Testes Sandbox – com 5 passos simples para a decisão certa

Sandbox - o método simples para a introdução de novos sistemas e processos

Os testes Sandbox permitem testar alterações complexas com um esforço controlável antes de se iniciar uma implementação elaborada.

As crianças adoram deixar a sua imaginação correr à solta. Enquanto castelos de areia, grutas ou pequenos bolos estão a ser criados de forma lúdica, os pequenos exploradores também aprendem muito, experimentando diferentes formas e materiais.

O mundo da transformação digital (digitalização vs. transformação digital) não é muito diferente. Os gestores que querem guiar as suas empresas em segurança através das águas agitadas da quarta revolução industrial devem também lidar constantemente com novas ideias, processos e sistemas.

Especialmente com projectos de transformação extensivos, há normalmente muito em jogo – elevados montantes de investimento, a reputação da empresa ou mesmo a sua própria carreira. Os riscos e as incertezas associadas são correspondentemente elevados.

Com Sandbox Tests pode facilmente e rapidamente reduzir estas incertezas e acumular experiência valiosa para a sua organização. Alterações complexas podem ser testadas com um esforço controlável antes de ser encomendada uma implementação dispendiosa.

Especialmente no contexto de introduções de sistemas, tais testes são adequados para obter conhecimentos fiáveis sobre o potencial e a adequação do futuro sistema numa fase inicial.

Em 5 passos para os seus próprios testes de caixa de areia

Com estes cinco passos, pode preparar e implementar testes de caixa de areia com relativa facilidade.

1. Seleccionar os possíveis fornecedores

Dependendo da dimensão da empresa e da área de processo, existem normalmente vários fornecedores de software que podem teoricamente fornecer produtos adequados.

Considerar uma série de critérios comerciais e técnicos que podem ser utilizados para fazer uma selecção inicial. Tentar identificar imediatamente os chamados critérios de knock-out, tais como nuvem vs. local, requisitos críticos do negócio, custos de licenciamento, etc.

A pesquisa na Internet e as discussões iniciais com o departamento de vendas do respectivo fornecedor costumam fornecer os primeiros conhecimentos e ajudá-lo a especificar a selecção. Organize as primeiras nomeações com os fornecedores que tenha classificado como potenciais candidatos.

2. Tirar partido do evento de vendas

O mercado de fornecedores de software é altamente competitivo. Por esta razão, muitos fornecedores aproveitam a oportunidade e apresentam com prazer os seus produtos num encontro pessoal.

Utilize tais eventos para fazer as suas perguntas e para obter uma impressão mais profunda do produto e dos empregados do potencial parceiro. Se estiver a seguir um foco técnico específico com a sua selecção, um briefing prévio do fornecedor é bastante útil.

A preparação deste briefing é também uma óptima forma de conseguir que os interessados internos participem. Tente incluir os requisitos dos departamentos afectados nos documentos de briefing. Mas tenha em mente o alcance, pois inicialmente trata-se apenas de ter uma sessão de “get-to-know-you” com o fornecedor.

Idealmente, já terá identificado o seu favorito após a primeira reunião e saberá exactamente com que fornecedor gostaria de iniciar o projecto sandbox.

3. Preparar cuidadosamente a caixa de areia

Como mencionado anteriormente, um teste de caixa de areia é um pequeno projecto que precisa de ser preparado e executado em conformidade. Os principais elementos de preparação são os recursos humanos e os requisitos que serão testados no projecto da caixa de areia.

Ao seleccionar o pessoal, deve não só concentrar-se nas competências técnicas, mas também nas mentalidades e crenças dos escolhidos. Mesmo que o projecto seja pequeno no início, trata-se de nada menos do que uma mudança profunda nos processos da sua empresa. Por conseguinte, os empregados devem estar fundamentalmente abertos a tais mudanças e ter a coragem de as implementar.

Defina as transacções comerciais típicas para a sua criação de valor que devem ser mapeadas no novo sistema. Documentar os requisitos numa forma que seja compreensível para o fornecedor. Concentre-se nos elementos centrais mais importantes do seu processo empresarial.  Assegurar um equilíbrio sensato entre o nível de detalhe e a criticidade dos requisitos. A caixa de areia não se destina a testar a implementação dos tópicos relevantes até ao último detalhe! É muito mais importante que a equipa do projecto se concentre na viabilidade da implementação e no grau de cobertura do panorama do processo.

Por favor, preste especial atenção a que as peculiaridades “historicamente crescidas” dos seus processos não estão incluídas nos requisitos.  A introdução de um novo sistema é uma grande oportunidade para cortar os laços antigos e redesenhar os processos. Aproveite esta oportunidade!

4. Mantenha-se concentrado

A duração total do projecto da caixa de areia não deve exceder quatro a cinco semanas. É por isso que é tão importante planear a divisão do trabalho entre a equipa do projecto e o fornecedor antes mesmo de o projecto começar.

Provavelmente quer implementar e experimentar o máximo possível no ambiente Sandbox?

Note por favor que com produtos informáticos maduros com funcionalidades extensas leva tempo até que possa admirar os primeiros resultados no monitor.

Nesses casos, faz sentido ter a implementação acompanhada de perto pelo fornecedor ou mesmo ter partes dos requisitos completamente implementados. Manter uma mente aberta sobre abordagens de melhores práticas. Consultores experientes podem mostrar-lhe outra forma de redesenhar os seus processos.

É importante que esteja sempre atento ao seu objectivo e recolha o máximo de informação possível sobre se o sistema se adequa à sua criação de valor do ponto de vista comercial e técnico. Mantenha-se pragmático e concentrado!

5. Avalie os resultados

No final do dia, deveria ter avaliado o maior número possível de critérios, a fim de tomar uma decisão bem ponderada e informada.

Tente não perder de vista a perspectiva do utilizador final ao avaliar. Os trabalhadores que irão trabalhar diariamente com o novo sistema são, em última análise, os que serão mais afectados pela mudança.

Ao introduzir um sistema que não satisfaz os requisitos modernos UX / UI, criam-se obstáculos adicionais e causa-se um enorme esforço de treino. Nestes tempos de utilização generalizada do smartphone, só se pode fazer uma coisa certa – fazer os seus empregados felizes com um sistema intuitivo e bem concebido!

Basta experimentá-lo!

Mesmo que nem todos os requisitos tenham sido testados e avaliados até ao último pormenor, após 4-5 semanas terá certamente desenvolvido uma sensação de que o fornecedor se adequa à sua empresa. Provavelmente terá aprendido muitas coisas novas sobre os seus processos e reunido uma equipa rápida – simpáticos efeitos secundários de uma caixa de areia!

Em tempos incertos de transformação digital, o método Sandbox proporciona um resultado rápido e resistente que pode não só evitar uma decisão errada dispendiosa, mas também fornecer novos alimentos para a sua organização.

Basta experimentá-lo!

Mein Name ist Alexander Pevzner. Ich bin Experte für Prozess- und Projektmanagement, Startup Gründer und leidenschaftlicher Ideenentwickler. Seit mehreren Jahren beschäftige ich mich mit der Modernisierung und Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Meine Mission ist das Phänomen „Digitale Transformation“ zu entmystifizieren. Ich bin davon überzeugt, dass man mit einfachen Mitteln große Veränderungen bewirken kann.

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