Adeus e-mail – 3 razões contra e-mails e 3 alternativas

Porque deve evitar o correio electrónico num ambiente empresarial? Dizemos porquê e o que funciona melhor

O local de trabalho actual já não consiste apenas no pacote Office com Word, Excel e PowerPoint, assistido pelo Acrobat Reader e o e-mail da ferramenta interna. Pelo contrário, o nosso Gabinete há muito que incluiu x número de outras aplicações com outras características e a função de correio electrónico já não é suficiente para uma comunicação ágil. É por isso que Trello, Slack and Confluence são aqui apresentados. E uma dica de informação privilegiada.

Alguma vez sente que está atrasado em relação aos tempos em que escreve um e-mail? Ao mesmo tempo, está a interagir no LinkedIn, a participar em eventos via Xing ou Meetup, e a representar a si ou a sua empresa via Instagram ou Facebook. Como é que o bom e velho e-mail se encaixa? Nem por isso. Aqui estão as razões.

Motivo 1: Email ≠ Agile.

De facto, o correio electrónico é algo que já não se enquadra realmente no nosso tempo: porque é linear. Vão para uma pessoa ou – pior, mas mais sobre isso abaixo – várias pessoas, e têm de ser novamente respondidas da mesma forma. E o correio recebido tem de ser classificado por dossiê, por urgência, por médio prazo, ou por armazenamento, ou vai directamente para o lixo. Assim, as ferramentas de comunicação ágeis Existem pesquisas de palavras-chave para acções de pesquisa e sob a forma de projectos de preenchimento de lugares para informação com uma meia-vida mais longa. Não há necessidade de armazenamento e filtragem extra.

Mas o que é ainda “perturbador” nos e-mails? Já não representam o mundo ágil do trabalho. Ágil significa conhecer as coisas rapidamente, absorver rapidamente coisas novas, descartar e seguir em frente. Ágil significa também implementar algo rapidamente e, em certas circunstâncias, esquecê-lo de novo rapidamente. Estas são as divisas da agilidade. E é transversal às indústrias e objectivos. Isto não soa a e-mail, que é pesado, leva-se a sério e depara-se com um carácter apelativo: “Tens de me levar a sério”, “Tens de me responder”. O e-mail tem mais estatuto de ficheiro do que a comunicação oral. Mas a comunicação ágil, que se assemelha à linguagem falada, é de grande importância neste momento. Não menos importante para assegurar um intercâmbio funcional de conhecimentos e informações.

Motivo 2: Email ≠ benefícios da colaboração.

Com ferramentas ágeis de colaboração inteligente, um princípio básico do correio é invertido. Se um e-mail corresponde ao “princípio push”, é um veículo que deve chamar a atenção para si próprio: por anúncio, por linha de assunto, ou por um ponto de exclamação de urgência.

O princípio de puxar, por outro lado, corresponde ao que é apresentado visualmente, apresentado e só precisa de ser buscado de acordo com o interesse. O utilizador é, portanto, tão livre de seguir algo como de não o seguir. Ela decide por si própria quantas vezes olha para algo, segue-o ou trabalha com ele.

Agora – não tem de abdicar do correio de uma forma irreflectida, especialmente se o seu ecossistema, a sua própria empresa, ainda o utiliza. Mas: onde pode conceber, por exemplo na sua equipa, no seu círculo interno: use outras aplicações mais ágeis como Trello, Slack, Confluence para colaborar e comunicar. Porque: novos tipos de aplicações para o trabalho de escritório em tempo real e assim oferecer valor acrescentado. Mostram um fluxo que regista tudo o que entra. Mas não tem de ser constantemente observada, também pode fluir por ela.

Desta forma, cumprem um objectivo primário de comunicação, porque permitem que a informação seja partilhada facilmente e, claro, sem comentários (sem mais “linha de assunto”). E ainda pode ser comentado. São portanto adequados para todos os ambientes onde as pessoas trabalham em pé de igualdade, sob a sua própria responsabilidade e em grande parte de forma autónoma.

Podem muitas vezes ser utilizados como ferramenta de planeamento ou reunião, porque foram concebidos mais visualmente do que um programa de correio e incluíram ferramentas como cartões de índice.

Também permitem o envio de mensagens directas sem todos os envolvidos; mas, ao mesmo tempo, permitem a participação de qualquer número de pessoas que deveriam potencialmente receber uma informação ou mensagem. Não há necessidade de reflectir activamente sobre quem precisa de que informação. Anexos, imagens e outros ficheiros são partilháveis por todos. São fáceis de utilizar através de “botões de partilha” e também podem ser utilizados no smartphone.

Motivo 3: Email ≠ criatividade

O objectivo de trabalhar de uma forma ágil é sempre ser capaz de gerar algo novo. Isto é contradito pelos princípios do correio electrónico. E as das abordagens para mais inovação e para um ambiente que fomente a criatividade. A criatividade baseia-se em pensar coisas novas a partir de coisas existentes. Infelizmente, porém, as muitas ideias para a inovação vêm em muito, muito poucas que são realmente boas. É por isso que precisamos de muitas ideias e de um ambiente onde muitas ideias possam surgir e depois submergir novamente. E um espaço de ressonância colaborativa onde os comentários podem ter lugar.

Assim, as ferramentas ágeis representam também o princípio intuitivo de deixar aparecer coisas importantes, e a confiança de que as ideias são boas, correctas e justificadas em todos os momentos. Independentemente da sua longevidade. Ainda não tentou limpar algo no ecrã do seu computador?

Os instrumentos de comunicação devem ter em conta estes princípios. O e-mail, por exemplo, também contradiz isto como um gerador de lixo: facilmente reconhecido pelos cestos de lixo que ilustram o “lixo”. É bom que algo possa ser pesquisado por necessidade, mas na verdade – de coração em coração – raramente importa. Por isso, também não precisamos de ver o cesto do lixo completo. As ideias têm algo a ver com “fluxo” e isso deve manter-nos acordados e estimulados.

O que também lhe pertence: Delegação de responsabilidade

Possíveis objecções críticas ao abandono do correio electrónico poderiam ser: O conhecimento perde-se, ninguém olha para ele, como posso certificar-me de que todos conhecem as coisas mais importantes? Bem, com estes ágeis instrumentos de colaboração está envolvido o princípio da auto-responsabilidade: isto significa: é necessário que haja uma cultura básica de confiança e delegação. Existe um clima de trabalho onde cada um decide por si próprio o que faz, quando e como. Isto não é uma questão natural, mas torna-se tão claro porque é que as empresas que instalaram equipas auto-organizadas confiam nestas mesmas aplicações para colaboração. Mais: as aplicações têm capacidades de pesquisa.

As novas ferramentas de colaboração assemelham-se assim ao princípio de empurrar e puxar. Enquanto o e-mail ainda estava comprometido com o método push, Trello & Co. corresponde ao método pull. Empurrar significa: deve ser chamada a atenção para o produto – neste caso, o e-mail; deve ser promovido e a sua importância assinalada. Puxar, por outro lado, significa: todos são responsáveis pela partilha de informação em si: tanto pedindo como oferecendo. A participação tem lugar exactamente na medida em que parece apropriada na altura. Nem tudo tem de ser percebido por todos no fluxo e ao mesmo tempo; todos têm a opção de procurar algo depois ou de decidir que de momento não é necessária uma ligação activa ao fluxo de informação e comunicação. Desta forma, os recursos de tempo são também distribuídos eficientemente e todos decidem o que fazer e quando. Este é também um conceito ágil onde todos estão a puxar na mesma direcção.

Etiqueta continua a ser importante

Isto não significa que não haja mais regras para a forma de interacção. Como em redes em geral e em unidades auto-organizadas, é ainda mais importante chegar a acordo sobre regras. As regras de delegação de responsabilidade significam também o dever de ser responsável pela própria informação, mas também pelo tom de voz.  Isto é o oposto completo de uma política de informação ainda hierarquicamente controlada de cima para baixo, que graciosamente determina quem recebe que informação e quando, e por meio de cc) por vezes também serve segundos classificados ou por meio de bc) por vezes também informa alguém, além disso. Quem não tem uma memória viva de erros diplomáticos causados por demasiados, por cc)s ausentes ou erradamente endereçados? Exactamente: e-mail cimentar hierarquia de acordo com o lema, aquele que tiver sido dado. Trello and Co., por outro lado, encarnam o recreio comum, a liberdade do medo (não é por nada que o método de “comunicação não violenta” se tornou novamente moda nas empresas) e o todo comum.

Benefícios e especificações da Trello & Co.

Aqui está uma pequena explicação sobre o que são aplicações para quê. A Internet está cheia de comparações entre aplicações, sinta-se à vontade para as verificar. A melhor maneira de decidir é baseada num inquérito aos pares em que confia para adquirir experiência. E que trabalham em contextos semelhantes. Informações sobre funcionalidades gratuitas e pagas podem também ser encontradas na web. Muitas vezes as características básicas são suficientes. As características Pro devem ser cuidadosamente consideradas para saber se precisa delas, mas podem ser necessárias ou fazer sentido. O mais importante: leve o seu tempo e experimente-os. E: absolutamente para além do intuitivo basta entrar e ver o que as ferramentas podem fazer também olhar para as funções que não são tão importantes no primeiro momento. Muitas vezes as pessoas não o fazem e a maior parte das pessoas utiliza apenas fracções das características das suas aplicações. Aqui estão alguns detalhes:

Trello

Trello é principalmente uma ferramenta de colaboração que tem cartões que podem ser movidos intuitivamente de acordo com o princípio done/to do fazer. Esta é uma excelente forma de documentar as tarefas da equipa e verificar a implementação. Literalmente: as carraças podem realmente ser feitas. Verificar o que foi decidido e quando é fácil e visível para todos. É preciso alguém para pastorear a prancha Trello para esta função. Um ou um facilitador ou administrador à moda antiga. Assim, quando são tomadas decisões de grupo, deve sempre haver uma palavra a dizer sobre quem é responsável pelas entradas em Trello.

É prático, no entanto, que o trabalho colaborativo possa ser feito simultaneamente na placa Trello numa sessão analógica ou virtual. Qualquer pessoa pode então acrescentar uma frase ou uma decisão em frente de todos. Desta forma, a distribuição de responsabilidade tornar-se-ia também obsoleta se se concordasse em fazer as entradas ad hoc.

A ligação através de uma conta é de baixo limiar e os convidados podem ser facilmente convidados com uma ligação. O suporte Trello, se tiver de ser contactado directamente, traduz do alemão, mas responde em inglês. Visualmente, Trello é atractivo porque foi concebido como uma parede e as cores e imagens individuais podem ser armazenadas.

Slack

O slogan publicitário na página de login fala por si: “Com Slack, a sua equipa está sempre apenas a um clique do rato de distância. Consequentemente, pode ser criada uma sala de equipa com um “Espaço de Trabalho”. Slack está mais de acordo com o princípio do fluxo de informação, mas também pode ser utilizado para projectos, especialmente se, por exemplo, Trello incorporar o que o Slack permite.

Ofertas frouxas de pesquisa com fios e qualquer número de canais, por exemplo, baseados em tópicos, e opções de mensagens directas. Em termos de interface, é semelhante ao Facebook no sentido mais lato. E permite-lhe inserir e ligar a documentos à sua vontade. O apoio é também de língua alemã, o que pode ser uma vantagem.

Confluence

A Confluence oferece uma funcionalidade semelhante que combina as duas ferramentas apresentadas. É mais poderoso e serve principalmente como gestão do conhecimento e é adequado para áreas enormes, transversais a empresas, análogo a uma intranet. No entanto, requer mais trabalho de base configurável e reflexão sistemática antes de começar. Assim, alguma programação dedicada ou trabalho de administrador, ao passo que Slack e Trello são de certa forma imediatamente utilizáveis.

Assim, Slack e Trello são adequados para pequenas equipas que querem soluções rápidas; A influência abrange assim ambos, mas requer trabalho e cuidados iniciais para começar a trabalhar. Visualmente, é mais sedado num azul de confiança, mas pode ser personalizado através da funcionalidade “customizar”. Também combina documentação com possibilidades de colaboração e comentários diferenciados e oferece todas as funções concebíveis de armazenamento e pesquisa, daí o tipo de semelhança com a conhecida intranet. Especialmente num espaço de discussão colaborativa maior A influência tem valor acrescentado, bem como se quiser tê-la como uma ferramenta semelhante a uma intranet.

Até 10 pessoas podem usar Confluence gratuitamente; contudo, uma vez que se destina a grupos muito maiores, Confluence custa algo.

Conclusão e selecção

Como sempre no mundo digital: é importante obter uma imagem e definir a necessidade com a maior precisão possível e compará-la com o benefício esperado. Finalmente, estes pequenos ajudantes também nos obrigam a concentrar-nos numa cultura comum.  Muito trabalho para patrões que querem mudar a cultura na sua empresa, sabendo que a liderança significa cada vez mais trabalho de cultura pura. “facilitar” em novo alemão. E como dica adicional: para além da documentação virtual, lançamento e discussão, uma boa e velha ferramenta, muito mais antiga do que o correio electrónico, tem um renascimento: o telefone.

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

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