5 советов по эффективному общению в ходе виртуальных встреч

В 2020 году многое изменилось. Компании, которые раньше критиковали домашний офис, переместили работу на четыре стены дома. А сотрудники, для которых команды Zoom и Microsoft ранее были иностранными словами, научились создавать брейк-сеансы и аплодировать виртуально. В то же время работа в домашнем офисе стала для многих частью повседневной жизни. Вставай, делай быстрый кофе и бах — начинается первая онлайн-встреча. Часто это не останавливается на одной встрече, но одна виртуальная встреча следует за другой. Короткое «Ты меня слышишь?» в качестве приветствия, краткого обсуждения самого важного содержания и в пути. Международное исследование доказывает В условиях пандемии короны число совещаний увеличилось почти на 13% (DeFilippis et al., 2020).

Но как, в частности, сделать эти виртуальные встречи эффективными?

1. Пора поговорить!

Во время пандемии общественная жизнь должна быть закрыта — в конце концов, это означает, что Мы все проводим гораздо больше времени дома. Это не только приводит к тому, что на весы прибавляется еще несколько фунтов короны, но и несет в себе риск изоляции (Bentley et al., 2016; Cascio, 2000). Независимо от того, как сильно человек любит виртуальную работу — приятного чата на кофейной кухне не хватает в долгосрочной перспективе. Поэтому желательно максимально использовать сложившуюся ситуацию и сознательно уделить время неформальному обмену мнениями с коллегами. Вы когда-нибудь думали о виртуальном пиве после работы или обычном ужине с пирожным Zoom?

2. Будь проще, глупый.

Во время пандемии короны возросло не только количество заседаний, но и общее рабочее время в среднем на 48,5 минут (DeFilippis et al., 2020 г.). Поэтому даже до начала пандемии полные графики теперь не обязательно пустые. Поэтому желательно составить четкую повестку дня совещания и жестко ее проработать. Таким образом, ты пощадишь дневники всех. Минуточку — разве чаевые 1 не говорят, что вам нужно больше времени для ваших коллег? Точно! Однако, работа в собственных четырех стенах, в частности, затрудняет разделение работы и личной жизни. Попробуйте закончить рабочий день в установленное время и в домашнем офисе, тогда вы сможете наслаждаться обменом времени в конце рабочего дня гораздо больше.

3. Время — деньги.

Встречи стоят больших денег. Статистические данные показывают, что в 2019 году на плохо организованные совещания в Германии было потрачено около 73 миллиардов (Doodle, 2019). Во времена пандемии, когда графики заполнены, а финансирование ограничено, вновь стоит задуматься об актуальности заседаний и хорошо их готовить.

Перед тем, как отправить приглашение на встречу, рекомендуется ответить на следующие вопросы:

• Является ли встреча уместной?
• Кто может внести свой вклад в содержание встречи и кто может быть проинформирован по электронной почте о последующих мерах?

4. Покажись.

Вы хотели бы привести в порядок в течение нескольких недель, визит в парикмахерскую был немного дольше, и в ваших тренировочных брюках это наиболее удобно за вашим столом в любом случае? Тем не менее, вы должны показать свое лицо на виртуальных встречах и включить камеру. С одной стороны, мимика и мимика лица играют центральную роль в передаче эмоций. С другой стороны, это также дает вам хороший повод прибраться и подготовиться.

5. Смешивать и сопоставлять — подходящие инструменты для подходящих задач

Zoom, Microsoft Teams и Co. стали нашими постоянными спутниками в рабочем мире. Но задумывались ли вы когда-нибудь о том, чтобы ослабить скучные виртуальные встречи за счет смены цифровых инструментов?

Например, Mentimeter дает возможность проводить анонимные опросы в режиме реального времени, а с Miro команды могут работать вместе на пинборде и визуализировать ход работ.

Разнообразие инструментов не только делает сотрудничество более разнообразным и увлекательным, но и предоставляет участникам встречи возможность реализовать свои сильные стороны в общении.

Эти пять советов представляют собой лишь некоторые из стимулов для повышения эффективности ваших виртуальных встреч. Максимально используйте возможности виртуальной совместной работы и проявите креативность — это сделает работу дома не только более эффективной, но и гораздо более увлекательной!

литература

Bentley, T. A., Teo, S. T. T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. (2016). The role of organisational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach. Applied Ergonomics, 52, 207–215. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2015.07.019

Cascio, W. F. (2000). Managing a virtual workplace. Academy of Management Perspectives, 14(3), 81–90. https://doi.org/10.5465/ame.2000.4468068

DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020). Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work. National Bureau of Economic Research. https://www.nber.org/papers/w27612

Doodle. (2019). The state of meetings report. https://meeting-report.com/

Lioba Gierke

Lioba Gierke ist Psychologin und promoviert aktuell an der WHU - Otto Beisheim School of Management im Bereich "Leadership". In ihrer Forschung befasst sie sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Kommunikation im Arbeitskontext.