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Pruebas Sandbox – con 5 sencillos pasos para tomar la decisión correcta

Sandbox: el método sencillo para introducir nuevos sistemas y procesos

Las pruebas en un entorno aislado permiten probar cambios complejos con un esfuerzo manejable antes de encargar una implementación elaborada.

A los niños les encanta dejar volar su imaginación. Mientras se crean castillos de arena, cuevas o pequeños pasteles de forma lúdica, los pequeños exploradores también aprenden mucho, experimentando con diferentes formas y materiales.

El mundo de la transformación digital (digitalización vs. transformación digital) no es muy diferente. Los directivos que quieran guiar con seguridad a sus empresas a través de las agitadas aguas de la cuarta revolución industrial también deben lidiar constantemente con nuevas ideas, procesos y sistemas.

Especialmente en los proyectos de transformación de gran envergadura, suele haber mucho en juego: elevadas sumas de inversión, la reputación de la empresa o incluso la propia carrera. Los riesgos y las incertidumbres asociadas son correspondientemente altos.

Con las Pruebas Sandbox puede reducir fácil y rápidamente estas incertidumbres y acumular una valiosa experiencia para su organización. Los cambios complejos pueden probarse con un esfuerzo manejable antes de encargar una costosa implantación.

Especialmente en el contexto de la introducción de sistemas, estas pruebas son adecuadas para obtener información fiable sobre el potencial y la idoneidad del futuro sistema en una fase temprana.

En 5 pasos para sus propias pruebas de caja de arena

Con estos cinco pasos, puede preparar e implementar las pruebas de caja de arena con relativa facilidad.

1. Seleccione los posibles proveedores

Dependiendo del tamaño de la empresa y del área de procesos, suele haber varios proveedores de software que, en teoría, pueden ofrecer productos adecuados.

Considere una serie de criterios empresariales y técnicos que pueden utilizarse para realizar una primera selección. Intente identificar inmediatamente los llamados criterios de eliminación, como la nube frente a las instalaciones, los requisitos empresariales críticos, los costes de las licencias, etc.

La búsqueda en Internet y las conversaciones iniciales con el departamento de ventas del proveedor correspondiente suelen proporcionar las primeras ideas y le ayudan a concretar la selección. Concierte las primeras citas con los proveedores que haya clasificado como posibles candidatos.

2. Aproveche el evento de ventas

El mercado de los proveedores de software es muy competitivo. Por ello, muchos proveedores aprovechan la oportunidad y presentan gustosamente sus productos en una cita personal.

Aproveche estos eventos para hacer sus preguntas y obtener una impresión más profunda del producto y de los empleados del socio potencial. Si su selección tiene un enfoque técnico específico, resulta muy útil una sesión informativa previa sobre el proveedor.

Preparar una sesión informativa de este tipo es también una buena manera de conseguir que los interesados internos se sumen a la iniciativa. Intente incluir los requisitos de los departamentos afectados en los documentos informativos. Sin embargo, hay que tener en cuenta el alcance, ya que al principio sólo se trata de tener una sesión para conocerse con el proveedor.

En el mejor de los casos, después de la primera reunión ya habrás identificado a tu favorito y sabrás exactamente con qué proveedor te gustaría empezar el proyecto sandbox.

3. Preparar bien el cajón de arena

Como se ha mencionado anteriormente, una prueba de caja de arena es un pequeño proyecto que debe prepararse y ejecutarse en consecuencia. Los elementos clave de la preparación son los recursos humanos y los requisitos que se probarán en el proyecto sandbox.

A la hora de seleccionar al personal, no sólo hay que centrarse en las competencias técnicas, sino también en la mentalidad y las creencias de los elegidos. Aunque el proyecto sea pequeño al principio, se trata nada menos que de un cambio profundo en los procesos de su empresa. Por lo tanto, los empleados deben estar fundamentalmente abiertos a estos cambios y tener el valor de ponerlos en práctica.

Defina las transacciones comerciales típicas de su creación de valor que deben ser mapeadas en el nuevo sistema. Documentar los requisitos de forma comprensible para el proveedor. Concéntrese en los elementos centrales más importantes de su proceso empresarial.  Garantizar un equilibrio razonable entre el nivel de detalle y la criticidad de los requisitos. La caja de arena no está pensada para probar la implementación de los temas relevantes hasta el último detalle. Es mucho más importante que el equipo del proyecto se centre en la viabilidad de la aplicación y el grado de cobertura del panorama de los procesos.

Preste especial atención a que las peculiaridades «históricas» de sus procesos no se incluyan en los requisitos.  La introducción de un nuevo sistema es una gran oportunidad para cortar las viejas ataduras y rediseñar los procesos. Aprovecha esta oportunidad.

4. Mantener la concentración

La duración total del proyecto de caja de arena no debería superar las cuatro o cinco semanas. Por eso es tan importante planificar la división del trabajo entre el equipo del proyecto y el proveedor antes de que el proyecto comience.

Probablemente quieras implementar y probar todo lo posible por ti mismo en el entorno Sandbox…

Tenga en cuenta que con los productos informáticos maduros con amplias funcionalidades se necesita tiempo hasta que pueda admirar los primeros resultados en el monitor.

En estos casos, tiene sentido que el proveedor acompañe de cerca la implementación o incluso que se implementen completamente partes de los requisitos. Mantenga la mente abierta sobre los enfoques de las mejores prácticas. Los consultores experimentados pueden mostrarle otra forma de rediseñar sus procesos.

Es importante que no pierda de vista su objetivo y reúna toda la información posible sobre si el sistema se ajusta a su creación de valor desde el punto de vista empresarial y técnico. Manténgase pragmático y centrado.

5. Evaluar los resultados

Al final del día, debe haber evaluado el mayor número de criterios posible para tomar una decisión bien meditada e informada.

Intente no perder de vista la perspectiva del usuario final a la hora de evaluar. Los empleados que trabajarán a diario con el nuevo sistema son, en última instancia, los más afectados por el cambio.

Al introducir un sistema que no cumple los requisitos modernos de UX/UI, se crean obstáculos adicionales y se provoca un enorme esfuerzo de formación. En estos tiempos de uso generalizado de los teléfonos inteligentes, sólo puede hacer una cosa bien: ¡hacer felices a sus empleados con un sistema intuitivo y bien diseñado!

Pruébalo.

Aunque no se hayan probado y evaluado todos los requisitos hasta el último detalle, al cabo de 4 o 5 semanas seguro que habrá desarrollado una sensación de que el proveedor se ajusta a su empresa. Probablemente habrás aprendido un montón de cosas nuevas sobre tus procesos y habrás reunido a un equipo rápido – ¡buenos efectos secundarios de un sandbox!

En los tiempos inciertos de la transformación digital, el método Sandbox ofrece un resultado rápido y resistente que no sólo puede evitar una costosa decisión errónea, sino también proporcionar nuevos elementos de reflexión para su organización.

Pruébalo.

Mein Name ist Alexander Pevzner. Ich bin Experte für Prozess- und Projektmanagement, Startup Gründer und leidenschaftlicher Ideenentwickler. Seit mehreren Jahren beschäftige ich mich mit der Modernisierung und Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Meine Mission ist das Phänomen „Digitale Transformation“ zu entmystifizieren. Ich bin davon überzeugt, dass man mit einfachen Mitteln große Veränderungen bewirken kann.

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