Adiós al correo electrónico – 3 razones contra el e-mail y 3 alternativas

¿Por qué hay que evitar el correo electrónico en el entorno empresarial? Decimos por qué y qué funciona mejor

El lugar de trabajo actual ya no consiste únicamente en el paquete Office con Word, Excel y PowerPoint, asistido por Acrobat Reader y la herramienta interna del correo electrónico. Más bien, nuestra Oficina hace tiempo que incluye x número de otras aplicaciones con otras características y la función de correo electrónico ya no es suficiente para una comunicación ágil. Por eso se presentan aquí Trello, Slack y Confluence. Y un consejo de experto.

¿Alguna vez has sentido que estás atrasado cuando escribes un correo electrónico? Al mismo tiempo, está interactuando en LinkedIn, asistiendo a eventos a través de Xing o Meetup, y representándose a sí mismo o a su empresa a través de Instagram o Facebook. ¿Cómo encaja el viejo correo electrónico? La verdad es que no. Estas son las razones.

Razón 1: Correo electrónico ≠ Ágil.

De hecho, el correo electrónico es algo que ya no encaja en nuestro tiempo: porque es lineal. Se dirigen a una persona o -lo que es peor, pero más adelante se habla de ello- a varias personas, y hay que volver a responder de la misma manera. Y el correo entrante debe clasificarse por expediente, por urgencia, por plazo medio o por almacenamiento, o va directamente a la basura. Las herramientas de comunicación ágil ofrecen investigación de palabras clave para las acciones de búsqueda y, en forma de proyectos, ubicaciones de archivo para la información con una vida media más larga. No hay necesidad de almacenar y filtrar más.

Pero, ¿qué es lo que sigue siendo «perturbador» de los correos electrónicos? Ya no representan el mundo del trabajo ágil. Ágil significa conocer las cosas rápidamente, absorber lo nuevo con rapidez, descartar y avanzar. Ágil también significa poner en práctica algo rápidamente y, en determinadas circunstancias, volver a olvidarlo rápidamente. Estos son los fundamentos de la agilidad. Y es algo que afecta a todos los sectores y propósitos. Esto no se parece al correo electrónico, que tiene peso, se toma a sí mismo en serio y tiene un carácter apelativo: «Debes tomarme en serio», «Debes responderme». El correo electrónico tiene más carácter de archivo que de comunicación hablada. Pero la comunicación ágil, que se asemeja al lenguaje hablado, es muy importante en estos momentos. No menos importante es garantizar un intercambio de conocimientos e información que funcione.

Razón 2: El correo electrónico ≠ beneficios de la colaboración.

Con las herramientas ágiles de colaboración inteligente, se invierte un principio básico del correo. Si un correo electrónico corresponde al «principio de empuje», es un vehículo que debe llamar la atención: por el anuncio, por el asunto o por un signo de exclamación para la urgencia.

El principio pull, por el contrario, corresponde a lo que se presenta visualmente, se mantiene a la vista y sólo hay que buscarlo en función del interés. Por tanto, el usuario es tan libre de seguir algo como de no hacerlo. Ella decide por sí misma la frecuencia con la que mira algo, lo sigue o trabaja con él.

Ahora bien, no hay que renunciar al correo de forma precipitada, sobre todo si su ecosistema, su propia empresa, todavía lo utiliza. Pero: donde puedes diseñar, por ejemplo en tu equipo, en tu círculo íntimo: utiliza otras apps más ágiles como Trello, Slack, Confluence para colaborar y comunicarte. Porque: los nuevos tipos de aplicaciones para la oficina funcionan en tiempo real y ofrecen así un valor añadido. Muestran un flujo que registra todo lo que entra. Pero no tiene que ser observado constantemente, también puede pasar.

De este modo, cumplen un objetivo primordial de comunicación, ya que permiten compartir la información fácilmente y, por supuesto, sin comentarios (se acabó el «asunto»). Y todavía se puede comentar. Por lo tanto, se adaptan a todos los entornos en los que las personas trabajan en igualdad de condiciones, bajo su propia responsabilidad y de forma ampliamente autónoma.

A menudo pueden utilizarse como herramienta de planificación o de reunión, ya que tienen un diseño más visual que un programa de correo y cuentan con herramientas incluidas como las fichas.

También permiten enviar mensajes directos sin que todo el mundo participe; pero al mismo tiempo, permiten la participación de cualquier número de personas que potencialmente deberían recibir una información o un mensaje. No es necesario reflexionar activamente sobre quién necesita qué información. Los archivos adjuntos, las imágenes y otros archivos pueden ser compartidos por todos. Son fáciles de usar a través de los «botones de compartir» y también se pueden utilizar en el smartphone.

Razón 3: Correo electrónico ≠ creatividad

El objetivo de trabajar de forma ágil es siempre poder generar algo nuevo. Esto se contradice con los principios del correo electrónico. Y los de los planteamientos para una mayor innovación y para un entorno que fomente la creatividad. La creatividad se basa en pensar cosas nuevas a partir de cosas existentes. Pero, por desgracia, las muchas ideas de innovación son muy, muy pocas las que son realmente buenas. Por eso necesitamos muchas ideas y un entorno en el que puedan surgir y desaparecer muchas ideas. Y un espacio de resonancia colaborativa en el que puedan tener lugar los comentarios.

Así que las herramientas ágiles también representan el principio intuitivo de dejar que surjan cosas importantes, y la confianza en que las ideas son buenas y correctas y están justificadas en todo momento. Independientemente de lo longevos que sean. ¿No has probado a limpiar algo en la pantalla de tu ordenador?

Las herramientas de comunicación deben tener en cuenta estos principios. El correo electrónico, por ejemplo, también contradice esto como generador de basura: se reconoce fácilmente por las papeleras que contienen ilustrativamente la «basura». Está bien si se puede investigar algo por necesidad, pero en realidad -con la mano en el corazón- rara vez importa. Así que tampoco necesitamos ver la papelera llena. Las ideas tienen algo que ver con el «flujo» y eso debería mantenernos despiertos y estimulados.

Lo que también le corresponde: la delegación de responsabilidades

Las posibles objeciones críticas al abandono del correo electrónico podrían ser: El conocimiento se pierde, nadie lo mira, ¿cómo puedo asegurarme de que todo el mundo sepa lo más importante? Pues bien, con estas herramientas de colaboración ágil entra en juego el principio de autorresponsabilidad: es decir, es necesario que exista una cultura básica de confianza y delegación. Existe un clima de trabajo en el que cada uno decide por sí mismo lo que hace, cuándo y cómo. Esto no es una cuestión de rutina, pero queda muy claro por qué las empresas que han instalado equipos autoorganizados confían en estas mismas aplicaciones para la colaboración. Además: las aplicaciones tienen capacidad de búsqueda.

Así, las nuevas herramientas de colaboración se asemejan al principio de «push and pull». Mientras el correo electrónico seguía apostando por el método push, Trello y compañía se corresponden con el método pull. Push significa: hay que llamar la atención sobre el producto -en este caso, el correo electrónico-; hay que promocionarlo y señalar su importancia. Pull, por el contrario, significa: cada uno es responsable de compartir la información por sí mismo: tanto pedirla como ofrecerla. La participación tiene lugar exactamente en la medida en que parece apropiada en ese momento. No todo tiene que ser percibido por todos los integrantes de la corriente y al mismo tiempo; cada uno tiene la opción de buscar algo después o decidir que por el momento no es necesaria una conexión activa a la corriente de información y comunicación. De este modo, los recursos de tiempo también se distribuyen de forma eficiente y cada uno decide qué hacer y cuándo. Este es también un concepto ágil en el que todos tiran en la misma dirección.

La etiqueta sigue siendo importante

Esto no significa que no haya más reglas para la forma de interacción. Como en las redes en general y en las unidades autoorganizadas, es aún más importante acordar las reglas. Las normas para delegar la responsabilidad significan también el deber de ser responsable de la propia información, pero también del tono de voz.  Esto es todo lo contrario de una política de información todavía controlada jerárquicamente de arriba abajo, que determina graciosamente quién recibe qué información y cuándo, y por medio de cc) también sirve a veces a segundas personas o por medio de bc) también informa a alguien además. ¿Quién no tiene un recuerdo vívido de los errores diplomáticos causados por demasiados, por omisión o por dirección errónea de las cc)? Exactamente: la jerarquía del cemento de los correos electrónicos según el lema, al que tiene se le da. Trello y compañía, en cambio, encarnan el patio común, la ausencia de miedo (no en vano el método de «comunicación no violenta» se ha vuelto a poner de moda en las empresas) y el conjunto común.

Ventajas y especificaciones de Trello & Co.

Aquí tienes una pequeña explicación de qué aplicaciones se utilizan para qué. Internet está lleno de comparaciones entre aplicaciones, no dudes en consultarlas. La mejor manera de decidir es basarse en una encuesta entre compañeros de confianza para recoger experiencias. Y que trabajan en contextos similares. También se puede encontrar información sobre las funciones gratuitas y de pago en la web. A menudo, las características básicas son suficientes. Las funciones Pro deben considerarse cuidadosamente para saber si las necesitas, pero pueden ser necesarias o tener sentido. Lo más importante: tómate tu tiempo y pruébalos. Y: absolutamente además de lo intuitivo solo entrar y ver lo que las herramientas pueden hacer también mirar las funciones que no son tan importantes en un primer momento. A menudo la gente no lo hace y la mayoría de las personas sólo utilizan una fracción de las funciones de sus aplicaciones. Aquí tienes algunos detalles:

Trello

Trello es principalmente una herramienta de colaboración que tiene tarjetas que se pueden mover intuitivamente según el principio hecho/por hacer. Esta es una gran manera de documentar las tareas del equipo y comprobar su realización. Literalmente: se pueden hacer garrapatas. Comprobar qué se ha decidido y cuándo es fácil y visible para todos. Hace falta alguien que guíe el tablero de Trello para esta función. Uno o un facilitador o administrador a la antigua usanza. Por lo tanto, cuando se toman decisiones en grupo, siempre debe haber una opinión sobre quién es el responsable de las entradas en Trello.

Sin embargo, es práctico que el trabajo colaborativo pueda realizarse simultáneamente en el tablero de Trello en una sesión analógica o virtual. Cualquiera puede añadir una frase o una decisión delante de todos. De este modo, el reparto de responsabilidades también quedaría obsoleto si se acepta hacer las entradas ad hoc.

El acceso a través de una cuenta es de bajo umbral y los invitados pueden ser fácilmente invitados con un enlace. El soporte de Trello, si hay que contactarlo directamente, traduce del alemán, pero responde en inglés. Visualmente, Trello es atractivo porque está diseñado como un muro y se pueden almacenar colores e imágenes individuales.

Slack

El eslogan publicitario de la página de inicio de sesión habla por sí solo: «Con Slack, tu equipo está siempre a un clic de distancia». En consecuencia, se puede crear una sala de equipo con un «Espacio de trabajo». Slack se ajusta más al principio de flujo de información, pero también puede utilizarse para proyectos, especialmente si, por ejemplo, Trello incorpora lo que Slack permite.

Slack ofrece búsqueda por hilos y cualquier número de canales, por ejemplo, basados en temas, y opciones de mensajería directa. En términos de interfaz, es similar a Facebook en el sentido más amplio. Además, permite incrustar y enlazar documentos a voluntad. El servicio de asistencia también habla alemán, lo que puede ser una ventaja.

Confluence

Confluence ofrece una funcionalidad similar que combina ambas herramientas presentadas. Es más potente y sirve sobre todo para la gestión del conocimiento y es adecuado para áreas enormes e interempresariales análogas a una intranet. Sin embargo, requiere más trabajo de configuración y una reflexión sistemática antes de empezar. Así que hay que dedicar algo de programación o trabajo de administrador, mientras que Slack y Trello son de uso inmediato.

Así, Slack y Trello son adecuados para equipos pequeños que quieren soluciones rápidas; Confluence, por tanto, abarca ambos, pero requiere un trabajo previo y cuidado para empezar. Visualmente, es más tranquilo en un azul fiable, pero se puede personalizar el color a través de la función «personalizar». Además, combina la documentación con posibilidades de colaboración y comentarios diferenciados y ofrece todas las funciones de almacenamiento y búsqueda imaginables, de ahí la similitud de tipo con la conocida intranet. Especialmente en un espacio de debate colaborativo más amplio, Confluence tiene un valor añadido, así como si quieres tenerlo como una herramienta tipo intranet.

Hasta 10 personas pueden utilizar Confluence de forma gratuita; sin embargo, al estar dirigido a grupos mucho más grandes, Confluence tiene un coste.

Conclusión y selección

Como siempre en el mundo digital: es importante hacerse una idea y definir la necesidad con la mayor precisión posible y compararla con el beneficio esperado. Por último, estos pequeños ayudantes también nos obligan a centrarnos en una cultura común.  Mucho trabajo para los jefes que quieren cambiar la cultura en su empresa, sabiendo que el liderazgo significa cada vez más un trabajo de cultura pura. «facilitar» en el nuevo alemán. Y como consejo adicional: además de documentar, lanzar y discutir virtualmente, una vieja herramienta mucho más antigua que el correo electrónico tiene un renacimiento: el teléfono.

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

Los comentarios están cerrados.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More