3 passos para uma implementação e integração estratégica de Automação de Processos Robóticos (RPA)

Numerosas empresas estão actualmente a trabalhar na introdução da Robotic Process Automation (RPA) como uma tecnologia estratégica para a automatização dos seus processos. A complexidade da introdução da Robotic Process Automation é baixa do ponto de vista técnico devido à tecnologia não invasiva e à arquitectura de aplicação simples. No entanto, muitas coisas têm de ser tidas em conta ao introduzir a Robotic Process Automation a fim de colocar a tecnologia com sucesso na empresa.

Este artigo descreve a introdução da Robotic Process Automation (RPA) com a duração de cerca de um ano em três fases.

Após uma Prova de Conceito bem sucedida de Robotic Process Automation, novos processos devem ser automatizados num projecto-piloto com uma duração mais longa que a Prova de Conceito, mas também devem ser tomadas medidas para aumentar o nível de maturidade da Robotic Process Automation de uma empresa e a implementação da Robotic Process Automation na empresa deve ser planeada. Após o piloto, a Robotic Process Automation deve ser utilizada numa terceira fase de implementação para todos os processos empresariais relevantes e ser finalmente estabelecida como a tecnologia para a automatização. A seguir descreverei as fases individuais em mais pormenor.

1. Comprovante de Conceito

O primeiro passo na introdução da Robotic Process Automation é a execução de uma Prova de Conceito. O objectivo da Prova de Conceito é determinar se a Robotic Process Automation e o fornecedor seleccionado são adequados à empresa e aos seus desafios (a selecção do fornecedor certo para a Robotic Process Automation será descrita num artigo futuro e é um processo a montante destas três fases).

Para fornecer uma prova de conceito, um processo seleccionado deve ser automatizado pela ferramenta seleccionada. A duração do CdP deve ser entre 3-6 semanas, com um claro enfoque na avaliação da tecnologia e do fornecedor. No final do projecto, o processo automatizado deve ser utilizado no negócio diário.

Uma avaliação num ambiente de teste só proporcionará uma visão limitada dos resultados que podem ser alcançados se o processo automatizado for também utilizado na prática. Factores especialmente relevantes, tais como a capacidade de gestão dos robôs são geralmente negligenciados num ambiente de teste.

O tempo de desenvolvimento puro para a prova de conceito deve ser limitado a aproximadamente 5-10 dias. Este curto tempo de desenvolvimento é realista porque a Robotic Process Automation é uma tecnologia não invasiva – não é necessário desenvolver interfaces ou similares e os outros sistemas normalmente não são afectados pela utilização da Robotic Process Automation. Recomenda-se trabalhar com um parceiro experiente para a prova de conceito a fim de compensar a falta de conhecimento dos instrumentos.

Antes do desenvolvimento, o processo a ser automatizado deve ser analisado e, após o desenvolvimento, deve ser testado em conformidade e transferido para a produção. A análise, em particular, deve ser muito minuciosa e deve ser tomado grande cuidado para assegurar que cada pequena actividade realizada por um empregado e cada decisão que possa ser tomada inconscientemente seja documentada. (Mais sobre isto num artigo posterior sobre como analisar um processo na perfeição)

Deve também ser agendada uma avaliação detalhada na prova de conceito, na qual os sistemas a serem automatizados no futuro sejam avaliados relativamente à sua capacidade de automatização com a tecnologia seleccionada.

2. Projecto-piloto

Após uma prova de conceito bem sucedida, este modelo é seguido por um projecto-piloto com uma duração aproximada de 12 semanas. Por um lado, outros processos devem ser automatizados para que o potencial de poupança da Robotic Process Automation seja rapidamente alcançado, mas também devem ser criadas estruturas de governação apropriadas. O perigo da automatização “sombra” do processo robótico é muito elevado, uma vez que a tecnologia pode ser muito bem utilizada pelos departamentos empresariais sem o conhecimento do departamento central de TI. Evidentemente, a utilização não estruturada pelos departamentos especializados não é aconselhável, uma vez que as falhas de segurança podem facilmente surgir dentro de robôs desenvolvidos, que normalmente não são reconhecidos por um departamento especializado. O piloto deve continuar a concentrar-se na menor unidade possível da empresa, a fim de não ser retardado por bloqueios organizacionais.

3. Lançamento

A terceira fase é a fase de roll-out para outras áreas da empresa. Infelizmente não posso dar aqui uma duração aproximada, pois isto depende demasiado da dimensão e do tipo de empresa. O objectivo deve ainda ser automatizar todos os processos que são mais económicos de automatizar (ver Selecção de um processo adequado para automatização com Automação Robotizada de Processos). O objectivo da fase de implementação é estabelecer a Robotic Process Automation como uma ferramenta estratégica para a automatização de processos na empresa, aumentando assim a escalabilidade do negócio e reduzindo os custos do processo.

Conclusão

As três fases apresentadas representam uma abordagem comprovada à introdução da automatização do processo robótico numa empresa. No entanto, é importante elaborar sempre um plano individual e, sobretudo, identificar os processos com maior potencial e automatizá-los primeiro.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.