente- a sus propias 4 paredes. Una y otra vez se oye hablar de «aislamiento» o «soledad» en la oficina doméstica.
El tema de la motivación se vuelve apasionante en este contexto. Al fin y al cabo, a menudo se dice en la literatura sobre gestión que el directivo es el responsable de motivar a los empleados. Sin embargo, con la misma frecuencia se dudaba de esta afirmación. Probablemente la verdad se encuentre en el medio, como suele ocurrir. El hecho es que muy pocos empleados y directivos pueden simplemente «darle a un interruptor» y (pueden) trabajar 1:1 en la oficina de casa como lo hacen en la sede de la empresa.
Para motivarse, se necesita un alto grado de autoorganización e, idealmente, un entorno lo más libre posible de perturbaciones. Además, tareas que tengan sentido y creen valor. Las fortalezas personales también tienen mucho que ver con el éxito de la automotivación en la oficina doméstica. Y la motivación es la clave para alcanzar los objetivos y para la salud mental, no sólo en la oficina en casa.
Reconocer los frenos a la productividad y la motivación en la oficina doméstica
El equipamiento técnico y la madurez digital de la empresa, pero también del empleado individual, tienen una gran influencia en la productividad y la motivación. Todavía hay empresas que no proporcionan a los empleados del despacho en casa un equipamiento razonable. Y no todos los hogares disponen del espacio necesario. Algunas personas siguen sentadas en la mesa de la cocina con sus ordenadores portátiles. Hacer el trabajo y participar en reuniones de equipo se convierte entonces en algo tedioso. Aquí se subestiman los efectos sobre la motivación. Si a esto se añade una mala conexión a Internet, el empleado puede necesitar 20 minutos para procesos que en la sede de la empresa llevan 5. Esto es innecesariamente frustrante.
Utiliza el software con sensatez y establece unas reglas del juego vinculantes
Otra cuestión es el software utilizado y cómo se utiliza. ¿De qué herramientas se dispone para crear estructuras de información sensatas? ¿Qué formación tiene el personal para utilizar los programas? Son cuestiones pragmáticas que hay que aclarar. Lo que a menudo se olvida son los acuerdos y normas dentro del equipo. Otros procesos requieren nuevos acuerdos. ¿Quién informa cómo (medio, momento) y sobre qué? ¿Dónde pueden obtener todos una visión de la consecución actual de los objetivos? ¿Dónde recibe apoyo el miembro del equipo, qué hay que coordinar? Las incertidumbres y ambigüedades conducen a malentendidos. Y, por desgracia, suelen reconocerse demasiado tarde en la cooperación virtual.
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¿Cómo influir en tu propia motivación?
Todo es cuestión de actitud: nos comportamos en función de cuáles son nuestros puntos fuertes personales dominantes. Nuestros puntos fuertes determinan lo que necesitamos para abordar las tareas con motivación y empuje en el «aislamiento» de la oficina en casa. Y cómo conseguir mantener alta la motivación a lo largo del día. Si una persona necesita intercambio social, esta necesidad suele satisfacerse automáticamente en el lugar. Como muy tarde en la máquina de café. En la oficina en casa es diferente. No sirve de nada esperar con frustración que el colega al otro lado de la conexión a Internet se dé cuenta de que necesito conversación.
Responsabilidad personal es la palabra mágica: eso significa que cada uno es responsable de ponerse en contacto proactivamente con su colega o jefe. Conseguir lo que necesitas para poder trabajar bien. En cambio, es distinto para alguien a quien le gusta trabajar en temas sin ser molestado y se motiva con su propio progreso. En este caso, es útil comunicar claramente en el equipo cuándo no se está disponible y cuándo se puede «molestar». La confrontación con uno mismo, sus necesidades, sus puntos fuertes, pero también los de los demás miembros del equipo, tiene una gran influencia en la propia motivación.
Asumir la responsabilidad personal
Uno de los errores más comunes es dar por sentadas las situaciones y las emociones. Replegarse en un caparazón y esperar que otra persona del equipo te ayude. Buscar una comunicación proactiva y orientada a la solución. Este es un factor importante para el éxito de la cooperación y la motivación en la oficina doméstica.
Optimizar la estructura diaria para una mayor motivación en el despacho en casa
Cuando sales de casa para ir a la oficina, sigues automáticamente una rutina que te proporciona estructura y, por tanto, estabilidad. Te vistes conscientemente y te preparas mentalmente para los retos del día. Esto ya no es así si el desplazamiento se limita al cambio del dormitorio al cuarto de baño y de éste al lugar de trabajo. La transición de lo privado a lo profesional es fluida. Los límites se difuminan.
A algunas personas les resulta mucho más difícil desconectar y dejar atrás el trabajo una vez que han terminado de trabajar en la oficina doméstica. Por tanto, es ventajoso planificar horas de trabajo igualmente claras y terminar la jornada conscientemente. Las fases de recuperación son importantes para la salud y para reponer la motivación. Como el número de reuniones virtuales ha aumentado considerablemente, a menudo es más difícil trabajar con las tareas acumuladas. Es fácil que los niveles de estrés aumenten hacia el final de la jornada laboral porque todavía hay mucho que hacer.
Puedes evitarlo creando un buen horario semanal y diario orientado a tus objetivos. También es muy bueno para la motivación que las tareas se puedan ir tachando. También es útil para tu propia motivación planificar el día siguiente al final de la jornada y apreciar los éxitos de la jornada laboral anterior.
Reduce las distracciones y define el tiempo de concentración
Nuestra vida cotidiana se caracteriza por las distracciones. Aquí llega un correo electrónico, allí un SMS o una llamada telefónica. Al mismo tiempo, hay un chat en MS Teams o una nueva entrada en el tablón de anuncios del proyecto. Y si nos tomamos un respiro de los medios de comunicación, el gato salta a nuestro regazo. O los vecinos creen que tenemos tiempo para charlar un rato porque estamos en casa y no en la oficina. Estos son sólo algunos ejemplos que distraen nuestra atención de la realización de tareas importantes. Aquí ayuda crear un entorno lo más libre posible de perturbaciones. Y algo de valor para tomarse un descanso: Apaga las notificaciones cuando se necesite concentración. El cerebro necesita una fase de calentamiento si queremos sumergirnos en las tareas. Cualquier perturbación arruina el flujo.
Los pequeños regalos mantienen viva la amistad
Las pequeñas recompensas por tareas completadas mantienen la motivación. Es importante hacer que los pequeños éxitos sean visibles para uno mismo. ¿La queja del cliente se ha gestionado por fin con éxito? ¿El cliente está satisfecho y ha dejado una buena valoración por la solución del problema? Si eso no es un motivo para darse un capricho, ¿cuál lo es? Lo importante es que el cerebro almacena la experiencia positiva y podemos abordar el siguiente caso con mucha más motivación. El tipo de recompensa es secundario. Porque la recompensa, como la motivación, es muy individual.
4 puntos para crear un entorno motivador en la oficina en casa
1. Crear estructuras y permitir una cooperación eficaz
Proporciona herramientas para el intercambio. Las herramientas de colaboración síncrona y asíncrona son adecuadas en este caso. Todos los documentos e información deben estar accesibles y localizables para todos en cualquier momento en una ubicación central. Lo mismo se aplica a los calendarios compartidos o bien mantenidos para visualizar la disponibilidad y las ausencias. También pueden ser útiles los elementos del trabajo ágil. Un ejemplo es la reunión diaria. A una hora acordada, todos los miembros del equipo se reúnen virtualmente en la sala de reuniones. 15 minutos para hablar del estado de ánimo, los objetivos diarios, los retos especiales y la información importante, la necesidad de apoyo. Breve, nítido, conciso. 2.
2. Visualizar los objetivos y su consecución
¿Cuál es nuestro papel en la empresa? ¿Por qué existimos? ¿Qué aportamos? Estas preguntas son elementales para la motivación en un equipo. Por tanto, es importante que la visión/orientación estratégica y los objetivos concretos de la propia área sean transparentes para todos. Además, visualiza el progreso colectivo en el camino hacia la consecución de los objetivos. 3.
3. Permitir/fomentar los encuentros personales
Crea un espacio para las personas del equipo. Las reuniones informales de café o los almuerzos de equipo han demostrado su eficacia: todos los que pueden acudir a la reunión a la hora acordada vienen con una taza de té/café o un tentempié. Regla importante: no se discute el contenido, no hay orden del día. Lo único que importa es el intercambio social, la risa compartida. Espacio para lo personal.
4. Comunicación, comunicación, comunicación
El líder debe asegurarse de mantener un contacto regular con todos los miembros del equipo y hacerse una idea de la situación de cada uno. La comunicación es el eje central cuando todos están en la oficina central. Tanto la frecuencia como la calidad de los puntos de contacto son importantes. Estar virtualmente presente significa buscar activamente el contacto, hacer preguntas y escuchar atentamente.
Juntos no estáis solos
La motivación en el despacho en casa es a la vez: una tarea individual y un proyecto conjunto. Los compañeros, el jefe y el propio comportamiento determinan si podemos trabajar bien en el despacho en casa o estamos mejor en la oficina.
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