7 étapes pour un hackathon réussi

Comment réussir un hackathon ? Nous vous montrons comment en 7 étapes

Hackathon – ce mot est sur toutes les lèvres. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? Comment votre entreprise et vous-même pouvez-vous tirer profit d’un hackathon et comment mettre en œuvre une telle initiative ? Je vous dirai ceci et bien plus encore dans cet article « En 7 étapes pour un hackathon réussi ».

Qui n’a jamais entendu parler du hackathon ? Hackathon – un concours de design de type sprint où le but est de développer de nouvelles idées en petites équipes dans un délai de 24 heures. Initialement populaires auprès des experts en informatique et des concepteurs, ces événements sont maintenant de plus en plus populaires dans tous les secteurs.

Pendant cette courte période, de très bonnes innovations peuvent voir le jour. Par exemple, certains hackathons ont même créé des startups à succès. Comme Finanzguru, par exemple, qui a développé une application bancaire lors d’un hackathon et s’est rendu à la « The Lion’s Den » avec cette idée commerciale.

Mais que peut-on et que doit-on faire pour organiser un hackathon et avoir du succès à la fin de la journée en termes de bon esprit d’équipe, de solutions créatives et de participants enthousiastes ?

Étape 1 : Participer à des hackathons

Vous pourrez ainsi découvrir par vous-même comment fonctionne un hackathon. Vous pouvez également voir du point de vue du participant ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. S’il s’agit d’un hackathon numérique, vous découvrirez facilement les outils et les plateformes de travail où se déroulent de tels événements. Et par conséquent, après cela, sachez lesquelles ont fait leurs preuves et quels problèmes se posent pour les gérer. Il ne faut pas non plus sous-estimer le travail en réseau, même après l’événement. Des annonces pour les hackathons peuvent être trouvées sur des plateformes commerciales telles que LinkedIn.

Étape 2 : Choisissez un sujet intéressant

Peu importe que vous lanciez un hackathon pour la constitution d’une équipe interne ou pour trouver publiquement des idées pour un projet, vous devez avoir une idée approximative de ce dont il s’agit. Un sujet attrayant permet aux participants potentiels de se préparer mentalement avant l’événement ou de penser déjà à la compétition. Dans tous les cas, elle facilite la coopération entre les étrangers ainsi qu’entre les employés d’une entreprise pendant l’événement. L’objectif principal est de trouver une solution créative à un problème ou une question. Les hiérarchies et les titres de postes ne sont pas du tout pertinents. Ce qui compte, c’est l’esprit d’équipe, le fait d’assumer courageusement des tâches que vous n’avez jamais faites auparavant ou d’assumer de nouveaux rôles. Cela crée des liens solides entre les « nouveaux » membres de l’équipe, ce qui peut conduire à l’effondrement extrême de la pensée cloisonnée au sein d’une entreprise, par exemple.

Étape 3 : La planification est la clé d’un hackathon réussi

Un hackathon est une sorte de compétition. Que faut-il pour un concours prometteur ? Des règles claires pour le concours, un prix attractif et un cadre approprié pour l’exécution.

Un hackathon peut durer entre un et plusieurs jours. Par conséquent, un bon emplacement, de la nourriture et des boissons, des équipements techniques tels que WLAN, des ordinateurs portables, des tableaux blancs, etc. doivent être disponibles en nombre suffisant lors de l’événement.

En plus de vos propres chambres, les espaces de travail en commun, les salles de conférence des hôtels, les bibliothèques universitaires ou les ascenseurs des agences constituent une bien meilleure alternative. D’une part, l’expérience a montré que ces salles sont techniquement bien équipées, et d’autre part, les équipes internes en particulier bénéficient d’un changement de lieu. Il a été prouvé que les locaux ont une grande influence sur la créativité et la productivité des équipes.

Pour un événement en ligne, la technologie sélectionnée, comme les plateformes de collaboration telles que Slack, MS Teams, Google Hangouts, etc. doit avoir déjà passé un test préalable et les canaux respectifs pour les sessions en petits groupes doivent être mis en place le jour de l’événement. Pour de nombreux participants, de courtes instructions, telles qu’une liste de questions et réponses ou un guide de démarrage, sont utiles pour se familiariser avec la technologie au préalable.

En outre, il s’est avéré utile d’avoir une personne de contact de garde comme support technique pour les hackathons en ligne et hors ligne pour répondre à toutes les questions pendant l’événement.

Étape 4 : Établir l’ordre du jour et les règles

Quelle que soit la durée de votre hackathon, informez les participants sur le programme et les pauses prévues. Si vous pensez et parlez beaucoup, vous avez besoin de temps pour faire le plein. Que ce soit lors des pauses café, des exercices d’activation sur l’ordinateur portable ou des pauses repas communes. Vos participants ont besoin de beaucoup d’énergie pendant ces sessions intensives et, en tant qu’organisateur, vous devez absolument prévoir ces pauses. Ensuite, les participants ont également le temps de rire ensemble, de se détendre, de reprendre leur souffle et cela favorise l’atmosphère entre eux.

Un autre point important est la définition des règles. Quels sont les outils autorisés, dans quel délai le hackathon a-t-il lieu et quels sont les résultats attendus ? Déterminez la taille de l’équipe, s’il y aura une documentation sur le travail de chaque groupe et à quoi devrait ressembler la présentation du résultat.

Étape 5 : Annoncez votre événement bien à l’avance

Comme pour tout événement, vous devez planifier la date bien à l’avance, en tenant compte des jours fériés, des périodes de vacances, des éventuels matchs de football, etc. Cela pourrait amener vos participants à quitter l’événement plus tôt parce qu’un match important de la Ligue des champions a lieu. Ou bien personne ne s’inscrit du tout.

Annoncez votre hackathon tôt et utilisez tous les canaux disponibles afin que les participants aient suffisamment de temps pour planifier la journée et s’inscrire.

Un événement interne est évidemment plus facile à promouvoir qu’un événement externe. L’intranet, les bulletins d’information, les courriers électroniques, les magazines pour les employés ou l’affichage de prospectus sont autant d’options pour cela.

Si vous organisez un hackathon public, non seulement vous avez besoin de plus de temps pour l’organiser, mais le délai d’annonce est plus long. Placez des avis sur le site web, envoyez un communiqué de presse aux quotidiens et aux magazines spécialisés, aux chambres de commerce et d’industrie et aux organisations dont votre entreprise est membre. Préparez plusieurs messages pour vos propres canaux de médias sociaux ou ouvrez immédiatement un groupe Facebook. Les plateformes de gestion d’événements comme Eventbrite ou Meetup vous permettent de communiquer gratuitement sur votre événement tout en gardant l’inscription des participants bien organisée. Mieux vous planifiez et promouvez le hackathon, plus les résultats seront prometteurs.

Étape 6 : Apprécier les idées et voter sur l’idée gagnante

A la fin de votre hackathon, il y aura une présentation du travail de l’équipe devant tous les participants et un jury, qui peut être déterminé à l’avance. Il existe également la possibilité de laisser tous les participants voter secrètement via un outil de vote/vote.

Une fois que vous avez déterminé un prix, c’est le moment de la présentation et de la célébration.

Étape 7 : Collecte des enseignements et des réactions

Pendant l’événement, notez les questions qui se posent et préparez un formulaire de commentaires en utilisant Survey Monkey, Doodle ou Google Forms, par exemple. Si vous souhaitez recueillir des commentaires pendant l’événement, Slido ou OnlineTED sont adaptés à cette fin. Grâce à ce retour d’information et à vos connaissances en tant qu’organisateur, vous pouvez préparer encore mieux votre prochain hackathon.

Bonne chance et surtout, amusez-vous bien, que vous organisiez ou participiez à un hackathon !

Kerstin Lindner ist Beraterin und Trainerin mit Schwerpunkt digitale Markenführung. Ob Branding, Social Media, Implementierung von digitalen Kommunikations-Systemen oder Beratungskonzepte für integrierte Kommunikation: Als Wirtschaftsingenieurin verbindet sie technisches Know-how mit PR und beherrscht damit die gesamte Klaviatur entlang der Kommunikations-Wertschöpfungskette.

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