Sandbox Tests – mit 5 einfachen Schritten zur richtigen Entscheidung

Sandbox - die einfache Methode zur Einführung von neuen Systemen und Prozessen

Kinder lieben es Ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen. Während spielerisch Sandburgen, Höhlen oder kleine Kuchen entstehen, lernen die kleinen Forscher auch eine Menge, experimentieren mit unterschiedlichen Formen und Materialien.

Die Welt der digitalen Transformation ist nicht viel anders. Manager, die ihre Unternehmen durch die unruhigen Gewässer der vierten industriellen Revolution sicher führen wollen, müssen sich auch ständig mit neuen Ideen, Prozessen und Systemen beschäftigen.

Insbesondere bei umfangreichen Transformationsprojekten steht meistens einiges auf dem Spiel – hohe Investitionssummen, die Reputation des Unternehmens oder sogar die eigene Karriere. Die Risiken und die damit einhergehenden Unsicherheiten sind dementsprechend groß.

Mit Sandbox Tests können Sie einfach und schnell diese Unsicherheiten spürbar reduzieren sowie wertvolle Erfahrungen für Ihre Organisation akkumulieren. Komplexe Veränderungen können mit einem überschaubaren Aufwand getestet werden, bevor eine aufwendige Implementierung in Auftrag gegeben wird. 

Insbesondere im Rahmen der Systemeinführungen sind solche Tests dafür geeignet, belastbare Erkenntnisse über das Potenzial und die Eignung des zukünftigen Systems frühzeitig zu gewinnen.

In 5 Schritten zu eigenen Sandbox Tests

Mit diesen fünf Schritten können Sie relativ einfach die Sandbox Tests vorbereiten und umsetzen.

1. Wählen Sie die möglichen Anbieter aus

Je nach Unternehmensgröße und Prozessbereich gibt es in der Regel mehrere Software Anbieter, die theoretisch geeignete Produkte zur Verfügung stellen können.

Überlegen Sie sich eine Reihe von fachlichen und technischen Kriterien, die dazu dienen können, eine erste Auswahl zu treffen. Versuchen Sie die sogenannten K.O.- Kriterien sofort zu identifizieren, wie bspw. Cloud vs. On-Premises, kritische fachliche Anforderungen, Lizenzkosten etc.

Internetrecherche und die ersten Gespräche mit dem Vertrieb der jeweiligen Anbieter liefern in der Regel die ersten Erkenntnisse und helfen Ihnen die Auswahl zu präzisieren. Vereinbaren Sie die ersten Termine mit Anbietern, die Sie als potenzielle Kandidaten eingestuft haben.

2. Nutzen Sie die Verkaufsveranstaltung

Der Markt der Software Anbieter ist stark umkämpft. Aus diesem Grund nutzen viele Anbieter die Chance und stellen Ihre Produkte in einem persönlichen Termin gerne vor.

Nutzen Sie solche Veranstaltungen, um Ihre Fragen zu stellen und einen tieferen Eindruck über das Produkt und die Mitarbeiter des potenziellen Partners zu gewinnen. Falls Sie einen bestimmten fachlichen Fokus mit Ihrer Auswahl verfolgen, ist ein vorheriges Briefing des Anbieters durchaus sinnvoll.

Die Vorbereitung eines solchen Briefings ist gleichzeitig eine großartige Möglichkeit die internen Stakeholder mit ins Boot zu holen. Versuchen Sie die Anforderungen von betroffenen Fachbereichen in die Briefing-Unterlagen einfließen zu lassen. Achten Sie dabei jedoch auf den Umfang, denn anfangs geht es lediglich darum, eine Kennenlernrunde mit dem Anbieter zu veranstalten.

Im Idealfall haben Sie bereits nach dem ersten Termin Ihren Favoriten identifiziert und wissen schon ganz genau, mit welchem Anbieter Sie das Sandbox Projekt starten möchten.

3. Bereiten Sie die Sandbox gründlich vor

Wie bereits erwähnt, ist ein Sandbox Test ein kleines Projekt, das entsprechend vorbereitet und durchgeführt werden muss. Die zentralen Bausteine der Vorbereitung sind die personellen Ressourcen und die Anforderungen, die im Sandbox Projekt getestet werden.

Bei der Auswahl der Mitarbeiter sollten Sie nicht nur auf fachliche Kompetenzen Wert legen, sondern auch auf Denkweisen und Überzeugungen der Auserwählten. Auch wenn das Projekt anfangs noch klein ist, geht es hier um nichts Geringeres, als um eine tiefgreifende Veränderung der Abläufe in Ihrem Unternehmen. Daher müssen die Mitarbeiter grundsätzlich offen gegenüber solchen Veränderungen sein und Mut haben, diese auch umzusetzen.

Definieren Sie die für Ihre Wertschöpfung typischen Geschäftsvorfälle, die im neuen System abgebildet werden sollen. Dokumentieren Sie die Anforderungen in einer für den Anbieter verständlichen Form. Konzentrieren Sie sich dabei auf die wichtigsten Kernelemente Ihres Geschäftsprozesses.  Achten Sie auf eine sinnvolle Balance zwischen Detailtiefe und Kritikalität der Anforderungen. Die Sandbox dient nicht dazu die Umsetzung der relevanten Themen bis ins letzte Detail zu prüfen! Viel wichtiger ist, dass das Projektteam sich auf die Machbarkeit der Umsetzung und den Abdeckungsgrad der Prozesslandschaft fokussiert.

Bitte achten Sie insbesondere darauf, dass die “historisch gewachsenen” Besonderheiten Ihrer Prozesse nicht in die Anforderungen aufgenommen werden.  Die Einführung eines neuen Systems ist eine großartige Chance die alten Zöpfe abzuschneiden und die Abläufe neu zu gestalten. Nutzen Sie diese Chance!

4. Bleiben Sie fokussiert

Die Gesamtdauer des Sandbox Projektes sollte vier bis fünf Wochen nicht überschreiten. Deshalb ist es so wichtig bereits vor dem Projektbeginn die Aufteilung der Arbeit zwischen dem Projektteam und dem Anbieter genau zu planen.

Wahrscheinlich wollen Sie so viel wie möglich selbst in der Sandbox Umgebung umsetzen und ausprobieren?

Beachten Sie bitte, dass bei ausgereiften IT-Produkten mit umfangreichen Funktionalitäten es seine Zeit braucht, bis Sie auf dem Monitor die ersten Ergebnisse bewundern können.

In solchen Fällen ist es sinnvoll die Umsetzung vom Anbieter eng begleiten zu lassen oder gar Teile der Anforderungen komplett umsetzen zu lassen. Bleiben Sie aufgeschlossen gegenüber Best Practice Ansätzen. Erfahrene Berater zeigen Ihnen eventuell einen anderen Weg auf, wie Sie Ihre Prozesse neu designen können. 

Wichtig ist, dass Sie Ihr Ziel stets im Auge behalten und möglichst viele Erkenntnisse darüber sammeln, ob das System fachlich und technisch zu Ihrer Wertschöpfung passt. Bleiben Sie pragmatisch und fokussiert!

5. Bewerten Sie die Ergebnisse

Am Ende des Tages sollen Sie möglichst viele Kriterien bewertet haben, um eine gut bedachte und fundierte Entscheidung treffen zu können.

Versuchen Sie bei der Bewertung die Perspektive des Endanwenders nicht aus den Augen zu verlieren. Mitarbeiter, die tagtäglich mit dem neuen System arbeiten werden, sind letztendlich diejenigen, die am meisten vom Change betroffen sein werden.

Durch die Einführung eines Systems, dass modernen UX / UI Anforderungen nicht entspricht, bauen Sie zusätzliche Hürden auf und verursachen eine enormen Schulungsaufwand. In den Zeiten der flächendeckenden Smartphone Nutzung können Sie nur eins richtig machen – Ihre Mitarbeiter mit einem intuitiv bedienbaren und gut designten System glücklich machen!

Probieren Sie es einfach aus!

 Auch wenn nicht alle Anforderungen bis ins letzte Detail getestet und bewertet wurden, haben Sie nach 4-5 Wochen mit Sicherheit ein Gefühl dafür entwickelt, ob der Anbieter zu Ihrem Unternehmen passt. Wahrscheinlich haben Sie viel Neues über Ihre Prozesse gelernt und ein schlagfertiges Team zusammengestellt – schöne Nebeneffekte einer Sandbox!

In unsicheren Zeiten des digitalen Wandels liefert die Sandbox Methode ein schnelles und belastbares Ergebnis, das nicht nur eine teure Fehlentscheidung verhindern kann, sondern auch neue Denkanstöße für Ihre Organisation liefert.

Probieren Sie es einfach aus!

Mein Name ist Alexander Pevzner. Ich bin Experte für Prozess- und Projektmanagement, Startup Gründer und leidenschaftlicher Ideenentwickler. Seit mehreren Jahren beschäftige ich mich mit der Modernisierung und Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Meine Mission ist das Phänomen „Digitale Transformation“ zu entmystifizieren. Ich bin davon überzeugt, dass man mit einfachen Mitteln große Veränderungen bewirken kann.

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