88+ ferramentas para empresas, escritório em casa e trabalho remoto

É difícil ter as ferramentas certas para o escritório em casa e o trabalho remoto em todas as situações. Este artigo explica as ferramentas e os recursos mais importantes que pode utilizar para aumentar a produtividade e facilitar a vida quando trabalha à distância ou mesmo no estrangeiro.

Ein weiterer hilfreicher Artikel zum Thema: 8 Ferramentas De Código Aberto Para O Home Office E Trabalho Remoto

Fazer um balanço e identificar as necessidades

Muitos começam a comprar software selvagem e também a introduzi-lo sem controlo. Mas um dos pontos mais importantes antes desta compra de software é um inventário limpo, por isso aqui estão algumas inspirações para perguntas para o inventário

• Que processos são importantes?
• Que temas são importantes para a empresa?
• Que outras ferramentas são frequentemente utilizadas (por exemplo, quadros brancos, post-its, quadro kanban, etc.)?
• Que reuniões são importantes?
• Como é que comunicamos com clientes, empregados, fornecedores?
• etc.

Recomendamos também que se comece por pequenos e que não se introduza uma lista completa de ferramentas. São importantes temas como a comunicação, armazenamento de dados e possivelmente também uma ferramenta de gestão de projectos que funcione bem.

Aqui pode encontrar uma lista das categorias mais importantes, bem como as melhores e mais populares soluções de software para estas categorias. Divirta-se navegando e encontrando!

Ferramentas para negócios, escritório em casa e trabalho remoto

Todas as ferramentas, pacotes de software e também soluções estão listados numa lista, que são importantes para gerir equipas, para permitir o escritório em casa e também para tornar eficiente o trabalho remoto.

Comunicação

Uma das ferramentas mais importantes e mais utilizadas para o escritório em casa e equipas remotas é, evidentemente, a comunicação. Aqui tem de distinguir entre diferentes formas como chat, vídeo, voz, etc.

Conversas de grupo e de equipa

Discutir temas em conjunto e utilizar um software de chat para discutir e trocar todos os assuntos internos da empresa. Com uma destas ferramentas, cada empresa deve começar a organizar a equipa remota.

• Chanty – Uma aplicação de chat simples e rápida de configurar que combina todas as funções necessárias.
• Glip – Esta ferramenta liga várias funções. Do chat à transferência de dados à comunicação por vídeo, tudo está incluído.
• Mattermost – Um programa flexível de chat de código aberto que é seguro e oferece amplas funcionalidades.
• Slack – É um dos programas de chat mais populares no ambiente empresarial. É rico em funcionalidades e integrações.

Videoconferências e audioconferências

Provavelmente uma das ferramentas mais úteis são as videoconferências. Com estes pode trocar informações não só internamente mas também com clientes, etc. Mostramos que ferramentas de videoconferência são as mais adequadas.

• Amazon Chime – A Amazon criou a sua própria ferramenta de videoconferência com muitas funcionalidades, excelente qualidade de vídeo e áudio e fácil manuseamento.
• BlueJeans – Uma ferramenta de videoconferência que também funciona com ferramentas de colaboração.
• Discord – Especialmente conhecida da cena do jogo, esta ferramenta abrangente é um candidato de topo para a comunicação interna da empresa. Todos os dispositivos podem aceder-lhe através de aplicações ou da web.
• Freebird – Tal como Discord e Teamspeak, podem ser feitos canais onde se pode facilmente trocar áudio.
• GoToMeeting – Um dos maiores fornecedores de videoconferência, incluindo suporte HD.
• Google Hangouts – Uma ferramenta de reunião em tempo real da Google com a melhor qualidade de vídeo e áudio, que também é adequada para grupos maiores. Boa funcionalidade – Não tem de instalar nada, tudo funciona no browser. Disponível gratuitamente.
• Join.me – Uma ferramenta gratuita com a qual pode rapidamente configurar videoconferências, partilha de ecrã, etc.
• Microsoft Teams – Ferramenta simples da Microsoft que permite chat, videoconferência, etc. Tem funções extensivas e é gratuito.
• Portal von Facebook – O Facebook também desenvolveu a sua própria ferramenta de videoconferência que combina grande qualidade e características
• Zoom – Uma das ferramentas de vídeo e conferência web mais utilizadas pelas empresas.

Nuvem e armazenamento online

Muitas equipas têm muitas vezes de trabalhar com os mesmos dados. Há alguns serviços que guardam automaticamente estes ficheiros e os distribuem aos outros sistemas.

• Amazon Web Services – O serviço S3 da Amazon é um sistema altamente redundante de serviços em nuvem que lhe permite armazenar ficheiros online e disponibilizá-los em qualquer parte da sua empresa.
• Box – A caixa foi desenvolvida especialmente para empresas. Pode sentir isto na forma como está estruturado e é, portanto, também um dos principais fornecedores para além do Google, Microsoft e Amazon.
• DropBox Business – É também um fornecedor muito conhecido para trocar ficheiros facilmente. Com a ajuda da integração, pode sincronizar ficheiros directamente no seu computador.
• Google Drive / Google GSuite – Ou tem a versão gratuita do Google Drive ou recebe o pacote GSuite para empresas. O intercâmbio de dados simples, bem como a edição online são possíveis através da GSuite.
• Microsoft OneDrive – Também aqui há uma versão privada gratuita e com o pacote Office 365 obtém características comerciais adicionais e mais espaço de armazenamento

Colaboração e colaboração

Cada equipa tem de encontrar soluções para os problemas em conjunto em algum momento. Nas reuniões isto é normalmente feito com quadros brancos, alguns pedaços de papel ou outras possibilidades. Aqui mostramos que ferramentas online estão disponíveis para colaboração.

Ferramentas de Brainstorming

Especialmente para o brainstorming é importante utilizar algumas ferramentas básicas que apoiam vários métodos de brainstorming.

• A Web Whiteboard – Uma aplicação que facilita a reunião, o brainstorming e a procura de ideias num quadro branco partilhado. Todos concebidos para dispositivos tácteis.
• Cardboard – Recolher mapas, tais como Post-Its, e organizá-los nos chamados Story Maps. Desta forma, as viagens dos clientes podem ser facilmente mostradas ou os fluxos de trabalho podem ser organizados.
• Dropbox Paper – O fornecedor de armazenamento online Dropbox desenvolveu também uma ferramenta emocionante com a qual as equipas podem desabafar em conjunto num espaço de trabalho. Definitivamente excitante para todos os que já usam Dropbox.
• GroupMap – Esta ferramenta de brainstorming é especialmente adequada para reunir rapidamente ideias, dar-lhes prioridade e depois utilizá-las para gerar ideias.
• Miro – É uma ferramenta abrangente que oferece muitas possibilidades de recolher ideias, de trabalhar em conjunto e também de as priorizar. Devido às muitas possibilidades de integração, é uma das ferramentas mais abrangentes.
• Web Whiteboard – Sem instalação, sem login – tornando-a uma das ferramentas mais fáceis de trabalhar em conjunto nas ideias – basta partilhar um link e todos podem partilhar e discutir ideias.

Mind Maps – Ferramentas para cartografia da mente

Todos têm de organizar tópicos mais complexos nos chamados “mapas mentais” de vez em quando. Este método popular de gerar ideias em conjunto é também um imperativo para o Home Office.

• Canva – Embora o Canva seja mais conhecido como “Online Photoshop”, também se pode criar mapas mentais colaborativos.
• MindMeister – É provavelmente um dos principais fornecedores e oferece um número correspondentemente grande de funcionalidades.
• MindMup – É uma ferramenta gratuita que lhe permite guardar todos os dados no Google Drive. Mapeamento mental simples sem custos adicionais.
• Scapple – Com esta ferramenta parece mais um pedaço de papel no qual se cria os mapas mentais um a um e os liga em conformidade. Abordagem excitante.

Tomada de decisões

Quando se desenvolveram ideias, é geralmente difícil tomar as decisões correctas sem uma troca pessoal. Também aqui foram desenvolvidas algumas ferramentas que melhor apoiam este processo e também introduzem novas abordagens.

• Conteneo – Esta ferramenta foi especificamente concebida para resolver melhor as decisões de grupo, chegando à raiz do problema.
• The Decider – Um instrumento com o qual pode responder a algumas perguntas simples para o ajudar a tomar melhores decisões de grupo.
• Mingle – Originário do universo da “gestão ágil de projectos” o Mingle é uma grande ferramenta para tomar decisões em tempo real com base em dados em tempo real.
• WE THINQ – Originalmente desenvolvido como um software de gestão de ideias e de gestão de feedback, esta ferramenta também oferece grandes características para a tomada de decisões.
• Yabbu – Especialmente concebido para equipas remotas seguirem ideias, ajudarem nas decisões, medirem o progresso e partilharem informações mesmo quando não se estão a ver umas às outras.

Editar documentos em conjunto

Também são importantes as ferramentas com as quais se pode trabalhar no mesmo documento. Isto inclui documentos comerciais, bem como ofertas, contratos, etc., que têm de ser coordenados pela equipa.

• Confluence – É um dos maiores actores no mercado da colaboração de conteúdos. É utilizado por várias grandes empresas e oferece muitas características.
• Draft – A ferramenta segue um caminho diferente. Todos os editores têm a sua própria versão no início, apenas se aceitar ou ignorar estas alterações, o documento original será alterado.
• Etherpad – É um editor online de código aberto que oferece muitas possibilidades de editar documentos em conjunto em tempo real.
• Google Docs / Google Sheets etc. – A Suite Google é provavelmente a mais famosa das ferramentas da lista. Com o Google Docs pode partilhar documentos, com Folhas pode gerir folhas de cálculo, com Notas pode gerir notas e muito mais.
• Quip – Não importa se documentos, tabelas, listas de verificação ou mesmo uma conversa em equipa. O Quip combina-o numa só ferramenta.

Wikis

Especialmente se a documentação e também os conhecimentos tiverem de ser escritos na empresa, recomenda-se a criação de um Wiki interno da empresa.

• Confluence Wiki – A Atlassian também construiu um wiki. A empresa por detrás do JIRA, HipChat, etc. criou um extenso Wiki-Tool.
• MediaWiki – Um Wiki de Código Aberto que as empresas também podem utilizar internamente. É possível gerir grandes quantidades de conhecimento – o software é também utilizado para a Wikipédia.
• Nuclino – Uma forma simples de criar uma base de conhecimentos ou wiki na empresa.
• Tettra – Um wiki para empresas que também tem uma grande folga de integração para ganhar rapidamente conhecimentos.

Gestão de tarefas e projectos

• Aha! – Especialmente adequado para roteiros. Especialmente para produtos e estratégias para os gerir e executar roteiros.
• Asana – Ferramenta abrangente de gestão de projectos, que oferece várias integrações e funcionalidades. Um dos actuais líderes de mercado.
• Basecamp – Uma ferramenta abrangente que organiza equipas, projectos, trabalho com clientes e comunicação dentro da empresa.
• Cage – Gestão de Projectos mas também software de colaboração que é especialmente concebido para agências, designers e equipas criativas.
• Eylean – Uma ferramenta que pode ser integrada super com Office Tools. Também Scrum e Kanban podem ser facilmente integrados.
• Jira – Uma das ferramentas mais conhecidas para a gestão de projectos. Planear, seguir, gerir e também uma gestão ágil de projectos são todos combinados numa única ferramenta.
• nTask – Plataforma inteligente para gerir e também distribuir tarefas. O melhor – é grátis!
• ProofHub – Uma ferramenta de gestão de projectos tudo-em-um que oferece uma vasta gama de funcionalidades.
• Smartsheet – Uma das melhores ferramentas para implementar ideias rapidamente. Do planeamento ao rastreio, incluindo a elaboração de relatórios.
• Teamwork – Gestão de projectos online, help desk, software de mensagens de equipa com extensas funcionalidades.
• Trello – Um dos mais famosos desta lista. Com listas e listas kanban, as tarefas podem ser seguidas, partilhadas em equipa, etc.
• Workplace von Facebook – Partilha de ideias, brainstorming e outros instrumentos de colaboração. A ferramenta abrangente do Facebook oferece uma variedade de funcionalidades para gerir empresas e projectos.
• ZenHub – Esta ferramenta ágil de gestão de projectos é especialmente adequada para programadores que utilizam GitHub.

Ferramentas de produtividade

Devem também ser criados outros instrumentos, que tragam segurança, simplicidade e também mais conforto na rotina diária de trabalho para o escritório em casa.

Gestor de Passwort

Especialmente quando se trabalha com equipas remotas ou pessoal do escritório em casa, a segurança da palavra-passe é crucial. Aqui estão as melhores ferramentas para a gestão de senhas.

• 1Password – Uma ferramenta simples e abrangente que oferece várias funcionalidades para aumentar a segurança e as palavras-passe.
• Dashlane – Gerir as palavras-passe de forma automática e inteligente e torná-las acessíveis num único local.
• LastPass – Como o nome sugere, gere todas as outras palavras-passe com apenas uma palavra-passe.
• RoboForm – Password Manager, que gere todas as palavras-passe de forma centralizada.
• Zoho Vault – A ferramenta de gestão de senhas do Zoho Suite que foi especialmente concebida para equipas.

Registo do tempo

Se estiver dependente do registo de tempo, tais como agências, ou se trabalhar com prestadores de serviços externos, então é aconselhável introduzir software de registo de tempo.

• Clockify – Ferramenta gratuita que ajuda a seguir os tempos com uma simples ferramenta de seguimento do tempo e uma aplicação. Os utilizadores ilimitados são gratuitos.
• Harvest – Uma das ferramentas mais conhecidas para o registo do tempo dos empregados, incluindo avaliações e insights.
• Pendolum – Ferramenta de registo de tempo simples e livre que também permite avaliações e conhecimentos.

Automação de Processos e Gestão de Fluxos de Trabalho

Se quiser automatizar certos processos, porque de outra forma se torna demasiado exaustivo, existem grandes possibilidades de vários fabricantes de software.

• KiSSFLOW – Uma ferramenta de fluxo de trabalho e sobretudo de gestão de processos empresariais que ajuda a automatizar e mapear processos.
• IFTTT – Com este serviço, vários serviços podem ser combinados e os processos automatizados.
• Integrify – Aumentar a produtividade e também melhorar a experiência do cliente através da automatização de certos processos.
• Pipefy – Plataforma simples com a qual as equipas podem mapear os processos de forma rápida e eficiente.
• ProcessMaker – A funcionalidade de arrastar e largar ajuda a mapear e optimizar rápida e facilmente os processos empresariais.
• Zapier – Ligar e automatizar aplicações e programas numa só plataforma
• Zoho Creator – A Ferramenta Criadora do Zoho também pode ser usada para automatizar fluxos de trabalho e melhorar tarefas de rotina.

Software de feedback

As pessoas que trabalham num escritório em casa normalmente não dão feedback como se estivessem directamente no escritório. Vários serviços de software ajudam a obter feedback online e de forma anónima.

• 15Five – Pedir feedback aos empregados de forma rápida e fácil.
• Officevibe – Recolher feedback dos empregados e identificar rapidamente as áreas problemáticas
• Perflo – Melhorar o desempenho em equipas e também identificar oportunidades de melhoria
• Selleo Merit Money Service – Software de Gestão de Feedback entre Pares que permite aos empregados fornecerem uns aos outros kudos, feedback, etc.
• Videoask – Uma ferramenta simples mas eficiente para pedir feedback.

Outras ferramentas

Para as restantes ferramentas não existe uma categoria clara, mas são boas e acima de tudo simples ferramentas que facilitam o dia de trabalho do escritório em casa.

• Apple Sidecar – Basta transformar o iPad num segundo ecrã
• LibreOffice – Alternativa de escritório de código aberto aos custos NULL
• Google Drive – Organizar e partilhar ficheiros online
• Skitch by Evernote – Basta digitalizar notas directamente
• Teamviewer – Muito importante especialmente para o apoio informático. Assim, pode facilmente controlar computadores à distância.
• Todoist – Lista de tarefas simples e inteligente
• Timezone.io – Simplesmente visualizar e gerir fusos horários a nível internacional

Espero que tenha sido capaz de encontrar todas as ferramentas para o seu negócio. Esperamos também que algumas soluções o ajudem a tornar o escritório em casa e o trabalho remoto mais fácil e mais eficiente.

Benjamin Talin

Benjamin Talin, a serial entrepreneur since the age of 13, is the founder and CEO of MoreThanDigital, a global initiative providing access to topics of the future. As an influential keynote speaker, he shares insights on innovation, leadership, and entrepreneurship, and has advised governments, EU commissions, and ministries on education, innovation, economic development, and digitalization. With over 400 publications, 200 international keynotes, and numerous awards, Benjamin is dedicated to changing the status quo through technology and innovation. #bethechange Stay tuned for MoreThanDigital Insights - Coming soon!