Erfolgreich mit dem richtigen Projekt Team

Digitalisierungsprojekte beginnen mit dem richtigen Team – erfahren Sie, wie Sie dieses zusammenstellen können und wie modernste Technologie dabei hilft.

Das KMU WieMachtManDas GmbH steht vor einer grossen Herausforderung; in den letzten Jahren sind sie so schnell gewachsen, dass die ursprünglichen Prozesse das zu verarbeitende Volumen nicht mehr abfangen kann. Schnell hat man sich in der Geschäftsleitung entschieden, dass die Prozesse neu ausgerichtet werden müssen und ein neues ERP System eingeführt werden muss. Die Geschäftsleitung gibt den Bescheid an die nächste Hierarchie Stufe der Organisation weiter.

Am folgenden Tag sitzen die Leiter der verschiedenen Abteilung bei ihrem regelmässigen Management Meeting zusammen und sind ratlos. Das Projekt ist zwar wichtig und zeitlich beschränkt, trotzdem kann keiner der Abteilungsleiter einen oder mehrere Mitarbeiter freistellen, um das Projekt in Angriff zu nehmen. Doch allen ist bewusst, dass ohne das Projekt die Probleme schlimmer werden und dass nur mit den internen Mitarbeitern die Anforderungen definiert werden können.

Was nun?

Lass uns ein Projekt machen

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? In der heutigen Zeit müssen Unternehmen sich ständig neu erfinden um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Betrieb braucht neue Produkte, Prozesse oder sogar Vertriebskanäle um den Erwartungen der Kunden gerecht zu werden. Aus einer simplen Idee kann sich schnell ein Projekt entwickeln, welches ungeahnte Grössen annehmen kann, wird es nicht richtig aufgesetzt.

Um ein Projekt zu starten, braucht es sicherlich zuerst einmal ein klares Ziel. Oft scheitern die Projekte bereits dort, denn ist das Ziel nicht klar definiert, werden auch die falschen Team Mitglieder ausgewählt. Auftraggeber sollten sich zuerst Gedanken machen, ob das Projekt den strategischen Zielen des Unternehmens angepasst ist und die Ziele für alle Stakeholders klar sind. Es lohnt sich hier, ein Vor-Projekt zu finanzieren, welches das Vorgehen und die Ziele analysiert, bevor das eigentliche Projekt gestartet wird.

Ist das Projekt nun klar definiert, kann nun auch das richtige Projekt Team zusammengestellt werden, auch dies soll Teil des Vor-Projektes sein.

 

Die Besten sind nur dann die Besten, wenn sie die Richtigen sind

Jeder Auftraggeber möchte nur die besten Mitglieder in seinem Projekt Team. Ein Projekt steht und fällt mit dem Team. Doch was heisst, die besten Mitglieder?

Die Besten, sind nur dann die Besten, wenn sie auch die Richtigen für das Projekt sind. Die Auswahl des Projekt Teams muss wohl überlegt sein. Folgende Fragen sollen dabei beachtet werden:

  • Welche Fähigkeiten werden benötigt?
  • Ist die Expertise vorhanden und verfügbar?
  • Kann die Expertise und das Wissen extern eingeholt werden?
  • Welches Wissen oder welche Fähigkeit wird nur vorübergehend benötigt?

Bei der Zusammenstellung des Teams müssen neben diesen Fragen auch die Balance zwischen internen und externen Mitarbeitern beachtet werden. Oft werden externe Mitarbeiter als Rivalen angeschaut, die Interesse haben in die Firma einzutreten. Um das zu verhindern, hilft nicht nur eine klare Kommunikation, sondern eben auch die Überlegung, welche Experten und Fähigkeiten nur vorübergehend benötigt werden.

„Zu wenige Leute im Projekt können die Probleme nicht lösen – zu viele Leute im Projekt schaffen mehr Probleme, als sie lösen.“
– Management Weisheit

Bei der Aufstellung des Teams soll man sich Zeit lassen und die nötige Unterstützung hinzuziehen. Fehlbesetzungen zu Beginn eines Projektes werden während dem Verlauf eines Projektes immer teurer, so lohnt es sich, diese am Anfang zu vermeiden.

 

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen – wie die moderne Technologie unterstütz

Das Ziel ist klar, die Anforderungen an das Team definiert, wie weiter? Sind die internen Ressourcen ausgeschöpft oder bereits im Team positioniert, geht es daran, die externen Experten zu finden. Viele KMUs stossen da an ihre Grenzen. Oft wird das eigene Netzwerk gefragt, um geeignete Consultant oder Freelancer für die zu besetzenden Position zu finden. Dies nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch. Man muss jede einzelne Person direkt fragen, hat keine Vergleichsmöglichkeiten und kann sich nur auf die Auskünfte des Netzwerkes verlassen. Aber ob diese stimmen?

Mit der heutigen Technologie gibt es enorme Möglichkeiten, diese Problemstellung zu unterstützen. Hier möchte ich auf 2 Trend Technologien hinweisen:

  • Blockchain
    Dank der Blockchain können Daten sicher und unveränderbar gespeichert werden. Sucht man nach passenden Ressourcen, möchte man sicher gehen, dass die Person auch das kann, was sie verspricht. Dafür holt man sich entsprechende Referenzen ein. Referenzen abgespeichert auf der Blockchain können unverzüglich bereitgestellt werden und sind garantiert echt und unverändert.
  • Maschinelles Lernen
    Bereits heute wird bei der Suche nach Personal maschinelles Lernen eingesetzt, um die Bewerbungen zu filtern und die passenden Kandidaten zu eruieren. Die Technologie entwickelt sich immer weiter, so dass diese auch für die Suche nach externen Ressourcen angewendet werden kann. Dank maschinellem Lernen kann man nicht nur nach passenden Fähigkeiten und Expertise filtern, das System kann über Zeit und mit der Verarbeitung von vielen Daten lernen und Vorschläge machen, welche weiteren Personen sich für eine Aufgabe eignen könnten.

 

Wenn nicht jetzt, wann dann?

„Es gibt nichts Gutes, ausser man tut es“
– Erich Kästner

Haben Sie ihr nächstes Projekt gestartet? Was hindert Sie daran, die fehlenden Ressourcen? Projekte können jeder Zeit gestartet werden, wichtig ist zu verstehen, welche Ressourcen werden wann benötigt und wie können Sie diese finden. Starten Sie Ihr Projekt mit der richtigen Aufstellung des Teams – der erste Schritt zum erfolgreichen Projekt.

Priska Burkard ist seit über 15 Jahren im international Projekt Management tätig. Vor einem Jahr hat sie die Plattform Skills Finder gegründet um den Recruiting Markt für Consultants und Freelancer im Projekt Management Bereich zu verändern.

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