5 conseils pour une communication efficace dans les réunions virtuelles

Organiser efficacement les réunions dans le bureau principal

Dans cet article, vous apprendrez comment rendre vos réunions au bureau à domicile plus efficaces et vous aurez la possibilité d’obtenir un retour d’information individuel sur vos modes de communication.

Beaucoup de choses ont changé en l’an 2020. Les entreprises qui avaient l’habitude de critiquer le bureau à domicile ont déplacé le travail vers les quatre murs de la maison. Et les employés, pour qui les équipes de Zoom et de Microsoft étaient auparavant des mots étrangers, ont appris à créer des séances de groupe et à applaudir virtuellement. Entre-temps, le travail au bureau à domicile fait partie du quotidien pour beaucoup. Levez-vous, faites un café rapide et bang – la première réunion en ligne commence. Souvent, elle ne s’arrête pas à cette réunion, mais une réunion virtuelle suit la suivante. Un bref « Vous m’entendez ? » comme salutation de bienvenue, une rapide discussion sur les contenus les plus importants et c’est parti. Une étude internationale prouve Lors de la pandémie de corona, le nombre de réunions a augmenté de près de 13 % (DeFilippis et al., 2020).

Mais comment rendre ces réunions virtuelles particulièrement efficaces ?

1. Il est temps de discuter !

En temps de pandémie, la vie sociale doit être interrompue – ce qui signifie en fin de compte Nous passons tous beaucoup plus de temps à la maison. Cela entraîne non seulement la mise sur la balance de quelques livres de plus, mais aussi un risque d’isolement (Bentley et al., 2016 ; Cascio, 2000). Peu importe à quel point on aime le travail virtuel – la conversation agréable dans la cafétéria manque à la longue. Il est donc conseillé de tirer le meilleur parti de la situation et de prendre sciemment le temps d’un échange informel avec les collègues. Avez-vous déjà pensé à une bière virtuelle après le travail ou à un dîner commun de gâteaux Zoom ?

2. Restez simple et stupide.

Non seulement le nombre de réunions a augmenté lors de la pandémie de corona, mais le temps de travail général a également augmenté de 48,5 minutes en moyenne (DeFilippis et al., 2020). Même avant la pandémie, les horaires complets ne sont donc pas forcément plus vides aujourd’hui. Il est donc conseillé de fixer un ordre du jour clair pour la réunion et de le respecter scrupuleusement. Ainsi, vous épargnerez les journaux intimes de chacun. Un instant – le conseil 1 ne vous dit-il pas que vous devriez prendre plus de temps pour vos collègues ? Correct ! Cependant, le fait de travailler dans ses propres murs rend difficile la séparation du travail et de la vie privée. Essayez de terminer la journée de travail à une heure fixe dans votre bureau à domicile également, vous pourrez alors profiter beaucoup plus de l’échange de temps à la fin de la journée.

3. Le temps, c’est de l’argent.

Les réunions coûtent très cher. Les statistiques montrent qu’environ 73 milliards ont été dépensés pour des réunions mal organisées en Allemagne en 2019 (Doodle, 2019). En période de pandémie, lorsque les emplois du temps sont chargés et les finances serrées, il convient une fois de plus de s’interroger sur la pertinence des réunions et de bien les préparer.

Avant d’envoyer votre invitation à une réunion, il est recommandé de répondre aux questions suivantes :

  • La réunion est-elle pertinente ?
  • Qui peut contribuer au contenu de la réunion et qui peut être informé par un courriel de suivi ?

4. Montre-toi.

Vous voulez faire du rangement depuis des semaines, une visite chez le coiffeur est un peu plus longue et dans votre pantalon de survêtement, c’est de toute façon plus confortable à votre bureau ? Néanmoins, vous devez vous montrer dans les réunions virtuelles et allumer votre caméra. D’une part, les expressions faciales et les mimiques faciales sont essentielles pour communiquer les émotions. D’autre part, cela vous donne aussi une bonne raison de faire le ménage et de vous préparer.

5. Mélanger et fabriquer – des outils appropriés pour des tâches appropriées

Zoom, Microsoft Teams and Co. sont devenus nos compagnons de route dans le monde du travail. Mais avez-vous déjà pensé à assouplir les ennuyeuses réunions virtuelles en changeant d’outils numériques ? Par exemple, Mentimeter vous offre la possibilité de mener des enquêtes anonymes en temps réel et, avec Miro, les équipes peuvent travailler ensemble sur un tableau d’affichage et visualiser l’avancement des travaux.

Une variété d’outils rend non seulement le travail en commun plus varié et plus passionnant, mais offre également aux participants à la réunion l’occasion de vivre leurs propres forces de communication.

Ces cinq conseils ne sont que quelques-unes des incitations à rendre vos réunions virtuelles plus efficaces. Tirez le meilleur parti de la collaboration virtuelle et soyez créatifs – cela rendra non seulement le travail à domicile plus efficace, mais aussi beaucoup plus amusant !

Littérature

Bentley, T. A., Teo, S. T. T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. (2016). The role of organisational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach. Applied Ergonomics, 52, 207–215. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2015.07.019

Cascio, W. F. (2000). Managing a virtual workplace. Academy of Management Perspectives, 14(3), 81–90. https://doi.org/10.5465/ame.2000.4468068

DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020). Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work. National Bureau of Economic Research. https://www.nber.org/papers/w27612

Doodle. (2019). The state of meetings report. https://meeting-report.com/

Lioba Gierke ist Psychologin und promoviert aktuell an der WHU - Otto Beisheim School of Management im Bereich "Leadership". In ihrer Forschung befasst sie sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Kommunikation im Arbeitskontext.

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