Explicação dos sistemas de gestão de armazéns (WMS) – Compreende o software que promove a eficiência dos armazéns

Com a entrega no mesmo dia e um mundo de negócios super acelerado, a necessidade de uma gestão de armazém eficiente não pode ser exagerada. No centro das operações eficazes do armazém está uma poderosa rede de hardware, software e pessoas. No centro desta gestão está um sistema – o Sistema de Gestão de Armazém (WMS). Um WMS é uma aplicação de software que suporta e optimiza a funcionalidade do armazém e a gestão do centro de distribuição. Este artigo aborda os meandros dos sistemas de gestão de armazéns e o seu papel indispensável nas empresas modernas.

O que é um sistema de gestão de armazém?

Um sistema de gestão de armazém (WMS) é um software que controla e gere as operações diárias de um armazém. O seu principal objetivo é otimizar as funções do armazém, gerir o pessoal e o inventário do armazém e gerir o centro de distribuição desde a encomenda até à entrega.

O WMS realiza esta tarefa fornecendo funções-chave que permitem a monitorização do movimento do produto, a gestão do inventário e as tarefas do armazém. Estas incluem o acompanhamento dos níveis de inventário e das localizações de armazenamento, o tratamento das operações de entrada e saída e a gestão da recolha e embalagem das encomendas.

Para além destas funções essenciais, um WMS pode também integrar-se noutros sistemas, como o planeamento de recursos empresariais (ERP) e o sistema de gestão de transportes (TMS), para simplificar e automatizar todo o processo de gestão da cadeia de abastecimento.

Funcionalidades principais e componentes-chave de um WMS

1. Gestão de inventário: Envolve o acompanhamento e a gestão do inventário num armazém, incluindo a receção de fornecimentos e mercadorias, a gestão dos níveis de stock e a monitorização da localização e da quantidade de mercadorias.
2. Recolha e embalagem de encomendas: Um WMS suporta a recolha de encomendas, a embalagem e a expedição. Simplifica estes processos fornecendo actualizações em tempo real e oferecendo os percursos de recolha mais eficientes.
3. Operações de entrada e de saída: o sistema ajuda a gerir todos os processos de entrada e de saída. Para as operações de entrada, monitoriza a entrada, a inspeção e a colocação de mercadorias no armazém. Para as operações de saída, gere a recolha, a embalagem e a entrega.
4. Recolha e acompanhamento de dados em tempo real: o WMS fornece actualizações em tempo real sobre todas as actividades do armazém. Recolhe e processa dados rapidamente para garantir informações precisas e actualizadas sobre os níveis de inventário, encomendas e expedição.
5. Gestão do trabalho: o WMS pode otimizar a distribuição do trabalho, avaliando os requisitos das tarefas e as competências dos funcionários e fazendo atribuições que aumentam a produtividade e reduzem as ineficiências.
6. Relatórios e análises: o sistema oferece ferramentas robustas de relatórios e análises que fornecem informações sobre as operações do armazém. Isto pode ser útil para identificar tendências, estrangulamentos e oportunidades de melhoria.
7. Gestão do pátio: Trata-se de gerir a área do pátio em redor do armazém, incluindo o seguimento e a gestão de veículos (como camiões e empilhadoras) que transportam mercadorias para dentro e para fora do armazém.
8. Otimização do espaço: Um WMS pode otimizar a utilização do espaço do armazém, determinando os melhores locais de armazenamento para as mercadorias com base no seu tamanho, peso e frequência de movimento.
9. Garantia de qualidade: Alguns WMSs incluem funcionalidades de garantia de qualidade, como o controlo de lotes e datas de validade, o que pode ser particularmente importante em indústrias como a alimentar ou farmacêutica.
10. Capacidades de integração: Um WMS pode integrar-se noutros sistemas, como o planeamento de recursos empresariais (ERP) e os sistemas de gestão de transportes (TMS), para garantir um fluxo de dados contínuo entre sistemas e melhorar a eficiência operacional global.

Como é que o WMS se integra com outros sistemas (ERP, TMS)

Um WMS não é um sistema autónomo, mas funciona com outros sistemas, como o Enterprise Resource Planning (ERP), Webshops, Fornecedores ou software mais especializado, como o Transportation Management System (TMS). A integração com o ERP garante que os dados sobre encomendas, clientes e inventário são consistentes e exactos em toda a empresa. Ao mesmo tempo, a integração com um TMS permite ao WMS gerir eficazmente as operações de transporte, coordenar os fluxos de entrada e saída de mercadorias e assegurar a entrega atempada. Quanto mais integrado for o WMS, mais potente é e torna-se num sistema centralizado que se transforma numa solução completa de gestão da cadeia de fornecimento que expande consideravelmente a funcionalidade dos sistemas WMS.

Vantagens da utilização de sistemas de gestão de armazéns (WMS)

1. Melhor gestão do inventário

Vantagem: exatidão, actualizações em tempo real, redução de existências excessivas e de situações de rutura de stock.

A utilização de um WMS melhora significativamente a gestão do inventário. Com características como o acompanhamento em tempo real e as actualizações automáticas, garante uma gestão precisa do inventário, minimizando as situações de excesso de existências e de rutura de stock. Esta visibilidade e controlo melhorados do inventário permitem um melhor planeamento e conduzem a um cumprimento mais eficiente das encomendas e a uma maior satisfação dos clientes.

2. Melhoria da produtividade do trabalho

Vantagem: otimização de tarefas, redução da taxa de erro, redução do tempo de formação.

Um WMS desempenha um papel significativo na melhoria da produtividade do trabalho. Ao atribuir tarefas de forma inteligente com base em prioridades, competências necessárias e disponibilidade de mão de obra, optimiza a utilização da mão de obra. Também minimiza os erros manuais através da automatização e reduz o tempo de formação através de processos orientados pelo sistema, resultando numa força de trabalho mais eficiente e flexível.

3. Melhora a utilização do espaço

Vantagem: Utilização optimizada do espaço do armazém, otimização das ranhuras

Através de algoritmos inteligentes de gestão de espaços e sistemas de armazenamento organizados, um WMS assegura uma utilização óptima do espaço do armazém. Atribui as localizações de armazenamento mais adequadas com base em factores como o tamanho do artigo, o peso e a frequência de movimento, resultando numa utilização eficiente do espaço e em tempos de recolha mais rápidos.

4. Operações simplificadas e custos reduzidos

Vantagem: automatização, redução de custos, níveis de inventário optimizados

Ao otimizar os fluxos de trabalho e automatizar os processos manuais, o WMS simplifica as operações de armazém e reduz significativamente os custos operacionais. Além disso, como o sistema é capaz de manter níveis de inventário óptimos, os custos de armazenamento diminuem e a melhoria da eficiência do picking reduz os custos de mão de obra.

5. Melhora as relações com fornecedores e clientes

Vantagem: Melhor capacidade de planeamento, prazos de entrega mais precisos, menos rutura de stock.

Com o cumprimento preciso e atempado das encomendas facilitado pelo WMS, as empresas podem melhorar significativamente as suas relações com fornecedores e clientes. Os fornecedores beneficiam de previsões precisas e de pagamentos atempados, enquanto os clientes beneficiam de entregas atempadas e precisas, o que leva a uma maior satisfação e lealdade.

6. Melhor tomada de decisões

Vantagem: Decisões mais rápidas, gestão de stocks mais eficiente

Com os seus relatórios robustos e capacidades analíticas, um WMS fornece informações valiosas sobre as operações do armazém. Os gestores podem utilizar estes dados para tomar decisões informadas sobre a afetação de recursos, a gestão do inventário e a melhoria dos processos para melhorar o desempenho operacional e a rentabilidade.

7. Melhora o atendimento de pedidos e a satisfação do cliente

Vantagem: Cumprimento mais rápido, menos erros, maior satisfação do cliente.

O aprovisionamento é outra área em que o WMS pode ter um impacto significativo. Ao automatizar e simplificar os processos de recolha, embalagem e expedição, reduz o tempo desde a apresentação da encomenda até à entrega, aumentando a satisfação do cliente. O WMS também reduz os erros no cumprimento das encomendas, garantindo que os clientes recebem os artigos certos a tempo, melhorando a experiência geral do cliente.

8. Visibilidade e rastreabilidade da cadeia de fornecimento

Vantagem: Rastreabilidade total, rastreabilidade da cadeia de abastecimento em tempo real.

Uma das principais vantagens de um WMS é a maior visibilidade e rastreabilidade que oferece em toda a cadeia de abastecimento. O sistema permite o acompanhamento em tempo real dos bens, desde a receção até à expedição, proporcionando uma visão clara e precisa do inventário em qualquer altura. Esta visibilidade estende-se aos processos externos, permitindo uma integração perfeita com fornecedores, sistemas de transporte e clientes, e garante a rastreabilidade dos bens em toda a cadeia de abastecimento.

O futuro dos sistemas de gestão de armazéns

O mundo da gestão de armazéns está em constante evolução e empresas como a Amazon ultrapassam os limites do que é possível na gestão de armazéns extensos e no aumento da eficiência.

Há já alguns anos que os algoritmos simples de IA e de aprendizagem automática permitem análises preditivas avançadas que possibilitam uma previsão mais precisa da procura e uma atribuição optimizada de recursos para um armazenamento dinâmico e níveis de inventário mais baixos. O surgimento da Internet das Coisas (IoT) permitiu o rastreio em tempo real de bens e equipamentos e a robótica permitiu a automatização da maioria dos processos de recolha e embalagem.

Todas estas novas tendências melhoraram a capacidade e o potencial dos armazéns, tornando-os mais robustos, eficientes e económicos. Por exemplo, um sistema WMS com capacidades de IA pode automatizar tarefas complexas e tomar decisões inteligentes baseadas em conhecimentos, reduzindo o trabalho manual e os erros. Os algoritmos de aprendizagem automática podem analisar dados anteriores para prever tendências futuras, permitindo uma gestão proactiva das operações e muito mais.

No futuro, podemos esperar uma maior integração destas tecnologias nos sistemas de gestão de armazéns (WMS), conduzindo a operações de armazém ainda mais avançadas, eficientes e automatizadas. Especialmente com a crescente procura por parte dos clientes de entregas mais rápidas, entregas no mesmo dia ou na mesma hora e a crescente automatização do último quilómetro, haverá necessidade de integrações perfeitas dos sistemas WMS com lojas virtuais, sistemas ERP e camiões, drones ou qualquer outro tipo de sistemas.

Escolher o WMS certo para a tua empresa

Há vários factores a ter em conta ao decidir sobre um WMS. Estes incluem, obviamente, questões como a dimensão da sua empresa, o sector em que opera e os seus planos de crescimento futuro. Outros factores incluem a complexidade da sua operação, o nível de personalização que pretende, o seu orçamento e a infraestrutura de TI existente.

Os factores importantes incluem:

• Tamanho da empresa
• Sector de atividade
• Orçamento
• Planos de crescimento
• Complexidade da cadeia de abastecimento
• Flutuações
• Número de armazéns
• Sistemas existentes

No entanto, também é importante compreender que mesmo os sistemas WMS simples podem ser úteis. Especialmente porque os sistemas de maior dimensão são frequentemente muito mais complexos e, por conseguinte, mais dispendiosos e requerem mais formação, é necessário considerar cuidadosamente quais são as funcionalidades realmente importantes. Fácil integração com sistemas ERP (idealmente, o ERP já contém o WMS), bem como funcionalidades como a gestão de stocks em tempo real, listas de inventário e listas de picking. Outras funcionalidades dependem sempre da empresa.

O processo de implementação de um WMS numa empresa

A implementação de um WMS envolve várias etapas. Começa com uma análise exaustiva das suas operações actuais e com a identificação das áreas que podem ser melhoradas. Em seguida, tens de determinar as tuas necessidades e objectivos específicos para o WMS – muitos falham neste ponto. Só então faz realmente sentido selecionar um fornecedor de WMS que satisfaça os SEUS requisitos.

A experiência diz-nos isso: Muitos começam a lidar com “funcionalidades” e depois querem sistemas caros e extensos, embora normalmente apenas 5% desses sistemas sejam realmente utilizados. Muitas funcionalidades parecem óptimas mas, na prática, são inúteis e paga-se por coisas que não se utilizam.

As fases seguintes dizem respeito à configuração do sistema, aos testes, à formação do pessoal e, finalmente, à implementação do sistema. Após a implementação, são necessárias verificações e ajustes regulares para garantir que o WMS está a funcionar como pretendido.

(Ultrapassar) Desafios comuns

A implementação de um WMS pode trazer vantagens significativas, mas também existem potenciais desafios. Estes incluem a resistência dos funcionários à mudança, especialmente se as operações ainda são classicamente executadas com papel e “eu sei onde algo está localizado”. Além disso, haverá sempre perturbações técnicas ou interrupções nas operações durante o período de transição, o que pode rapidamente gerar ressentimentos.

Uma comunicação clara sobre os benefícios do novo sistema, programas de formação abrangentes, o envolvimento dos funcionários no processo, um debate ativo, um calendário de implementação bem planeado e apoio contínuo podem ajudar a ultrapassar estes obstáculos e garantir uma transição suave para o novo sistema. No entanto, deve ter-se em conta que este processo também demora frequentemente vários meses até que o novo sistema seja corretamente implementado e os processos se adaptem.

Conclusão

Os sistemas de gestão de armazéns tornaram-se parte integrante das empresas modernas que gerem armazéns para servir os seus clientes. O software correto pode aumentar significativamente a produtividade, reduzir os custos e melhorar a satisfação do cliente. O WMS pode mesmo proporcionar visibilidade em tempo real do inventário, otimizar a gestão da mão de obra, maximizar a utilização do espaço e permitir a automatização de muitas tarefas manuais, eliminando os erros humanos neste processo.

Selecionar e implementar o WMS certo pode ser um processo complexo, especialmente para empresas que ainda gerem as suas operações com papel e caneta. Mas numa era em que a eficiência e a agilidade são as chaves para o sucesso, um WMS robusto já não é um luxo, mas uma necessidade para qualquer empresa que pretenda otimizar as operações de armazém e alcançar a excelência operacional e permitir serviços como a entrega no mesmo dia ou a entrega just in time.

Autor: Dr. Andreas Maier, Diretor Executivo da SIX ERP

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.