Qu’est-ce qu’un système ERP ? – Signification, introduction et conseils pour la mise en œuvre d’un logiciel PGI
Avez-vous déjà entendu parler des systèmes "Enterprise Resource Planning" ? Vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir
Découvrez ce que sont les systèmes ERP, comment ils fonctionnent et obtenez des conseils sur leur mise en œuvre. Nous vous donnons une explication complète de la planification des ressources de l’entreprise et vous expliquons tous les avantages, les défis et les opportunités.
Dans le monde d’aujourd’hui, les données jouent un rôle de plus en plus central dans le pilotage des entreprises et des organisations. À mesure que les entreprises s’intègrent davantage à d’autres systèmes, tels que le service à la clientèle, la comptabilité et la gestion des stocks, elles doivent gérer la complexité croissante de leurs opérations. C’est là que les progiciels de gestion intégrés (PGI – « Enterprise Resource Planning – ERP ») entrent en jeu.
Les systèmes ERP fournissent une vue d’ensemble de toutes les ressources disponibles au sein d’une organisation afin que les responsables puissent prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon de les utiliser pour une efficacité et une productivité maximales. L’intégration de processus multiples dans un système unifié permet aux entreprises d’avoir accès à des informations en temps réel sur leurs opérations, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. Cet article explique ce que sont les systèmes ERP, comment ils fonctionnent dans différents environnements d’entreprise et pourquoi, après l’avoir lu, vous pourriez envisager d’en acquérir un.
Index
Qu’est-ce qu’un système ERP (Enterprise Resource Planning) ?
Un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est une solution logicielle complète qui intègre les diverses opérations et fonctions d’une organisation. Le système fournit une plateforme unique et centralisée pour gérer l’ensemble de l’entreprise, des finances aux ventes, en passant par la gestion des relations avec la clientèle, les stocks, les entrepôts, les achats, la gestion de projet, la gestion des ressources humaines et bien d’autres choses encore. Les systèmes ERP permettent à toutes les parties prenantes d’accéder à des données en temps réel, quel que soit l’endroit où elles se trouvent, et constituent généralement la base de la prise de décision fondée sur les données dans les entreprises.
Explication simple des systèmes ERP
Un système ERP (Enterprise Resource Planning) est un peu comme le système nerveux central d’une entreprise. Tout comme le cerveau intègre et coordonne toutes les fonctions de l’organisme, le logiciel ERP intègre divers processus d’entreprise dans un système rationalisé. Il s’agit d’une suite d’applications différentes qui gèrent des opérations clés, notamment la planification des produits, les achats, la gestion des stocks, les finances, les ressources humaines et les relations avec les clients. Le système est considéré comme une base de données centrale à laquelle tous les services d’une organisation peuvent accéder, mettre à jour, interconnecter et partager des données en temps réel. Cela permet d’éliminer ce que l’on appelle les « silos de données », où seules certaines personnes ont accès aux données, et d’améliorer la communication, l’efficacité et la prise de décision dans l’ensemble de l’entreprise.
Brève histoire des systèmes ERP
Les systèmes ERP ont une longue histoire et ont évolué de manière spectaculaire au fil du temps. Dans les années 1970 et 1980, les solutions ERP reposaient en grande partie sur de gros ordinateurs centraux et étaient coûteuses à l’achat et à l’installation. Cet énorme investissement dans la programmation et l’exploitation de serveurs de la taille d’une pièce signifiait que seules les plus grandes entreprises pouvaient se permettre d’avoir un grand livre central pour gérer leurs affaires électroniquement.
Cependant, avec les progrès technologiques, les systèmes ERP sont devenus plus accessibles et moins coûteux. Dans les années 1990, des solutions basées sur le client-serveur sont apparues, permettant aux entreprises de toutes tailles de bénéficier des avantages d’un système ERP. En outre, avec l’introduction des services basés sur l’informatique dématérialisée au 21e siècle, le coût des systèmes ERP a considérablement diminué. Les petites entreprises peuvent désormais bénéficier de fonctionnalités et de capacités qui n’étaient auparavant accessibles qu’aux grandes organisations. Cette plus grande disponibilité des solutions ERP signifie qu’un plus grand nombre d’entreprises peuvent bénéficier des avantages d’un système d’information intégré. De nouvelles solutions basées sur le SaaS, le Cloud ou même l’open source sont devenues populaires après les années 2010 et l’essor des plateformes logicielles.
Importance de l’ERP dans le fonctionnement des entreprises modernes
Les systèmes ERP deviennent de plus en plus importants et font partie intégrante des entreprises modernes, car ils sont essentiels pour gérer des opérations complexes, fournir des informations en temps réel et rationaliser les processus. Les solutions ERP offrent aux entreprises une vue d’ensemble de leurs ressources, ce qui permet aux responsables de prendre des décisions éclairées pour une efficacité et une productivité maximales. Les systèmes ERP permettent également une meilleure intégration entre les différents services et équipes, ce qui contribue à garantir que tout le monde travaille sur la même longueur d’onde.
Pour de nombreuses entreprises, la conformité avec les impôts locaux ou la nécessité d’intégrer les systèmes gouvernementaux est une autre raison d’adopter des systèmes numériques ou ERP, car l’intégration fiscale en temps réel n’est possible que lorsque toutes les données sont collectées de manière centralisée.
Les avantages des systèmes ERP pour différents environnements d’entreprise
Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) sont utiles aux entreprises dans différents environnements, de la finance et de la comptabilité à la fabrication et à la distribution, en passant par le marketing et le service à la clientèle.
Rationalisation des processus et réduction des coûts
L’un des principaux avantages d’un système ERP est qu’il permet aux entreprises de rationaliser leurs processus, en éliminant les tâches ou activités redondantes et en réduisant les efforts manuels nécessaires à la gestion des ressources. En outre, grâce à une plateforme centralisée de partage des données, les entreprises peuvent réduire les coûts associés à la mise en place de plusieurs systèmes.
Automatisation des processus manuels
Les solutions ERP peuvent réduire de manière significative les efforts manuels nécessaires à la gestion des opérations quotidiennes. Grâce aux outils et processus automatisés, les entreprises peuvent rationaliser leur flux de travail, réduire le temps consacré aux tâches banales et permettre au personnel de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.
Efficacité opérationnelle accrue
En rationalisant les processus, en éliminant les tâches redondantes et en fournissant une vision en temps réel des opérations, les solutions ERP aident les organisations à accroître leur efficacité opérationnelle. Les avantages peuvent se répercuter sur le service à la clientèle, l’augmentation du chiffre d’affaires et l’amélioration des performances globales de l’entreprise.
Obtenir des informations exploitables à partir des données pour se développer
Les systèmes ERP peuvent également fournir aux entreprises un aperçu sans précédent de leurs activités en collectant et en analysant les données. Ces données et ces informations permettent aux responsables de prendre de meilleures décisions concernant l’affectation des ressources et la croissance de l’entreprise. En exploitant la puissance des données, les solutions ERP peuvent aider les entreprises à maximiser leur potentiel de réussite.
Perspectives en temps réel
Les solutions ERP fournissent également des informations en temps réel sur les opérations, ce qui permet aux responsables de prendre des décisions éclairées pour maximiser l’efficacité et la productivité. En ayant accès à des informations actualisées sur les tendances des ventes, les niveaux de stock, les problèmes de service à la clientèle, etc., les chefs d’entreprise peuvent rapidement identifier les domaines à améliorer et prendre des mesures proactives pour y remédier.
Une gestion basée sur les données
Enfin, en donnant accès à des données complètes sur tous les aspects de leurs opérations, les systèmes ERP permettent aux entreprises de prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon d’utiliser leurs ressources pour une efficacité et une productivité maximales. Cette approche de la gestion axée sur les données peut conduire à des améliorations dans des domaines tels que le service à la clientèle, le marketing et les ventes.
Identifier rapidement les domaines à améliorer au sein de l’organisation
Les solutions ERP offrent également aux entreprises une meilleure visibilité sur leurs opérations, ce qui leur permet d’identifier rapidement les domaines à améliorer. Les systèmes ERP peuvent aider les responsables à repérer les inefficacités et à agir en conséquence en fournissant des informations en temps réel sur les performances. L’identification des domaines d’amélioration permet aux organisations de rester plus facilement compétitives dans un environnement en constante évolution.
Amélioration de la collaboration
Un autre avantage clé d’un système ERP est la facilitation de la collaboration entre les différents départements de l’organisation. L’ensemble de l’organisation peut collaborer plus efficacement à la réalisation d’objectifs communs grâce à une plateforme intégrée de partage des données.
Amélioration du service à la clientèle et de la satisfaction
Les systèmes ERP offrent également aux organisations un moyen plus efficace de gérer les problèmes et les demandes de service à la clientèle. Le personnel du service clientèle peut répondre rapidement et avec précision aux demandes en ayant accès à des informations détaillées sur les clients, telles que les commandes passées, les expéditions et l’historique des paiements. En outre, les logiciels ERP sont dotés d’outils qui permettent d’assurer un suivi rapide des problèmes non résolus par les clients.
Amélioration de la précision et de la visibilité des données
Les systèmes ERP aident également les entreprises à améliorer la précision et la visibilité de leurs données. En veillant à ce que tous les services utilisent un ensemble de données cohérent, les solutions ERP éliminent les divergences et permettent aux responsables de consulter facilement les informations en temps réel. Cela est très utile pour contrôler les performances, suivre les tendances et identifier les domaines d’amélioration.
Sécurité accrue des données
Enfin, les systèmes ERP renforcent la sécurité des données en permettant la mise en place de contrôles d’accès qui limitent l’accès du personnel à des données spécifiques. Cela aide les organisations à protéger les informations sensibles et à se conformer aux réglementations sectorielles.
Rationalisation de la conformité en réduisant les erreurs humaines
Les systèmes ERP peuvent également aider les organisations à rationaliser la conformité en réduisant les erreurs humaines. En automatisant les processus et en fournissant des informations en temps réel sur les opérations, les solutions ERP permettent aux responsables d’identifier plus facilement les domaines de non-conformité, ce qui leur permet de prendre des mesures correctives avant qu’un problème ne survienne.
Intégrer facilement les nouvelles technologies dans le système
Les solutions ERP doivent être flexibles et s’intégrer facilement aux technologies existantes, telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les machines de production ou des éléments plus simples comme les logiciels de comptabilité. Les systèmes ERP ouverts qui facilitent l’intégration de nouveaux systèmes permettent aux entreprises de rester au fait des dernières technologies sans avoir à modifier de manière significative leur flux de travail.
Le fonctionnement d’un PGI – plus qu’une base de données
Les systèmes ERP sont des architectures logicielles complexes permettant l’intégration transparente de divers processus d’entreprise dans un système unique. Les systèmes ERP comprennent des composants logiciels, des bases de données, des logiciels intermédiaires et des interfaces utilisateur.
- Les composants logiciels d’un système ERP sont chargés de gérer les différentes couches d’application et les interfaces utilisateur. Ces composants comprennent généralement la comptabilité, la gestion des stocks, la gestion des relations avec les clients et d’autres modules (dont un grand nombre sont énumérés dans la section suivante).
- Les bases de données du système ERP stockent les données provenant de diverses applications, ce qui permet le partage d’informations en temps réel entre les départements, les modules et les fonctionnalités. Le grand livre central (base de données) contribue à garantir l’exactitude et la cohérence des données dans l’ensemble de l’organisation, ainsi qu’une visibilité complète de tout ce qui se passe.
- L’intergiciel est utilisé pour relier les différents composants d’un système ERP, permettant ainsi la communication et la collaboration entre eux. Les intergiciels les plus couramment utilisés sont XML, BizTalk et les services web.
- La couche d’interface utilisateur fournit une plate-forme permettant aux utilisateurs d’interagir avec le système ERP et d’accéder aux données en temps réel. Les interfaces conviviales permettent une navigation rapide, ce qui économise du travail et des temps d’attente, et la visualisation appropriée des données permet de prendre de meilleures décisions et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Modules et fonctionnalités typiques des systèmes ERP
Les systèmes ERP offrent une vue d’ensemble de tous les aspects des processus d’entreprise d’une organisation. C’est pourquoi il existe de nombreuses intégrations, modules et fonctionnalités différents d’un système à l’autre. Voici quelques-uns des modules les plus courants que l’on trouve dans un système ERP moderne :
- Finances : Ce module comprend le grand livre, les comptes créditeurs, les comptes débiteurs, les indicateurs clés de performance et les rapports financiers.
- Business Intelligence : Il permet aux organisations d’obtenir des informations sur leurs données grâce à des techniques telles que les outils d’analyse des big data ou les algorithmes d’analyse prédictive.
- Gestion de la relation client (CRM) : Elle permet d’entretenir les relations avec les clients en gérant les interactions telles que les campagnes de courrier électronique, la création de comptes ou l’exécution des commandes.
- Ventes et distribution : Ce module permet de gérer les activités de vente telles que le traitement des commandes, le calcul des prix ou les demandes du service client.
- Fabrication : Ce module comprend la planification de la production, l’ordonnancement, la gestion des coûts et le contrôle de la qualité.
- Planification et ordonnancement de la production : Ce module aide les entreprises à planifier et à programmer les activités de production afin d’optimiser les ressources et de répondre aux besoins des clients.
- Chaîne d’approvisionnement : Ce module comprend la gestion des stocks, les achats et la logistique.
- Ressources humaines (HRM) : Ce module comprend l’information sur les employés, la paie, l’administration des avantages sociaux et la gestion des performances.
- Gestion de projet : Ce module contribue à l’exécution des projets grâce à des processus de budgétisation, d’affectation des ressources, de planification ou de suivi de l’avancement.
- Gestion de la qualité : Aide les organisations à rationaliser leurs opérations en garantissant la cohérence des produits conformément aux spécifications des clients ou aux normes industrielles.
- Système de gestion des entrepôts (WMS) : permet aux entreprises de suivre les marchandises dans leurs entrepôts à l’aide de la technologie des codes-barres ou des systèmes d’identification par radiofréquence (RFID).
- Gestion du cycle de vie des actifs : Fournit aux entreprises des outils leur permettant de gérer efficacement l’ensemble du cycle de vie de leurs actifs, de l’acquisition à la mise au rebut.
- Gestionnaire de documents/contenus : Permet aux entreprises de stocker et de gérer des documents, tels que des contrats ou des factures, dans un endroit sécurisé.
- Automatisation des services d’entreprise : Ce module permet de rationaliser la prestation de services aux clients en automatisant des tâches telles que la résolution de problèmes ou la gestion des commentaires des clients.
- Risque et conformité : Ce module permet aux organisations de gérer et d’atténuer les risques associés à leurs opérations en fournissant des outils d’évaluation des risques et de gestion de la conformité.
- Gestion des connaissances : Ce module aide les organisations à stocker et à partager les connaissances entre les employés, ce qui leur permet d’accroître leur productivité.
- Automatisation du marketing : Ce module permet aux entreprises de suivre et de gérer les campagnes de marketing, telles que les campagnes de courrier électronique ou de médias sociaux.
- Tableaux de bord et rapports : Ils fournissent des analyses visuelles (Business Analytics) permettant aux utilisateurs de mieux comprendre leurs données.
Mise en œuvre d’un ERP – Éléments à prendre en compte
La mise en œuvre d’un système ERP est un processus complexe qui comprend généralement la planification, l’analyse, la conception, le développement, les tests, le déploiement et la maintenance. Mais voici quelques-unes des considérations les plus importantes et des conseils sur ce qu’il faut prendre en compte avant d’acheter, lors du choix d’un système ERP et après la mise en œuvre d’un système ERP.
Voici l’article complet : Choisir la bonne solution ERP – Un guide pour commencer votre voyage ERP
Avant d’acheter un PGI
- Comprendre les besoins de votre entreprise : Assurez-vous de bien comprendre les exigences et les besoins de votre entreprise avant de choisir un système ERP.
- Avoir une vision et des objectifs clairs : Définissez ce que vous souhaitez retirer de la mise en œuvre d’un système ERP, y compris les objectifs à court terme et à long terme, afin de savoir par où commencer et quels en seront les avantages pour votre entreprise.
- Obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes : Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus de mise en œuvre sont d’accord avec le projet, des dirigeants aux utilisateurs, afin qu’il n’y ait pas de surprises en cours de route.
- Établir un calendrier et des attentes réalistes : Fixez des attentes réalistes pour les délais d’achèvement lors de la planification du déploiement ; sinon, les retards peuvent entraîner des frustrations et des dépassements de coûts en raison de l’élargissement du champ d’application ou de demandes de modification du champ d’application plus tard au cours des phases de mise en œuvre si les délais ne sont pas respectés au départ.
Choisir le bon système ERP
- Évaluer les capacités du système ERP : Assurez-vous que le système ERP que vous avez choisi peut répondre aux exigences et aux besoins de l’entreprise que vous avez définis au départ. Ne vous laissez pas séduire par 1000 fonctionnalités que vous n’utiliserez jamais ; concentrez-vous sur vos objectifs.
- Examinez l’expérience de l’utilisateur : Tenez compte de la manière dont la plateforme sera utilisée par les utilisateurs, notamment en ce qui concerne la navigation dans le système et les capacités de production de rapports.
- Déterminer les capacités d’intégration : Comprenez comment le système ERP s’intégrera aux autres systèmes de votre entreprise.
- Comparer les prix et les options de licence : Analysez le coût de la mise en œuvre d’un système ERP, y compris les coûts de licence et de maintenance. Les coûts d’un système ERP varient considérablement, c’est pourquoi il peut s’avérer payant de comparer à long terme.
- Tenez compte de l’évolutivité : Choisissez un système ERP dont les fonctionnalités et les modules peuvent être facilement augmentés ou réduits pour s’adapter à la croissance ou à l’évolution de vos processus d’entreprise. L’évolutivité signifie également qu’un système ERP doit pouvoir être facilement personnalisé et étendu.
- Envisagez différents modèles de déploiement (sur site, en nuage, en nuage géré ou SaaS) : Déterminez l’option de déploiement qui répond le mieux aux besoins de votre organisation, d’autant plus que le SaaS peut s’avérer très coûteux et que les coûts internes d’un déploiement sur site peuvent être considérables. Calculez le coût total de possession (TCO) sur 5 à 7 ans pour connaître les coûts réels des différentes mises en œuvre.
- Testez la solution à l’aide d’une démonstration ou d’un essai gratuit : De nombreux fournisseurs d’ERP proposent des démonstrations et des essais gratuits de leur système, ce qui vous permet de tester la solution et de vous assurer qu’elle répond à vos besoins et aux exigences de l’entreprise.
- Tenir compte de l’assistance : Veillez à ce qu’une équipe d’assistance soit disponible pour vous aider à résoudre les problèmes ou à répondre aux questions qui pourraient se poser au cours du processus de mise en œuvre ou de suivi de la mise en œuvre.
Après la mise en œuvre d’un PGI
- Former les utilisateurs : Fournir une formation adéquate et continue aux utilisateurs afin qu’ils se familiarisent avec le système ERP et qu’ils puissent l’utiliser efficacement.
- Contrôler les performances du système : Contrôler régulièrement les performances du système ERP et s’assurer que tout fonctionne correctement.
- Ajuster les paramètres et les personnalisations en fonction des besoins : Effectuer les ajustements ou les personnalisations nécessaires en fonction des commentaires des utilisateurs.
- Mettre à jour le logiciel et les intégrations : Maintenez votre logiciel à jour et veillez à ce que toutes les intégrations le soient également.
- S’assurer qu’un plan de reprise après sinistre est en place : Créez un plan de reprise après sinistre qui décrit les mesures à prendre en cas de panne du système ou de perte de données due à une erreur humaine ou à une défaillance matérielle.
- Suivre les indicateurs clés : Surveiller les mesures et indicateurs clés au fil du temps pour déterminer si les objectifs ont été atteints, tels que l’amélioration des niveaux d’efficacité et les économies de coûts.
- Optimiser les processus et rationaliser les solutions commerciales : Optimiser en permanence les processus au sein du système ERP et rationaliser les solutions commerciales afin de maximiser la productivité.
Conclusion
L’époque où les systèmes ERP n’étaient accessibles qu’aux grandes entreprises est révolue. Aujourd’hui, la mise en œuvre d’un système ERP peut aider les entreprises de toutes tailles à améliorer leurs opérations et à mieux contrôler leur organisation, même avec des budgets de plusieurs millions d’euros.
Choisissez un système ERP qui répond à vos besoins en effectuant des recherches et une préparation adéquates. Tenez compte de tous les facteurs, tels que l’expérience utilisateur, les capacités d’intégration, les options de prix et de licence, l’évolutivité, les modèles de déploiement, la disponibilité de l’assistance et d’autres facteurs tels que la formation des utilisateurs, l’après-mise en œuvre et le suivi des indicateurs clés au fil du temps. Une préparation adéquate permet aux entreprises de tirer le meilleur parti de la solution qu’elles ont choisie.
L’auteur : Dr. Andreas Maier, PDG de SIX Management Systems et CodeCoda
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