Unabhängigkeit von Cloud, M365 und Co. – wie man jetzt die richtigen Schritte setzt
Cloud-Abhängigkeit wird zum Trendthema - haben wir es übertrieben, oder sind wir einfach zu misstrauisch?
Aufgelöste Regierungen, Präsidentschaftswahlen, militärische Konflikte. Irgendwie scheint die Welt aus den Fugen – dabei war es doch schon vor 5 Jahren kompliziert, als die Corona-Krise und der Wegfall des EU-US Privacy Shield gerade die Welt auf den Kopf gestellt hatten. Fast jeder musste auf einmal flexibel und remote arbeiten können, während die rechtliche Grundlage für die Nutzung von US-Cloud-Providern und -Lösungen vor unseren Augen zusammenbrach. Was haben die Profis richtig gemacht – und was können wir alle für die eigene Resilienz lernen?
Index
Politische Einflüsse hin oder her – Resilienz und Cloud kennen keine Legislaturperioden
In 2025 erleben wir, wie der Bewohnerwechsel im Weißen Haus zu einem sprunghaften Anstieg von Sorgen zwischen den Big Playern der IT und ihren weltweiten Nutzern führt. Nachdem nun gefühlt alles über Microsoft 365 läuft und der Büroalltag tausender Menschen ohne Teams komplett zum Erliegen käme, will jeder wissen, was die Alternative sein könnte. Dabei war die Durchgriffsmöglichkeit von US-Behörden schon seit dem EuGH Urteil von 2020 im Mainstream bekannt: Jedem musste bewusst sein, dass die Mutterkonzerne aus Übersee im Fall der Fälle auch ihre EU-Töchter in Irland anzapfen und Angemessenheitsbeschlüsse daran nichts ändern. Hierzu benötigt man kein Studium der Rechtswissenschaften oder besondere Insights, denn selbst der Treiber Nr. 1 für den EU-Datenschutz in Person, Max Schrems, spricht immer wieder und überraschend leicht verständlich ganz offen über das, was tatsächlich Sache ist.
Wir müssen also attestieren, dass jeder zumindest halbherzig gewusst haben muss: Okay, egal ob Biden oder Trump – US-Cloud und alle Daten bei einem großen Anbieter, irgendwie hat das einen Beigeschmack. Whatsapp, Google, X: Am Ende macht gefühlt jeder mit, weil es doch alle tun. Aber zu 100% sicher, wohlgemerkt aus der Sicht eines EU-Bürgers, ist sich wiederum niemand. Woran liegt das – und wie kann man als Nicht-IT-Profi, Nicht-Anwalt und normaler Anwender unabhängiger werden?
Inventarisieren, Reflektieren, Aufräumen – wozu nutzt man die IT, und wozu Clouds?
Leider gibt es noch immer kein manifestiertes Grundwissen zum Thema Daten und IT, etwa in der Form, wie man in der Schule Rechtschreibung, Mathematik oder Geschichte beigebracht bekommt. Dies ist im Jahr 2025 eigentlich überraschend: Gerade Rechtschreibung und Mathematik sind Domänen, welche in den bekannten Office-Produkten komplett IT-unterstützt laufen und eine extrem hohe Genauigkeit vorweisen. So kommt es, dass viele Menschen vom Thema Datensicherung bis heute höchstens entfernt etwas gehört haben und erst selbst erfahren müssen, was der Spruch „Kein Backup? Kein Mitleid!“ bedeutet. Oft ist erst dieser Moment der Stein des Anstoßes, sich mit dem auseinanderzusetzen, was hinter dem Bildschirm und tief in der IT stattfindet.
Dabei kann jeder leichte Schritte gehen, angefangen bei den einfachsten Bereichen: Fast alle Menschen besitzen Office-Dokumente – Word, Excel, Powerpoint. Und den Ort „Eigene Dateien“ bzw. „Dokumente“ hat auf dem PC wohl jeder schon einmal genutzt – aber auch gesichert? Bei Mac-Usern wird es hier schon gefährlich, denn durch den „Finder“ suchen sie einfach nach Dokumenten, wissen jedoch selten, wo diese im Detail gespeichert sind. Doch genau das ist wichtig: Man sollte den Ort der Dokumente bzw. Dateien kennen und die Ordnerstruktur darunter bewusst nutzen. Der Vorteil: Sichert man diesen Ort, bspw. auf eine externe Festplatte, hat man schon einmal seine Office-Dokumente ins Trockene gebracht. Bleiben noch die eigentlichen Office-Applikationen: Mit Office 2024 ist die letzte Offline-Kauf-Version der bekannten Word-Excel-Powerpoint-usw.-Palette von Microsoft erschienen, jedoch bereits mit Abstrichen. Die Applikation „Publisher“ ist End-of-Life, und schon schauen viele Nutzer überrascht. Wer bereits mit Opensource-Lösungen wie Libreoffice zu tun hat oder diese einfach parallel installiert, darf aufatmen – denn damit kann man viele jener Dateiformate anzeigen und bearbeiten, welche im Mainstreamprodukt des großen Softwareriesen nicht mehr unterstützt werden.
Zweiter wichtiger Punkt: Fotos – fast jeder knipst Bilder mit dem Smartphone und erzeugt pro Jahr tausende Schnappschüsse. Doch wenn man fragt, wo diese Bilder im Dateisystem des Geräts liegen, bekommt man von den meisten Hobbyfotografen nur ein Achselzucken zurück. Und nein, „in der Galerie“ ist nicht die richtige Antwort! Heißer Tip: DCIM. Fast immer ist dies der Ordner, in dem eine Struktur existiert, unter welcher auch die Handykamera ihre Bilder ablegt. Und, richtig geraten: Weil kaum jemand diesen Ort kennt, wird er auch fast nie gesichert. Das Handy geht zu Bruch, und schon ist der Frust über die verlorenen Urlaubsbilder groß. Außer natürlich, man speichert alle seine Fotos bei einem Cloudanbieter, was daher viele tun.
Das dritte Beispiel ist komplizierter – Email und Messenger. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten, so zahlreich, dass sie hier nicht wie an den vorherigen Beispielen einfach so erklärt werden können. Inzwischen bieten die meisten Messenger immerhin eine Sicherungsoption, mit der man sich einmal auseinandergesetzt haben sollte. Beim Thema Email ist die Frage nach der Unabhängigkeit recht individuell – wer die gängigen Freemail-Services nutzt, hat seine Daten wenigstens nicht nur auf dem Telefon, sondern auch beim Anbieter. Doch gerade von diesem wollen wir ja unabhängig werden. Geht das denn überhaupt? Gesichert und unabhängig? Welches Dateiformat hat eigentlich eine Email – Moment: Und mein Kalender?
Schnelldreher und Datenrotation – Lagerhaltung und Kapazitätsmanagement verstehen
Die relevanteste Betrachtung lautet: Welche Daten sind Schnelldreher – und was gehört eigentlich ins Archiv? Bonusfrage: Was sind wertlose Notizen, bei denen es sich noch nicht einmal lohnt, sie zu sichern? Denn der Hang zum Daten-Messi-Dasein ist heute, wo Speicherplatz meist in Fülle zur Verfügung steht, immer stärker ausgeprägt.
Um dieses Thema zu meistern, sollte man zunächst einmal prüfen, welcher Stereotyp am ehesten zu einem passt – oder auch mehrere gleichzeitig:
- Der Whatsapp-Nutzer. Dieser Archetyp bekommt Angst, wenn einmal keine neuen Nachrichten im Messenger auftauchen. Alles läuft hierüber – Verein, Freundeskreis, Eltern. Email? Nicht so wichtig. Office-Dokumente? Ohje. Vielleicht alle paar Jahre der ungeliebte Lebenslauf, oder eine Exceldatei für die Steuer. Diese Nutzer sollten sich also vor allem um die Daten kümmern, welche sich schnell ändern und dringend zusehen, dass die Messenger-Informationen im Fall eines defekten Mobiltelefons rasch wieder zur Verfügung stehen. Denn ein neues Gerät bekommt man im Elektrofachmarkt, und sei es nur ein übergangsweise beschafftes, einfaches Modell. Wer beim Wort Datensicherung Gänsehaut bekommt, sollte im bezeichneten Geschäft auch gleich einen zum Handy passenden USB-Stick mitnehmen. Ohne für solch leicht zu verlierende und häufig unverschlüsselte Medien eine Empfehlung auszusprechen: Immerhin kann man damit mehr anfangen als nichts.
- Der Office-Tiger. Messenger sind nett, aber ob die Daten weg sind – das ist vielen Business-fokussierten Anwendern egal. Man tauscht sich zwar lose mit Bekannten aus, aber wichtig sind die Chats am Ende nicht so sehr. Zur Not ist man eben ein paar Tage nicht Teil der Abstimmung zum nächsten Kegelabend, da geht die Welt nicht unter. Doch wehe, die Office-Dokumente sind nicht mehr da oder die Angebotskalkulation vom Vortag wurde nicht gesichert. Das wäre eine Katastrophe! Rechnungen, Schriftverkehr, Buchhaltung und Präsentationen sind alles, was zählt. Ebenso die Emails: Ist Outlook tot, dann herrscht blanke Panik. Wo liegen denn eigentlich die Mails – okay, da wird es nun doch komplizierter, denn das wissen die Wenigsten.
Wir halten an dieser Stelle fest: Jeder Archetyp von Nutzer hat zumindest einen Topf an Daten, der sich ständig und vor allem schnell ändert, ohne den im Alltag nichts geht und bei welchem es im Fall von Datenverlust richtig eng wird. Genau diese Daten sollten diejenigen sein, mit denen man sich als erstes auseinandersetzt, wenn man von einem der großen Anbieter unabhängig werden und der eigene Chef über die Informationen sein möchte.
Beispiele: Weg von den Großen Cloud-Anbietern, hin zur eigenen Resilienz
Das Thema Messenger kann man eigentlich recht einfach behandeln – denn Alternativen zu Whatsapp sind inzwischen weit verbreitet. Threema und Signal sind nicht nur beliebt und bieten mehr oder weniger denselben Funktionsumfang, auch eine Offline-Datensicherung ist möglich. Somit wäre man hier schon einmal unabhängig von einer typischen Whatsapp-Sicherung auf Google Drive, welche jüngst sogar negative Schlagzeilen machte.
Office-Dokumente liegen bei den meisten Nutzern auf der Festplatte. Auch, wenn diese häufig mit Onedrive, Dropbox oder anderen Lösungen eine Cloud-Sicherung erfahren, sind sie immerhin offline verfügbar. Als Applikationen bieten sich jahrzehntelang erprobte Suites wie Libreoffice oder Openoffice an. Diese Office-Suites kosten nichts und erfüllen zu 90% das, was man von Microsoft Office auch erwarten würde. Wer seine Daten also regelmäßig sichert und ganz ohne Software aus den USA arbeiten möchte, der hat es gar nicht so schwer. Manche Nutzer werden dazu nun sogar gezwungen – denn durch die bereits erwähnte Abschaffung von Publisher müssen viele Anwender auf die genannten Opensource-Office-Suites zurückgreifen, damit sie ihre Dateien überhaupt noch öffnen können. Zur Sicherung ohne Cloudanbieter kann auf ein NAS zurückgegriffen werden, was mehr oder weniger eine Festplatte ist, die über das heimische Netzwerk und damit auch WLan erreichbar ist. Doch auch ohne solch einen lokalen Mini-Server kann man die Sicherheit erhöhen: Neben Platz für Internetseiten und Emaildienste bieten zahlreiche Provider Speicherplatz auf deutschen Servern. Dieser kann in Windows oder am Handy eingebunden werden und mit kostenlosen Sync-Apps aktuell gehalten werden. Klingt nach Cloud? Ist aber in der Tat das, was es schon in den 90er Jahren gab: Lokales Hosting in einem Rechenzentrum, wie eine entfernt gelagerte Festplatte.
Auch im Kontext Email sollte man sich mit den Angeboten lokaler Hosting-Anbieter auseinandersetzen. Selbst, wenn es etwas kompliziert sein mag: Das Verständnis, was ein Mailserver, ein IMAP-Postfach, ein Webmailer und vor allem der Unterschied zwischen M365 mit Outlook und einem gehosteten Exchange-Postfach ist, bringt im Zeitalter der elektronischen Post den Unterschied in Bezug auf echte Wahlfreiheit und Resilienz. Denn so, wie man in der Regel weiß, dass Office-Dokumente auf der Festplatte liegen, sollte man auch das Thema Email verstehen lernen. Resilienz bedeutet schließlich: Auf Veränderungen vorbereitet sein und reagieren können, damit Einflüsse weniger Auswirkungen haben.
Leider ist jedoch oft gar nicht bekannt, dass die meist aus dem beruflichen Umfeld bekannten Möglichkeiten von Outlook und Exchange Server auch privat oder in kleineren Firmen genutzt werden können. Microsoft Exchange ist die Serveranwendung, von der die meisten Nutzer nie etwas zu sehen bekommen: Es ist das Zentralhirn für Email, Kontakte, Kalender und Notizen, welches das bekannte Office-Programm Outlook mit Daten befüttert. Diese Technologie steckt in fast jedem Unternehmen und mit dem Durchbruch von Microsoft 365 auch in der Cloud. Ein Postfach auf Exchange-Server empfängt, wie jedes andere Postfach bei einem Anbieter, Emails auch dann, wenn man „Outlook nicht offen hat“. Als Besonderheit wird die Synchronisation von Email, aber auch Kontakten, Kalender und Notizen mit dem Handy durchgeführt. Man hat also stets aktuelle Daten – egal auf welchem Gerät, und eine Weboberfläche für die Nutzung im Browser, namens OWA, existiert ebenso. Der Unterschied zu Microsoft 365 ist, dass Hosted Exchange als losgelöstes Angebot bei einem deutschen Anbieter lokal im Rechenzentrum betrieben wird und keinerlei Verbindung zur Microsoft Cloud existiert. Dafür muss man zwar auf den Komfort von M365 verzichten, wo noch viel mehr ineinandergreift – Onedrive, Dateien, Office-Applikationen. Man bekommt bei einem deutschen Hosted Exchange Angebot lediglich Email, Kalender, Kontakte und Notizen. Also: Outlook und das, was dahinter läuft, aber mehr nicht. Ob man sich für einen Anbieter mit Lizenz für die Outlook-Applikation entscheidet oder doch noch Microsoft Office einsetzt, ist einem selbst überlassen. In jedem Fall empfiehlt sich die Nutzung von Outlook als installierte Applikation, sie ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Den Rest der Office-Welt muss man sich wie beschrieben per Office-Kaufsoftware oder freier Office-Lösung installieren. Somit ist schnell erkennbar, warum die M365-Vollintegration mit den restlichen Office-Programmen und deren Nutzungsmöglichkeit im Browser als praktisch und populär gilt, weil eben alles immer online und (quasi) immer verfügbar ist – doch sollte M365 einmal ausfallen oder gesperrt werden, wäre genau das Szenario eingetreten, von dem derzeit alle IT-Verantwortlichen sprechen. So liebäugeln Unternehmen verstärkt mit dediziert in Deutschland gehosteten Exchange Server-Angeboten: Wenn hier bei einem Anbieter das Licht ausgeht, kann man sich ebenso einfach einen neuen Anbieter suchen, wie am Beispiel mit dem Speicherplatz für Office-Dateien. Hosted Exchange ist bei fast allen Anbietern dasselbe Produkt, und da man im Fall einer lokalen Outlook-Installation meist eine lokale Kopie der Inhalte des Postfachs auf dem Rechner hat, ist das Mitnehmen aller Daten zu einem neuen Postfach und Anbieter über die Outlook-eigene Import-/Export-Funktion recht einfach durchführbar.
Fazit: Know your Data, Manage your Stuff – Resilienz abseits von Clouds ist lebbar!
Nicht jeder wird so einfach mit einem Kopfnicken über die genannten Themen gelesen haben und nun direkt etwas verändern können. Vieles klingt neu und stark technisch, und wir sollten ehrlich sein: Natürlich ist es viel leichter, unkomplizierter und weniger aufwändig, sich einfach komplett im Universum von Google Mail und selbiger Office-Suite, Microsoft 365 und Whatsapp zu bewegen. Niemand wird dazu gezwungen, sich mit den erläuterten Fragestellungen und ihrer Granularität auseinander zu setzen – aber jeder wird ausdrücklich eingeladen, die eigene Abhängigkeit zu hinterfragen und mit ein paar Schritten dem vorzubeugen, wovor nun jeder warnt: Dass wir eines Tages gar nicht mehr anders können, als uns von den großen Tech-Giganten abhängig zu machen. Je modularer man die eigene IT-Umgebung versteht und ihre Architektur managed, umso flexibler ist man bei der Auswahl der dedizierten Serviceanbieter.
Der Trend in diese Richtung ist seit diesem Jahr ungebrochen – das ruft natürlich auch Anbieter auf den Plan, weit mehr anzubieten als nur die hier beschriebenen Services. Kollaborations- und Officelösungen wie Nextcloud, kSuite und weitere strömen in den Markt und wollen diese Welle mitnehmen, quasi ein europäisches Office Online á la M365 anbieten. Denn wechselwillige Kunden gibt es immer mehr, und kaum einer möchte sich vom Komfort der großen Anbieter wie Microsoft 365 entfernen. Schon gar nicht auf Unternehmensebene, wo man doch froh war, das eigene Rechenzentrum nicht mehr so vollgestellt zu haben und auf das passende Personal für den Betrieb verzichten zu können. Genau dies wird im Licht des aktuellen Weltgeschehens zum Fiebertraum der Risikomanager – und gleichzeitig zur Chance, sich dauerhaft resilienter aufzustellen. Ob die neuen Protagonisten hier nur eine Kopie von Made in USA oder ein echtes Schweizer Messer sind, wird sich zeigen – jeder hat am Ende selbst in der Hand, für welche Dienste er sich entscheidet.
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