Adieu E-Mail – 3 Gründe dagegen und 3 Alternativen

Wieso sollte man auf E-Mails im Geschäftsumfeld verzichten? Wir sagen wieso und was besser funktioniert

Der heutige Arbeitsplatz besteht nicht mehr alleine aus dem Office-Paket mit Word, Excel und Powerpoint, assistiert von Acrobat Reader und dem Haus-Tool E-Mail. Vielmehr umfasst unser Office längst schon x verschiedene weitere Applikationen mit anderen Features und die E-Mail-Funktion reicht nicht mehr für die agile Kommunikation. Deshalb werden hier Trello, Slack und Confluence vorgestellt. Und ein Geheimtipp.

Haben Sie auch schon das Gefühl gehabt, Sie sind hinter der Zeit, wenn Sie eine Email schreiben? Gleichzeitig interagieren Sie mit LinkedIn, besuchen Veranstaltungen via Xing oder Meetup und repräsentieren Sich oder Ihre Firma via Instagram oder Facebook. Wie passt da die gute alte Mail rein? Nicht wirklich. Hier sind die Gründe.

Grund 1: E-Mail ≠ Agil

Tatsächlich sind E-Mails etwas, das nicht mehr richtig in unsere Zeit passt: denn Sie sind linear. Sie gehen an eine oder – schlimmer noch, aber dazu weiter unten – mehrere Personen und müssen auf demselben Weg wieder beantwortet werden. Und eingehende Post muss aussortiert werden nach Dossiers, nach Dringlichkeit, Mittelfristigkeit oder Ablagerung oder geht direkt in den Abfall. Dabei bieten die agilen Kommunikationstools Es gibt Stichwortrecherchen für Suchaktionen und in Form von Projekten Ablageplätze für Informationen mit längerer Halbwertszeit. Ein Extra-Abspeichern und Filterung entfällt.

Was «stört» denn aber weiter an E-Mails? Sie repräsentieren die agile Arbeitswelt längst nicht mehr. Agil bedeutet, Dinge schnell kennenzulernen, schnell Neues aufzunehmen, auszusondern und voran zu schreiten. Agil bedeutet auch, rasch etwas umzusetzen und es unter Umständen auch rasch wieder zu vergessen. Dies sind die Devisen der Agilität. Und zwar branchen- und zweckübergreifend. Das klingt nicht nach E-Mail, die gewichtig ist, sich wichtig nimmt und mit einem appellativen Charakter daherkommt: «Du musst mich wichtig nehmen», «Du musst mich beantworten». Die E-Mail verfügt eher über einen Akten-Status als gesprochene Kommunikation. Aber agile und somit der gesprochenen Sprache ähnelnde Kommunikation ist derzeit hochwichtig. Nicht zuletzt auch, um einen funktionierenden Wissens- und Informationsaustausch zu gewährleisten.

Grund 2: E-Mail ≠ kollaborativer Nutzen

Mit den agilen, smarten Kollaborationstools ist ein Grundprinzip des Mailverkehrs umgekehrt. Entspricht eine E-Mail dem «Push-Prinzip», so ist sie ein Vehikel, das auf sich aufmerksam machen muss: durch Ankündigung, durch die Betreff-Zeile oder ein Ausrufezeichen für Dringlichkeit.

Dem Pull-Prinzip entspricht dagegen, was visuell dargestellt ist, vorgehalten wird und nur noch nach Interesse geholt werden muss. Die Nutzerin ist also genauso frei, etwas zu verfolgen wie es auch nicht zu verfolgen. Sie entscheidet selbstverantwortlich, wie oft sie etwas ansieht, befolgt oder damit arbeitet.

Nun – Sie müssen nicht ruckartig auf Mails verzichten, besonders wenn Ihr Ökosystem, Ihre eigene Firma, diese noch nutzt. Aber: da wo Sie gestalten können, zum Beispiel in Ihrem Team, in Ihrem engeren Kreis: nutzen Sie andere, wendigere Apps wie Trello, Slack, Confluence zum Kollaborieren und kommunizieren. Denn: Neuartige Apps fürs Büro funktionieren in Echtzeit und bieten damit einen Mehrwert. Sie zeigen einen Stream, der alles aufnimmt, was neu reinkommt. Der muss aber nicht ständig beachtet werden, er darf auch vorbeifliessen.

Sie erfüllen damit einen primären Kommunikationszweck, denn sie ermöglichen das einfache, selbstverständlich kommentarlose (keine «Betreffzeile» mehr) Teilen von Informationen. Und es immer noch dazu kommentiert werden. Sie eignen sich daher für alle Umgebungen, wo gleichberechtigt, selbstverantwortlich und weitgehend autonom gearbeitet wird.

Sie sind oft auch als Planungs- oder Sitzungstool nutzbar, denn sie sind visueller gestaltet als ein Mailprogramm und haben enthalten Tools wie Karteikarten.

Sie erlauben auch direkte Nachrichten ohne alle Beteiligten; sie erlauben gleichzeitig aber die Teilhabe einer beliebigen Zahl von Personen, die potentiell eine Information oder Nachricht erhalten sollen. Ein aktives Reflektieren, wer welche Information benötigt, entfällt. Anhänge, Bilder und andere Dateien sind für alle teilbar. Sie sind einfach über «teil-Buttons» nutzbar und auch auf dem Smartphone nutzbar.

Grund 3: E-Mail ≠ Kreativität stiftend

Agil zu arbeiten hat immer den Zweck, Neues hervorbringen zu können. Dem widersprechen die Prinzipien des E-Mail-Verkehrs. Und diejenigen der Vorgehensweisen für mehr Innovation und für eine Umgebung, die Kreativität fördert. Kreativität basiert darauf, dass Neues aus Bestehendem gedacht wird. Leider kommen aber die zahlreichen Neuerungsideen nur ganz, ganz wenige, die tatsächlich gut sind. Deshalb braucht es viele Ideen und eine Umgebung, wo viele Ideen auftauchen können und auch wieder abtauchen können. Und einen kollaborativen Resonanzraum, wo Kommentare stattfinden können.

So repräsentieren agile Tools auch das intuitive Prinzip, wichtiges Aufpoppen zu lassen und das Vertrauen, dass Ideen jederzeit gut und richtig sind und ihre Berechtigung haben. Unabhängig davon, wie langlebig sind. Haben Sie nicht auch schon versucht, auf dem Bildschirm des Computers etwas wegzuwischen?

Kommunikationsinstrumente sollten diese Prinzipien berücksichtigen. Dem widersprecht das E-Mail beispielsweise auch als Müll-Erzeuger: leicht zu erkennen an den Papierkörben, die illustrativ den «junk» beinhalten. Gut, wenn etwas zur Not recherchierbar ist, aber eigentlich ist das – Hand aufs Herz – selten wichtig. Also müssen wir den vollen Papierkorb auch nicht sehen. Ideen haben etwas mit «Flow» zu tun und der soll uns wachhalten und anregen.

Was auch dazugehört: Delegation von Verantwortung

Mögliche kritische Einwände gegen eine Aufgabe von E-Mails könnten sein: Wissen geht verloren, niemand schaut sich das an, wie kann ich sicherstellen, dass alle das Wichtigste wissen? Nun, bei diesen agilen Kollaborationsinstrumenten ist das Prinzip der Selbstverantwortung mit verbunden: das heisst: es braucht eine Grundkultur des Vertrauens und der Delegation. Es herrscht ein Arbeitsklima, wo jeder und jede selbst entscheidet, was sie wann und wie tut. Das ist keine Selbstverständlichkeit, aber es wird so deutlich, weshalb Firmen, die selbstorganisierte Teams installiert haben, bei diesen auf ebendiese Apps vertrauen für die Zusammenarbeit. Und: die Apps haben Suchfunktionen.

Die neuen Kollaborationsinstrumente ähneln so dem Push- und Pull-Prinzip. War die E-Mail noch dem Push-Verfahren verpflichtet, so entsprechen Trello & Co. dem Pullverfahren. Push heisst: es muss auf das Produkt – hier das Email – aufmerksam gemacht werden; es muss beworben werden und auf seine Wichtigkeit hingewiesen werden. Pull bedeutet demgegenüber: jeder und jede verantwortet die Informationsteilhabe selbst: sowohl fragend wie anbietend. Die Teilhabe erfolgt genau in dem Mass, das gerade angebracht erscheint. Nicht alles muss von allen im Stream und gleichzeitig wahrgenommen werden; jeder hat die Wahl, nachträglich etwas zu suchen oder zu beschliessen, dass im Moment kein aktives Verbinden mit dem Informations- und Kommunikationsstrom notwendig ist. So werden auch Zeitressourcen effizient verteilt und jede entscheidet, was sie wann tut. Auch dies ein agiles Konzept, wo alle am selben Strick ziehen.

Etikette bleibt wichtig

Das heisst nicht, dass es keine Regeln für die Form des Umgangs mehr gibt. Wie in Netzwerken allgemein und in selbstorganisierten Einheiten gilt umso mehr, dass man sich auf Regeln einigt. Die Regeln, Verantwortung zu delegieren, bedeutet auch die Pflicht, für die eigene Information verantwortlich zu sein, aber auch für den Tonfall.  Dies ist das komplette Gegenteil einer noch hierarchisch gesteuerten Informationspolitik top-down, welche gnädig bestimmt, wer welche Information wann erhält und mittels cc) auch mal Zweitrangige mitbedient oder mittels bc) auch mal zusätzlich jemanden informiert. Wer hat keine lebhafte Erinnerung an diplomatische Fehltritte, die durch zu viele, durch fehlende oder falsch addressierte cc)s entstanden sind? Genau: E-Mails zementieren Hierarchie nach dem Motto, wer hat, dem wird gegeben. Trello und Co. hingegen verkörpern hingegen die gemeinsame Spielwiese, die Angstfreiheit (nicht umsonst ist die Methode der «gewaltfreien Kommunikation» wieder Mode geworden in Unternehmen) und das gemeinsame Ganze.

Nutzen und Spezifikationen von Trello & Co.

Hier eine kleine Erklärung, welche Apps wozu dienen. Das Internet ist voll von Vergleichen zwischen den Apps, die kann man sich ruhig ansehen. Am besten ist eine Entscheidung aufgrund einer Befragung der Peers, denen man vertraut, um Erfahrungen abzuholen. Und die in ähnlichen Kontexten arbeiten. Auch Informationen über Gratis- und Bezahlfunktionen finden sich im Netz. Oft reichen die Basis-Funktionen. Pro-Funktionen sollten sorgfältig erwogen werden, ob man sie braucht, können aber notwendig sein oder Sinn machen. Am wichtigsten: sich Zeit nehmen und mal aus probieren. Und: unbedingt neben dem intuitiven einfach reingehen und schauen, was die Tools können auch die im ersten Moment nicht so wichtigen Funktionen ansehen. Oft tut man dies nicht und die meisten Personen nutzen ja nur Bruchteile der Features ihrer Apps. Hier kommen einige Details:

Trello

Trello ist primär ein Kollaborationstools, das Karten hat, die intuitiv verschoben werden können nach dem Prinzip getan/zu tun. Damit lassen sich bestens To-Do’s von Teamaufgaben dokumentieren und die Umsetzung abhaken. Wörtlich: es können tatsächlich Haken gemacht werden. Das Nachschauen, was wann beschlossen wurde, ist einfach und für alle einsehbar. Es braucht für diese Funktion jemanden, der das Trello-Board hütet. Einen oder eine Facilitator oder altmodischer Administrator. Bei Gruppenentscheidungen sollte daher immer mitbestimmt werden, wer auf Trello die Eintragungen verantwortet.

Praktisch ist aber, dass kollaborativ gleichzeitig auf dem Trello-Board gearbeiet werden kann in einer analogen oder virtuellen Sitzung. Jeder und jede kann vor aller Augen dann einen Satz, einen Beschluss einfügen. So würde dann auch die Verantwortungserteilung hinfällig, wenn man sich einigt, ad hoc die Eintragungen zu machen.

Die Einwahl über einen Account ist niederschwellig und Gäste können mit einem Link einfach dazugeholt werden. Der Trello-Support, wenn er direkt kontaktiert werden muss, übersetzt aus dem Deutschen, antwortet aber in Englisch. Optisch fällt Trello attraktiv aus, da es wie eine Wand gestaltet ist und individuell Farben und Bilder hinterlegt werden können.

Slack

Wer Werbespruch auf der Login-Seite spricht für sich: «Mit Slack ist Dein Team immer nur einen Mausklick entfernt». Entsprechend lässt sich mit einem «Workspace» ein Team-Raum einrichten. Slack entspricht mehr dem Informationsstrom-Prinzip, lässt sich aber auch für Projekte nutzen, insbesondere wenn z.B. Trello einbettet, was Slack erlaubt.

Slack bietet die Thread-Recherche und beliebig viele Kanäle, z.B. themenbezogen, und direkte Nachrichtenmöglichkeiten. Von der Oberfläche her ähnelt es Facebook im weitesten Sinn. Und es lässt sich beliebig einbetten und Dokumente mitverlinken. Der Support ist auch deutschsprachig, was ein Vorteil sein kann.

Confluence

Eine ähnliche, beide vorgestellten Tools verbindende Funktionalität bietet Confluence. Es ist mächtiger und dient vor allem als Wissensmanagement und eignet sich für riesige, firmenübergreifende Bereiche analog einem Intranet. Es erfordert aber mehr konfigurative Vorarbeit und ein systematisches Durchdenken vor dem Anfang. Also etwas hingebungsvolle Programmier- bzw. Administratorenarbeit, während die Slack und Trello sozusagen sofort nutzbar sind.

Daher eignet sich Slack und Trello für kleine Teams, die rasche Lösungen möchten; Confluence überspannt somit beide erfordert aber Vorarbeit und Sorgfalt bei der Einführung. Optisch ist es behäbiger in einem verlässlichen Blau, kann aber über die «customize»-Funktion farblich angepasst werden. Es verbindet ebenso die Dokumentation mit Kollaboration und differenzierte Kommentierungsmöglichkeiten und bietet jede erdenkliche Speicher- und Suchfunktionen, daher die Typenähnlickeit zum allseits bekannten Intranet. Gerade in einem grösseren kollaborativen Diskussionsraum hat Confluence Mehrwert, ebenso wenn man es als Intranet-ähnliches Tool haben möchte.

Bis zu 10 Personen können Confluence kostenlos nutzen; da es aber auf deutlich grössere Gruppen abzielt, kostet Confluence etwas.

Fazit und Auswahl

Wie immer in der digitalen Welt: es gilt, sich ein Bild zu machen und möglichst exakt das Bedürfnis zu definieren und dem erwarteten Nutzen gegenüberzustellen. Schlussendlich zwingen diese Helferlein auch dazu, sich auf eine gemeinsame Kultur zu fokussieren.  Eine Menge Arbeit für Chefinnen und Chefs also, die die Kultur ändern möchten in ihrem Unternehmen, wissend, dass Führen immer mehr reine Kulturarbeit bedeutet. «facilitaten» auf Neudeutsch. Und als Zusatztipp gilt: nebst dem virtuellen dokumentieren, seancieren und diskutieren hat ein gutes altes Tool, das deutlich älter ist als die E-Mail ein Revival: das Telefon.

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

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