Explicación de los sistemas de gestión de almacenes (SGA) – Conoce el software que impulsa la eficiencia del almacén
Transformar las operaciones de almacén con sistemas avanzados de gestión de almacenes
Explora cómo los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) revolucionan las operaciones de almacén, aumentando la eficacia, reduciendo los costes y mejorando la satisfacción del cliente.
Con entregas en el mismo día y un mundo empresarial que avanza a un ritmo vertiginoso, nunca se insistirá lo suficiente en la necesidad de una gestión eficaz de los almacenes. En el centro de las operaciones eficaces de almacén hay una potente red de hardware, software y personas. En el centro de esta gestión hay un sistema: el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA). Un SGA es una aplicación de software que apoya y optimiza la funcionalidad del almacén y la gestión del centro de distribución. Este artículo cubre los entresijos de los sistemas de gestión de almacenes y su papel indispensable en las empresas modernas.
Índice
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un software que controla y gestiona las operaciones diarias de un almacén. Su objetivo principal es optimizar las funciones del almacén, gestionar el personal y el inventario del almacén, y gestionar el centro de distribución desde el pedido hasta la entrega.
El SGA cumple esta tarea proporcionando funciones clave que permiten controlar el movimiento de los productos, gestionar el inventario y las tareas del almacén. Entre ellas se incluyen el seguimiento de los niveles de inventario y las ubicaciones de almacenamiento, la gestión de las operaciones de entrada y salida, y la gestión de la preparación y embalaje de pedidos.
Además de estas funciones básicas, un SGA también puede integrarse con otros sistemas, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y el sistema de gestión del transporte (TMS), para agilizar y automatizar todo el proceso de gestión de la cadena de suministro.
Funciones básicas y componentes clave de un SGA
- Gestión del inventario: Implica el seguimiento y la gestión del inventario en un almacén, incluida la recepción de suministros y mercancías, la gestión de los niveles de existencias y el control de la ubicación y la cantidad de mercancías.
- Preparación de pedidos y embalaje: Un SGA facilita la preparación de pedidos, el embalaje y el envío. Agiliza estos procesos proporcionando actualizaciones en tiempo real y ofreciendo las rutas de picking más eficientes.
- Operaciones de entrada y salida: el sistema ayuda a gestionar todos los procesos de entrada y salida. Para las operaciones de entrada, supervisa la recepción de mercancías, su inspección y su colocación en el almacén. Para las operaciones de salida, gestiona la preparación de pedidos, el embalaje y la entrega.
- Recogida y seguimiento de datos en tiempo real: el SGA proporciona actualizaciones en tiempo real de todas las actividades del almacén. Recopila y procesa los datos rápidamente para garantizar una información precisa y actualizada sobre los niveles de inventario, los pedidos y los envíos.
- Gestión del trabajo: el SGA puede optimizar la distribución del trabajo evaluando los requisitos de las tareas y las habilidades de los empleados y realizando asignaciones que aumenten la productividad y reduzcan las ineficiencias.
- Informes y análisis: el sistema ofrece sólidas herramientas de informes y análisis que proporcionan información sobre las operaciones del almacén. Esto puede ser útil para identificar tendencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora.
- Gestión del patio: Se trata de gestionar la zona de patio alrededor del almacén, incluyendo el seguimiento y la gestión de los vehículos (como camiones y carretillas elevadoras) que mueven las mercancías dentro y fuera del almacén.
- Optimización del espacio: Un SGA puede optimizar el uso del espacio del almacén determinando las mejores ubicaciones para las mercancías en función de su tamaño, peso y frecuencia de movimiento.
- Garantía de calidad: Algunos SGA incluyen funciones de control de calidad, como el seguimiento de lotes y fechas de caducidad, que pueden ser especialmente importantes en sectores como el alimentario o el farmacéutico.
- Capacidades de integración: Un SGA puede integrarse con otros sistemas, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y los sistemas de gestión del transporte (TMS), para garantizar un flujo de datos fluido entre sistemas y mejorar la eficacia operativa general.
Cómo se integra un SGA con otros sistemas (ERP, TMS)
Un SGA no es un sistema autónomo, sino que funciona con otros sistemas como la Planificación de Recursos Empresariales (ERP), las Tiendas Web, los Proveedores o software más especializado como el Sistema de Gestión del Transporte (TMS). La integración con el ERP garantiza que los datos sobre pedidos, clientes e inventario sean coherentes y precisos en toda la empresa. Al mismo tiempo, la integración con un SGT permite al SGA gestionar eficazmente las operaciones de transporte, coordinar los flujos de entrada y salida de mercancías y garantizar la puntualidad de las entregas. Cuanto más integrado esté el SGA, más potente será y se convertirá en un sistema centralizado que se convierte en una solución completa de gestión de la cadena de suministro que amplía enormemente la funcionalidad de los sistemas SGA.
Ventajas de utilizar Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)
1. Mejor gestión del inventario
Ventajas: precisión, actualizaciones en tiempo real, reducción de los excesos de existencias y de las situaciones de falta de existencias.
Utilizar un SGA mejora significativamente la gestión del inventario. Con funciones como el seguimiento en tiempo real y las actualizaciones automáticas, garantiza una gestión precisa del inventario, minimizando los excesos de existencias y las situaciones de falta de existencias. Esta mejora de la visibilidad y el control del inventario permite una mejor planificación y conduce a un cumplimiento más eficaz de los pedidos y a una mayor satisfacción del cliente.
2. Mejora de la productividad laboral
Beneficio: Optimización de tareas, reducción de la tasa de errores, reducción del tiempo de formación.
Un SGA desempeña un papel importante en la mejora de la productividad laboral. Al asignar tareas de forma inteligente en función de las prioridades, las habilidades requeridas y la disponibilidad de mano de obra, optimiza el uso de la mano de obra. También minimiza los errores manuales mediante la automatización y reduce el tiempo de formación mediante procesos guiados por el sistema, lo que da lugar a una mano de obra más eficiente y flexible.
3. Mejor utilización del espacio
Ventaja: Uso óptimo del espacio del almacén, optimización de la asignación de huecos
Mediante algoritmos inteligentes de asignación de ubicaciones y sistemas de almacenamiento organizados, un SGA garantiza la utilización óptima del espacio del almacén. Asigna las ubicaciones de almacenamiento más apropiadas en función de factores como el tamaño, el peso y la frecuencia de movimiento de los artículos, lo que resulta en una utilización eficiente del espacio y tiempos de preparación de pedidos más rápidos.
4. Operaciones racionalizadas y costes reducidos
Ventaja: Automatización, reducción de costes, niveles óptimos de inventario
Al optimizar los flujos de trabajo y automatizar los procesos manuales, el SGA agiliza las operaciones de almacén y reduce significativamente los costes operativos. Además, como el sistema es capaz de mantener niveles óptimos de inventario, los costes de almacenamiento disminuyen, y la mejora de la eficacia en la preparación de pedidos reduce los costes de mano de obra.
5. Mejora de las relaciones con proveedores y clientes
Beneficio: Mejor capacidad de planificación, plazos de entrega más precisos, menos falta de existencias.
Con un cumplimiento preciso y puntual de los pedidos facilitado por el SGA, las empresas pueden mejorar significativamente sus relaciones con proveedores y clientes. Los proveedores se benefician de previsiones precisas y pagos puntuales, mientras que los clientes se benefician de entregas puntuales y precisas, lo que aumenta la satisfacción y la fidelidad.
6. Mejor toma de decisiones
Beneficio: Decisiones más rápidas, gestión de existencias más eficaz
Gracias a sus sólidas funciones de elaboración de informes y análisis, un SGA proporciona una valiosa información sobre las operaciones del almacén. Los gestores pueden utilizar estos datos para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la gestión del inventario y la mejora de los procesos para mejorar el rendimiento operativo y la rentabilidad.
7. Mejor cumplimiento de los pedidos y satisfacción del cliente
Ventajas: Cumplimiento más rápido, menos errores, mayor satisfacción del cliente.
El aprovisionamiento es otra área en la que el SGA puede tener un impacto significativo. Al automatizar y agilizar los procesos de picking, embalaje y envío, se reduce el tiempo desde la presentación del pedido hasta la entrega, lo que aumenta la satisfacción del cliente. El SGA también reduce los errores en el cumplimiento de los pedidos, al garantizar que los clientes reciben los artículos correctos a tiempo, mejorando la experiencia general del cliente.
8. Visibilidad y trazabilidad de la cadena de suministro
Ventajas: Trazabilidad total, trazabilidad en tiempo real de la cadena de suministro.
Una de las principales ventajas de un SGA es la mayor visibilidad y trazabilidad que ofrece en toda la cadena de suministro. El sistema permite el seguimiento en tiempo real de las mercancías, desde su recepción hasta su expedición, proporcionando una visión clara y precisa del inventario en cada momento. Esta visibilidad se extiende a los procesos externos, permitiendo una integración perfecta con proveedores, sistemas de transporte y clientes, y garantiza la trazabilidad de las mercancías en toda la cadena de suministro.
El futuro de los sistemas de gestión de almacenes
El mundo de la gestión de almacenes evoluciona constantemente, y empresas como Amazon superan los límites de lo posible en la gestión de grandes almacenes y el aumento de la eficiencia.
Desde hace algunos años, los sencillos algoritmos de IA y aprendizaje automático permiten realizar análisis predictivos avanzados que hacen posible una previsión más precisa de la demanda y una asignación óptima de recursos para un almacenamiento dinámico y reducen los niveles de inventario. El auge del Internet de las Cosas (IoT) permitió el seguimiento en tiempo real de mercancías y equipos, y la robótica posibilitó la automatización de la mayoría de los procesos de picking y embalaje.
Todas estas nuevas tendencias mejoraron la capacidad y el potencial de los almacenes, haciéndolos más robustos, eficientes y rentables. Por ejemplo, un sistema SGA con capacidades de IA puede automatizar tareas complejas y tomar decisiones inteligentes basadas en la información, reduciendo el trabajo manual y los errores. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden analizar datos pasados para predecir tendencias futuras, permitiendo una gestión proactiva de las operaciones y mucho más.
En el futuro, podemos esperar ver una mayor integración de estas tecnologías en los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA), lo que conducirá a operaciones de almacén aún más avanzadas, eficientes y automatizadas. Especialmente con la creciente demanda de los clientes de entregas más rápidas, en el mismo día o en la misma hora, y la creciente automatización de la última milla, habrá necesidad de integraciones perfectas de los sistemas SGA con las tiendas web, los sistemas ERP y las carretillas, drones o cualquier otro tipo de sistemas.
Elegir el SGA adecuado para tu empresa
Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de decidirse por un SGA. Entre ellos se incluyen, obviamente, cuestiones como el tamaño de tu empresa, el sector en el que operas y tus planes de crecimiento futuro. Otros factores son la complejidad de tu operación, el nivel de personalización que deseas, tu presupuesto y la infraestructura informática existente.
Algunos factores importantes son
- Tamaño de la empresa
- Sector
- Presupuesto
- Planes de crecimiento
- Complejidad de la cadena de suministro
- Fluctuaciones
- Número de almacenes
- Sistemas existentes
Sin embargo, también es importante comprender que incluso los sistemas de SGA sencillos pueden ser útiles. Sobre todo porque los sistemas más grandes suelen ser mucho más complejos y, por tanto, cuestan más y requieren más formación, hay que considerar cuidadosamente cuáles son las funcionalidades realmente importantes. Fácil integración con sistemas ERP (lo ideal es que el ERP ya contenga el SGA), así como funcionalidades como gestión de existencias en tiempo real, listas de inventario y listas de picking. Otras funcionalidades dependen siempre de la empresa.
El proceso de implantación de un SGA en una empresa
Implantar un SGA implica varios pasos. Comienza con un análisis exhaustivo de tus operaciones actuales y la identificación de las áreas que pueden mejorarse. A continuación, tienes que determinar tus necesidades y objetivos específicos para el SGA; muchos fracasan en esto. Sólo entonces tiene realmente sentido seleccionar un proveedor de SGA que cumpla TUS requisitos.
Por experiencia: Muchos empiezan a ocuparse de las «funciones» y luego quieren sistemas caros y extensos, aunque normalmente sólo se utiliza realmente el 5% de esos sistemas. Muchas funciones suenan muy bien, pero en la práctica son en su mayoría inútiles y pagas por cosas que no utilizas.
Las siguientes fases se refieren a la configuración del sistema, las pruebas, la formación del personal y, por último, la implantación del sistema. Tras la implantación, es necesario realizar comprobaciones y ajustes periódicos para garantizar que el SGA funciona según lo previsto.
(Superar) los retos habituales
La implantación de un SGA puede tener importantes ventajas, pero también puede plantear problemas. Entre ellos, la resistencia de los empleados al cambio, sobre todo si las operaciones siguen realizándose clásicamente con papel y «sé dónde se encuentra algo». Además, siempre habrá trastornos técnicos o interrupciones de las operaciones durante el periodo de transición, lo que puede provocar rápidamente resentimiento.
Una comunicación clara sobre las ventajas del nuevo sistema, unos programas de formación exhaustivos, la participación de los empleados en el proceso, un debate activo, un calendario de implantación bien planificado y un apoyo continuo pueden ayudar a superar estos obstáculos y garantizar una transición sin problemas al nuevo sistema. Sin embargo, hay que tener en cuenta que este proceso también suele llevar varios meses para que el nuevo sistema se implante correctamente y los procesos se adapten.
Conclusión
Los sistemas de gestión de almacenes se han convertido en parte integrante de las empresas modernas que gestionan almacenes para atender a sus clientes. El software adecuado puede aumentar significativamente la productividad, reducir los costes y mejorar la satisfacción del cliente. Los SGA pueden incluso proporcionar visibilidad en tiempo real del inventario, optimizar la gestión de la mano de obra, maximizar la utilización del espacio y permitir la automatización de muchas tareas manuales y eliminar los errores humanos en este proceso.
Seleccionar e implantar el SGA adecuado puede ser un proceso complejo, sobre todo para las empresas que aún dirigen sus operaciones con lápiz y papel. Pero en una era en la que la eficiencia y la agilidad son las claves del éxito, un SGA robusto ya no es un lujo, sino una necesidad para cualquier empresa que quiera optimizar las operaciones de almacén y alcanzar la excelencia operativa y permitir servicios como la entrega el mismo día o la entrega justo a tiempo.
Autor: Dr. Andreas Maier, director general de SIX ERP
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