Goodbye e-mail – 3 raisons contre les e-mails et 3 alternatives

Pourquoi faut-il éviter le courrier électronique dans un environnement professionnel ? Nous disons pourquoi et ce qui fonctionne le mieux

Le poste de travail d’aujourd’hui ne se compose plus uniquement du pack Office avec Word, Excel et PowerPoint, assisté d’Acrobat Reader et de l’outil interne e-mail. Au contraire, notre Bureau a depuis longtemps intégré x autres applications avec d’autres fonctionnalités et la fonction de courrier électronique n’est plus suffisante pour une communication agile. C’est pourquoi Trello, Slack et Confluence sont présentés ici. Et un conseil d’initié.

Avez-vous parfois l’impression d’être en retard sur votre temps lorsque vous écrivez un courriel ? Dans le même temps, vous interagissez sur LinkedIn, participez à des événements via Xing ou Meetup, et vous représentez vous-même ou votre entreprise via Instagram ou Facebook. Quelle est la place du bon vieux courriel ? Pas vraiment. En voici les raisons.

Raison 1 : Email ≠ Agile

En fait, l’e-mail est quelque chose qui ne correspond plus vraiment à notre époque : parce que vous êtes linéaire. Ils sont adressés à une seule personne ou – pire encore, mais nous y reviendrons plus loin – à plusieurs personnes, et il faut leur répondre de la même manière. Et le courrier entrant doit être trié par dossier, par urgence, par moyen terme, ou par stockage, sinon il va directement à la poubelle. Ainsi, les outils de communication agile Il y a des recherches de mots-clés pour les actions de recherche et sous forme de projets des lieux de classement pour les informations ayant une demi-vie plus longue. Il n’y a pas besoin de stockage et de filtrage supplémentaires.

Mais qu’est-ce qui est encore « dérangeant » dans les e-mails ? Ils ne représentent plus le monde du travail agile. Agile signifie se familiariser rapidement avec les choses, absorber rapidement les nouveautés, écarter et aller de l’avant. Agile signifie également mettre en œuvre quelque chose rapidement et, dans certaines circonstances, l’oublier à nouveau rapidement. Ce sont les forex de l’agilité. Et cela concerne tous les secteurs et tous les objectifs. Cela ne ressemble pas au courrier électronique, qui est lourd, se prend au sérieux et revêt un caractère appellatif : « Vous devez me prendre au sérieux », « Vous devez me répondre ». Le courrier électronique a davantage le statut de dossier que la communication orale. Mais la communication agile, qui ressemble au langage parlé, est très importante en ce moment. Notamment pour assurer un échange de connaissances et d’informations efficace.

Raison 2 : Email ≠ avantages collaboratifs.

Avec les outils de collaboration agiles et intelligents, un principe de base du courrier est inversé. Si un courriel correspond au « principe de poussée », c’est un véhicule qui doit attirer l’attention sur lui : par l’annonce, par l’objet, ou par un point d’exclamation pour l’urgence.

Le principe d’attraction, quant à lui, correspond à ce qui est présenté visuellement, mis à disposition et qui ne demande qu’à être récupéré en fonction de l’intérêt. L’utilisateur est donc tout aussi libre de suivre quelque chose que de ne pas le suivre. Elle décide elle-même de la fréquence à laquelle elle regarde quelque chose, le suit ou le travaille.

Vous n’êtes pas obligé d’abandonner le courrier de manière impulsive, surtout si votre écosystème, votre propre entreprise, l’utilise encore. Mais : là où vous pouvez concevoir, par exemple dans votre équipe, dans votre cercle restreint : utilisez d’autres applications plus agiles comme Trello, Slack, Confluence pour collaborer et communiquer. Car : de nouveaux types d’applications pour le bureau fonctionnent en temps réel et offrent ainsi une valeur ajoutée. Ils montrent un flux qui enregistre tout ce qui entre. Mais il n’est pas nécessaire de l’observer constamment, il peut aussi passer à côté.

Ils remplissent ainsi un objectif de communication primaire, car ils permettent de partager des informations facilement et, bien sûr, sans commentaire (plus de « ligne d’objet »). Et il peut encore être commenté. Ils conviennent donc à tous les environnements où les personnes travaillent sur un pied d’égalité, sous leur propre responsabilité et de manière largement autonome.

Ils peuvent souvent être utilisés comme outil de planification ou de réunion, car ils sont conçus de manière plus visuelle qu’un programme de courrier et comportent des outils tels que des fiches.

Ils permettent également d’envoyer des messages directs sans que tout le monde soit impliqué ; mais en même temps, ils permettent la participation d’un nombre quelconque de personnes qui devraient potentiellement recevoir un élément d’information ou un message. Il n’est pas nécessaire de réfléchir activement à qui a besoin de quelle information. Les pièces jointes, les images et autres fichiers sont partageables par tous. Ils sont faciles à utiliser via des « boutons de partage » et peuvent également être utilisés sur le smartphone.

Raison 3 : Email ≠ créativité

Le but de travailler de manière agile est toujours de pouvoir générer quelque chose de nouveau. Ceci est contredit par les principes du courrier électronique. Et ceux des approches pour plus d’innovation et pour un environnement qui favorise la créativité. La créativité est basée sur la conception de nouvelles choses à partir de choses existantes. Mais malheureusement, parmi les nombreuses idées d’innovation, très, très peu sont réellement bonnes. C’est pourquoi nous avons besoin de beaucoup d’idées et d’un environnement où beaucoup d’idées peuvent naître et disparaître. Et un espace de résonance collaboratif où les commentaires peuvent avoir lieu.

Les outils agiles représentent donc aussi le principe intuitif consistant à laisser les choses importantes surgir, et la confiance dans le fait que les idées sont bonnes, justes et justifiées à tout moment. Quelle que soit leur longévité. N’avez-vous pas essayé d’essuyer quelque chose sur l’écran de votre ordinateur ?

Les outils de communication doivent tenir compte de ces principes. Le courrier électronique, par exemple, est également contradictoire en tant que générateur de déchets : il est facilement reconnaissable aux corbeilles à papier qui contiennent de manière illustrative les « déchets ». C’est bien si quelque chose peut faire l’objet de recherches par nécessité, mais en réalité – la main sur le cœur – cela importe rarement. Donc nous n’avons pas besoin de voir la corbeille entière non plus. Les idées ont quelque chose à voir avec le « flux » et cela devrait nous tenir éveillés et stimulés.

Ce qui en fait également partie : la délégation de responsabilité

Les objections critiques possibles à l’abandon du courrier électronique pourraient être les suivantes : La connaissance se perd, personne ne la regarde, comment puis-je m’assurer que tout le monde connaît les choses les plus importantes ? Eh bien, avec ces outils de collaboration agiles, le principe d’auto-responsabilité est impliqué : cela signifie qu’il doit y avoir une culture de base de confiance et de délégation. Il existe un climat de travail où chacun décide lui-même de ce qu’il fait, quand et comment. Ce n’est pas une évidence, mais on comprend mieux pourquoi les entreprises qui ont mis en place des équipes auto-organisées comptent sur ces mêmes applications pour collaborer. De plus, les applications ont des capacités de recherche.

Les nouveaux outils de collaboration s’apparentent donc au principe du push and pull. Alors que le courrier électronique était encore attaché à la méthode « push », Trello & Co. correspondent à la méthode « pull ». Pousser signifie : il faut attirer l’attention sur le produit – dans ce cas, le courriel ; il faut en faire la promotion et souligner son importance. Pull, en revanche, signifie que chacun est responsable du partage de l’information, qu’il s’agisse de la demander ou de la proposer. La participation a lieu exactement dans la mesure qui semble appropriée à ce moment-là. Tout ne doit pas être perçu par tout le monde dans le flux et au même moment ; chacun a le choix de chercher quelque chose après coup ou de décider qu’il n’est pas nécessaire pour l’instant de se connecter activement au flux d’information et de communication. De cette manière, les ressources en temps sont également réparties efficacement et chacun décide de ce qu’il doit faire et quand. Il s’agit également d’un concept agile où tout le monde tire dans la même direction.

L’étiquette reste importante

Cela ne signifie pas qu’il n’y a plus de règles pour la forme d’interaction. Comme dans les réseaux en général et dans les unités auto-organisées, il est encore plus vrai que les règles sont convenues. Les règles de délégation de responsabilité signifient également le devoir d’être responsable de ses propres informations, mais aussi du ton de la voix.  C’est tout le contraire d’une politique d’information descendante encore hiérarchisée, qui détermine gracieusement qui reçoit quelle information et à quel moment, et qui, au moyen de cc), sert aussi parfois les seconds rôles ou, au moyen de bc), informe aussi parfois quelqu’un en plus. Qui n’a pas le souvenir vivace de faux pas diplomatiques causés par un trop grand nombre, par des cc)s manquants ou mal adressés ? Exactement : les e-mails cimentent la hiérarchie selon la devise, celui qui a sera donné. Trello et Cie, en revanche, incarnent le terrain de jeu commun, l’absence de peur (ce n’est pas pour rien que la méthode de « communication non violente » est redevenue à la mode dans les entreprises) et le tout commun.

Avantages et caractéristiques de Trello & Co.

Voici une petite explication de ce à quoi servent les applications. L’internet regorge de comparaisons entre les applications, n’hésitez pas à les consulter. La meilleure façon de décider est de se baser sur une enquête auprès de pairs en qui vous avez confiance pour acquérir de l’expérience. Et qui travaillent dans des contextes similaires. Des informations sur les fonctionnalités gratuites et payantes peuvent également être trouvées sur le web. Souvent, les caractéristiques de base sont suffisantes. Les fonctions pro doivent être examinées attentivement pour déterminer si vous en avez besoin, mais elles peuvent être nécessaires ou avoir un sens. Le plus important : prenez votre temps et essayez-les. Et : absolument, en plus de l’intuitif, il suffit d’aller voir ce que les outils peuvent faire et de regarder aussi les fonctions qui ne sont pas si importantes au premier abord. Souvent, les gens ne le font pas et la plupart n’utilisent que des fractions des fonctionnalités de leurs applications. Voici quelques détails :

Trello

Trello est avant tout un outil de collaboration qui comporte des cartes que l’on peut déplacer intuitivement en fonction du principe fait/à faire. C’est un excellent moyen de documenter les tâches de l’équipe et de vérifier leur mise en œuvre. Littéralement : les tics peuvent être fabriqués. La recherche de ce qui a été décidé et quand est facile et visible pour tout le monde. Il faut quelqu’un pour piloter le tableau Trello pour cette fonction. Un animateur ou un administrateur à l’ancienne. Ainsi, lorsque des décisions de groupe sont prises, la personne responsable des entrées sur Trello doit toujours avoir son mot à dire.

Il est toutefois pratique que le travail collaboratif puisse être effectué simultanément sur le tableau Trello dans une session analogique ou virtuelle. N’importe qui peut ensuite ajouter une phrase ou une décision devant tout le monde. De cette manière, la répartition des responsabilités deviendrait également obsolète si l’on accepte de rendre les entrées ad hoc.

La connexion via un compte est peu exigeante et les invités peuvent être facilement invités grâce à un lien. L’assistance Trello, si elle doit être contactée directement, traduit de l’allemand, mais répond en anglais. Visuellement, Trello est attrayant car il est conçu comme un mur et des couleurs et des images individuelles peuvent être stockées.

Slack

Le slogan publicitaire de la page de connexion est éloquent : « Avec Slack, votre équipe est toujours à portée de clic. Ainsi, une salle d’équipe peut être configurée avec un « Espace de travail ». Slack est plus conforme au principe du flux d’informations, mais peut également être utilisé pour les projets, surtout si, par exemple, Trello intègre ce que Slack permet.

Slack offre la recherche par fil et un nombre illimité de canaux, par exemple par sujet, et des options de messagerie directe. En termes d’interface, il est similaire à Facebook dans le sens le plus large. Et il vous permet d’intégrer et de lier des documents à volonté. L’assistance est également germanophone, ce qui peut constituer un avantage.

Confluence

Confluence offre une fonctionnalité similaire qui combine les deux outils présentés. Plus puissant, il sert principalement à la gestion des connaissances et convient à de vastes zones interentreprises, à l’instar d’un intranet. Toutefois, elle nécessite un travail de base plus important en matière de configuration et une réflexion systématique avant de se lancer. Il faut donc une programmation spécifique ou un travail d’administrateur, alors que Slack et Trello sont en quelque sorte immédiatement utilisables.

Ainsi, Slack et Trello conviennent aux petites équipes qui veulent des solutions rapides ; Confluence couvre donc les deux, mais exige un travail initial et une attention particulière au démarrage. Visuellement, il est plus calme dans un bleu fiable, mais il est possible d’en personnaliser la couleur via la fonction « personnaliser ». Il combine également la documentation avec des possibilités de collaboration et de commentaires différenciés et offre toutes les fonctions de stockage et de recherche imaginables, d’où la similitude de type avec l’intranet bien connu. Confluence a une valeur ajoutée, surtout dans un espace de discussion collaboratif plus large, ainsi que si vous souhaitez l’utiliser comme un outil de type intranet.

Jusqu’à 10 personnes peuvent utiliser Confluence gratuitement ; cependant, comme il s’adresse à des groupes beaucoup plus importants, Confluence a un coût.

Conclusion et sélection

Comme toujours dans le monde numérique : il est important de se faire une idée et de définir le besoin le plus précisément possible et de le comparer avec le bénéfice attendu. Enfin, ces petits auxiliaires nous obligent aussi à nous concentrer sur une culture commune.  Beaucoup de travail pour les patrons qui veulent changer la culture de leur entreprise, sachant que le leadership signifie de plus en plus un travail de culture pure. « faciliter » en nouvel allemand. Et un conseil supplémentaire : outre la documentation, le lancement et la discussion virtuels, un bon vieil outil bien plus ancien que le courrier électronique connaît un renouveau : le téléphone.

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

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