Plus de 88 outils pour l’entreprise, le bureau à domicile et le travail à distance

Il est difficile d’avoir les bons outils pour le travail à domicile et à distance dans toutes les situations. Cet article présente les principaux outils et ressources que vous pouvez utiliser pour accroître votre productivité et vous faciliter la vie lorsque vous travaillez à distance ou même à l’étranger.

Another Useful Article: 8 Open Source Tools For Home Office And Remote Work

Take stock and identify needs

Many start to buy wild software and also introduce it unchecked. But one of the most important points before purchasing this software is a clean inventory. So here are some inspirations for inventory questions

• What are the important processes?
• What are the important topics for the company?
• What other tools are often used (e.g. whiteboards, post-it notes, kanban board, etc.)?
• What are the important meetings? 
• How do we communicate with customers, employees, suppliers?
• etc

We also recommend starting small and not introducing a whole list of tools. Important topics are communication, data storage and possibly a well-functioning project management tool.

Here you will find a list of the most important categories, as well as the best and most popular software solutions for these categories. Have fun browsing and finding!

Tools for businesses, home offices and remote work 

All tools, software packages and also solutions are enumerated in a list, which are important to manage teams, to enable home office and also to make remote working efficient. 

Communication

One of the most important and widely used tools for home offices and remote teams is of course communication. A distinction must be made here between the different means such as chat, video, voice, etc. 

Group and team chats

Discuss topics together and use chat software to discuss and exchange on all internal company issues. With one of these tools, every company should start organizing the remote team.

• Chanty – A simple and quick to set up chat application that combines all the necessary functions. 
• Glip – This tool connects different functions. From chat to data transfer to video communication, everything is included.
• Mattermost – A flexible, secure and feature rich open source chat program.
• Slack – is one of the most popular chat programs in the business world. It is rich in features and integrations.

Videoconferences and audioconferences

One of the most useful tools is undoubtedly videoconferencing. With these, you can exchange information not only internally but also with customers, etc. We show which are the most suitable video conferencing tools.

• Amazon Chime – Amazon has created its own video conferencing tool with many features, excellent video and audio quality and easy handling. 
• BlueJeans – A video conferencing tool that also works with collaboration tools. 
• Discord – Particularly known in the gaming world, this comprehensive tool is a prime candidate for internal corporate communication. All devices can access it through apps or the web.
• Freebird – Like Discord and Teamspeak, it is possible to create channels where you can easily exchange audio.
• GoToMeeting – One of the largest video conferencing providers with HD support.
• Google Hangouts – A real-time meeting tool from Google with superior video and audio quality, also suitable for large groups. Nice feature – You don’t have to install anything, everything works in the browser. Available for free.
• Join.me – A free tool with which you can quickly set up video conferences, screen sharing, etc. 
• Microsoft Teams – Simple tool from Microsoft that enables chat, video conferencing, etc. It is equipped with many functions and is free.
• Portal von Facebook – Facebook has also developed its own video conferencing tool which combines great quality and functionality
• Zoom – One of the most widely used video conferencing and web conferencing tools for businesses.

Cloud and online storage

Many teams often have to work with the same data. Some services automatically save these files and distribute them to other systems.

• Amazon Web Services – Amazon’s S3 service is a highly redundant system of cloud services that allows you to store files online and make them available anywhere in your business.
• Box – Box was developed especially for businesses. You can feel it in the way it is structured and is therefore also one of the main providers, apart from Google, Microsoft and Amazon.
• DropBox Business – This is also a very well-known provider for easily exchanging files. Thanks to the integration, you can sync files directly to your computer.
• Google Drive / Google GSuite – Either you have the free version of Google Drive or you get the GSuite package for business. Simple data exchange as well as online editing is possible via GSuite.
• Microsoft OneDrive – There is also a free private version, and with the Office 365 package you get additional business features and more storage space

Collaboration and cooperation

Each team must find solutions to problems together at some point. In meetings, this is usually done using whiteboards, a few sheets of paper or other possibilities. Here we present the online tools available for collaboration.

Brainstorming tools

It is important, especially for brainstorming, to use a few basic tools that support the different brainstorming methods .

• A Web Whiteboard – An app that makes it easy to draw, brainstorm, and brainstorm ideas on a common whiteboard. All designed for touch devices.
• Cardboard – Collect cards, like Post-Its, and organize them into « Story Maps ». In this way, customer journeys can be easily displayed or workflows can be organized.
• Dropbox Paper – Online storage provider Dropbox has also developed an exciting tool with which teams can let off steam together in a workspace. It’s certainly exciting for anyone who already uses Dropbox.
• GroupMap – This brainstorming tool is particularly well suited for quickly gathering ideas, prioritizing them and then using them to generate ideas.
• Miro – It is a complete tool that offers many possibilities to collect ideas, to work them together and also to prioritize them. Due to the many integration possibilities, it is one of the most complete tools.
• Web Whiteboard – No install, no login – making it one of the easiest tools to work on ideas together – just share a link and anyone can share and discuss ideas.

Mind Maps – Tools for Mind Mapping

Everyone needs to organize more complex topics into « mind maps » from time to time. This popular method for generating ideas together is also a must for the Home Office.

• Canva – Although Canva is more commonly known as « Photoshop online », you can also create collaborative mind maps.
• MindMeister – Probably one of the leading providers and offers a significant number of features accordingly. 
• MindMup – Is a free tool that allows you to backup all data to Google Drive. Simple mind mapping at no extra cost.
• Scapple – With this tool it is more like a piece of paper where you create the mind maps one by one and connect them accordingly. An exciting approach.

Decision making

When you have developed ideas, it is usually difficult to make the right decisions without personal discussion. Here too, some tools have been developed to better support this process and introduce new approaches.

• Conteneo – This tool is specifically designed to better solve group decisions by getting to the root of the problem.
• The Decider – A tool where you can answer a few simple questions to help you make better decisions as a group.
• Mingle – From the world of « agile project management », Mingle is a great tool for making real-time decisions based on real-time data.
• WE THINQ – Originally designed as an idea and feedback management software, this tool also offers great features for decision making.
• Yabbu – Specially designed for remote teams to track ideas, support decision-making, measure progress and share information even when you can’t see each other.

Edit documents together

The tools with which you can work on the same document are also important. This includes commercial documents as well as offers, contracts, etc. which must be coordinated by the team.

• Confluence – is one of the biggest players in the content collaboration market. It is used by various large companies and offers many features.
• Draft – The tool takes a different path. All editors have their own version at the beginning, but if you accept or ignore these changes, the original document will be modified.
• Etherpad – Is an open source online editor that offers many possibilities to edit documents together in real time.
• Google Docs / Google Sheets etc. – La suite Google est probablement le plus célèbre des outils de la liste. Avec Google Docs, vous pouvez partager des documents, avec Sheets, vous pouvez gérer des feuilles de calcul, avec Notes, vous pouvez gérer des notes et bien plus encore.
• Quip – Qu’il s’agisse de documents, de tableaux, de listes de contrôle ou même d’un chat en équipe. Quip le combine en un seul outil.

Wikis

En particulier si la documentation et les connaissances doivent être consignées par écrit dans l’entreprise, il est recommandé de créer un wiki interne à l’entreprise.

• Confluence Wiki – Atlassien a également construit un wiki. L’entreprise à l’origine de JIRA, HipChat etc. a mis en place un vaste outil Wiki-Tool.
• MediaWiki – Un Wiki Open Source que les entreprises peuvent également utiliser en interne. De très grandes quantités de connaissances peuvent être gérées – le logiciel est également utilisé pour Wikipédia.
• Nuclino – Un moyen simple de créer une base de connaissances ou un wiki dans l’entreprise.
• Tettra – Un wiki pour les entreprises qui a aussi une grande facilité d’intégration pour acquérir rapidement des connaissances.

Gestion des tâches et des projets

• Aha! – Particulièrement adapté aux feuilles de route. En particulier pour les produits et les stratégies permettant de les gérer et d’exécuter les feuilles de route.
• Asana – Outil complet de gestion de projet, qui offre diverses intégrations et fonctionnalités. Un des leaders actuels du marché.
• Basecamp – Un outil complet qui organise les équipes, les projets, le travail avec les clients et la communication au sein de l’entreprise.
• Cage – Gestion de projet mais aussi logiciel de collaboration qui est spécialement conçu pour les agences, les designers et les équipes créatives.
• Eylean – Un outil qui peut être super intégré avec Office Tools. Scrum et Kanban peuvent également être intégrés facilement.
• Jira – Un des outils les plus connus pour la gestion de projets. La planification, le suivi, la gestion et aussi la gestion de projet agile sont tous réunis dans un seul outil.
• nTask – Plate-forme intelligente pour gérer et aussi distribuer les tâches. Le meilleur – c’est gratuit !
• ProofHub – Un outil de gestion de projet tout-en-un qui offre un large éventail de fonctionnalités.
• Smartsheet – L’un des meilleurs outils pour mettre en œuvre rapidement des idées. De la planification au suivi, en passant par les rapports.
• Teamwork – Gestion de projet en ligne, help desk, logiciel de messagerie d’équipe avec de nombreuses fonctionnalités.
• Trello – L’un des plus célèbres de cette liste. Grâce aux listes et aux listes kanban, les tâches peuvent être suivies, partagées dans une équipe, etc.
• Workplace von Facebook – Partage d’idées, brainstorming et autres outils de collaboration. L’outil complet de Facebook offre une variété de fonctionnalités pour gérer les entreprises et les projets.
• ZenHub – Cet outil de gestion de projet agile est particulièrement adapté aux programmeurs qui utilisent GitHub.

Outils de productivité

D’autres outils devraient également être mis en place, qui apportent sécurité, simplicité et aussi plus de confort dans la routine de travail quotidienne pour le bureau à domicile.

Gestionnaire de mots de passe

La sécurité des mots de passe est cruciale, en particulier lorsque l’on travaille avec des équipes à distance ou avec le personnel du bureau à domicile. Voici les meilleurs outils pour la gestion des mots de passe.

• 1Password – Un outil simple et complet qui offre diverses fonctionnalités pour accroître la sécurité et les mots de passe.
• Dashlane – Gérer les mots de passe de manière automatique et intelligente et les rendre accessibles en un seul endroit.
• LastPass – Comme son nom l’indique, il gère tous les autres mots de passe avec un seul mot de passe.
• RoboForm – Password Manager, qui gère tous les mots de passe de manière centralisée.
• Zoho Vault – L’outil de gestion des mots de passe de la Zoho Suite qui est spécialement conçu pour les équipes.

Enregistrement du temps

Si vous êtes dépendant de la saisie des temps, comme les agences, ou si vous travaillez avec des prestataires de services externes, il est conseillé d’introduire un logiciel de saisie des temps.

• Clockify – Outil gratuit qui permet de suivre les temps grâce à un simple outil de suivi du temps et une application. Les utilisateurs illimités sont gratuits.
• Harvest – L’un des outils les plus connus pour l’enregistrement du temps de travail des employés, y compris les évaluations et les aperçus.
• Pendolum – Outil d’enregistrement du temps simple et gratuit qui permet également des évaluations et des aperçus.

Automatisation des processus et gestion des flux de travail

Si vous voulez automatiser certains processus, parce que sinon cela devient trop épuisant, il existe de grandes possibilités chez différents fabricants de logiciels.

• KiSSFLOW – Un outil de gestion des flux de travail et surtout des processus commerciaux qui permet d’automatiser et de cartographier les processus.
• IFTTT – Grâce à ce service, il est possible de combiner différents services et d’automatiser les processus.
• Integrify – Augmentez la productivité et améliorez également l’expérience du client en automatisant certains processus.
• Pipefy – Une plateforme simple avec laquelle les équipes peuvent rapidement et efficacement cartographier les processus.
• ProcessMaker – La fonctionnalité « glisser-déposer » permet de cartographier et d’optimiser rapidement et facilement les processus commerciaux.
• Zapier – Connecter et automatiser les applications et les programmes sur une seule plateforme
• Zoho Creator – Le Creator Tool de Zoho peut également être utilisé pour automatiser les flux de travail et améliorer les tâches de routine.

Logiciel de retour d’information

Les personnes qui travaillent dans un bureau à domicile ne donnent généralement pas leur avis aussi directement que si elles étaient au bureau. Divers services logiciels permettent d’obtenir un retour d’information en ligne et de manière anonyme.

• 15Five – Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires rapidement et facilement.
• Officevibe – Recueillir les réactions des employés et identifier rapidement les problèmes
• Perflo – Améliorer les performances des équipes et identifier les possibilités d’amélioration
• Selleo Merit Money Service – Logiciel de gestion du retour d’information pair à pair qui permet aux employés de s’échanger des félicitations, un retour d’information, etc.
• Videoask – Un outil simple mais efficace pour demander un retour d’information.

Autres outils

Pour les autres outils, il n’y a pas de catégorie claire, mais ce sont de bons outils et surtout des outils simples qui facilitent la journée de travail au bureau à domicile.

• Apple Sidecar – Il suffit de transformer l’iPad en un second écran
• LibreOffice – Bureau Open Source alternative aux coûts NULL
• Google Drive – Organiser et partager des fichiers en ligne
• Skitch by Evernote – Il suffit de scanner directement les notes
• Teamviewer – Très important surtout pour le support informatique. Vous pouvez donc facilement contrôler les ordinateurs à distance.
• Todoist – Une liste de choses à faire simple et intelligente
• Timezone.io – Il suffit de visualiser et de gérer les fuseaux horaires à l’échelle internationale

I hope you were able to find all the necessary tools for your business. We also hope that some solutions will help you make working from home and remotely easier and more efficient.

Benjamin Talin

Benjamin Talin, a serial entrepreneur since the age of 13, is the founder and CEO of MoreThanDigital, a global initiative providing access to topics of the future. As an influential keynote speaker, he shares insights on innovation, leadership, and entrepreneurship, and has advised governments, EU commissions, and ministries on education, innovation, economic development, and digitalization. With over 400 publications, 200 international keynotes, and numerous awards, Benjamin is dedicated to changing the status quo through technology and innovation. #bethechange Stay tuned for MoreThanDigital Insights - Coming soon!