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5 consejos para una comunicación efectiva en las reuniones virtuales

Organizar reuniones de manera efectiva en la oficina central

En este artículo, aprenderá cómo hacer más eficaces las reuniones de su oficina en casa y tendrá la oportunidad de obtener información individual sobre sus patrones de comunicación.

Mucho ha cambiado en el año 2020. Las empresas que solían ser críticas con la oficina central han cambiado el trabajo a las cuatro paredes de la casa. Y los empleados, para quienes los equipos de Zoom y Microsoft eran antes palabras extranjeras, aprendieron a crear sesiones de trabajo y a aplaudir virtualmente. Mientras tanto, el trabajo en la oficina de casa se ha convertido en parte de la vida cotidiana para muchos. Levántate, haz un café rápido y bang – comienza la primera reunión online. A menudo no se detiene en esta reunión, sino que una reunión virtual sigue a la siguiente. Un breve «¿Me oyes?» como saludo de bienvenida, una rápida discusión de los contenidos más importantes y seguimos adelante. Un estudio internacional demuestra En la pandemia de la corona, el número de reuniones aumentó casi un 13% (DeFilippis et al., 2020).

Pero, ¿cómo se pueden hacer efectivas estas reuniones virtuales en particular?

1. ¡Es hora de charlar!

En tiempos de pandemia, la vida social tiene que ser cerrada – al final esto significa Todos pasamos mucho más tiempo en casa. Esto no sólo lleva a que se pongan unos cuantos kilos más de corona en las básculas, sino que también conlleva el riesgo de aislamiento (Bentley et al., 2016; Cascio, 2000). No importa cuánto le guste a uno el trabajo virtual – la agradable charla en la cocina del café se pierde a la larga. Por lo tanto, es aconsejable aprovechar la situación al máximo y tomar conscientemente tiempo para el intercambio informal con los colegas. ¿Alguna vez has pensado en una cerveza virtual después del trabajo o en una cena común con pastel de Zoom?

2. Hazlo simple, estúpido.

No sólo ha aumentado el número de reuniones en la pandemia de la corona, sino que también el tiempo de trabajo general ha aumentado en un promedio de 48,5 minutos (DeFilippis et al., 2020). Por lo tanto, incluso antes de la pandemia, las agendas completas no están necesariamente más vacías ahora. Por lo tanto, es aconsejable establecer un programa claro para la reunión y trabajar en él con rigor. De esta manera, evitarás los diarios de todo el mundo. Un momento, ¿no dice la propina 1 que deberías dedicar más tiempo a tus colegas? ¡Correcto! Sin embargo, trabajar dentro de sus propias cuatro paredes en particular hace difícil separar el trabajo de la vida privada. Intenta terminar el día de trabajo a una hora fija en tu oficina en casa también, así podrás disfrutar mucho más del intercambio de tiempo al final del día.

3. El tiempo es dinero.

Las reuniones cuestan mucho dinero. Las estadísticas muestran que en 2019 se gastaron alrededor de 73.000 millones de dólares en reuniones mal organizadas en Alemania (Doodle, 2019). En tiempos de una pandemia, cuando los horarios están llenos y las finanzas están apretadas, vale la pena considerar una vez más la relevancia de las reuniones y prepararlas bien.

Antes de enviar su invitación a la reunión, se recomienda que responda a las siguientes preguntas:

  • ¿Es relevante la reunión?
  • ¿Quién puede contribuir al contenido de la reunión y a quién se puede informar mediante un correo electrónico de seguimiento?

4. Muéstrate.

Llevas semanas queriendo ordenar, una visita a la peluquería ha sido un poco más larga y en tus pantalones de chándal es más cómodo en tu escritorio de todos modos? Sin embargo, deberías mostrar tu cara en las reuniones virtuales y encender tu cámara. Por un lado, las expresiones faciales y la mímica facial son fundamentales para comunicar las emociones. Por otro lado, esto también te da una buena razón para ordenar y prepararte.

5. Mezclar y combinar – herramientas adecuadas para las tareas adecuadas

Zoom, los equipos de Microsoft y compañía se han convertido en nuestros constantes compañeros en el mundo laboral. Pero, ¿has pensado alguna vez en aflojar las aburridas reuniones virtuales cambiando las herramientas digitales? Por ejemplo, Mentimeter le ofrece la posibilidad de realizar encuestas anónimas en tiempo real y con Miro los equipos pueden trabajar juntos en un tablero de anuncios y visualizar el progreso del trabajo.

La variedad de herramientas no sólo hace que la colaboración sea más variada y emocionante, sino que también ofrece a los participantes en las reuniones la oportunidad de vivir sus propias fortalezas de comunicación.

Estos cinco consejos proporcionan sólo algunos de los incentivos para hacer sus reuniones virtuales más eficaces. Aprovecha al máximo la colaboración virtual y sé creativo, esto no sólo hará que trabajar en casa sea más efectivo, sino también mucho más divertido.

Literatura

Bentley, T. A., Teo, S. T. T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. (2016). The role of organisational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach. Applied Ergonomics, 52, 207–215. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2015.07.019

Cascio, W. F. (2000). Managing a virtual workplace. Academy of Management Perspectives, 14(3), 81–90. https://doi.org/10.5465/ame.2000.4468068

DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020). Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work. National Bureau of Economic Research. https://www.nber.org/papers/w27612

Doodle. (2019). The state of meetings report. https://meeting-report.com/

Lioba Gierke ist Psychologin und promoviert aktuell an der WHU - Otto Beisheim School of Management im Bereich "Leadership". In ihrer Forschung befasst sie sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Kommunikation im Arbeitskontext.

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