5 points pour un travail ciblé dans des équipes à distance

En 2016, le mot « transformation numérique » est devenu l’un des mots les plus utilisés. Nombreux sont ceux qui l’ont qualifié de « non-dit de l’année ». Depuis lors, il semble y avoir une certaine lassitude autour de la numérisation dans les organisations et parmi les employés. Innovation, changement, nouveau travail – les mots à la mode de l’accoutumance ? 

Mais ces jours-ci, autour de Corona, nous nous rendons compte une fois de plus : les mots à la mode sont des moteurs importants de mouvements qui ne sont pas sans raison. Parfois, nous ne voyons pas immédiatement les effets. Néanmoins, nous ne devrions pas simplement les mettre de côté parce que les affaires courantes sont plus importantes. Lisez dans l’article comment l’incertitude devient la vertu.

La fin des sourires loin du Home Office & Co.

En ce qui concerne les approches innovantes du travail collaboratif, il est actuellement frappant de voir si les outils appropriés pour les réunions en ligne sont disponibles, si l’accès Internet par ligne commutée fonctionne également à partir d’un PC professionnel et si l’équipe a convenu de modes de collaboration numérique. Ce sont les petites choses, de l’accès par ligne commutée au début du travail numérique dans le bureau à domicile, qui sont maintenant testées. Les questions de manque de temps pour la mise en place et l’accord ne sont plus pertinentes. De même, personne ne s’intéresse plus actuellement à savoir si le travail à domicile ou à distance a été souriant et fatiguant il y a quelques semaines à peine. Mais loin du passé, vers les chances de l’état actuel.

Comment travailler de manière ciblée et collaborative via les médias numériques ?

1. le respect du temps d’autrui

Qui ne le sait pas ? La réunion est sur le point de commencer et vous êtes assis devant l’ordinateur, prêt à composer. Mais il n’est pas nécessaire que ce soit la même chose de l’autre côté. Chaque année, jusqu’à 37 milliards de dollars de coûts d’opportunité sont encourus aux États-Unis parce que les réunions commencent trop tard (Rogelberg et al., 2013). Un temps et des ressources précieux sont ainsi perdus. Le temps n’est pas seulement perdu par ceux qui font attendre les gens, mais aussi par tous ceux qui attendent. Les mesures importantes pour gagner ce temps, en particulier dans les réunions numériques, peuvent être

• 30 minutes avant le début de la réunion, vérifiez quel outil de conférence sera utilisé pour la réunion. Téléchargez et installez l’outil si nécessaire et composez le numéro pour des raisons de sécurité.
• Mettez votre logiciel à jour régulièrement.
• En cas d’incertitude, contactez le service informatique de l’entreprise pour assurer un bon déroulement de la réunion.

2. début ciblé de la réunion

Dans une réunion en ligne, des règles similaires s’appliquent comme dans toute autre réunion. Mais souvent, les réunions numériques sont plus fatigantes que les réunions réelles. Il est donc d’autant plus important d’avoir une structure claire, un modérateur et un accord sur l’objectif de la réunion. Conseils pour un démarrage réussi de la réunion :

• Prévoyez une minute de silence au début de la réunion, pendant laquelle tout le monde passe en « Mute ». Encouragez les participants à arriver complètement à la réunion dans cette minute et fermez les fenêtres de navigateur qui ne sont pas pertinentes pour la réunion. Cela augmente considérablement l’importance de la réunion.
• En tant que modérateur*, partagez un ordre du jour et convenez d’un objectif commun avec les participants*.
• Clarifier également la documentation des résultats.

3. utiliser les outils de collaboration numérique

Les points de presse quotidiens, les réunions de stand-up du matin, le kanban et autres sont devenus une routine quotidienne pour de nombreuses entreprises. La visualisation des projets, des objectifs et des progrès facilite la collaboration et l’agilité du personnel de projet. Les avantages de ces méthodes ne sont pas à négliger dans les réunions numériques. Au contraire : ils facilitent la coordination et l’enregistrement des résultats élaborés conjointement.

• Des outils de gestion de projet comme Asana et Cie peuvent être facilement partagés via l’écran du modérateur, ce qui vous permet d’enregistrer les prochaines étapes du projet et les tâches convenues en coordination.
• Miro propose des modèles utiles pour les Scrum Boards, les Ideation Boards, les Business Model Canvases, etc. En même temps, plusieurs utilisateurs peuvent se connecter en même temps sur le tableau de bord de Miro via l’application de bureau et l’application et ainsi travailler ensemble en collaboration. Il n’y a plus de limites à la réflexion sur la conception numérique.
• Zoom, Hangouts et de nombreux autres fournisseurs mettent actuellement à jour leurs offres. Découvrez ici les possibilités sans cesse renouvelées de collaboration numérique.

4. moins, c’est plus

Tous ces moyens facilitent la conduite de réunions ciblées et axées sur des objectifs précis. Mais les réunions – qu’elles soient numériques ou réelles – coûtent du temps et de l’énergie. La situation actuelle est également l’occasion pour chacun d’examiner consciemment le calendrier et de réfléchir aux réunions auxquelles il doit vraiment assister.

• Concentrez-vous sur l’essentiel et annulez les réunions auxquelles vous savez déjà à l’avance que vous ne pouvez pas apporter une contribution valable.
• Au lieu de grandes rondes numériques, proposez si possible des dialogues par deux. Vous pouvez ainsi réduire la fréquence des réunions avec vos collègues*.
• En raison de la numérisation, nous utilisons maintenant de plus en plus de canaux, ce qui entraîne une confusion et une surcharge. La clarté sur les canaux importants et moins importants réduit la « pression de performance » de devoir répondre immédiatement à tous les messages.

5. La conscience numérique ? – Oui, bien sûr !

L’incertitude et les craintes sont très présentes de nos jours. Les médias et la 1000e représentation d’une courbe qui va s’aplatir surexcitent notre système. Dans le même temps, l’attention et la prise de conscience deviennent plus importantes que jamais. La pleine conscience peut s’exprimer à plusieurs niveaux :

• Individuel : Faites une pause dans la journée de temps en temps pour inspirer et expirer consciemment et profondément. Il est préférable de sortir à l’air libre. Cela revigore le corps et l’esprit et est bon pour les voies respiratoires. C’est aussi un moyen facile de prendre ses distances par rapport au flot de nouvelles.
• Ensemble : Demandez à vos coéquipiers* de vous dire comment vous allez, attentivement et consciemment. Cela peut également se faire de manière efficace via les canaux numériques. Et clarifier en équipe la manière dont vous gérez la situation de l’actualité afin que vous puissiez conjointement percevoir l’incertitude mais pas la transformer en panique.
• Tous : Faites place à l’optimisme dans l’équipe et le reste de l’organisation. Le rire est bon pour l’âme et renforce le système immunitaire !

En résumé, l’agitation actuelle peut également développer un grand pouvoir dans les organisations. Une collaboration consciente et réfléchie – qu’elle soit numérique ou réelle – est essentielle dans le nouveau monde du travail. Grâce à l’appréciation du temps et de l’esprit d’équipe, à la concentration sur l’essentiel et à la clarté de la collaboration, des projets que vous n’auriez jamais vus auparavant peuvent maintenant devenir possibles. Faisons ensemble de l’incertitude une vertu.

Beaucoup de joie et d’optimisme dans le fait de grandir ensemble.

Dr. Martina Weifenbach

Dr. Martina Dopfer verknüpft digitale Innovation, Entrepreneurship und Achtsamkeit. Ihre Promotion (Universität St. Gallen, UC Berkeley) handelte von Geschäftsmodellinnovationen. Die Neurowissenschaft ergänzt ihren Zugang zu Change – wichtig bei der Gestaltung von NewWork. Sie ist Autorin von “Achtsamkeit und Innovation in integrierten Organisationen”, Speaker, Coach und Gründerin von myndway: Bietet achtsamen und digitale Trainings für Unternehmen.