4 Tipps für professionelles Remote Work – nutzen wir das Potenzial richtig?

Nutzen wir das Potenzial von Remote Work wirklich aus?

Remote Work, vor 2020 noch längst nicht selbstverständlich, ist gekommen, um zu bleiben. Nach 13 % in 2019 arbeiten inzwischen bis zu 45 % in Deutschland regelmäßig im Home-Office. Es läuft schon recht ordentlich, aber nutzen wir wirklich das Potenzial? Eine Anregung zur Bestandsaufnahme.

Home-Office als Wegbereiter für Remote Work: Eine repräsentative Umfrage verortet im Januar 24 % der Erwerbstätigen in Deutschland überwiegend im Home-Office. Einschließlich derjenigen, die teilweise von zu Hause aus arbeiten, kommt der deutsche Verband Bitkom sogar auf 45 %. Gegenüber 13 % Ende 2019 ist das mehr als eine Verdreifachung. Eine bemerkenswert schnelle Anpassung an die neue Situation hat zunächst oft gut funktioniert. Jetzt spricht alles dafür, dass sich Remote Work in verschiedenen Formen etabliert. Welches ungenutzte Potenzial liegt vor uns?

Klare Strukturen steigern die Effizienz

Die Zusammenarbeit im Remote Work verlangt effektive digitale Werkzeuge. Ein unüberschaubares Produktangebot bietet Funktionen für Video-Besprechungen, Chats, Projektarbeit, Aufgabenverfolgung oder gemeinsame Dokumentbearbeitung. Richtig eingesetzt, helfen diese, Informationen in und zwischen Teams transparenter und effizienter auszutauschen, egal wo diese arbeiten. Wo steht Ihr Unternehmen? Hier eine Checkliste zum Einstieg:

  • Ist allen Beteiligten klar, welches Tool zu welchem Zweck benutzt wird?
  • Gibt es Tools für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von Informationen (z. B. Whiteboards oder Fernzugriff auf Bildschirme)?
  • Wird für denselben Zweck überall dasselbe Tool benutzt? Wenn nicht (z. B. sowohl mural als auch miro als digitales Whiteboard), ist das gut begründbar?
  • Ist die Ablagestruktur (z. B. Team- oder Projekt-Kanäle) verständlich? Lassen sich die Ablagen einfach durchsuchen? Finden die Beteiligten die gesuchten Informationen schnell?
  • Werden die geteilten Informationen auf sicheren Servern gehalten?
  • Haben die Beteiligten direkten Zugriff zu den notwendigen Kanälen (sind sie z. B. bei Team-übergreifenden Themen Mitglied in beiden Team-Kanälen oder gibt es einen gemeinsamen Kanal)? Wird Duplizierung von Informationen vermieden?
  • Ist für die bessere Nachvollziehbarkeit eine Versionierung von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten möglich?
  • Wird zwischen temporären und bleibenden Informationen (z. B. Chats vs. Dokumentation) unterschieden?
  • Werden temporäre Informationen auch zeitnah wieder gelöscht?
  • Ist allen klar, welche Informationen aktiv an Beteiligte weitergegeben müssen (z. B. über Benachrichtigungen) und welcher Personenkreis betroffen ist?

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Digitale Kommunikation reibungsloser gestalten

Durch die digitalen Werkzeuge im Remote Work sind zusätzliche Kommunikationskanäle hinzugekommen. Schlecht genutzt, kann hier zum Teil hoher Mehraufwand durch Wartezeiten, Missverständnisse oder sogar Konflikte entstehen. Hier eine paar Anregungen, wie das verhindert werden kann:

  • Gibt es eine einfache Möglichkeit, Personen ad-hoc zu erreichen für kurze Fragen mit schneller Antwort (z. B. privater Chat statt über den Schreibtisch rufen)? Um Störungen zu vermeiden: Ist die Verfügbarkeit für solche Anfragen eindeutig erkennbar?
  • Ist allen Beteiligten klar, auf welche Wartezeiten sie sich bei welchem Kommunikationsmittel einstellen müssen?
  • Mit welchem Kommunikationsmittel wird welcher Verteiler erreicht? Ist eine aktive Kommunikation („push“) erforderlich, oder kann die Information für spätere Abholung („pull“) hinterlegt werden?
  • Wenn Abstimmungen länger als in Präsenz dauern: Sind die Wartezeiten und Missverständnisse vermeidbar, wenn sich die Beteiligten in Videokonferenzen treffen?
  • Wenn Videokonferenzen länger als Präsenz-Meetings dauern: Werden die üblichen Meeting-Regeln angewendet (Agenda, nur notwendige Personen, Moderation und Redezeit-Begrenzung, Themenspeicher etc.)? Werden große Videokonferenzen in kleinere Arbeitsgruppen aufgeteilt (z. B. nicht mehr Teilnehmer als auf einem Bildschirm angezeigt werden können)?
  • Wird in Meetings auf gleichwertige Kommunikationsmittel geachtet (z. B. Videokonferenzen nur, wenn alle auch mit Video teilnehmen können)?

Geschäftsprozesse ohne Prozessbrüche integrieren

Da im Remote Work stärker digital zusammengearbeitet wird, fallen Prozessbrüche eher auf, z. B. Medienbrüche (Rückgriff auf Papier), Informationslücken (telefonische Bestellung fehlt im System), implizites Wissen (nur in den Köpfen Einzelner vorhanden). Prozessbrüche können Fehler auslösen und kosten unnötig Zeit. Mit diesen Fragen kommen Sie ihnen auf die Spur:

  • Wurden Abläufe 1 : 1 von Präsenz-Arbeit in Remote Work übertragen? Kann das Ziel der Abläufe jetzt nicht einfacher erreicht werden (z. B. durch Zusammenfassung oder Weglassen von Schritten)?
  • Wurden die neuen digitalen Abläufe gemeinsam von Fachbereichen und der IT konzipiert und eingerichtet? Wenn nicht: Ist ein Review für die Erfahrungen mit den neuen Abläufen geplant, um Verbesserungspotenzial zu entdecken?
  • Wozu dienen die Abläufe, in denen zwischen Papier und digitalen Medien gewechselt werden muss? Was davon ist im Digitalen für diese Abläufe nicht mehr nötig (z. B. Rechnungen auszudrucken, wenn Email-Versand erfolgen kann)?
  • Werden einfache Möglichkeiten digitaler Workflows wie Kanban- oder Aufgabenboards genutzt?
  • Ergeben sich vermehrt Wartezeiten oder Fehler-Situationen, weil die Person, in deren Kopf das Wissen vorhanden ist, nicht ad-hoc erreichbar ist? Wozu wird dieses Wissen in der Regel benötigt und wie kann es verteilt werden (z. B. als Wiki)?

Mit Just-In-Time-Expertise zu produktiveren Teams

Remote Work eröffnet die Möglichkeit, zusätzlich und flexibel Expertise einzubinden, z. B. externe Fachleute oder Beschäftigte in Eltern- oder Teilzeit. Das vorhandene Know-how wird so besser genutzt, die Attraktivität als Arbeitgeber steigt. Wichtig dafür ist, auch über Entfernungen hinweg den guten Team-Zusammenhalt zu pflegen und Vertrauen zu erhalten. Hier ein paar Anregungen:

  • Sobald dies wieder möglich ist: Werden regelmäßige physische Treffen zum persönlichen Austausch bzw. Kennenlernen im Team angeboten?
  • Gibt es im Remote Work Alternativen für Flurfunk und Teeküchen-Gespräche, z. B. persönliche Chats außerhalb der Team-Grenzen? Sind Video-Treffen mit offener Teilnehmenden-Gruppe vorgesehen, die nicht mit Arbeitsthemen in Zusammenhang stehen (z. B. gemeinsame Sport-Einheiten, Meetups mit Impuls-Vorträgen zu ganz anderen Themen, gemeinsames Kochen etc.)?
  • Werden die Teams darin unterstützt, selbst solche informellen virtuellen Treffen gestalten?
  • Werden Team-Feedback-Runden und Retrospektiven auch im Remote Work regelmäßig beibehalten?
  • Unterstützen Moderatoren bei Konfliktlösungen per Video?
  • Wie kann auch auf Entfernung ein offener Umgang mit Fehlern oder Misserfolgen gefördert werden? Kann Transparenz hier verstärkt werden, indem z. B. Vorhaben und ihre (Zwischen-)Ergebnisse breiter bekannt gemacht oder Events mit Erfahrungsberichten gestaltet werden?

Fazit: Das Beste kommt erst noch

Unternehmen haben im vergangenen Jahr reichhaltige Erfahrungen mit Remote Work sammeln können. Darauf lässt sich aufbauen und zusätzliches Potenzial erschließen, das weit über das Einsparen von Geschäftsreisen durch Videokonferenzen hinaus geht. Probieren Sie es aus! Hier ein paar Ideen für erste Schritte:

  • Begrenzen Sie Ihre nächsten Videokonferenzen auf maximal 6 Teilnehmende, kürzen Sie dazu ggf. die Agenda. Sie werden schneller zu Ergebnissen kommen, auch wenn Sie mehrere Meetings für ein Gesamt-Thema benötigen.
  • Wenn Sie das nächste Mal ein Papier-Dokument in der Hand halten, fragen Sie sich, wozu der Prozess dient, in dessen Verlauf das Papier auftaucht. Vielleicht lassen sich auf digitalem Weg die Informationen direkt weiter verarbeiten?
  • Welche externen oder internen Fachleute könnten interessantes Wissen an Ihr Team weitergeben? Vielleicht lässt sich ein virtuelles Meetup mit ihnen organisieren?
  • Gibt es Tools aus dem Remote Work, die auch bei der Präsenz-Arbeit nützlich sein können? Wie ist es z. B. mit einem virtuellen Aufgabenboard?

Mehr Effizienz, durchgängig digitale Prozesse und gleichzeitig eine größere Arbeitszufriedenheit der Teams gewinnt, wer jetzt am Ball bleibt und die Professionalisierung von Remote Work konsequent vorantreibt.

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Know-how-Aufbau für tragfähige digitale Transformationsprozesse ist das Metier von Corinna Hischke. Aus 30 Jahren Erfahrung in Technologie, Organisation und Führung vermittelt sie Praxiswissen in Trainings, Workshops oder als individuelle Begleitung. Ein tiefes Verständnis der Technologien als Diplom-Informatikerin kombiniert sie mit der Leidenschaft für die handelnden Menschen und pragmatische Lösungen.

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