In 7 Schritten zum erfolgreichen Hackathon

Wie kann man einen Hackathon erfolgreich machen? Wir zeigen wie das geht in 7 Schritten

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Wer hat nicht schon mal von einem Hackathon gehört? Hackathon – ein sprintartiger Design-Wettbewerb, bei dem es darum geht, in kleinen Teams neue Ideen innerhalb von 24 Stunden zu entwickeln. Ursprünglich unter Computer-Experten und Designer sehr beliebt, werden diese Events mittlerweile branchenübergreifend immer populärer. 

Während dieser kurzen Zeit können richtig gute Innovationen entstehen. So sind bei einigen Hackathons sogar erfolgreiche Start-ups entstanden. Wie zum Beispiel Finanzguru, die während eines Hackathons eine Bank-App entwickelten und es mit dieser Geschäftsidee bis in die „Höhle des Löwen“ schafften.

Aber was kann und muss getan werden, um einen Hackathon zu organisieren und am Ende des Tages hinsichtlich guter Teambildung, kreativer Lösungen und begeisterten Teilnehmern erfolgreich zu sein?

Schritt 1: Nehmen Sie an Hackathons teil

So können Sie schon einmal selbst erleben, wie ein Hackathon abläuft. Außerdem sehen Sie aus Sicht des Teilnehmers, was toll funktioniert und was man besser machen könnte. Wenn es ein digitaler Hackathon ist, lernen Sie ganz leicht die Tools und Arbeitsplattformen, auf denen solche Events stattfinden, kennen. Und wissen folglich danach auch, welche sich bewährt haben und welche Probleme im Handling entstehen. Das Networking untereinander, auch nach dem eigentlichen Event, ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Ausschreibungen für Hackathons finden Sie auf den Business-Plattformen Xing und LinkedIn.

Schritt 2: Wählen Sie ein interessantes Thema

Egal ob Sie einen Hackathon zur internen Teambildung oder öffentlich zur Ideenfindung für ein Projekt initiieren, Sie sollten eine grobe Idee haben, um was es gehen soll. Ein attraktives Thema erleichtert es potentiellen Teilnehmern sich schon im Vorfeld der Veranstaltung mental vorzubereiten oder auch schon Gedanken zum Wettbewerb zu machen. Es erleichtert auf jeden Fall während der Veranstaltung die Zusammenarbeit sich fremder Menschen genauso wie die zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens. Im Vordergrund steht das Ziel, eine kreative Lösung für ein Problem oder eine Fragestellung zu erarbeiten. Dabei sind Hierarchien und Jobtitel völlig irrelevant. Was zählt, sind Teamgeist, Aufgaben mutig zu übernehmen, die man noch nie gemacht hat, oder neue Rollen zu übernehmen. Dabei entstehen starke Verbindungen zwischen den „neuen“ Teammitgliedern, was innerhalb eines Unternehmens beispielsweise zum extremen Aufbrechen von Silodenken führen kann. 

Schritt 3: Planung ist das A und O für einen erfolgreichen Hackathon

Ein Hackathon ist eine Art Wettbewerb. Was braucht es für einen vielversprechenden Wettbewerb? Eindeutige Wettbewerbsregeln, einen attraktiven Preis und die geeigneten Rahmenbedingungen für die Durchführung. 

Ein Hackathon kann zwischen einem und mehreren Tagen dauernd. Dementsprechend sollten bei der Veranstaltung eine gute Location, Essen und Getränke, technisches Equipment wie WLAN, Laptops, Whiteboards usw. in genügender Anzahl bereitstehen.

Neben den eigenen Räumen im Haus sind Co-Working-Spaces, Konferenzräume eines Hotels, Bibliotheken der Hochschulen oder Agentur-Lifts eine ungleich bessere Alternative. Zum einem sind diese Räume erfahrungsgemäß technisch gut ausgestattet, zum anderen profitieren gerade interne Teams vom Ortswechsel. Die Räumlichkeiten haben erwiesenermaßen einen großen Einfluss auf die Kreativität und Produktivität von Teams.

Bei einem Online-Event sollte die ausgewählte Technik, wie zum Beispiel Kollaborationsplattformen wie Slack, MS Teams, Google Hangouts, etc. im Vorfeld bereits einen Testlauf bestanden haben und am Tag der Veranstaltung die jeweiligen Kanäle für Breakout-Sessions eingerichtet sein. Für viele Teilnehmer sind kurze Anleitung, wie eine FAQ-Liste oder How-to-Start zur Bedienung hilfreich, um sich schon vorher mit der Technik vertraut zu machen. 

Zusätzlich hat es sich bewährt, einen Ansprechpartner als technischen Support für Offline- wie auch für Online-Hackathons auf Abruf zu haben, um eventuelle Fragen während des Events zu beantworten.

Schritt 4: Legen Sie die Agenda und Regeln fest

Egal wie kurz oder lang Ihr Hackathon sein wird, informieren Sie die Teilnehmer über den Ablauf und die geplanten Pausen. Wer viel denkt und redet, benötigt Zeit zum Auftanken. Sei es durch Kaffeepausen, Aktivierungsübungen am Laptop oder die gemeinsamen Essenspausen. Ihre Teilnehmer benötigen während dieser intensiven Sessions viel Energie und als Organisator sollten Sie diese Pausen unbedingt einplanen. Dann bleibt den Teilnehmern auch Zeit zum gemeinsamen Lachen, Entspannen, Luft holen und es fördert die Atmosphäre untereinander.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung der Regeln. Welche Hilfsmittel sind erlaubt, in welchem Zeitrahmen findet der Hackathon statt und welche Ergebnisse werden erwartet? Legen Sie fest, wie groß das Team sein darf, ob es eine Dokumentation von jeder Gruppenarbeit geben wird und wie die Präsentation des Ergebnisses aussehen soll.

Schritt 5: Kündigen Sie Ihren Event frühzeitig an

Wie bei jeder Veranstaltung sollten Sie das Datum rechtzeitig planen und dabei Feiertage, Ferienzeiten, eventuelle Fußballspiele, etc. berücksichtigen. Die könnten nämlich dazu führen, dass Ihre Teilnehmer vorzeitig die Veranstaltung verlassen, weil gerade ein wichtiges Championsleagespiel stattfindet. Oder es meldet sich gar niemand an. 

Kündigen Sie Ihren Hackathon frühzeitig an und nutzen Sie alle verfügbaren Kanäle, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, den Tag einzuplanen und sich anzumelden.

Eine interne Veranstaltung ist natürlich leichter zu bewerben als ein externes Event. Dafür kommen Intranet, Newsletter, E-Mails, Mitarbeiterzeitschriften oder das Auslegen von Flyern in Frage. 

Haben Sie einen öffentlichen Hackathon, benötigen Sie nicht nur mehr Vorlaufzeit zur Organisation, auch die Ankündigungszeit ist länger. Platzieren Sie Hinweise auf der Website, senden Sie eine Pressemeldung an die Tages- und Fachzeitschriften, Industrie- und Handelskammern und Organisationen, in denen Ihr Unternehmen Mitglied ist. Bereiten Sie mehrere Posts für Ihre eigenen Social-Media-Kanäle vor oder eröffnen Sie gleich eine Facebook-Gruppe dafür. Über Event Management Plattformen wie Eventbrite oder Meetup können Sie kostenfrei Ihre Veranstaltung kommunizieren und gleichzeitig die Registrierung der Teilnehmer gut organisieren. Je besser Sie planen und den Hackathon bewerben, desto vielversprechender sind die Ergebnisse.Woman In Green Top Using Macbook Beside Group Of People

Schritt 6: Würdigen Sie die Ideen und stimmen Sie über die Gewinner-Idee ab

Zum Abschluss Ihres Hackathons steht die Präsentation der Teamarbeiten vor allen Teilnehmern und einer Jury, die vorher festgelegt werden kann. Es gibt auch die Möglichkeit, alle Teilnehmer über ein Abstimmungs-/Umfrage-Tool geheim abstimmen zu lassen. 

Haben Sie einen Preis festgelegt, ist nun der Zeitpunkt für die Überreichung und eine Feier. 

Schritt 7: Learnings und Feedback einholen

Notieren Sie sich während der Veranstaltung die aufkommenden Fragen und bereiten Sie ein Feedbackformular über zum Beispiel Survey Monkey, Doodle oder Google Forms vor. Wollen Sie während der Veranstaltung schon Rückmeldungen einholen, sind Slido oder OnlineTED hierfür geeignet. Mit diesen Rückmeldungen und Ihren Learnings als Organisator können Sie Ihren nächsten Hackathon noch besser vorbereiten. 

Viel Erfolg und vor allem Spaß, egal ob Sie einen Hackathon organisieren oder an einem teilnehmen!

Kerstin Lindner ist Beraterin und Trainerin mit Schwerpunkt digitale Markenführung. Ob Branding, Social Media, Implementierung von digitalen Kommunikations-Systemen oder Beratungskonzepte für integrierte Kommunikation: Als Wirtschaftsingenieurin verbindet sie technisches Know-how mit PR und beherrscht damit die gesamte Klaviatur entlang der Kommunikations-Wertschöpfungskette.

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