告别电子邮件–反对电子邮件的3个理由和3个替代方案

为什么在商业环境中应避免使用电子邮件?我们说的是为什么和什么更有效

今天的工作场所不再仅仅由带有Word、Excel和PowerPoint的Office软件包组成,还有Acrobat Reader和内部工具e-mail的辅助。相反,我们的办公室早已包括了x个具有其他功能的应用程序,电子邮件功能已不足以满足敏捷沟通的需要。这就是为什么Trello、Slack和Confluence在这里被介绍。还有一个内幕消息。

当你写电子邮件时,你是否曾觉得自己落后于时代?同时,你在LinkedIn上进行互动,通过Xing或Meetup参加活动,并通过Instagram或Facebook代表你自己或你的公司。好的旧电子邮件如何适应?并非如此。以下是原因。

理由1:电子邮件≠敏捷。

事实上,电子邮件是不再真正适合我们的时间的东西:因为你是线性的。它们被送到一个人手中,或者–更糟糕的是,但下面会详细说明–送到多个人手中,而且必须以同样的方式再次回答。而收到的邮件必须按档案、按紧急程度、按中期或按存储进行分类,否则就会直接进入垃圾箱。敏捷的通信工具为搜索行动提供了关键词研究,并以项目的形式为半衰期较长的信息提供存档地点。没有必要进行额外的存储和过滤。

但是,电子邮件中还有什么是 “令人不安 “的?他们不再代表敏捷的工作世界。敏捷意味着快速了解事物,快速吸收新事物,抛弃并向前推进。敏捷也意味着快速实施一些东西,在某些情况下,又会迅速忘记它。这些都是敏捷性的前题。而且,它跨越了各个行业和目的。这听起来不像是电子邮件,电子邮件是有分量的,认真对待自己,并以吸引人的性格出现:”你必须认真对待我”,”你必须回答我”。与口语交流相比,电子邮件更具有文件状态。但是,类似于口语的敏捷沟通,目前是非常重要的。尤其是要确保知识和信息的有效交流。

理由二:电子邮件≠合作性的利益。

有了敏捷的智能协作工具,邮件的一个基本原则被颠覆。如果一封电子邮件符合 “推动原则”,它就是一个必须引起注意的载体:通过公告,通过主题行或紧急感叹号。

另一方面,拉动原则对应的是视觉上呈现的东西,拿出来的东西,只需要根据兴趣来取。因此,用户可以自由地追随某些东西,也可以不追随它。她自己决定多长时间看一次东西,跟踪它或与它一起工作。

现在–你不必以跪姿的方式放弃邮件,特别是如果你的生态系统,你自己的公司,仍然使用它。但是:在你可以设计的地方,例如在你的团队中,在你的内部圈子中:使用其他更敏捷的应用程序,如Trello、Slack、Confluence来进行协作和沟通。因为:办公室的新型应用程序可以实时工作,从而提供附加值。他们显示了一个流,记录了所有进来的东西。但它不一定要不断观察,它也可以流过。

通过这种方式,它们实现了一个主要的沟通目的,因为它们允许信息被轻易地分享,当然也不需要评论(不再有 “主题行”)。而且还是可以评论的。因此,它们适用于所有人们在平等的基础上、在自己的职责范围内、在很大程度上自主地工作的环境。

它们通常可以被用作计划或会议工具,因为它们比邮件程序更有视觉设计,并包括了索引卡等工具。

它们也允许在没有每个人参与的情况下直接传递信息;但同时,它们允许任何数量的人参与,他们应该有可能收到一条信息或消息。没有必要积极思考谁需要什么信息。附件、图像和其他文件可由所有人共享。它们很容易通过 “分享按钮 “使用,也可以在智能手机上使用。

理由3:电子邮件≠创意

以敏捷的方式工作的目的始终是为了能够产生新的东西。这与电子邮件的原则相抵触。还有那些为了更多的创新和为了促进创造力的环境的方法。创造力是基于从现有事物中思考新事物。然而,不幸的是,在众多的创新想法中,真正好的想法非常、非常少。这就是为什么我们需要大量的想法,以及一个能让大量想法产生和消亡的环境。还有一个合作的共鸣空间,可以进行评论。

因此,敏捷工具也代表了让重要的东西冒出来的直觉原则,以及相信想法是好的、正确的,并且在任何时候都是合理的。不管他们的寿命有多长。你没有试过在你的电脑屏幕上擦掉一些东西吗?

沟通工具应考虑到这些原则。例如,电子邮件也与此相矛盾,它是一个垃圾生成器:通过说明性地包含 “垃圾 “的废纸篓,很容易被识别。如果某件事情可以作为一个必要的事项进行研究,那是好事,但实际上–手把手地教–很少有关系。所以我们也不需要看到满满的废纸篓。思想与 “流动 “有关,这应该使我们保持清醒和刺激。

也属于它的内容:责任的授予

放弃电子邮件可能的关键反对意见可能是。知识会丢失,没有人看,我怎样才能确保每个人都知道最重要的事情?那么,对于这些敏捷的协作工具,涉及到自我负责的原则:这意味着:需要有一个基本的信任和授权文化。有一种工作氛围,每个人都自己决定他们做什么,什么时候做,怎么做。这不是一个理所当然的问题,但它变得如此清晰,为什么那些安装了自我组织的团队的公司要依靠这些非常的应用程序进行协作。另外:这些应用程序具有搜索功能。

因此,新的协作工具类似于推拉原则。当电子邮件仍然致力于推送方式时,Trello & Co.则对应于拉动方式。推进意味着:必须将注意力吸引到产品上–在这种情况下,就是电子邮件;必须推广它并指出其重要性。另一方面,拉动意味着:每个人都有责任自己分享信息:包括询问和提供。参与的程度完全取决于当时看来合适的程度。并非所有的东西都必须在同一时间被信息流中的每个人所感知;每个人都可以选择在事后寻找一些东西,或者决定此刻没有必要主动连接到信息和通信流。通过这种方式,时间资源也得到了有效的分配,每个人都决定做什么和什么时候做。这也是一个敏捷的概念,每个人都在朝着同一个方向努力。

礼仪仍然很重要

这并不意味着不再有互动形式的规则。如同在一般的网络和自组织单位中,规则的商定更是如此。委派责任的规则也意味着对自己的信息负责的义务,也意味着对说话的语气负责。  这与仍然是等级控制的自上而下的信息政策完全相反,后者亲切地决定谁收到什么信息,什么时候收到,并且通过cc)有时也为第二经纪人服务,或者通过bc)有时也通知某人,此外。谁没有对因太多、因遗漏或错误处理的cc)s而造成的外交失误记忆犹新?正是:电子邮件的水泥等级制度根据座右铭,谁有就给谁。另一方面,Trello和Co.体现了共同的游乐场、免于恐惧的自由(”非暴力沟通 “的方法在公司中再次成为时尚并非没有原因)和共同的整体。

Trello & Co.的好处和规格。

下面是对什么应用是什么的一个小解释。互联网上有很多应用程序之间的比较,请随意查看。决定的最好方法是根据对你信任的同行的调查来挑选经验。而在类似背景下工作的人。有关免费和付费功能的信息也可以在网上找到。通常情况下,基本功能就足够了。应仔细考虑专业功能是否需要,但可能是必要的或有意义的。最重要的是:花点时间,试试它们。还有:绝对除了直观的就进去看看工具能做什么,也看看那些一开始不那么重要的功能。通常人们不会这样做,大多数人只使用其应用程序的零星功能。这里有一些细节。

Trello

Trello主要是一个协作工具,它的卡片可以根据已完成/待完成的原则直观地移动。这是一个记录团队任务的待办事项和检查执行情况的好方法。从字面上看:蜱虫实际上可以被制造出来。检查什么是已经决定的,什么时候决定的,对每个人来说都很容易,也很明显。这需要有人来指导Trello板的这个功能。一个或一个促进者或老式的管理员。因此,当小组做出决定时,应该始终有一个发言权,由谁来负责Trello上的条目。

然而,实际情况是,协作工作可以在模拟或虚拟会议中的Trello板上同时进行。然后任何人都可以在大家面前添加一句话或一个决定。这样一来,如果人们同意临时输入,责任的分配也会变得过时。

通过账户拨入是低门槛的,客人可以通过链接轻松邀请。如果必须直接联系Trello的支持,它的翻译是德语,但用英语回答。从视觉上看,Trello很有吸引力,因为它被设计得像一面墙,可以储存个别颜色和图像。

Slack

登录页面上的广告语不言自明:”有了Slack,你的团队总是只需点击一下鼠标就可以了。相应地,一个团队房间可以设置一个 “工作区”。Slack更符合信息流原则,但也可用于项目,特别是如果,例如Trello嵌入了Slack允许的内容。

Slack提供了线程搜索和任何数量的渠道,例如基于主题的渠道,以及直接的信息传递选项。就界面而言,它在最广泛的意义上与Facebook相似。而且它可以让你随意嵌入和链接到文件。支持人员也是讲德语的,这可能是一个优势。

Confluence

Confluence提供了一个类似的功能,结合了所介绍的两种工具。它的功能更强大,主要作为知识管理,适用于巨大的、跨公司的领域,类似于内部网。然而,在开始之前,它需要更多的配置基础工作和系统思考。因此,一些专门的编程或管理员工作,而Slack和Trello是那种立即可用的。

因此,Slack和Trello适合于需要快速解决方案的小团队;Confluence因此跨越了这两者,但在开始时需要前期工作和谨慎。从视觉上看,它采用可靠的蓝色,比较沉稳,但可以通过 “定制 “功能进行颜色定制。它还将文件与协作和差异化评论的可能性结合起来,并提供各种可以想象的存储和搜索功能,因此与著名的内部网的类型相似。特别是在一个更大的协作讨论空间里,Confluence有附加价值,如果你想让它作为一个类似于内部网的工具,也是如此。

最多10个人可以免费使用Confluence;然而,由于它针对的是更大的团体,Confluence需要花费一些钱。

结论和选择

与数字世界中的情况一样:重要的是要了解情况,尽可能准确地定义需求,并将其与预期收益进行比较。最后,这些小帮手也迫使我们专注于共同的文化。  对于那些想改变公司文化的老板来说,有很多工作要做,要知道领导力越来越意味着纯粹的文化工作。新德语中的 “促进”。作为一个额外的提示:除了虚拟记录、启动和讨论之外,一个比电子邮件更古老的好工具也在复兴:电话

Führungscoach, Sparring-Partnerin für Kommunikations- und Wissensförderung, Dozentin, Moderatorin, NEW-WORK-Spezialistin. Kommunikationsstarke mehrsprachige Macherin mit Freude am Teilen von Erfahrung. Ich schöpfe aus einem reichen Netz an innovativen & starken Begegnungen. Ich begleite Teams in ihrer Entwicklung für klare Kommunikation & berate bei Führungs- und Diversity-Fragen. Spezialgebiete sind Neue Arbeitswelt (Kompetenzen & organisationaler Wandel) , Organisation & der Umgang mit Wissen. Meine Vision Brücken bauen und gemeinsam Neues lernen.

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