Hybride Meetings erfolgreich gestalten – So gelingt hybride Teamarbeit

Hybride Teamarbeit ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Es hat sich etabliert, dass Mitarbeitenden im Homeoffice oder von anderen Orten aus mobil arbeiten. Das bedeutet, dass sich die Kommunikation in den Teams verändert.

Hybride Meetings sind nicht automatisch zielführend

Es ist nicht ausreichend die Technik zu beherrschen und das Meeting wie analoge oder rein virtuelle abzuhalten. Es gibt einige Herausforderungen zu meistern:

• im gemeinsamen physischen Raum entstehen automatisch angeregte Diskussionen, an denen die online Teilnehmenden sich nicht gleichberechtigt beteiligen können. Die Gefahr einer Zweiklassen-Gesellschaft besteht.
• Nebengespräche mit dem Sitznachbarn und andere Nebengeräusche erschweren den online Teilnehmenden das Verstehen.
• Bei den online Teilnehmenden entstehen vielleicht parallele Chats, die von der aktiven Teilnahme ablenken.
• Finden hybride Meetings ohne Blickkontakt statt (weil sich z. B. einzelne Teilnehmende weigern eine Kamera einzuschalten), wird es schwer persönliche Brücken zu bauen.
• Unbewusst bevorzugen wir Personen, die sich räumlich in unserer unmittelbaren Nähe befinden. Das nennt man Proximity Bias und dieser führt zu einem Ungleichgewicht.
• Stehen Themen ohne persönliche Relevanz auf der Tagesordnung sinkt die Aufmerksamkeitsspanne. Online ist es einfach abzutauchen.
• Technische Probleme gibt es nach wie vor. Für hybride Zusammenarbeit benötigen wir auf jeden Fall entsprechende Ausstattung. Mehrere Kameras, mehrere Projektionsflächen, richtig dimensionierte Audiogeräte. Ohne passende Technik kein effizientes und zielführendes hybrides Meeting.
• Höherer Planungsaufwand, um beiden Teilnehmendengruppen gerecht zu werden.

Hybride Meetings werden bleiben

Trotz dieser Herausforderungen werden hybride Meetings künftig eine wichtige Rolle in unserem Berufsleben spielen. Entscheidend wird sein, wie gut wir sie vorbereiten, moderieren, abschließen und nachhalten. Das bedeutet definitiv mehr Aufwand. „Gute Vorbereitung ist die halbe Miete.“ Starten wir deshalb mit der Ausgangslage:

• Warum findet das Meeting hybrid statt, welche Ziele setzen wir uns?
• Wer ist an Bord, wer wird benötigt?
• Wie sieht die Agenda aus?
• Haben wir die passenden technischen Möglichkeiten?

Die technische Ausstattung spielt eine wichtige Rolle

Wir benötigen im Idealfall zwei Leinwände oder größere Bildschirme. Auf einem sehen wir die online Teilnehmenden, auf dem anderen die genutzten Medien. Darüber hinaus ist eine qualitativ hochwertige Audiokonferenzlösung notwendig, damit wir sie auch nicht „überhören“ und die Nebengeräusche gefiltert werden. Die gute Audioqualität ist im Übrigen noch wichtiger als die Bildübertragung. Denn schlechte Audioqualität strengt unser Gehirn über die Maßen an und wir schalten schneller ab. Die Teilnehmenden vor Ort sollten ebenfalls über eine Raumkamera für die online Teilnehmenden sichtbar sein.

Für die Zusammenarbeit und gemeinsame Visualisierung ist es sinnvoll digitale Whiteboards (z. B. Miro, Conceptboard, Mural, Nexboard, etc.) zu verwenden oder andere Tools, die gemeinsam genutzt werden können (z. B. Trello, padlet, OneNote, …). Alle Teilnehmenden sollten mit den Softwarelösungen vertraut sein und ggfs. eine Einweisung erhalten.

Umgangsregeln gehören dazu

Im Arbeitsumfeld sind die Teilnehmenden erwachsen und verantwortungsbewusst. Sie wissen, wie man sich in einem Meeting verhält, beteiligt und worauf es ankommt. Die Praxis zeigt anderes…

Wie oft sind Meetings unproduktiv und wenig zielführend. Häufig liegt es daran, dass keine Regeln definiert wurden oder diese zwar vereinbart aber nicht eingehalten werden. Bei hybriden Meetings sind gemeinsame verbindliche Regeln ein Erfolgsfaktor.

Beispiele für Regeln im hybriden Meeting:

• Wir hören auf den Moderator / das Moderatorenteam
• Wir lassen uns aussprechen, wir melden uns vor dem Sprechen
• Wir sagen unseren Namen, bevor wir sprechen, so dass jeder weiß von wem die Aussage kommt
• Wir sorgen alle dafür, dass wir so wenig wie möglich Nebengeräusche verursachen
• Wir beteiligen uns aktiv an der Veranstaltung
• Wir handeln eigenverantwortlich und tragen zum Gelingen der Veranstaltung bei
• Wenn wir sprechen, zeigen wir uns (Kamera)
• Wir versuchen laut und deutlich zu sprechen
• Wir achten auf eine störungsfreie Umgebung
• Wir sorgen dafür, dass alle die gleichen Redechancen haben
• Wir dokumentieren digital und synchron
• Wir verbalisieren, was für die andere Gruppe nicht sichtbar ist.

Klare Rollenverteilung sorgt für Effizienz

Das hybride Meeting ist keine One-Man-Show. sein. Sinnvoll ist es verschiedene Rollen zu definieren. Diese Rollen sind im hybriden Meeting hilfreich:

ModeratorIn

Die Aufgabe der Moderation ist es, das Meeting zu lenken. Dafür zu sorgen, dass alle Beiträge gehört, dass die Spielregeln eingehalten und wesentliche Ergebnisse dokumentiert werden.

Co-ModeratorIn

Die Aufgabenteilung zwischen Moderatorin und Co-Moderator ist nicht per se durch den Titel geregelt. Deshalb müssen sich beide vor dem Termin abstimmen, wie die Aufgabenteilung erfolgen soll. Im hybriden Setting ist es sinnvoll, dass die Co-Moderation sich z. B. um die technischen Belange kümmert, so dass dich die Moderation um den inhaltlichen Part kümmern kann. Das kann bedeuten die Kamerasteuerung zu übernehmen, ebenso wie die Audiosteuerung. Aber auch das Bildschirmteilen oder den Chat zu überwachen.

ZeitwächterIn

Diese Rolle hat die Uhr und die Agenda im Blick und gibt entsprechende Signale, wenn z. B. die Hälfte der Diskussionszeit für diesen Agendapunkt aufgebraucht ist oder nur noch wenige Minuten verbleiben. Darüber hinaus kann darauf geachtet werden, dass Redezeiten einigermaßen gleich verteilt sind

EnergiewächterIn

Die Aufmerksamkeitsspanne ist online geringer bzw. die Online-Teilnahme ist anstrengender (Stichwort „Zoom-Fatigue“). Hier hat sich ein Energiewächter bewährt. Er schreitet aktiv ein, wenn es Zeit für eine Pause ist oder er das Gefühl hat, dass eine auflockernde Aktion (Energyzer) notwendig ist.

ProtokollantIn

Jedes Meeting ist nur so gut wie das visualisierte Ergebnis. Was nicht festgehalten wurde, wird nicht umgesetzt. Im hybriden Meeting ist es von großer Bedeutung, dass das Protokoll immer zu jeder Zeit von allen eingesehen werden kann. Die Dokumentation auf einem Flipchart ist daher zum Beispiel nicht zielführend. Möglich sind verschiedene Tools. Hier sind zur Abwechslung die Online-Teilnehmenden im Vorteil. Sie können jederzeit auf das digitale Medium zugreifen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Sichtbarkeit des Protokolls im Raum über z. B. einen Beamer sichergestellt werden muss.

VerbindendeR

Diese Rolle kümmert sich zu Beginn um das Beziehungsmanagement. Das startet mit einer auflockernden Methode (den Ice-Braker) im Rahmen des Warm-ups. Das schöne ist, dass wechselnde Personen unglaublich viel Kreativität an den Tag legen, um Abwechslung zu bieten. Der soziale Austausch während des Meetings und der Pausen ist sein Gebiet und hier gehört die Aufgabe dazu, für das gemeinsame Lachen zu sorgen.

Reflektion unterstützt bei der Optimierung

Feedbackrunden sind wichtig, um das hybride Meeting zu optimieren. Hilfreich sind Fragen und Methoden aus der Retrospektive. Man kann die Spielregeln durchgehen und prüfen, ob man sich darangehalten hat, oder auf Beobachtungen setzen.

Klare Moderation gehört dazu

Der Moderation kommt im hybriden Meeting eine besondere Rolle zu. Für die Moderation gelten zusätzlich zu den klassischen strukturellen Aufgaben im hybriden Setting folgende Verhaltensregeln:

• Moderation ist immer gut sichtbar für alle Teilnehmenden
• Moderation gibt klare Anweisungen
• Moderation erläutert bei der Begrüßung welche Teilnehmer da sind
• Moderatorin verabschiedet alle Teilnehmenden persönlich mit Namen
• Moderation spricht während des hybriden Meetings die jeweiligen Personen immer mit Namen an, um über diesen Weg zusätzlich Orientierung zu geben.
• Small Talk mit den Online-Teilnehmenden hat Vorrang! Was wir im Onsite-Raum automatisch machen, nämlich mit den ankommenden ein lockeres Gespräch zu führen, fällt Online oft hinten runter. Deshalb gehen wir als Moderation vor der Veranstaltung bewusst mit den schon im Raum befindlichen Onlineteilnehmenden ins Gespräch.
• Faustregel: Online first! Aufgrund der Unconscious Biases neigen wir auch als Moderation dazu, die Menschen im Onsite Raum zu bevorzugen.
• Möglichst direkter Blick in die Kamera statt auf den Bildschirm

Video- und Audioquellen richtig positionieren

Je nachdem, welche Kamera im Einsatz ist entstehen Probleme: Von einer statischen Kamera wird nicht alles eigefangen was passiert. Die bewegliche Kamera lässt Unruhe entstehen, weil sich das Bild immer wieder aufs Neue scharf stellen muss.

Die Audiosteuerung ist das nächste Thema. Nutzt ihr ein Konferenztelefon und bewegt ihr euch zu weit weg (oder ein Teilnehmer), wird die Qualität der Tonübertragung schlecht. Auch hier heißt es vorher gut überlegen, wo was platziert wird und dann als Moderation an den festgelegten Positionen bleiben.

Die Beziehungen pflegen

Wie in allen Settings kommt dem Warm-Up eine besondere Bedeutung zu. Gerade in Meetings geht es darum, gemeinsame Ziele zu erreichen. Egal ob es sich um Projektmeetings, Teammeetings oder einzelne, voneinander unabhängige Themenmeetings handelt. Das bedeutet, dass wir eine gute Arbeitsbasis schaffen müssen.

Empirische Studien belegen, dass erfolgreiche Zusammenarbeit dann stattfindet, wenn das Hormon Oxytocin ausgeschüttet wird. Es sorgt dafür, dass wir uns zusammengehörig und wohl fühlen. Es wird zum Beispiel dann ausgeschüttet, wenn wir uns im Büro in der Teeküche begegnen. Im hybriden Setting wird die Ausschüttung auch schon dann gefördert, wenn wir uns „nur“ via Kamera sehen. Deshalb ist gerade in dieser Phase eine Aktivierung mit persönlichen Begegnungsmomenten und Kamera wichtig.

Methoden und Zusammenarbeit im hybriden Meeting

Die ersten Hürden sind genommen. Alles ist genau geplant, alle sind abgeholt, die Stimmung ist gut. Jetzt geht es an den eigentlichen Inhalt des Meetings. Die gute Nachricht: Mit Kreativität und der passenden technischen Ausrüstung sind fast alle klassischen Moderationsmethoden auch hybridfähig.

Eine Herausforderung ist die gemeinsame Erarbeitung von Ergebnissen in kleineren Subgruppen. Technisch einfach ist es, wenn die Kleingruppen „rein“ sind. Also nur online und nur analoge Teilnehmende zusammenarbeiten.

Das hat allerdings den Nachteil, dass keine Gemeinschaft entsteht. Das ist unkritisch, wenn sich die Konstellationen regelmäßig ändern, wenn z. B. in Regelmeetings mal der eine und mal die andere online oder analog dabei ist. Je nachdem, wie es eben gerade in den Arbeitsalltag passt. In diesem Fall kann die Moderation entspannt sein. Es entstehen tendenziell weniger Fronten, wenn wir wöchentlich in unterschiedlichen Konstellationen am Meeting teilnehmen.
Wenn es schnell und einfach gehen muss, kann die Dokumentenkamera ein hilfreiches Mittel sein, um Wortbeiträge über Zuruf vor beide Gruppen gleichermaßen zu visualisieren. Die Onsite-Teilnehmer sehen die Kamera auf der Leinwand, die Online-Teilnehmer als Kachel im Konferenzsystem.

Der regelmäßige Statuscheck ermöglicht ein Gegensteuern

Was immer hilfreich ist: Regelmäßige Zwischenfeedbacks:

• Klassische Umfragen mit Tools (in WebEx, mentimeter, slido, …) bei denen die Anwesenden via Smartphone abstimmen
• Optische Abstimmung in die Kamera: Daumen runter/waagerecht/hoch oder Armbewegungen (Arme hängen runter = 0%, rechter Arm angewinkelt auf Halshöhe = 25%, rechter Arm nach oben gestreckt = 75%, usw.). Bei optischen Abstimmungen gilt es wiederum alle gleichzeitig überall sichtbar zu machen.
• Blitzlichtabfrage: Jeder muss ein kurzes Blitzlicht mündlich abgeben.

Nachhaltigkeit entsteht erst durchs Protokoll

Am besten wird nach jedem Agendapunkt die Mitschrift vom Protokollanten verlesen und sie visuell einzublenden. Bestenfalls stimmen alle mündlich zu.

Fazit zu Hybriden Meetings

Das hybride Meeting bereichert unseren Arbeitsalltag, da es uns sowohl die Flexibilität der Arbeitsplatzwahl und den kollegialen Austausch ermöglicht. Der Aufwand und die notwendige technische Ausstattung ist dabei jedoch nicht zu unterschätzen.

Sandra Dundler

Wenn Menschen gemeinsam auf einem Trampolin springen, können sie sich gegenseitig beschleunigen oder ausbremsen. Das ist in Teams und Organisationen genauso. Als Trainerin, Coach, Team- und Kulturentwicklerin begleitet Sandra Dundler die Menschen digital und analog dabei, die Herausforderungen der Transformation zu meistern. Sie war selbst lange Jahre Mitarbeiterin in einem Konzern auf unterschiedlichen Führungsebenen.