La numérisation facilitée par l’OCR et l’ICR

Numériser et stocker les documents numériquement à l'aide de l'OCR et de l'ICR

Bien que la numérisation progresse, les entreprises disposent encore aujourd’hui d’une grande variété de documents qui ne sont disponibles que sous forme manuscrite ou dactylographiée. La reconnaissance optique de caractères (OCR) et la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) constituent un remède à ce problème et offrent de nombreuses possibilités nouvelles de simplification des processus.

La numérisation progresse, mais que fait-on des documents conventionnels, qui jusqu’à présent n’étaient disponibles que sous forme écrite ? Même s’ils ont peut-être déjà été scannés, ils restent souvent introuvables car ils ne sont constitués que de graphiques raster joints.

Même la meilleure résolution est inutile si le texte n’est pas modifiable par l’ordinateur. Et puis il y a les notes manuscrites, comme les procès-verbaux ou les transcriptions de réunions, qui doivent finalement être laborieusement transférées dans le système numérique. Que faire alors ?

La dactylographie, c’était hier, aujourd’hui c’est l’OCR.

Dans le cas de modèles qui n’existent que sous forme haptique, comme les anciens fichiers et documents, un logiciel de numérisation avec OCR peut vous aider à créer un texte modifiable à partir d’un modèle d’image. Des documents photographiés ou d’autres fichiers au pixel près peuvent également être saisis. Pour cela, vous avez besoin d’un logiciel de reconnaissance de texte et d’un moteur OCR complet, comme ceux de KADMOS, ABBYY, etc.

Qu’est-ce que l’OCR ?

OCR signifie « Optical Character Recognition » et donc un processus qui génère un texte à partir du modèle d’image au moyen d’un balayage, d’un modèle et d’un schéma de calcul. Cela se fait à l’aide d’un scanner normal. Ensuite, le modèle ainsi généré est chargé dans le programme de reconnaissance de texte. Le moteur OCR analyse maintenant l’image par rapport à ses composants, de sorte qu’il peut facilement reconnaître quelle partie du document scanné est une image, quel texte. Cette étape est très importante pour la prochaine assemblée.

Les parties qui ont été reconnues comme du texte sont maintenant comparées aux modèles et aux propriétés disponibles dans le programme. Cette accumulation de pixels correspond-elle davantage à un symbole ou à une lettre ? L’évaluation de l’analyse par différents algorithmes rend une telle décision possible pour l’ordinateur. Ainsi, le programme reconnaît le texte ligne par ligne et réassemble finalement le document selon l’analyse initiale. L’image est devenue un document éditable et consultable. Le document est ensuite enregistré comme souhaité dans un fichier PDF, DOC ou autre.

Reconnaissance de l’écriture manuscrite grâce à l’ICR

L’ICR (Intelligent Character Recognition) est le développement logique de l’OCR. Il s’agit d’une analyse et d’une évaluation détaillées du résultat de l’analyse, également en ce qui concerne le contexte sémantique. Cela signifie qu’après la saisie d’un contenu d’image, celui-ci n’est pas seulement séparé en texte et en image, mais à l’intérieur du texte, on analyse également s’il est raisonnable d’utiliser cette lettre en termes de contenu. Cette technique a permis d’améliorer considérablement la précision de la reconnaissance numérique de texte, en particulier pour les caractères d’apparence similaire tels que le « 8 » ou le « B ». Même si les originaux présentent déjà des lettres fanées en raison de leur âge, celles-ci peuvent souvent être reconnues et numérisées sans problème grâce à l’ICR.
Un domaine important pour l’ICR est la reconnaissance des textes manuscrits, qui a souvent été un problème pour les logiciels de reconnaissance de texte. Avec l’ICR intégré, il est toutefois possible de les numériser sans problème.

Demandes d’OCR et d’ICR

À l’heure de la mise en réseau, la recherche numérique d’informations dans le réseau de votre propre entreprise est tout aussi importante que celle des documents archivés. Grâce à un logiciel de reconnaissance de texte, qui a intégré l’OCR et l’ICR, il est possible de protéger les archives papier existantes et leur contenu important contre la détérioration et de les rendre légalement accessibles à long terme. Cela s’applique également aux documents historiques en script Fraktur !

L’OCR/ICR peut également être utilisé pour simplifier les processus de tri, par exemple pour le courrier entrant ou dans les boîtes de réception administratives. Ici, les caractéristiques des enveloppes et/ou des paquets peuvent être reconnues et ensuite transférées aux systèmes de tri existants. La reconnaissance et la recherche en texte intégral permettent le traitement et la reconnaissance complète des documents. Cela s’applique aux documents structurés tels que les formulaires, les recettes et les formulaires de virement bancaire ainsi qu’aux textes semi-structurés tels que les factures ou les bons de livraison ou même aux textes continus non structurés – tels que les lettres de réclamation et autres courriers entrants. Tous ces types de documents peuvent également être saisis à partir d’un nuage – l’OCR offre un soutien positif pour la mise en réseau de vos processus. Le gain de temps est considérable et la réduction des erreurs par rapport à la saisie manuelle est également impressionnante.

Dans le service comptable ou même dans l’organisation, le logiciel de capture de texte peut être utilisé pour scanner automatiquement les documents et transférer automatiquement les données obtenues aux programmes appropriés pour un traitement ultérieur. De cette façon, les erreurs de frappe peuvent être minimisées et le classement des documents importants est effectué en même temps.

À l’ère du numérique, vous pouvez également profiter de la technologie dans le domaine de la téléphonie mobile. Les notes de frais et les formulaires de voyage peuvent être reconnus et traités ultérieurement. Les relevés de compteurs, par exemple de chauffages, de compteurs d’eau ou autres, peuvent également être photographiés puis envoyés pour être traités dans le processus de l’entreprise.

Dans le domaine de plus en plus établi de l’industrie 4.0, des technologies telles que la technologie OCR permettent de capturer des informations à partir d’écrans et de machines sans interruption. Les temps de démarrage et d’attente coûteux sont ainsi évités. Votre production peut se poursuivre et vous recevez toujours sans difficulté les informations et les faits dont vous avez besoin.

L’utilisation de kits logiciels OCR/ICR d’un fournisseur de TI dans le secteur pharmaceutique a été particulièrement réussie. Ici, plusieurs millions d’ordonnances et de prescriptions ont été importées par machine dans toute l’Allemagne. Le taux d’erreur est resté inférieur à 5 %. La lecture des prescriptions au comptoir a permis d’économiser des centaines d’heures de travail et d’optimiser considérablement le processus de numérisation.

Il devient donc évident que les logiciels OCR/ICR seront de plus en plus utilisés pour la numérisation des documents analogiques.

    Chief Executive Officer der KADMOS GmbH, einem der weltweit führenden Unternehmen im Bereich von Schriftenerkennung OCR und ICR, mit über 20 Jahren Management Erfahrung in internationalen Dokumenten Management und Capture Unternehmen.

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