Plus de 88 outils pour l’entreprise, le bureau à domicile et le travail à distance

Ces dernières semaines, la crise du COVID-19, alias Coronavirus, a renvoyé beaucoup de gens chez eux. Mais comment construire un bureau à domicile qui fonctionne ? De nombreuses entreprises doivent repenser à court terme et fournir à leurs employés les bons outils pour qu’ils puissent continuer à travailler normalement et rester productifs.

Mais cette liste n’est pas seulement précieuse pour une utilisation à court terme par les entreprises. À plus long terme, ces outils et solutions logicielles peuvent également contribuer à accroître la productivité et à rendre l’entreprise plus efficace.

Un autre article utile: 8 Outils Open Source Pour Le Bureau À Domicile Et Le Travail À Distance

Faire le point et identifier les besoins

Beaucoup commencent à acheter des logiciels sauvages et les introduisent aussi sans contrôle. Mais l’un des points les plus importants avant l’achat de ce logiciel est un inventaire propre. Voici donc quelques sources d’inspiration pour les questions relatives à l’inventaire

• Quels sont les processus importants ?
• Quels sont les sujets importants pour l’entreprise ?
• Quels sont les autres outils souvent utilisés (par exemple, tableaux blancs, post-it, tableau kanban, etc.) ?
• Quelles sont les réunions importantes ? 
• Comment communiquons-nous avec les clients, les employés, les fournisseurs ?
• etc.

Nous recommandons également de commencer petit et de ne pas introduire toute une liste d’outils. Des sujets importants sont la communication, le stockage des données et éventuellement un outil de gestion de projet qui fonctionne bien.

Vous trouverez ici une liste des catégories les plus importantes, ainsi que les meilleures et les plus populaires solutions logicielles pour ces catégories. Amusez-vous à naviguer et à trouver !

Outils pour les entreprises, les bureaux à domicile et le travail à distance 

Tous les outils, les progiciels et aussi les solutions sont énumérés dans une liste, qui sont importants pour gérer les équipes, pour permettre le bureau à domicile et aussi pour rendre le travail à distance efficace. 

Communication

L’un des outils les plus importants et les plus utilisés pour les bureaux à domicile et les équipes à distance est bien sûr la communication. Il faut ici faire la distinction entre les différents moyens comme le chat, la vidéo, la voix, etc. 

Discussions de groupe et d’équipe

Discutez ensemble de sujets et utilisez un logiciel de chat pour discuter et échanger sur toutes les questions internes à l’entreprise. Avec l’un de ces outils, chaque entreprise devrait commencer à organiser l’équipe à distance.

• Chanty – Une application de chat simple et rapide à mettre en place qui combine toutes les fonctions nécessaires. 
• Glip – Cet outil relie différentes fonctions. Du chat au transfert de données en passant par la communication vidéo, tout est inclus.
• Mattermost – Un programme de chat open source flexible, sécurisé et offrant de nombreuses fonctionnalités.
• Slack – est l’un des programmes de chat les plus populaires dans le monde des affaires. Il est riche en fonctionnalités et en intégrations.

Vidéoconférences et audioconférences

L’un des outils les plus utiles est sans doute la vidéoconférence. Avec ces derniers, vous pouvez échanger des informations non seulement en interne mais aussi avec les clients, etc. Nous montrons quels sont les outils de vidéoconférence les plus appropriés.

• Amazon Chime – Amazon a créé son propre outil de vidéoconférence avec de nombreuses fonctionnalités, une excellente qualité vidéo et audio et une manipulation facile. 
• BlueJeans – Un outil de vidéoconférence qui fonctionne également avec des outils de collaboration. 
• Discord – Particulièrement connu du milieu des jeux, cet outil complet est un candidat de premier ordre pour la communication interne des entreprises. Tous les appareils peuvent y accéder via des applications ou le web.
• Freebird – Comme Discord et Teamspeak, il est possible de créer des canaux où vous pouvez facilement échanger du son.
• GoToMeeting – L’un des plus grands fournisseurs de vidéoconférence avec support HD.
• Google Hangouts – Un outil de réunion en temps réel de Google avec une qualité vidéo et audio supérieure, qui convient également aux grands groupes. Belle caractéristique – Vous n’avez rien à installer, tout fonctionne dans le navigateur. Disponible gratuitement.
• Join.me – Un outil gratuit avec lequel vous pouvez rapidement mettre en place des vidéoconférences, du partage d’écran, etc. 
• Microsoft Teams – Outil simple de Microsoft qui permet le chat, la vidéoconférence, etc. Il est doté de nombreuses fonctions et est gratuit.
• Portal von Facebook – Facebook a également développé son propre outil de vidéoconférence qui combine une grande qualité et des fonctionnalités
• Zoom – L’un des outils de vidéoconférence et de webconférence les plus utilisés par les entreprises.

Stockage dans les nuages et en ligne

De nombreuses équipes doivent souvent travailler avec les mêmes données. Certains services enregistrent automatiquement ces fichiers et les distribuent aux autres systèmes.

• Amazon Web Services – Le service S3 d’Amazon est un système hautement redondant de services en nuage qui vous permet de stocker des fichiers en ligne et de les rendre disponibles partout dans votre entreprise.
• Box – Box a été développé spécialement pour les entreprises. Vous pouvez le sentir dans la façon dont il est structuré et est donc également l’un des principaux fournisseurs, à part Google, Microsoft et Amazon.
• DropBox Business – C’est aussi un fournisseur très connu pour échanger facilement des fichiers. Grâce à l’intégration, vous pouvez synchroniser les fichiers directement sur votre ordinateur.
• Google Drive / Google GSuite – Soit vous disposez de la version gratuite de Google Drive, soit vous obtenez le package GSuite pour les entreprises. Un échange de données simple ainsi qu’une édition en ligne sont possibles via GSuite.
• Microsoft OneDrive – Il existe également une version privée gratuite et, avec le pack Office 365, vous bénéficiez de fonctions professionnelles supplémentaires et de plus d’espace de stockage

Collaboration et coopération

Chaque équipe doit trouver des solutions aux problèmes ensemble à un moment donné. Dans les réunions, cela se fait généralement à l’aide de tableaux blancs, de quelques feuilles de papier ou d’autres possibilités. Nous présentons ici les outils en ligne disponibles pour la collaboration.

Outils de brainstorming

Il est important, en particulier pour le brainstorming, d’utiliser quelques outils de base qui soutiennent les différentes méthodes de brainstorming.

• A Web Whiteboard – Une application qui facilite le dessin, le brainstorming et la recherche d’idées sur un tableau blanc commun. Tous conçus pour les appareils tactiles.
• Cardboard – Rassemblez des cartes, comme les Post-Its, et organisez-les en « Story Maps ». De cette manière, les trajets des clients peuvent être facilement affichés ou les flux de travail peuvent être organisés.
• Dropbox Paper – Le fournisseur de stockage en ligne Dropbox a également développé un outil passionnant avec lequel les équipes peuvent se défouler ensemble dans un espace de travail. C’est certainement passionnant pour tous ceux qui utilisent déjà Dropbox.
• GroupMap – Cet outil de brainstorming est particulièrement bien adapté pour rassembler rapidement des idées, les hiérarchiser et les utiliser ensuite pour générer des idées.
• Miro – C’est un outil complet qui offre de nombreuses possibilités pour collecter des idées, pour les travailler ensemble et aussi pour les hiérarchiser. En raison des nombreuses possibilités d’intégration, il s’agit d’un des outils les plus complets.
• Web Whiteboard – Pas d’installation, pas de connexion – ce qui en fait l’un des outils les plus faciles pour travailler ensemble sur des idées – il suffit de partager un lien et tout le monde peut partager et discuter des idées.

Mind Maps – Outils pour la cartographie de l’esprit

Tout le monde doit de temps en temps organiser des sujets plus complexes en « cartes mentales ». Cette méthode populaire pour générer des idées ensemble est également un must pour le ministère de l’intérieur.

• Canva – Bien que Canva soit plus connu sous le nom de « Photoshop en ligne », vous pouvez également créer des cartes mentales collaboratives.
• MindMeister – Il est probablement l’un des principaux fournisseurs et offre un nombre important de fonctionnalités en conséquence. 
• MindMup -Est un outil gratuit qui vous permet de sauvegarder toutes les données sur Google Drive. Une cartographie mentale simple sans coûts supplémentaires.
• Scapple -Avec cet outil, cela ressemble plus à un morceau de papier sur lequel vous créez les cartes mentales une par une et les connectez en conséquence. Une approche passionnante.

Prise de décision

Lorsque vous avez développé des idées, il est généralement difficile de prendre les bonnes décisions sans échange personnel. Là aussi, certains outils ont été développés pour mieux soutenir ce processus et introduire de nouvelles approches.

• Conteneo – Cet outil est spécifiquement conçu pour mieux résoudre les décisions de groupe en allant à la racine du problème.
• The Decider – Un outil avec lequel vous pouvez répondre à quelques questions simples pour vous aider à prendre de meilleures décisions en groupe.
• Mingle – Issu de l’univers de la « gestion de projet agile », Mingle est un excellent outil pour prendre des décisions en temps réel sur la base de données en temps réel.
• WE THINQ – Conçu à l’origine comme un logiciel de gestion des idées et des retours d’information, cet outil offre également des fonctionnalités intéressantes pour la prise de décision.
• Yabbu – Spécialement conçu pour les équipes à distance pour suivre les idées, aider à la prise de décision, mesurer les progrès et partager les informations même lorsque vous ne vous voyez pas.

Éditer les documents ensemble

Les outils avec lesquels vous pouvez travailler sur un même document sont également importants. Cela comprend les documents commerciaux ainsi que les offres, contrats, etc. qui doivent être coordonnés par l’équipe.

• Confluence – est l’un des plus grands acteurs sur le marché de la collaboration en matière de contenu. Il est utilisé par diverses grandes entreprises et offre de nombreuses fonctionnalités.
• Draft – L’outil prend un chemin différent. Tous les éditeurs ont leur propre version au début, mais si vous acceptez ou ignorez ces changements, le document original sera modifié.
• Etherpad – Est un éditeur en ligne open source qui offre de nombreuses possibilités d’éditer des documents ensemble en temps réel.
• Google Docs / Google Sheets etc. – La suite Google est probablement le plus célèbre des outils de la liste. Avec Google Docs, vous pouvez partager des documents, avec Sheets, vous pouvez gérer des feuilles de calcul, avec Notes, vous pouvez gérer des notes et bien plus encore. 
• Quip – Qu’il s’agisse de documents, de tableaux, de listes de contrôle ou même d’un chat en équipe. Quip le combine en un seul outil.

Wikis

En particulier si la documentation et les connaissances doivent être consignées par écrit dans l’entreprise, il est recommandé de créer un wiki interne à l’entreprise.

• Confluence Wiki – Atlassien a également construit un wiki. L’entreprise à l’origine de JIRA, HipChat etc. a mis en place un vaste outil Wiki-Tool.
• MediaWiki – Un Wiki Open Source que les entreprises peuvent également utiliser en interne. De très grandes quantités de connaissances peuvent être gérées – le logiciel est également utilisé pour Wikipédia.
• Nuclino – Un moyen simple de créer une base de connaissances ou un wiki dans l’entreprise.
• Tettra – Un wiki pour les entreprises qui a aussi une grande facilité d’intégration pour acquérir rapidement des connaissances.

Gestion des tâches et des projets

• Aha! – Particulièrement adapté aux feuilles de route. En particulier pour les produits et les stratégies permettant de les gérer et d’exécuter les feuilles de route.
• Asana – Outil complet de gestion de projet, qui offre diverses intégrations et fonctionnalités. Un des leaders actuels du marché.
• Basecamp – Un outil complet qui organise les équipes, les projets, le travail avec les clients et la communication au sein de l’entreprise.
• Cage – Gestion de projet mais aussi logiciel de collaboration qui est spécialement conçu pour les agences, les designers et les équipes créatives.
• Eylean – Un outil qui peut être super intégré avec Office Tools. Scrum et Kanban peuvent également être intégrés facilement.
• Jira – Un des outils les plus connus pour la gestion de projets. La planification, le suivi, la gestion et aussi la gestion de projet agile sont tous réunis dans un seul outil. 
• nTask – Plate-forme intelligente pour gérer et aussi distribuer les tâches. Le meilleur – c’est gratuit !
• ProofHub – Un outil de gestion de projet tout-en-un qui offre un large éventail de fonctionnalités.
• Smartsheet – L’un des meilleurs outils pour mettre en œuvre rapidement des idées. De la planification au suivi, en passant par les rapports.
• Teamwork – Gestion de projet en ligne, help desk, logiciel de messagerie d’équipe avec de nombreuses fonctionnalités.
• Trello – L’un des plus célèbres de cette liste. Grâce aux listes et aux listes kanban, les tâches peuvent être suivies, partagées dans une équipe, etc.
• Workplace von Facebook – Partage d’idées, brainstorming et autres outils de collaboration. L’outil complet de Facebook offre une variété de fonctionnalités pour gérer les entreprises et les projets.
• ZenHub – Cet outil de gestion de projet agile est particulièrement adapté aux programmeurs qui utilisent GitHub.

Outils de productivité

D’autres outils devraient également être mis en place, qui apportent sécurité, simplicité et aussi plus de confort dans la routine de travail quotidienne pour le bureau à domicile.

Gestionnaire de mots de passe

La sécurité des mots de passe est cruciale, en particulier lorsque l’on travaille avec des équipes à distance ou avec le personnel du bureau à domicile. Voici les meilleurs outils pour la gestion des mots de passe.

• 1Password – Un outil simple et complet qui offre diverses fonctionnalités pour accroître la sécurité et les mots de passe.
• Dashlane – Gérer les mots de passe de manière automatique et intelligente et les rendre accessibles en un seul endroit.
• LastPass – Comme son nom l’indique, il gère tous les autres mots de passe avec un seul mot de passe.
• RoboForm – Password Manager, qui gère tous les mots de passe de manière centralisée.
• Zoho Vault – L’outil de gestion des mots de passe de la Zoho Suite qui est spécialement conçu pour les équipes.

Enregistrement du temps

Si vous êtes dépendant de la saisie des temps, comme les agences, ou si vous travaillez avec des prestataires de services externes, il est conseillé d’introduire un logiciel de saisie des temps.

• Clockify – Outil gratuit qui permet de suivre les temps grâce à un simple outil de suivi du temps et une application. Les utilisateurs illimités sont gratuits.
• Harvest – L’un des outils les plus connus pour l’enregistrement du temps de travail des employés, y compris les évaluations et les aperçus.
• Pendolum – Outil d’enregistrement du temps simple et gratuit qui permet également des évaluations et des aperçus.

Automatisation des processus et gestion des flux de travail

Si vous voulez automatiser certains processus, parce que sinon cela devient trop épuisant, il existe de grandes possibilités chez différents fabricants de logiciels.

• KiSSFLOW – Un outil de gestion des flux de travail et surtout des processus commerciaux qui permet d’automatiser et de cartographier les processus.
• IFTTT – Grâce à ce service, il est possible de combiner différents services et d’automatiser les processus.
• Integrify – Augmentez la productivité et améliorez également l’expérience du client en automatisant certains processus.
• Pipefy – Une plateforme simple avec laquelle les équipes peuvent rapidement et efficacement cartographier les processus.
• ProcessMaker – La fonctionnalité « glisser-déposer » permet de cartographier et d’optimiser rapidement et facilement les processus commerciaux.
• Zapier – Connecter et automatiser les applications et les programmes sur une seule plateforme
• Zoho Creator – Le Creator Tool de Zoho peut également être utilisé pour automatiser les flux de travail et améliorer les tâches de routine.

Logiciel de retour d’information

Les personnes qui travaillent dans un bureau à domicile ne donnent généralement pas leur avis aussi directement que si elles étaient au bureau. Divers services logiciels permettent d’obtenir un retour d’information en ligne et de manière anonyme.

• 15Five – Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires rapidement et facilement.
• Officevibe – Recueillir les réactions des employés et identifier rapidement les problèmes
• Perflo – Améliorer les performances des équipes et identifier les possibilités d’amélioration
• Selleo Merit Money Service – Logiciel de gestion du retour d’information pair à pair qui permet aux employés de s’échanger des félicitations, un retour d’information, etc.
• Videoask – Un outil simple mais efficace pour demander un retour d’information.

Autres outils

Pour les autres outils, il n’y a pas de catégorie claire, mais ce sont de bons outils et surtout des outils simples qui facilitent la journée de travail au bureau à domicile.

• Apple Sidecar – Il suffit de transformer l’iPad en un second écran
• LibreOffice – Bureau Open Source alternative aux coûts NULL
• Google Drive – Organiser et partager des fichiers en ligne
• Skitch by Evernote – Il suffit de scanner directement les notes
• Teamviewer – Très important surtout pour le support informatique. Vous pouvez donc facilement contrôler les ordinateurs à distance.
• Todoist – Une liste de choses à faire simple et intelligente 
• Timezone.io – Il suffit de visualiser et de gérer les fuseaux horaires à l’échelle internationale 

J’espère que vous avez pu trouver tous les outils nécessaires à votre entreprise. Nous espérons également que certaines solutions vous aideront à rendre le travail à domicile et à distance plus facile et plus efficace.

Benjamin Talin

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.