Systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) expliqués – Comprendre le logiciel qui favorise l’efficacité de l’entrepôt

Avec la livraison le jour même et un monde des affaires qui évolue super rapidement, on ne saurait trop insister sur la nécessité d’une gestion efficace des entrepôts. Au cœur des opérations d’entrepôt efficaces se trouve un puissant réseau de matériel, de logiciels et de personnes. Au cœur de cette gestion se trouve un système – le système de gestion d’entrepôt (Warehouse Management System, WMS). Un WMS est une application logicielle qui prend en charge et optimise les fonctionnalités de l’entrepôt et la gestion du centre de distribution. Cet article couvre les subtilités des systèmes de gestion d’entrepôt et leur rôle indispensable dans les entreprises modernes.

Qu’est-ce qu’un système de gestion d’entrepôt ?

Un système de gestion d’entrepôt (WMS) est un logiciel qui contrôle et gère les opérations quotidiennes d’un entrepôt. Son objectif principal est d’optimiser les fonctions de l’entrepôt, de gérer le personnel et les stocks de l’entrepôt, et de gérer le centre de distribution de la commande à la livraison.

Le WMS accomplit cette tâche en fournissant des fonctions clés qui permettent le suivi des mouvements de produits, la gestion des stocks et les tâches de l’entrepôt. Il s’agit notamment de suivre les niveaux de stock et les emplacements de stockage, de traiter les opérations entrantes et sortantes, et de gérer la préparation et l’emballage des commandes.

En plus de ces fonctions de base, un WMS peut également s’intégrer à d’autres systèmes tels que le progiciel de gestion intégré (ERP) et le système de gestion du transport (TMS) afin de rationaliser et d’automatiser l’ensemble du processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Fonctionnalités de base et composants clés d’un WMS

1. Gestion des stocks : Il s’agit du suivi et de la gestion des stocks dans un entrepôt, notamment la réception des fournitures et des marchandises, la gestion des niveaux de stock et le suivi de l’emplacement et de la quantité des marchandises.
2. Préparation des commandes et emballage : Un WMS prend en charge la préparation des commandes, l’emballage et l’expédition. Il rationalise ces processus en fournissant des mises à jour en temps réel et en proposant les itinéraires de préparation les plus efficaces.
3. Opérations entrantes et sortantes : le système aide à gérer tous les processus entrants et sortants. Pour les opérations entrantes, il surveille la réception, l’inspection et le placement des marchandises dans l’entrepôt. Pour les opérations sortantes, il gère le prélèvement, l’emballage et la livraison.
4. Collecte et suivi des données en temps réel : le WMS fournit des mises à jour en temps réel sur toutes les activités de l’entrepôt. Il collecte et traite les données rapidement pour garantir des informations précises et à jour sur les niveaux de stock, les commandes et les expéditions.
5. Gestion du travail : le WMS peut optimiser la répartition du travail en évaluant les exigences des tâches et les compétences des employés et en effectuant des affectations qui augmentent la productivité et réduisent les inefficacités.
6. Rapports et analyses : le système offre de solides outils de rapports et d’analyses qui donnent un aperçu des opérations de l’entrepôt. Cela peut être utile pour identifier les tendances, les goulets d’étranglement et les possibilités d’amélioration.
7. Gestion de la cour : Il s’agit de gérer la zone de la cour autour de l’entrepôt, y compris le suivi et la gestion des véhicules (tels que les camions et les chariots élévateurs) qui déplacent les marchandises à l’intérieur et à l’extérieur de l’entrepôt.
8. Optimisation de l’espace : Un WMS peut optimiser l’utilisation de l’espace de l’entrepôt en déterminant les meilleurs emplacements de stockage pour les marchandises en fonction de leur taille, de leur poids et de leur fréquence de déplacement.
9. Assurance qualité : Certains WMS comprennent des fonctions d’assurance qualité, telles que le suivi des lots et des dates de péremption, ce qui peut être particulièrement important dans des secteurs tels que l’alimentation ou les produits pharmaceutiques.
10. Capacités d’intégration : Un WMS peut s’intégrer à d’autres systèmes tels que les progiciels de gestion intégrés (ERP) et les systèmes de gestion du transport (TMS) afin d’assurer un flux de données transparent entre les systèmes et d’améliorer l’efficacité opérationnelle globale.

Comment le WMS s’intègre-t-il à d’autres systèmes (ERP, TMS) ?

Un WMS n’est pas un système autonome, mais fonctionne avec d’autres systèmes tels que la planification des ressources de l’entreprise (ERP), les boutiques en ligne, les fournisseurs ou des logiciels plus spécialisés comme le système de gestion des transports (TMS). L’intégration avec l’ERP garantit que les données relatives aux commandes, aux clients et aux stocks sont cohérentes et exactes dans l’ensemble de l’entreprise. Parallèlement, l’intégration avec un TMS permet au WMS de gérer efficacement les opérations de transport, de coordonner les flux de marchandises entrants et sortants et d’assurer une livraison dans les délais. Plus le WMS est intégré, plus il est puissant et devient un système centralisé qui devient une solution complète de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui élargit considérablement les fonctionnalités des systèmes WMS.

Les avantages de l’utilisation des systèmes de gestion d’entrepôt (WMS)

1. Meilleure gestion des stocks

Avantage : précision, mises à jour en temps réel, réduction des surstocks et des ruptures de stock.

L’utilisation d’un WMS améliore considérablement la gestion des stocks. Grâce à des fonctionnalités telles que le suivi en temps réel et les mises à jour automatiques, il assure une gestion précise des stocks, réduisant ainsi les surstocks et les ruptures de stock. Cette amélioration de la visibilité et du contrôle des stocks permet une meilleure planification et conduit à une exécution plus efficace des commandes et à une plus grande satisfaction des clients.

2. Amélioration de la productivité du travail

Avantage : optimisation des tâches, réduction du taux d’erreur, réduction du temps de formation.

Un WMS joue un rôle important dans l’amélioration de la productivité du travail. En attribuant intelligemment les tâches en fonction des priorités, des compétences requises et de la disponibilité de la main-d’œuvre, il optimise l’utilisation de la main-d’œuvre. Il minimise également les erreurs manuelles grâce à l’automatisation et réduit le temps de formation grâce à des processus guidés par le système, ce qui se traduit par une main-d’œuvre plus efficace et plus flexible.

3. Amélioration de l’utilisation de l’espace

Avantage : utilisation optimale de l’espace de l’entrepôt, optimisation du slotting.

Grâce à des algorithmes de slotting intelligents et à des systèmes de stockage organisés, un WMS assure une utilisation optimale de l’espace de l’entrepôt. Il attribue les emplacements de stockage les plus appropriés en fonction de facteurs tels que la taille, le poids et la fréquence de déplacement des articles, ce qui se traduit par une utilisation efficace de l’espace et des temps de prélèvement plus rapides.

4. Rationalisation des opérations et réduction des coûts

Avantage : automatisation, réduction des coûts, niveaux de stocks optimaux.

En optimisant les flux de travail et en automatisant les processus manuels, le WMS rationalise les opérations de l’entrepôt et réduit considérablement les coûts d’exploitation. De plus, comme le système est capable de maintenir des niveaux de stocks optimaux, les coûts de stockage diminuent et l’amélioration de l’efficacité de la préparation des commandes réduit les coûts de main-d’œuvre.

5. Amélioration des relations avec les fournisseurs et les clients

Avantage : meilleure capacité de planification, délais de livraison plus précis, moins de ruptures de stock.

Grâce à l’exécution précise et ponctuelle des commandes facilitée par le WMS, les entreprises peuvent améliorer considérablement leurs relations avec les fournisseurs et les clients. Les fournisseurs bénéficient de prévisions précises et de paiements ponctuels, tandis que les clients bénéficient de livraisons ponctuelles et précises, ce qui se traduit par une satisfaction et une fidélité accrues.

6. Meilleure prise de décision

Avantages : Des décisions plus rapides, une gestion des stocks plus efficace.

Grâce à ses solides capacités de reporting et d’analyse, un WMS fournit des informations inestimables sur les opérations de l’entrepôt. Les responsables peuvent utiliser ces données pour prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources, la gestion des stocks et l’amélioration des processus afin d’améliorer les performances opérationnelles et la rentabilité.

7. Amélioration de l’exécution des commandes et de la satisfaction des clients.

Avantages : Exécution plus rapide, moins d’erreurs, satisfaction accrue des clients.

L’approvisionnement est un autre domaine dans lequel le WMS peut avoir un impact significatif. En automatisant et en rationalisant les processus de préparation des commandes, d’emballage et d’expédition, le délai entre la soumission de la commande et la livraison est réduit, ce qui augmente la satisfaction des clients. Le WMS réduit également les erreurs d’exécution des commandes en veillant à ce que les clients reçoivent les bons articles à temps, ce qui améliore l’expérience globale des clients.

8. Visibilité et traçabilité de la chaîne d’approvisionnement

Avantages : Traçabilité complète, traçabilité de la chaîne d’approvisionnement en temps réel.

L’un des principaux avantages d’un WMS est la visibilité et la traçabilité accrues qu’il offre tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Le système permet de suivre les marchandises en temps réel, de la réception à l’expédition, ce qui donne une vision claire et précise des stocks à tout moment. Cette visibilité s’étend aux processus externes, ce qui permet une intégration transparente avec les fournisseurs, les systèmes de transport et les clients, et garantit la traçabilité des marchandises tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

L’avenir des systèmes de gestion d’entrepôt

Le monde de la gestion d’entrepôt est en constante évolution, et des entreprises comme Amazon repoussent les limites de ce qui est possible en matière de gestion d’entrepôts étendus et d’augmentation de l’efficacité.

Depuis quelques années, de simples algorighms d’IA et d’apprentissage automatique permettent des analyses prédictives avancées qui permettent une prévision plus précise de la demande et une allocation optimale des ressources pour un stockage dynamique et des niveaux de stocks plus bas. L’essor de l’Internet des objets (IoT) a permis le suivi en temps réel des marchandises et des équipements et la robotique a permis l’automatisation de la plupart des processus de préparation des commandes et d’emballage.

Toutes ces nouvelles tendances ont amélioré la capacité et le potentiel des entrepôts, les rendant plus robustes, plus efficaces et plus rentables. Par exemple, un système WMS doté de capacités d’IA peut automatiser des tâches complexes et prendre des décisions intelligentes basées sur des insights, réduisant ainsi le travail manuel et les erreurs. Les algorithmes d’apprentissage automatique peuvent analyser les données passées pour prédire les tendances futures, ce qui permet une gestion proactive des opérations et plus encore.

À l’avenir, nous pouvons nous attendre à une plus grande intégration de ces technologies dans les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), ce qui conduira à des opérations d’entrepôt encore plus avancées, efficaces et automatisées. En particulier avec la demande croissante des clients pour des livraisons plus rapides, le jour même ou l’heure même, et l’automatisation croissante du dernier kilomètre, il y aura un besoin d’intégrations parfaites des systèmes WMS avec les boutiques en ligne, les systèmes ERP et les camions, les drones ou tout autre type de systèmes.

Choisir le bon WMS pour ton entreprise

Critères de sélection et exigences du WMS

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors du choix d’un WMS. Il s’agit évidemment de questions telles que la taille de ton entreprise, le secteur dans lequel tu opères et tes futurs plans de croissance. D’autres facteurs incluent la complexité de ton opération, le niveau de personnalisation que tu souhaites, ton budget et l’infrastructure informatique existante.

Les facteurs importants sont les suivants :

• La taille de l’entreprise
• Le secteur d’activité
• Le budget
• Plans de croissance
• Complexité de la chaîne d’approvisionnement
• Fluctuations
• Nombre d’entrepôts
• Systèmes existants

Cependant, il est également important de comprendre que même les systèmes WMS simples peuvent être utiles. D’autant plus que les systèmes plus importants sont souvent beaucoup plus complexes et donc plus coûteux et nécessitent plus de formation, il faut bien réfléchir aux fonctionnalités vraiment importantes. Une intégration facile avec les systèmes ERP (idéalement, l’ERP contient déjà le WMS) ainsi que des fonctionnalités telles que la gestion des stocks en direct, les listes d’inventaire et les listes de prélèvement. Les autres fonctionnalités dépendent toujours de l’entreprise.

Le processus de mise en œuvre d’un WMS dans une entreprise

La mise en œuvre d’un WMS comporte plusieurs étapes. Elle commence par une analyse approfondie de tes opérations actuelles et l’identification des domaines qui peuvent être améliorés. Ensuite, tu dois déterminer tes besoins et tes objectifs spécifiques pour le WMS – beaucoup échouent à ce niveau. Ce n’est qu’ensuite qu’il est vraiment judicieux de choisir un fournisseur de WMS qui réponde à TES exigences.

Par expérience : Beaucoup commencent par s’occuper des « fonctionnalités » et veulent ensuite des systèmes coûteux et étendus alors qu’en général, seuls 5 % de ces systèmes sont réellement utilisés. De nombreuses fonctionnalités semblent géniales mais sont en général inutiles dans la pratique et tu paies pour des choses que tu n’utilises pas.

Les phases suivantes concernent la configuration du système, les tests, la formation du personnel et enfin la mise en place du système. Après la mise en œuvre, des contrôles et des ajustements réguliers sont nécessaires pour s’assurer que le WMS fonctionne comme prévu.

(Surmonter) les défis courants

La mise en place d’un WMS peut présenter des avantages considérables, mais il y a aussi des défis potentiels. Il s’agit notamment de la résistance des employés au changement, en particulier si les opérations sont encore classiquement gérées avec du papier et « je sais où se trouve quelque chose. » De plus, il y aura toujours des perturbations techniques ou des interruptions des opérations pendant la période de transition, ce qui peut rapidement susciter du ressentiment.

Une communication claire sur les avantages du nouveau système, des programmes de formation complets, l’implication des employés dans le processus, un débat actif, un calendrier de mise en œuvre bien planifié et un soutien continu peuvent aider à surmonter ces obstacles et à assurer une transition en douceur vers le nouveau système. Il faut cependant comprendre que ce processus prend aussi souvent plusieurs mois pour que le nouveau système soit correctement déployé et que les processus s’adaptent.

Conclusion

Les systèmes de gestion d’entrepôt sont devenus une partie intégrante des entreprises modernes qui gèrent des entrepôts afin de servir leurs clients. Le bon logiciel peut considérablement augmenter la productivité, réduire les coûts et améliorer la satisfaction des clients. Les WMS peuvent même fournir une visibilité en temps réel sur les stocks, optimiser la gestion de la main-d’œuvre, maximiser l’utilisation de l’espace et permettre l’automatisation de nombreuses tâches manuelles et éliminer les erreurs humaines dans ce processus.

Choisir et mettre en place le bon WMS peut être un processus complexe, en particulier pour les entreprises qui gèrent encore leurs opérations avec un stylo et du papier. Mais à une époque où l’efficacité et l’agilité sont les clés du succès, un WMS robuste n’est plus un luxe, mais une nécessité pour toute entreprise qui cherche à optimiser les opérations de l’entrepôt et à atteindre l’excellence opérationnelle et permettre des services tels que la livraison le jour même ou la livraison juste à temps.

Auteur : Dr. Andreas Maier, PDG de SIX ERP

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.