4 Regeln für starkes Feedback im Unternehmen

Feedback ist Treibstoff, der das Schiff und die Crew vorwärts bringt

Feedback ist für Mitarbeiter wie Führung meist unangenehm. Menschen haben selten gelernt mit Feedback und Kritik umzugehen. Über die Gründe kann nur spekuliert werden. Möglicherweise hat es damit zu tun, dass im Schulsystem die Betonung auf den Fehlern liegt, anstatt auf dem Geleisteten.

Noten, der Feedback-Klassiker, werden so zum negativen Trigger – wenn man nicht gerade zu den Einser-Kandidaten gehört. Sie sind die Verkürzung einer individuellen Leistungskurve auf eine einzige, emotionslose Zahl.

Wie ist das im corporate Kontext?

„Bei Feedback geht es nicht darum, zu belehren oder zu schimpfen: Es geht darum, Mitarbeitenden die Informationen und Werkzeuge zu geben, die sie brauchen, um ihre Stärken zu entwickeln und Hürden zu überwinden.“ Zitat von Jenny von Podewils, CEO von Leapsome.

Auf diese Art wird FeedBACK zu FeedFORWARD, dem Treibstoff, der das Team bzw. das Unternehmensschiff vorwärts trägt.

In diesem Artikel zeige ich wichtige Regeln und Tipps für den Umgang mit Feedback im Unternehmen.

Warum Feedback entscheidend ist

Feedback hat viele Funktionen – hier die Übersicht, was Feedback leisten kann und muss:

Feedback = Orientierung

Ohne Feedback ist der Mensch verloren. So wie jedes Navigationssystem Informationen zum Terrain eingespeist hat, braucht der Mensch Informationen von außen.

Erst dadurch kann er seinen Standpunkt bestimmen und Orientierung finden.

Manager A ist sehr stolz auf sein kraftvolles Auftreten – er nennt es Präsenz und sieht das als eine seiner Top-Stärken. Mitarbeiter B kann damit gar nicht umgehen. Er fühlt sich durch die laute und in seinem Empfinden unsensible Art überfahren. Die Situation eskaliert, als Manager A einen Manager C an seine Seite gestellt bekommt, der völlig anders tickt. Feedback hat keiner der drei gegeben oder erhalten.

Das Feedback hätte zeigen können, dass Manager A eher der Typ Pionier ist, der vorausgeht und Menschen mitreißt. Manager C dagegen der stille Buchhalter, der für sicheres Terrain sorgt. Mitarbeiter B wäre leistungsbereiter, wenn er sich wahrgenommen und wertgeschätzt fühlt.

So wird Leistungspotenzial auf allen Ebenen verschwendet.

Feedback = Leitplanken-Check

Feedback ist auch ein wichtiger Parameter, der aufdeckt, ob die gemeinsamen Werte noch gelebt werden.

Unternehmer A legt in seinem Handwerksbetrieb großen Wert auf Pünktlichkeit. Dafür ist er großzügig, wenn jemand mal kurzfristig einen Behördengang oder Familiäres erledigen muss und dafür frei nehmen möchte. Mitarbeiter B interpretiert diese Großzügigkeit so, dass er es mit dem morgendlichen Arbeitsbeginn nicht so genau nehmen muss. Unternehmer A scheut die Konfrontation, da er generell Angst vor Fluktuation hat. Er gibt kein Feedback und hofft, dass sich das Problem von alleine löst.

Die Werte des Unternehmens wurden in einem teuren Consulting mit einer Unternehmensberatung erarbeitet. Sie hängen im Besprechungsraum an der Wand. Selbst Unternehmer A kann sie auf Nachfragen nicht nennen.

Feedback = Blinder Fleck-Beleuchter

Menschen sehen ihre Fehler nicht, denn sie stecken ja mittendrin. Das ist die ebenso banale wie wichtige Erkenntnis.

Mitarbeiterin A hat nach ihrer Scheidungskrise die Lebensfreude neu entdeckt. Seither pflegt sie einen extravaganten Kleidungsstil. Sie trägt nun gern bunte und flirttaugliche, stoffsparende Kleidung. Ihr Arbeitgeber, eine renommierte Anwaltskanzlei, findet das unangemessen. Eine stimmungsaufhellende Betriebsnudel wird nicht gebraucht und auf die Klienten ist die Wirkung irritierend.

Mitarbeiterin A braucht das Feedback, da sie in ihrer aktuellen Lebenssituation diesen blinden Fleck nicht sieht.

Feedback = Potenzialdetektor

Wer kein Feedback bekommt, kann sich nicht weiterentwickeln. Das gilt auch für Führungskräfte, die meist ungern Feedback vom Team annehmen.

Führungskraft A hat ihre Meetings im Griff. Da werden eng getaktet die nötigen Informationen abgefragt und neue Richtlinien ausgegeben. Sie verschwendet keine Zeit für smalltalk. Effizienz ist ihr zweiter Vorname.

Ihr Auftreten wird als empathielos empfunden und im Team breitet sich Unmut und innere Resignation aus.

Sie sollte das Feedback bekommen, dass Führung sich in erster Linie auf den Menschen bezieht, dann auf seine Leistung. Ein kurzer Check der Stimmung im Team, nachfragen wie es den Menschen geht, würde die resignierten Mitarbeiter wieder ins Boot holen.

Empathische, emotionale Führung ist ihr Defizit. Ohne Feedback ist ihr nicht einmal bewusst, dass sie es  hat. Merke: Defizite sind Potenziale in Arbeitskleidung.

Feedback = Diagnose-Instrument für den EQ

Feedback ist ein hervorragendes Instrument, um die emotionale Intelligenz zu testen.

Folgendes Szenario ist ein gutes Beispiel dafür:

Servicemitarbeiterin A ist an vorderster Front: sie arbeitet im Beschwerdemanagement. Dorthin wurde sie jüngst als Abteilungsleiterin versetzt, da sie produkttechnisch absolut fit und sehr sprachgewandt ist. Womit sie gar nicht umgehen kann sind verärgerte Menschen. Trotz ihrer Fach- und Sachkenntnis sackt ihre Leistungskurve in den Keller. Anstatt zufriedenere Mitarbeiter und Kunden schafft sie neue Probleme, indem sie unangemessen emotional reagiert. Sie braucht Feedback, um sie in eine geeignete Maßnahme zu bringen, in der sie ihre emotionale Kompetenz verbessern kann.

Feedback ist DAS wichtige Diagnoseinstrument für verborgene Probleme und unerkannte Leistungsfresser. Wird es nicht genutzt, werden Potenziale verschenkt und wichtige Leitplanken entfernt.

Vom FeedBACK zum FeedFORWARD

Feedback ist keine Einbahnstraße. Das ist wichtig, bevor einseitig einer der Beteiligten zum Problem erkoren wird. Das Zwei-Wege-Feedback sagt immer etwas über beide aus. Und so kann das Resultat für beide Seiten sehr nützlich sein.

Nun gibt es das bekannte Sandwich-Feedback. Für die einen ist es das perfekte Feedback. Für andere ist es überholt und nutzlos. Sie verstehen das Sandwich-Feedback als unangemessene und nutzlose Schonung. Dabei ist die positive Wirkung von Sandwich-Feedback durchaus belegt, wie eine Studie zeigt. Es ist deutlich effektiver als gar keines oder nicht-konstruktives Feedback.

Kurz erklärt: Sandwich-Feedback ist so aufgebaut, dass die zwei Hälften des Brötchens einer positiven Botschaft entsprechen und der Fleischbelag die eigentliche Kritik enthält.

Sandwich-Feedback sollte man ganzheitliches Feedback nennen. Denn es beinhaltet die ganze Information. sowohl die negative-fehlerhafte (Fehler) als auch die positiv-konstruktive (Lösung) Seite des Themas.

Es gibt vier einfache Regeln für Feedback, damit es Information so transportiert, dass sie allen Beteiligten nützlich ist.

Regel 1 – Feedback nie ungefragt erteilen

Einem Menschen ungefragt Feedback überstülpen erzeugt meist nichts Gutes. Nur wenige Menschen können damit offen umgehen. Deshalb gilt als wichtigste Regel: fragen!

• „Mir ist da etwas aufgefallen, können wir darüber reden?“
• „Möchtest du von mir ein Feedback zu deiner Arbeit?“
• „Wollen Sie wissen, was ich darüber denke?“
• „Ich möchte keine Perspektive unter den Tisch fallen lassen und möchte daher von allen ein Feedback (im Team).“
• „Es gibt etwas, das ich beobachtet habe, können wir das mal besprechen?“

Das sind gute Fragen und Sätze, die eine Tür öffnen. Du musst und du sollst sind dagegen Formulierungen, die Türen schließen.

Regel 2 – Positive Formulierungen verwenden

Entscheide dich für eine positive Sprache. Das macht es dem Gegenüber leichter, sich zu öffnen. Wer mit negativen Formulierungen anklagt, wird unbewussten oder offenen Widerstand ernten.

Besser ist es die Botschaften positiv zu verpacken.

Den kompetent-vorlauten Herrn A mit einem „Jetzt halten Sie aber mal den Rand!“ in die Schranken zu weisen, ist nicht smart. Ihn mit einem „Herr A, ihre erfahrene Sichtweise möchten wir auf jeden Fall abschließend hören, nachdem X sich eingebracht hat“ nimmt ihm den Wind aus den Segeln und gibt den leiseren eine Chance gehört zu werden.

Den miesepetrig-sarkastischen Negaholic, der das ganze Team mit seinem Pessimismus herunterzieht, holt man mit einem „Verschonen Sie uns mit Ihrer schlechten Laune!“ nicht ab. Reizworte wie „schlechte Laune“ docken bringen hier gar nichts. Besser ist ein „Gibt es etwas, das Sie aufheitern könnte?“ Wenn diese Situation andauert ist ein verständnisvolles Nachfragen, was diesen Menschen belastet, durchaus angebracht.

Eine positive Sprache vermeidet Reizworte wie „nervt“, „lästig“, „überflüssig“ etc. Sie erzeugen negative Assoziationen und aktivieren eher inneren Widerstand.

Botschaften in positive Sprache packen ist ein leadership skill. Vorsicht vor manipulativem Kommunikationsverhalten, das manchmal gar nicht so bewusst ist.

Regel 3 – Feedback enthält immer Information

Eine reine Aussage, was nicht okay ist, genügt nicht. Das ist kein Feedback, das ist ein Vorwurf. Feedback enthält immer, die Information was ist und die Information was damit gemacht werden kann.

Statt „Du lässt immer das Fenster offen!“ wäre das Feedback von Kollege A an Kollegin B besser „Frische Luft ist wichtig. Wie wäre es, wenn wir zweimal Stoßlüften, anstatt den ganzen Tag das Fenster gekippt zu halten?“

Regel 4 – Vom Ich über das Wir zum Du

Bleiben wir bei dem Beispiel mit dem offenen Fenster im gemeinsamen Büro, Co-Workingspace.

Ein sehr gutes Feedback könnte so ablaufen:

„Ich sehe, dass dir frische Luft sehr wichtig ist. Das geht mir genau so, wir wollen beide einen klaren Kopf und eine gute Atmosphäre beim Arbeiten. Ein Vorschlag: Du könntest immer Stoßlüften, während wir in der Kaffeepause sind. Das würde uns beiden gut tun.“

Das ist der Web von einer ICH-Botschaft über eine WIR-Aussage zu einem DU-Vorschlag.

Feedback, das so strukturiert ist, wird immer eine Tür öffnen.

Resümee – Positive Feedbackkultur = mehr Produktivität

Feedback ist nicht nur ein Führungsinstrument, es ist auch ein wichtiges Tool im konstruktiven Miteinander.

Feedback sollte auch hierarchieübergreifend möglich sein.

Für alle gilt: sehr persönliches, negatives Feedback immer unter vier Augen und nur an die betroffene Person. Feedback ist kein Instrument, das andere bloßstellt.

Feedback möglichst zeitnah und respektvoll: Feedback in einer emotional aufgeladenen Situation ist zwecklos, dennoch sollte es nicht zu lange nach dem Ereignis stattfinden. Hier ist Einfühlungsvermögen gefragt.

Feedback von Mitarbeitern an die Führung: hier ist eine smarte Frage zielführender als platte Kritik.

Statt „Das war meine Projektarbeit, wie kommen Sie dazu, das als Ihre auszugeben?“ ist besser: „Es freut mich, das Sie bei der Geschäftsleitungsbesprechung über meinen Projektbericht gesprochen haben. Haben Sie die Geschäftsleitung über meinen Namen informiert, damit sie wegen weiterer Details direkt bei mir nachfragen können?“

Ava Hauser

Ava Hauser navigiert Führungskräfte durch die Stromschnellen massiven Wandels. Ihr Fokus liegt auf der Selbstführung als Basis für erfolgreiches Führen. Mit über 20 Jahren Erfahrung als Coach, Trainer, Speaker und Therapeutin hat sie ein Programm entwickelt, das Menschen stark macht - nicht nur für Führungsaufgaben.