Fehlendes Prozessverständnis ist Hauptgrund für RPA-Flops

Wie kann man RPA-Flops vermeiden und wie bekommt man durch Process Mining ein besseres Prozessverständnis?

In vielen Unternehmen laufen Prozesse nicht so ab, wie ursprünglich vorgesehen. Man kann das mit Schleichwegen oder Trampelpfaden vergleichen, die man zum Beispiel in öffentlichen Parks findet. Menschen nutzen diese hin und wieder gerne anstelle des offiziell ausgeschriebenen Wegs – zur Abkürzung oder weil es sich auf weichem Gras angenehmer läuft als auf Asphalt. In etwa so verhält es sich auch mit Unternehmensprozessen. Dabei ist Managern nicht immer bewusst, dass festgelegte Prozesse häufig nicht exakt nach den definierten Schritten durchlaufen werden. Auch wenn gerade in Deutschland grundsätzlich den Regeln entsprechend gehandelt wird, kommt es immer wieder zu Ausnahmen, bei denen Mitarbeiter von vorgefertigten Prozessen abweichen, sei es, weil sie zu komplex sind oder für den Kunden angepasst werden müssen.

Einer neuen Studie zufolge setzen mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bereits Technologien ein, um zu verstehen, wie ihre Geschäftsprozesse genau ausgeführt werden. Sie sind sich heute immer mehr des Mehrwerts von Process Mining bewusst. Ein weiteres Viertel der befragten Entscheidungsträger gab an, in Zukunft Process-Mining-Technologien einsetzen zu wollen. Im internationalen Vergleich ist Deutschland laut der Studie jedoch immer noch Schlusslicht, was den Einsatz innovativer Technologien wie diese betrifft. Ein trauriges Ergebnis angesichts der Tatsache, dass das Verstehen der Unternehmensprozesse als primärer Erfolgsfaktor für Automatisierungsprojekte in Unternehmen gilt. Denn Process-Mining-Technologien sind in der Lage die Funktionsweise von Prozessen sowie Verhaltensweisen zu analysieren. Unternehmen gewinnen dadurch tiefere Einblicke zur Verbesserung ihrer Prozesse. Darüber hinaus liegt ein weiterer Geschäftsnutzen darin, dass Process-Mining-Technologien in Echtzeit über die Leistung der Prozesse informieren und Warnmeldungen herausgeben, sobald Prozessregeln nicht eingehalten werden. Außerdem helfen sie dabei, automatisch Probleme zu beheben.

Unternehmen sehen RPA als Businessbeschleuniger

Es zeichnet sich auch ab, dass robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) in Unternehmen immer häufiger Anwendung findet. Fast zwei Drittel der Firmen in Deutschland setzen bereits RPA ein oder planen dies in den kommenden 12 Monaten zu tun. Entscheidungsträger sehen RPA nicht nur als Mittel für einfache, administrative Aufgaben, sondern erkennen mehr und mehr den Wert, den RPA für die Verbesserung auch geschäftskritischer Funktionen beiträgt. Dazu zählen besonders die Verbesserung des Kundenerlebnisses, als auch im IT Service Management und bei der Finanzplanung. Auch bei immer komplizierteren Anwendungsfällen in Unternehmen setzen Verantwortliche auf RPA-Integrationen, was sehr viel intelligentere komplementäre Technologien erfordert, um die Projekte erfolgreich durchzuführen.

Fakt ist, dass ein ausgeprägtes Verständnis von Geschäftsprozessen für Automatisierungsinitiativen unerlässlich ist. Das unterstreichen auch bisherige Erfahrungswerte durch bereits automatisierte Prozesse. Es hat sich gezeigt, dass ein umfangreiches Verständnis jener Prozesse, die bei ihnen im Unternehmen automatisiert wurden, den primären Erfolgsfaktor für die Umsetzung von RPA-Initiativen gebildet haben.

Wie entstehen RPA-Flops? – Prozesse verstehen

Doch wie sieht es im Umkehrschluss aus? Woran liegt es, dass RPA-Projekte scheitern? Als RPA-Flop könnte man zum Beispiel einen automatisierten Prozess ansehen, bei dem am Ende ein höheres Maß an menschlicher Intervention erfordert wird als ursprünglich geplant – eine Automatisierung mithilfe von Robotern soll ja gerade verhindern, dass Menschen stupide Routinearbeiten aufgebürdet werden, wie beispielsweise das Korrigieren falsch ablaufender Prozessschritte. Damit also ein solcher Flop nicht eintritt, ist es zu allererst wichtig, dass Unternehmen ausreichende Unterstützung von ihrem RPA-Anbieter bekommen. Wenn diese fehlt, ist ein RPA-Erfolg keine Garantie. Ein weiterer Grund für Misserfolge beim Einsatz von RPA sind sowohl sehr komplexe als auch enorm variable Prozesse. Dadurch wird natürlich die Automatisierung erschwert. Hinzu kommt, dass einige Unternehmen zugeben, dass sich die Beratung von externer Stelle, die Unternehmen gerne hinzuziehen, weniger hilfreich erweist, als gewünscht.

Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen nicht blind in die digitale Transformationsreise starten und nur dort ansetzen, wo Automatisierungsinitiativen auch zum Erfolg führen, um eine Enttäuschung zu vermeiden. Das heißt, sie müssen im ersten Schritt verstehen, wie Prozesse funktionieren und welche Prozesse überhaupt automatisierbar sind. Mit innovativen Process-Mining-Technologien können Unternehmen Automatisierungspotenziale von Geschäftsprozessen identifizieren und diejenigen mit dem höchsten ROI-Potenzial priorisieren. Process-Intelligence-Tools sind unverzichtbar, um Unternehmen einen genauen Echtzeit-Überblick über ihre Prozesse zu verschaffen und aufzuzeigen, welche reibungslos funktionieren und noch wichtiger, welche eben nicht einwandfrei funktionieren und Engpässe schaffen. Nur mit dem notwendigen Grad an Prozesswissen sind Automatisierungsinitiativen erfolgreich. Prozesstechnologien werden somit zu einem Muss, da sie die digitale Transformation in deutschen Unternehmen wirkungsvoll vorantreiben können.

    Markus Pichler ist Vice President of Sales Europe und verantwortlich für die Entwicklung von Lösungsstrategien für den direkten und indirekten Vertrieb bei ABBYY. Markus verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Softwarebranche mit Fokus auf ECM, Informationserfassungs- sowie Daten- und Dokumentenmanagementprojekten. Er ist Experte auf dem Gebiet der Digitalen Transformation und bei der Analyse und Automatisierung traditioneller Geschäftsprozesse mithilfe KI-basierter Technologien.

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