10 Regeln für Home Office Erfolg – Arbeitstechnik und Selbstbeobachtung

Sind Sie neu im Home Office – gut. Machen Sie es schon länger – dann bereichern Sie Ihre Erfahrung. Im Folgenden möchte ich anhand von 10 Regeln zusammenfassen, was Ihnen das Home Office erleichtert.

Starten wir also:

Regel 1 – Seien Sie nett zu sich

• Seien Sie nett zu sich. Sie haben sich viel vorgenommen, ob Sie müssen oder sich freiwillig zurückgezogen haben: gehen Sie behutsam mit sich und den Anforderungen, die gestellt sind, um. Denn Sie werden sich kaum aus dem Weg gehen können; sie sind mit Ihrer Arbeit und Ihrem Privatleben eng verbunden. Nimmt man drei Tage Home Work und zwei Tage im Büro als maximale Heimarbeitszeit an; dies ist nun nicht möglich; sie haben fünf, sogar insgesamt alle sieben Tage der ganzen Woche alleine zu gestalten. Löst dies Druck oder Stress aus? Erkennen Sie dies, geben Sie dies zu; dies ist die Voraussetzung, sich dennoch entspannen zu können.

Regel 2 – Koordinieren und Planen

• Finden Sie Ihre idealen Arbeitszeiten. Falls Sie Ihre Präsenzzeit frei wählen können, haben Sie die Chance, über sich zu erfahren, wann und wie Sie am besten Ihre ganz eigenen Arbeitszeiten praktizieren. Sind Sie ein Gewohnheitstier – jeden Morgen dasselbe Frühstück und dieselbe Arbeitszeit? Sind Sie eher «kreativ» und probieren jeden Tag aus, wann der Schwung kommt? Egal, Sie werden nun die harten Erfahrungen machen, dass es nicht so einfach ist, wenn man ohne Kollegen und Kolleginnen arbeite und die Familie ggf. auch noch da ist – beim knappem Raum.
• Koordinieren Sie sich mit Ihrer Familie oder den MitwohnerInnen. Kommunizieren Sie, wann Sie «arbeiten» und dass man Sie nicht stört. Kleben Sie ein Schild an die Tür, wenn Sie ein Arbeitszimmer haben. schreiben Sie die Arbeitszeiten auf und wählen Sie, ob die Tür zu sein soll. Kommunizieren Sie, ob Andere sich während bestimmter Zeiten ruhig verhalten sollen. Auch Kinder respektieren Arbeitszeiten, vorausgesetzt, Sie bleiben hart und sind während dieser Zeit tatsächlich nicht ansprechbar.
• Planen Sie «Pausen», Mittagessen und Feierabend ein. Wenn Sie dies nicht tun, ufert die Arbeit aus und die Grenzen verschwimmen. Pronto werden Sie sich in einer Dauerbelastungsschlaufe befinden – dies gilt es, zu vermeiden. Probieren Sie aus, welche Zeiten Sie festlegen wollen als Arbeitszeit: Dauer, Pausen etc.
• Halten Sie Ihre Regeln ein: Aus der Lernforschung ist bekannt, dass Pausen eigentlich genauso lang sein sollten wie die davor erfolgte Konzentrationsforschung. Sie lesen richtig: in einem Schulexperiment wurde dies ausprobiert und die Schüler und Schülerinnen lernten besser als Schüler im herkömmlichen Duktus mit kurzen Pausen. Das 1:1-Prinzip bringt am meisten. Dies gilt besonders, wenn Sie kreativ arbeiten wollen. Für nachhaltige Produktivität gilt:  Pausen beachten und ernstnehmen. Wirklich aussteigen: aus dem Fenster schauen, Füsse vertreten, Kopf befreien, kurze meditative Übungen. Pausen sind wichtig. Auf jeden Fall. Immer. Planen Sie genügend ein. Es gilt: 45 Minuten kann die Aufmerksamkeit maximal aufrechterhalten werden. Ganz konzentriert gehen nur 15 Minuten. Nehmen Sie dies ernst. Übersteuern Sie sich selbst nicht – und bestrafen Sie nicht. Klappt etwas nicht und Sie kommen in Verzug: akzeptieren Sie das. Auch Störungen oder Probleme (IT!) sind Arbeitszeit. Hängen Sie nicht «mehr» Arbeit hinten an, weil etwas nicht klappte wie geplant. Dies ist schwer auszuhalten, aber halten Sie Ihre Regeln ein. Auch wenn es Ihnen schwerfällt. Es wird sich lohnen. Bestrafen funktioniert motivationspsychologisch gar nicht. Es droht eine Abwärtsspitale der Demotivation und aus der hervorzukommen, ist weit schwieriger als die eigenen Regeln einzuhalten, auch wenn es im ersten Moment verführerisch ist, eine halbe Stunde «anzuhängen», weil es einen Verzug gab. Beachten Sie: wir sprechen von langanhaltender Leistungsfähigkeit, die es zu erhalten gilt. Dies muss das Ziel sein.
• Ob Sie am Wochenende auch arbeiten, ist Ihre Erfahrungssache bzw. abhängig davon, ob Ihre Firma Ihnen die Arbeitszeit auch im Home Office vorgibt. Fakt ist: am Wochenende auch zu arbeiten, ist eine persönliche Sache. Sind Sie jemand, der strenge Abgrenzungen liebt? Bestens, dies ist eine Voraussetzung für eine Balance von Privatleben und Arbeit. Dann lassen Sie dies so. Verkraften Sie es hingegen gut, am Wochenende mal in die Mails zu schauen? Dann praktizieren Sie dies vorsichtig und bis auf Abruf weiter. Beachten Sie aber: Empfehlen kann ich für das Wochenende eher «Hintergrundarbeit», also kein aktives Arbeiten kollaborativ mit Anderen. So haben Sie dennoch einen Unterschied zu den Wochentagen. Und beachten Sie: ein durchgearbeitetes Wochenende macht sich spätestens am Mittwoch in der Folgewoche mit Konzentrationsschwäche und Müdigkeit bemerkbar.

Regel 3 – Kraft der Rituale

• Nutzen Sie Rituale: Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz – und wenn er danach wieder «aufgeräumt» werden muss, ebenso –  durch ganz persönliche Gegenstände. Lassen Sie Rituale einkehren, wie eine bestimmte Tasse und ein typisches Getränk. Sie markieren so Ihre persönliche Arbeitszone. Dies können auch Blumen sein, ein Briefbeschwerer etc. Und feiern Sie Erfolge wie die erste Arbeitswoche zuhause, inhaltliche Erfolge, ein gelungenes Nebeneinander von Beruflichem und Privatem. Vergessen Sie insgesamt nie, dass es gilt, eine Balance von Beruf (zuhause!) und Privatleben aufrechtzuerhalten. Machen Sie Ihren Arbeitsplatz nach Möglichkeit unsichbar, wenn die Arbeit vorbei ist. So können Sie besser abschalten.
• Die Marker-Technik (Gegenstände, die etwas bedeuten zu platzieren) ist übrigens aus der Positiven Psychologie abgeleitet und wird auch von Maja Storch und ihrem Zürcher Ressourcenmodell praktiziert (zrm.ch)

Regel 4 – Fexibilität aufbauen

• Bleiben Sie flexibel und hören Sie auf sich: Haben Sie sich zu viel vorgenommen – ändern und reduzieren Sie die Arbeitszeit. Oder wählen Sie kürzere Einheiten. S. dazu weiter unten die weiteren Regeln. Probieren Sie Muster aus; stellen Sie fest, ob Sie feste Muster dauerhaft praktizieren wollen oder ob Sie – bei schönem Wetter – nach draussen gehen wollen. Vielleicht werden Sie jede Woche ein anderes Muster leben? Abhängig von der Wetterprognose? Führen Sie diesen Diskurs mit sich – entscheiden Sie sich in Rücksprache mit sich selbst, welches Modell Sie wann anwenden. Sie werden es sich danken, wenn Sie auf sich eingehen. Und seien Sie sich nicht böse für Entscheidungen. Dies sind gut. Respektieren Sie Ihre eigenen Entscheidungen für sich.

Regel 5 – Zeiten beachten

• Machen Sie sich bewusst, dass Alleine-Arbeiten im privaten Umfeld harte Arbeit darstellt. Sie haben nun weniger Ablenkung als im Geschäft. Vergegenwärtigen Sie, sich, wie viel «Ablenkung» ein gewohnter Arbeitstag mit sich bringt: Spontanes Hereinschauen, spontane Gespräche beim Kaffee, Sitzungen, Meetings, Lunches etc. Dies fällt nun aus. Stattdessen: bleierne Einsamkeit. Deshalb ist Alleine-Arbeiten intensiver – wenn Sie es konzentriert tun – als Arbeit im Office. Das heisst: die 4=6-Regel Akzeptieren Sie, dass vier einsam gemeisterte Arbeitsstunden 6 Arbeitsstunden im Büro entsprechen. Das ist so. Sie arbeiten also leicht mehr als Sie es im Büro tun würden.
• Beachten Sie deshalb, dass Sie Ihre persönliche Home-Arbeitszeit nicht ausdehnen, sondern eher verkürzen sollten. Sonst kommen Sie in eine Belastungsspirale, die nach unten weist und die Motivation wird exponentiell in die Tiefe sausen. Nun gilt mehr denn je: weniger ist mehr.

Regel 6 – Leistungen anerkennen

• Die Wichtigste: Respektieren Sie sich unter allen Umständen für Ihren Einsatz, den Sie leisten. Anerkennen Sie Ihre Leistung bedingungslos. Die grösste Gefahr ist, dass Sie Ihre Ernsthaftigkeit und Ihren Einsatz herunterspielen und negieren. Besonders wenn Sie denken, etwas läuft nicht so, wie Sie meinen, dass «es sollte». Schauen Sie sich die vorhergehenden Regeln an: Entspannen, fokussieren, realistisch planen.

Regel 7 – Intuitionen folgen

• Nehmen Sie Intuitionen wahr. Es kann sein, dass beim Alleine-Arbeiten Ideen und Assoziationen auftauchen. Nutzen Sie diese; nehmen Sie sie als Eingebungen an, die Sie weiterführen können. Notieren Sie diese; aber vergessen Sie nicht, Abschweifungen als solche wahrzunehmen und wieder zu den Tageszielen zurückzukehren.

Regel 8 – Selbstbeobachtung starten

• «Journalen» Sie. Was das heisst? Selbstbeobachtung über Tagebuch; oder logbuch, wenn das besser klingt. Es zahlt sich aus, seine Gefühle wie Begeisterung oder Frust bei der Arbeit zu beobachten. Ihre Beobachtungen schreiben Sie einfach auf; bei der Arbeit oder danach. Im Sinne von «ich fühlte mich zuerst müde, kam aber dann gut in die Arbeit» oder: «mehrere Störungen; ich kam gar nicht richtig rein; beim Ende der Arbeitszeit Gefühl, nichts geleistet zu haben». Weshalb Sie dies tun sollen? Über eine längere Praxis dieses Journalings werden Sie über Ihre eigenes Arbeiten Erfahrungswerte sammeln. Werte, die Sie darin bestätigen werden, dass «auf Regen Sonnenschein folgt», um es trivial zu sagen. Sie werden Muster erkennen und die Gewissheit zu spüren beginnen, dass es sich lohnt, bei Ihren Regeln zu bleiben und dabei immer weiterzukommen. Dies wird Sie resilienter machen, mit Unzufriedenheitsgefühlen umzugehen und weiter zu schreiten.
• Zusatztipp: «Frust» erkennen, aber unbedingt von Bestrafung absehen!

Regel 9 -Arbeit richtig planen

• Nutzen Sie die Regeln der Arbeitstechnik. Diese sind: portionieren Sie Ihre Arbeit und unterteilen Sie diese in Beigemüse (Administratives z.B.) und Kerndossiers. Man spricht auch von Wichtigem und Unwichtigem. Wählen Sie hier Ihre eigenen Worte.
• Setzen Sie Termine von hinten und vergegenwärtigen Sie sich die zur Verfügung stehenden Ressourcen. In diesem Fall: Ihre zur Verfügung stehende Arbeitszeit. Planen Sie so einige Monate oder Wochen im voraus. Sie werden erkennen, was «wichtig» ist, weil es zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden muss. Planen Sie die dafür notwendige Zeit (Stunden) ein auf der Basis der wöchentlichen Arbeitszeit, die Sie zur Verfügung haben. So füllen sich die Wochen und Tage. Ausgehend von Zielen, die mehrere Wochen entfernt sind, ergibt Sie das, was Sie jeden Tag tun wollen oder sollen. Parzellieren Sie weiter in Stunden oder halbe Stunden. Aber locker; das kann sich dann auch mal verlängern oder verkürzen. Sie sehen aber, was Sie jeden Tag tun sollen. Vergegenwärtigen Sie sich jeden Morgen, was heute ansteht; die Übersicht über die Wochenplanung müssen Sie zu Wochenbeginn bereits erstellt haben. Ich spreche hier vom Regel-Paradox-Prinzip. Es geht um nichts Geringeres als die philosophische Frage, ob freier ist, wer keine Regeln hat oder wer sich Regeln unterwirft. Sie ahnen es: die hier vertretende Ansicht ist: ein Regelgerüst entlastet und macht so frei für Neues und Schönes. Beachten Sie, wie sehr «Regellosigkeit» Gefühle des Überfordertseins und Sich-Verlierens fördern. Im Rahmen «Ihrer» Regeln erleben Sie sich als Meister und Meisterin Ihrer Kapazitäten.
• Planen Sie Anderes, Repetitives oder laufend zu Erledigendes ebenfalls ein. So haben Sie einen Überblick darüber, was wann fällig ist.
• Beachten Sie die 30%-Regel. Richtig gehört. Ein guter Rat ist: verplanen Sie 30% der Arbeitszeit niemals, denn dieser Teil ist für Ungeplantes reserviert. Sie werden sich dankbar sein für diese Voraussicht und sie verhindern so Strafrunden für sich selbst, die nur demotivieren. Hier gilt es, einen Mythos zu bekämpfen, dass man «gut» ist, wenn der Terminkalender voll ist. Dies stimmt nicht, das wissen alle, welche bei vollen Terminen Zusatzstunden leisten müssen, weil sie die Vor- und Nachbereitung von Meetings nicht berücksichtigt haben. Lassen Sie unbedingt Freiraum – Sie werden sehen; er füllt sich und das auch noch erfüllend.

Regel 10 – Ziele und Richtung kennen

• Beachten Sie das Flow-Prinzip. Mihaly Csikzentmihalyi (ohne die Original-Apostrophs aus dem Ungarischen), ein ungarischstämmiger US-Forscher, hat schon den 80er Jahren das Flow-Prinzip auf den Punkt gebracht. Er wollte wissen, wie das Phänomen entsteht, das wir «Flow» nennen. Jemand ist selbstversunken in etwas vertieft und erlebt diese Zeit als höchst zufriedenstellend. Der Flow lässt sich aus drei Faktoren erklären. Der Flow-Prinzip bedeutet:
• Sie haben Ziele formuliert
• Diese Ziele sind angemessen herausfordernd: nicht überfordernd und auch nicht unterfordernd.
• Erleben Sie den Verlauf der Zielerreichung; «kontrollieren» Sie, schauen Sie zurück. Freuen Sie sich über das Erreichte.
• So haben Sie Chancen, in den befriedigenden Flow zu kommen. Sie bestimmen über Ihr To-Do und werden so nicht fremdbestimmt. Das klappt auch, wenn man »fremdgesteuerte» Zielvorgaben hat. Durch Herunterbrechen und ein realistisches Mass an Erfüllen der Ziele können Sie hier dennoch Oberhand behalten.

Schauen Sie ruhig öfter in diese Tipps. Vielleicht ist alles auf einmal zuviel. Erleben Sie mit diesen ein entspanntes Arbeiten im Home Office. Viel Glück!

Dr.Ursula Meyerhofer Fahlbusch

Besser Zusammenarbeiten - besseres Onboarding mit Wissenstransfers - unlösbar scheinende Probleme mit Moderation zu einer Lösung führen - Speaker - Inspirationsquelle für Geschäftsleitungen