3 pasos para una implementación e integración estratégica de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)

Numerosas empresas están trabajando actualmente en la introducción de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) como una tecnología estratégica para la automatización de sus procesos. La complejidad de la introducción de la Automatización de Procesos Robóticos es baja desde el punto de vista técnico debido a la tecnología no invasiva y a la simple arquitectura de la aplicación. Sin embargo, hay que tener en cuenta muchas cosas cuando se introduce la automatización de procesos robóticos para colocar la tecnología con éxito en la empresa.

Este artículo describe la introducción de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) en una duración de aproximadamente un año en tres fases.

Después de una Prueba de Concepto de Automatización de Procesos Robóticos exitosa, los nuevos procesos deben ser automatizados en un proyecto piloto con una duración más larga que la Prueba de Concepto, pero también se deben tomar medidas para aumentar el nivel de madurez de la Automatización de Procesos Robóticos de una empresa y se debe planificar el despliegue de la Automatización de Procesos Robóticos en la empresa. Después del piloto, la Automatización de Procesos Robóticos debería utilizarse en una tercera fase de despliegue para todos los procesos comerciales pertinentes y establecerse finalmente como la tecnología para la automatización. A continuación describiré las fases individuales con más detalle.

1. Prueba de concepto

El primer paso en la introducción de la Automatización de Procesos Robóticos es la ejecución de una Prueba de Concepto. El objetivo de la Prueba de Concepto es determinar si la Automatización de Procesos Robóticos y el proveedor seleccionado son adecuados para la empresa y sus desafíos (la selección del proveedor adecuado para la Automatización de Procesos Robóticos se describirá en un futuro artículo y es un proceso previo a estas tres fases).

Para proporcionar una prueba de concepto, un proceso seleccionado debe ser automatizado por la herramienta seleccionada. La duración del PoC debe ser de entre 3 y 6 semanas con un claro enfoque en la evaluación de la tecnología y el proveedor. Al final del proyecto, el proceso automatizado debería utilizarse en la actividad diaria.

Una evaluación en un entorno de prueba sólo proporcionará una visión limitada de los resultados que pueden lograrse si el proceso automatizado se utiliza también en la práctica. Factores especialmente relevantes como la manejabilidad de los robots son usualmente descuidados en un ambiente de prueba.

El tiempo de desarrollo puro de la Prueba de Concepto debería limitarse a unos 5-10 días. Este corto tiempo de desarrollo es realista porque la Automatización de Procesos Robóticos es una tecnología no invasiva – no hay que desarrollar interfaces o similares y los otros sistemas normalmente no se ven afectados por el uso de la Automatización de Procesos Robóticos. Se recomienda trabajar con un socio experimentado para la prueba de concepto para compensar la falta de conocimiento de las herramientas.

Antes del desarrollo, el proceso que se va a automatizar debe ser analizado y después del desarrollo, debe ser probado en consecuencia y transferido a la producción. El análisis en particular debe ser muy exhaustivo y se debe tener mucho cuidado para asegurar que cada pequeña actividad realizada por un empleado y cada decisión que pueda tomarse inconscientemente esté documentada. (Más sobre esto en un artículo posterior sobre cómo analizar un proceso perfectamente)

También se debe programar el tiempo para una evaluación detallada en la prueba de concepto, en la que se evalúen los sistemas que se vayan a automatizar en el futuro en lo que respecta a su capacidad de automatización con la tecnología seleccionada.

2. Proyecto piloto

Después de una prueba de concepto exitosa, este modelo es seguido por un proyecto piloto con una duración aproximada de 12 semanas. Por una parte, se deberían automatizar más procesos para lograr rápidamente el potencial de ahorro de la Automatización de Procesos Robóticos, pero también se deberían crear estructuras de gobierno adecuadas. El peligro de la automatización de procesos robóticos «en la sombra» es muy alto, ya que la tecnología puede ser utilizada muy bien por los departamentos comerciales sin el conocimiento del departamento central de TI. Por supuesto, el uso no estructurado por los departamentos especializados no es aconsejable, ya que pueden surgir fácilmente lagunas de seguridad en los robots desarrollados, que normalmente no son reconocidos por un departamento especializado. El piloto debe seguir centrándose en la unidad de la empresa más pequeña posible para no verse frenado por bloqueos organizativos.

3. Despliegue

La tercera fase es la fase de despliegue a otras áreas de la empresa. Desafortunadamente no puedo dar una duración aproximada aquí, ya que depende demasiado del tamaño y tipo de empresa. El objetivo debería seguir siendo la automatización de todos los procesos que son más económicos de automatizar (véase Selección de un proceso adecuado para la automatización con Automatización de Procesos Robóticos). El objetivo de la fase de despliegue es establecer la Automatización de Procesos Robóticos como una herramienta estratégica para la automatización de procesos en la empresa, aumentando así la escalabilidad del negocio y reduciendo los costos de los procesos.

Conclusión

Las tres fases presentadas representan un enfoque probado para la introducción de la automatización de procesos robóticos en una empresa. No obstante, es importante elaborar siempre un plan individual y, sobre todo, identificar los procesos con mayor potencial y automatizarlos primero.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.