5 dicas para uma comunicação eficaz em reuniões virtuais

Organizar reuniões eficazmente no escritório em casa

Neste artigo aprenderá como tornar as reuniões do seu escritório em casa mais eficazes e terá a oportunidade de obter feedback individual sobre os seus padrões de comunicação.

Muita coisa mudou no ano de 2020. As empresas que costumavam ser críticas em relação ao escritório em casa deslocaram o trabalho para as quatro paredes da casa. E os funcionários, para quem as equipas Zoom e Microsoft eram anteriormente palavras estrangeiras, aprenderam a criar sessões de breakout e a aplaudir virtualmente. Entretanto, o trabalho no escritório em casa tornou-se parte da vida quotidiana de muitos. Levante-se, faça um café rápido e bang – a primeira reunião online começa. Muitas vezes não se detém nesta reunião, mas uma reunião virtual segue-se à seguinte. Um breve “Consegue ouvir-me?” como uma saudação de boas-vindas, uma rápida discussão sobre os conteúdos mais importantes e em viagem. Um estudo internacional prova Na pandemia da coroa, o número de reuniões aumentou quase 13 por cento (DeFilippis et al., 2020).

Mas como é que estas reuniões virtuais, em particular, podem ser eficazes?

1. Chegou a hora de conversar!

Em tempos de pandemia, a vida social tem de ser encerrada – no final, isto significa Todos nós passamos muito mais tempo em casa. Isto não só leva a colocar mais alguns quilos de coroa na balança, como também acarreta o risco de isolamento (Bentley et al., 2016; Cascio, 2000). Por muito que se goste de trabalho virtual – a conversa agradável na cozinha do café está em falta a longo prazo. Por conseguinte, é aconselhável tirar o melhor partido da situação e conscientemente reservar tempo para o intercâmbio informal com os colegas. Já alguma vez pensou numa cerveja virtual depois do trabalho ou num jantar de bolo Zoom comum?

2. Mantenha-o simples, estúpido.

Não só o número de reuniões aumentou na pandemia da coroa, como também o tempo de trabalho geral aumentou em média 48,5 minutos (DeFilippis et al., 2020). Mesmo antes da pandemia, os horários completos não são, portanto, necessariamente mais vazios agora. É portanto aconselhável estabelecer uma agenda clara para a reunião e trabalhar com rigor através dela. Desta forma, poupará as agendas de todos. Só um momento – a dica 1 não diz que deve dedicar mais tempo aos seus colegas? Correcto! No entanto, trabalhar dentro das suas próprias quatro paredes, em particular, torna difícil separar o trabalho da vida privada. Tente também terminar o dia de trabalho a uma hora fixa no seu escritório em casa, e então poderá desfrutar muito mais da troca de tempo no final do dia.

3. Tempo é dinheiro.

As reuniões custam muito dinheiro. As estatísticas mostram que cerca de 73 mil milhões foram gastos em reuniões mal organizadas na Alemanha em 2019 (Doodle, 2019). Em tempos de pandemia, quando os horários estão cheios e as finanças estão apertadas, vale mais uma vez a pena considerar a relevância das reuniões e prepará-las bem.

Antes de enviar o seu convite para reunião, recomenda-se que responda às seguintes perguntas:

  • A reunião é relevante?
  • Quem pode contribuir para o conteúdo da reunião e quem pode ser informado através de um e-mail de acompanhamento?

4. Mostre-se.

Há semanas que quer arrumar as coisas, uma visita ao cabeleireiro foi um pouco mais longa e nas suas calças de treino é mais confortável na sua secretária de qualquer maneira? No entanto, deve mostrar a sua cara em reuniões virtuais e ligar a sua máquina fotográfica. Por um lado, as expressões faciais e as mímicas faciais são centrais para comunicar as emoções. Por outro lado, isto também lhe dá uma boa razão para se arrumar e se preparar.

5. Misturar e combinar – ferramentas adequadas para tarefas adequadas

Zoom, Microsoft Teams and Co. tornaram-se os nossos companheiros constantes no mundo do trabalho. Mas alguma vez pensou em afrouxar as aborrecidas reuniões virtuais através da mudança de ferramentas digitais?

Por exemplo, Mentimeter oferece-lhe a possibilidade de realizar inquéritos anónimos em tempo real e com Miro as equipas podem trabalhar em conjunto num quadro e visualizar o progresso do trabalho.

Uma variedade de ferramentas não só torna a colaboração mais variada e excitante, como também oferece aos participantes da reunião a oportunidade de viverem as suas próprias forças de comunicação.

Estas cinco dicas fornecem apenas alguns dos incentivos para tornar as suas reuniões virtuais mais eficazes. Tire o máximo partido da colaboração virtual e seja criativo – isto não só tornará o trabalho em casa mais eficaz, como também muito mais divertido!

Literatura

Bentley, T. A., Teo, S. T. T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. (2016). The role of organisational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach. Applied Ergonomics, 52, 207–215. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2015.07.019

Cascio, W. F. (2000). Managing a virtual workplace. Academy of Management Perspectives, 14(3), 81–90. https://doi.org/10.5465/ame.2000.4468068

DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020). Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work. National Bureau of Economic Research. https://www.nber.org/papers/w27612

Doodle. (2019). The state of meetings report. https://meeting-report.com/

Lioba Gierke ist Psychologin und promoviert aktuell an der WHU - Otto Beisheim School of Management im Bereich "Leadership". In ihrer Forschung befasst sie sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Kommunikation im Arbeitskontext. Dabei erforscht sie, wie insbesondere virtuelle Meetings effektiv gestaltet werden können. Wenn auch Sie Ihre Meetings verbessern möchten, dann nehmen Sie gerne an der aktuellen Studie des Lehrstuhls für Personalführung teil. Mehr Informationen finden Sie unter www.whu.edu/online-meetings

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