3 Schritte für eine strategische Robotic Process Automation (RPA) Einführung und Integration

3 Schritte zur erfolgreichen Einführung von Robotic Process Automation (RPA) im Unternehmen

Zahlreiche Unternehmen beschäftigen sich zur Zeit mit der Einführung von Robotic Process Automation (RPA) als strategische Technologie zur Automatisierung ihrer Prozesse. Die Komplexität der Einführung von Robotic Process Automation ist aus technischer Sicht aufgrund der nicht invasiven Technologie und der einfachen Anwendungsarchitektur gering. Dennoch müssen auch bei der Einführung von Robotic Process Automation viele Dinge berücksichtigt werden um die Technologie erfolgsbringend im Unternehmen zu platzieren. 

Dieser Artikel beschriebt die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) in einer Dauer von ca. einem Jahr in drei Phasen.

Nach einem erfolgreichen Robotic Process Automation Proof of Concept sollten in einem Pilotprojekt mit einer länger Laufzeit als der Proof of Concept neue Prozesse automatisiert werden, aber auch Maßnahmen zur Steigerung des Robotic Process Automation Reifegrads eines Unternehmen unternommen werden und der Roll-out von Robotic Process Automation im Unternehmen geplant werden. Im Anschluss an den Piloten sollte Robotic Process Automation in einer dritten Roll-out Phase für alle relevanten Geschäftsprozesse verwendet werden und als Technologie für die Automatisierung endgültig etabliert werden. Im Folgenden werde ich die einzelnen Phasen nochmal ausführlicher beschreiben.

1. Proof of Concept

Der erste Schritt zur Einführung von Robotic Process Automation ist die Durchführung eines Proof of Concepts. Das Ziel des Proof of Concepts ist festzustellen, ob Robotic Process Automation und der ausgewählte Anbieter für das Unternehmen und seine Herausforderungen geeignet sind (die Auswahl des richtigen Anbieters für Robotic Process Automation wird in Zukunft in einem weiteren Artikel beschrieben und ist ein zu diesen drei Phasen vorgelagerter Prozess).

Zur Erbringung eines Proof of Concepts sollte ein ausgewählter Prozess durch das ausgewählte Tool automatisiert werden. Die Dauer des PoC sollte zwischen 3-6 Wochen liegen mit dem klaren Fokus die Technologie und den Anbieter zu evaluieren. Am Ende des Projektes sollte der automatisierte Prozess im Unternehmensalltag verwendet werden. 

Eine Evaluation in einer Testumgebung erbringt nur bedingt die Erkenntnisse, welche erlangt werden, wenn der automatisierte Prozess auch in der Praxis verwendet wird. Gerade relevante Faktoren wie z.B. die Verwaltbarkeit der Roboter wird in einer Testumgebung zumeist vernachlässigt.

Die reine Entwicklungszeit sollte sich für den Proof of Concept auf ca. 5-10 Tage beschränken. Diese kurze Entwicklungszeit ist realistisch, da Robotic Process Automation eine nicht invasive Technologie ist – Es müssen also keine Schnittstellen oder dergleichen entwickelt werden und die anderen Systeme sind normalerweise vom Einsatz von Robotic Process Automation nicht betroffen. Es empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner für den Proof of Concept um mangelndes Wissen in den Tools auszugleichen. 

Vor der Entwicklung muss der zu automatisierende Prozess analysiert werden und nach der Entwicklung entsprechend getestet und in die Produktion überführt werden. Gerade die Analyse sollte sehr gründlich erfolgen und sehr darauf geachtet werden, dass jegliche kleine Aktivität, die von einem Mitarbeiter ausgeführt wird und jede Entscheidung, die vielleicht unbewusst getroffen wird, dokumentiert wird. (Mehr dazu in einem späteren Artikel zum Thema wie man einen Prozess perfekt analysiert) 

Es sollte auch Zeit für eine ausführliche Evaluation im Proof of Concept eingeplant werden in der zukünftig zu automatisierende Systeme bzgl. ihrer Automatisierbarkeit mit der ausgewählten Technologie evaluiert werden.

2. Pilotprojekt

Im Anschluss an einen erfolgreichen Proof of Concept erfolgt nach diesem Modell ein Pilotprojekt mit einer ungefähren Dauer von 12 Wochen. Dabei sollten auf der einen Seite weitere Prozesse automatisiert werden sodass schnell die Einsparpotenziale von Robotic Process Automation erreicht werden, aber es sollten auch entsprechende Governance Strukturen geschaffen werden. Die Gefahr von „Shadow“-Robotic Process Automation ist sehr groß, da sich die Technologie sehr gut von Fachbereichen ohne Wissen der zentralen IT einsetzen lässt. Von einem unstrukturierten Einsatz durch die Fachabteilungen ist natürlich abzuraten, da innerhalb von entwickelten Robotern leicht Sicherheitslücken entstehen können, die zumeist von einer Fachabteilung nicht erkannt werden. Der Pilot sollte sich weiterhin auf eine möglichst kleine Unternehmenseinheit fokussieren um nicht durch organisatorische Blockaden verlangsamt zu werden. 

3. Roll-out

Die dritte Phase ist die Roll-out Phase auf andere Bereiche im Unternehmen. Eine ungefähre Dauer kann ich hier leider nicht angeben, da dies zu stark von der Unternehmensgröße und -art abhängig ist. Das Ziel sollte weiterhin sein, alle Prozesse, welche sich aus wirtschaftlicher für die Automatisierung anbieten, zu automatisieren (siehe Auswahl eines geeigneten Prozesses zur Automatisierung mit Robotic Process Automation). Das Ziel der Roll-out Phase ist Robotic Process Automation als strategisches Mittel zur Prozessautomatisierung im Unternehmen zu etablieren und dadurch die Skalierbarkeit des Geschäfts zu erhöhen und die Prozesskosten zu reduzieren.

Fazit

Die drei vorgestellten Phasen stellen einen bewährten Ansatz zur Einführung von Robotic Process Automation in einem Unternehmen dar. Wichtig ist dennoch, immer einen individuellen Plan aufzustellen und vor allem die Prozesse mit dem größten Potenzial zu identifizieren und zuerst zu automatisieren.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

Die Kommentarfunktion ist geschlossen.