Was die Digitalisierung in der Corona-Krise schon bewirken konnte

Ein Gutes hat die Corona Krise: Ein Blick auf die bisherigen positiven Auswirkungen der Digitalisierung bei systemrelevanten Unternehmen.

Die COVID-19-Krise stellt Unternehmen und Menschen vor noch nie dagewesene Herausforderungen im Beruf sowie im Privatleben. Weltweit sind nahezu alle Unternehmen von dieser Krise betroffen und manche stehen sogar kurz vor der Insolvenz. Während die einen Unternehmen noch nach Lösungen suchen, haben andere sie schon gefunden: die Digitalisierung.

Obwohl Deutschland im Gegensatz zu anderen Ländern nicht zu den Spitzenreitern im Bereich der Digitalisierung zählt, werden wir in diesem Bereich in den kommenden Wochen eine starke Veränderung erleben. Dabei kann man diese Krise sogar als eine Art Weckruf betrachten, denn die Digitalisierung kann in vielen Bereichen insbesondere zur Zeit enorm helfen. So schnell wie sich der Virus im Land ausbreitet, so schnell können wir wohl auch mit einer Digitalisierung der Unternehmen in Deutschland rechnen.

Besonders wichtig ist ein Vorankommen in der Digitalisierung in systemrelevanten Unternehmen, da wir alle von einem Fortschritt und einer Steigerung der Effizienz profitieren. Viele Unternehmen, die aufgrund eines im Moment essentiellen Angebots einer stark erhöhte Nachfrage nachkommen müssen, digitalisieren und automatisieren ihre Prozesse. Dies bedeutet nicht nur einen Gewinn für das jeweilige Unternehmen, es ist vor allem für die Kunden von großem Vorteil. 

Es gilt jetzt aber schnell zu reagieren, um in den nächsten, für unsere Gesellschaft so wichtigen Wochen, so effizient wie möglich agieren zu können. Ein schneller und einfacher Weg zur Digitalisierung ist Robotic Process Automation (RPA). Auch im Gesundheitswesen hat man in den vergangenen Wochen auf RPA gesetzt und damit schnell große Erfolge beim Kampf gegen den Virus erzielen können.

Grundsätzlich verwendet man RPA in Unternehmen um existierende, vorrangig sich häufig wiederholende Prozesse, zu automatisieren. Dies wird in Zeiten der Corona Krise, in der entweder weniger Personal zur Verfügung steht oder ein Unternehmen mit stark veränderten Herausforderungen konfrontiert ist, relevanter denn je zuvor. Wer RPA noch gar nicht kennt, kann sich hier eine kurze Einführung dazu durchlesen.

Schnellere Testergebnisse im Labor

Es herrscht gerade Hochbetrieb in den virologischen Laboren der Welt. Jeden Tag werden tausende Menschen auf den Covid-19 Virus getestet. Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung. Bei diesem Verfahren zählt jede Minute, da getestete Personen natürlich so schnell wie möglich über ihr Testergebnis informiert werden sollen. Aktuell dauert dies ungefähr 3-4 Tage bis man nach der Probenentnahme sein Ergebnis erhält. Viel zu lange – wenn man an getestete Personen in systemkritischen Berufen denkt, die nach einer Probenentnahme erstmal nicht mehr ihrer Arbeit nachgehen können. 

Der Einsatz von automatisierten Prozessen mit RPA in virologischen Laboren in den USA führte schon zu einer deutlichen Verbesserung der Abläufe. Wenn man sich die Prozesse in diesen Laboren ansieht, stellt man fest, dass z.B. in den USA ein beachtlicher Anteil der Tätigkeit der Labormitarbeiter*innen für die Datenerhebung und Mitteilung der Ergebnisse an die zentralen Meldebehörden verwendet wird. Dies liegt daran, dass die Systeme zur Erfassung von Infektionszahlen im Falle einer Pandemie in den USA 2009 im Rahmen der H1N1 entwickelt wurden und seitdem kein Bedarf bestand diese zu aktualisieren. Entsprechend umständlich sind die Prozesse. Es wird eine VPN Verbindung zum Zentralrechenzentrum der Gesundheitsbehörde benötigt und die Daten der Testsysteme müssen manuell in die Systeme der Gesundheitsbehörden übertragen werden. Dies beansprucht unnötig viel Zeit der Mitarbeiter eines Labors und ist zudem noch fehleranfällig. 

Diesen Prozess hat der RPA Hersteller UIPath in einem amerikanischen Testlabor vollständig automatisiert, was zu einer Zeitersparnis bei Labormitarbeiter*innen von 2-3 Stunden pro Tag geführt hat. Die Entwicklungsdauer für diesen Prozess war dabei minimal. Ein gutes Beispiel also, wie mit wenig Aufwand ein großer Fortschritt im Kampf gegen den Virus erreicht werden konnte. (Quelle)

Verbesserte Hygiene- und Desinfektionsartikel Produktion

Die im Moment so wichtigen Atemmasken und Desinfektionsmittel sind zur Mangelware geworden. Nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für medizinisches Personal, das besonders darauf angewiesen ist. Die Nachproduktion läuft auf Hochtouren, aber eine Vielzahl der Prozesse in den Unternehmen sind auf diesen Anstieg der Nachfrage nicht vorbereitet. Hier konnte die Digitalisierung schon viel bewirken.

Ein chinesischer Hersteller für Hygiene- und Desinfektionsartikel für Krankenhäuser sah sich mit einer stark erhöhten Anzahl an Kundenanfragen konfrontiert. So mussten in der Vergangenheit pro Tag ungefähr 1.500 Bestellungen in das System übertragen und bearbeitet werden. Zur Zeit sind es jedoch über 16.000 Bestellungen pro Tag, die alle schnellstmöglich verarbeitet werden müssen. 

Die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung, die für die Verarbeitung dieser Bestellungen zuständig sind, waren auf diesen dramatischen Anstieg nicht vorbereitet und konnten die Bestellungen entsprechend nicht mehr an einem Tag verarbeiten. Das Unternehmen erkannte den Handlungsbedarf und entschied sich für die Automatisierung dieses Prozesses durch den Einsatz von RPA. Dadurch konnte der Arbeitsaufwand um über 80% reduziert werden, indem die eingehenden Bestellungen der Kunden automatisiert in das ERP System übertragen wurden. 

Das Unternehmen konnte mit wenig Aufwand eine große Wirkung für sich selbst und für die Krankenhäuser, die das Desinfektionsmittel und die Hygieneartikel dringend benötigen, erzielen. Ein weiterer Vorteil – der automatisierte Prozess kann natürlich auch nach der COVID-19-Krise weiterverwendet werden und wird dem Unternehmen somit auch in Zukunft Zeit und Geld sparen.

Wrap up

Die Digitalisierung bietet nicht nur Erleichterungen für Unternehmen, sondern auch einen Gewinn für unsere Gesellschaft, indem sie hilft die Ausbreitung der Pandemie einzudämmen und die Menschen zu schützen.

Wir stehen in dieser Krise noch vielen weiteren Herausforderungen gegenüber, doch auch hier bietet die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mit RPA Unternehmen Chancen, die aktuelle Situation zu meistern und sogar gestärkt daraus hervorzugehen. 

Die beiden vorangegangenen Beispiele haben gezeigt, wie die gerade so wichtigen systemrelevanten Unternehmen die Digitalisierung für sich nutzen konnten. 

Was ist aber mit den Unternehmen, die kaum oder gar keine Aufträge mehr haben? Wie lässt sich die Digitalisierung im Bereich des Home-Office einsetzten und wie kann ein Verkauf trotz geschlossener Geschäfte weitergehen? Darauf werde ich in meinem nächsten Artikel eingehen. Wer sich schon vorher ansehen will, wie schnell die Digitalisierung eines Prozesses in einem Unternehmen umgesetzt werden kann, kann sich gerne meinen Artikel mit einem Praxisbeispiel zum Einsatz von RPA hier ansehen.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

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